Chương 3: Những yêu cầu và giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường
3.2. Một số nội dung cần chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV
Từ thực trạng về hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV cho thấy, hệ thống văn bản này, cơ bản đã đảm bảo được các yêu cầu về thành phần và nội dung văn bản, phục vụ tốt cho hoạt động đào tạo của Trường. Tuy nhiên, vẫn còn một số yếu tố chưa thống nhất và cần phải được chuẩn hóa để hoàn thiện hơn nữa hệ thống văn bản này.
3.2.1. Về qui trình soạn thảo và ban hành văn bản đào tạo
Như phần thực trạng đã trình bày, cùng một nội dung như nhau song được thể hiện khác nhau trong các văn bản. Chẳng hạn như các công văn, quyết định về vấn đề thực tập của sinh viên. Sở dĩ như vậy, một phần là do chưa có quy trình thống nhất về soạn thảo văn bản.
Trong thực tế, những văn bản này có thể được soạn thảo bởi phòng chức năng là Phòng Đào tạo, nhưng cũng có thể do các đơn vị đào tạo (các Khoa/Bộ môn trực thuộc) soạn thảo rồi gửi lên Phòng Đào tạo xem xét, trình duyệt và ký văn bản. Do đó, hình thức thể hiện và kết cấu nội dung, văn phong của văn bản chưa thống nhất. Có những văn bản được trình bày ngắn gọn, súc tích, kết cấu chặt chẽ, nội dung chính xác, đúng thể thức, song nhiều văn bản chưa đảm bảo về mặt kết cấu, văn phong. Hạn chế này sẽ được khắc phục nếu có một qui trình thống nhất về soạn thảo, ban hành văn bản. Theo chúng tôi, nên thống nhất đầu mối soạn thảo văn bản đào tạo là phòng Đào
91
tạo – đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ về công tác đào tạo.
Tương tự với trường hợp Giấy chứng nhận sinh viên đã bảo vệ khóa luận/thi tốt nghiệp và đã được công nhận tốt nghiệp nhưng đang chờ cấp bằng. Hiện tại, việc soạn thảo loại văn bản này do các Khoa/Bộ môn trực thuộc đảm nhận, bộ phận Đào tạo Trường chỉ xác nhận. Theo chúng tôi, việc quản lý và cấp Giấy chứng nhận này phải do Phòng Đào tạo phụ trách giống như ở bậc đào tạo sau đại học.
Như vậy, qui trình soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo cần phải được thống nhất để nâng cao hơn nữa chất lượng của văn bản.
3.2.2. Về việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của văn bản đào tạo Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn, các loại văn bản có thể có một số tính chất tương đồng (như công văn, tờ trình, thông báo). Chẳng hạn, trong một số trường hợp nhất định có thể sử dụng hình thức công văn thay cho thông báo. Song, các loại hình văn bản có tính độc lập và mỗi loại được sử dụng cho một mục đích nhất định. Nội dung được sử dụng phù hợp với hình thức văn bản sẽ phát huy tối đa chức năng của văn bản, đồng thời cũng thể hiện được trình độ, uy tín của đơn vị ban hành văn bản.
Như phần thực trạng đã trình bày, trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV, việc sử dụng chưa chính xác loại hình văn bản còn khá phổ biến. Cho nên, chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các loại văn bản là rất cần thiết.
Nhằm tạo thuận lợi cho việc chuẩn hóa chức năng, công dụng của các loại hình văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, chúng tôi định nghĩa một số loại văn bản được sử dụng phổ biến trong hệ thống. Cụ thể như sau:
- Kế hoạch tuyển sinh: Là hình thức văn bản được dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu và biện pháp tiến hành công tác tuyển sinh.
Kế hoạch tuyển sinh thường được xây dựng cho từng đợt tuyển sinh.
92
Căn cứ để xây dựng kế hoạch tuyển sinh là dựa vào qui định của các cơ quan có thẩm quyền trên cơ sở điều kiện, khả năng đào tạo của Trường, nhu cầu của xã hội (người học). Kế hoạch tuyển sinh được xây dựng trước mỗi kỳ tuyển sinh nhằm xác định rõ hình thức tuyển sinh, qui trình thực hiện công tác tuyển sinh, chỉ tiêu tuyển sinh. Kế hoạch tuyển sinh phải được xây dựng trước mỗi đợt tuyển sinh và phải được gửi cho cơ quan cấp trên có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Nếu được phê duyệt, đây sẽ là căn cứ để thực hiện các bước tiếp theo của công tác tuyển sinh.
- Kế hoạch đào tạo: Là hình thức văn bản được dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp, các mốc thời gian dự kiến của công tác đào tạo. Kế hoạch đào tạo thường được xây dựng cho từng năm học hoặc từng khóa học với các mốc thời gian xác định (dự kiến).
Kế hoạch đào tạo được xây dựng dựa trên các điều kiện thực tế như qui chế đào tạo, đội ngũ cán bộ giảng dạy và sinh viên, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy… Nếu được thông qua thì đây là căn cứ cho việc thực hiện các hoạt động tổ chức giảng dạy và học tập.
- Thông báo tuyển sinh: Là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, báo tin cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân về chỉ tiêu, số lượng cần tuyển, về các yêu cầu, tiêu chuẩn của đối tượng tuyển sinh, về hình thức, thời gian, địa điểm, lệ phí nộp hồ sơ và thi tuyển.
Thông báo tuyển sinh được xây dựng trên cơ sở Đề án, Kế hoạch tuyển sinh được phê duyệt và phải được ban hành trước khi diễn ra kỳ thi tuyển sinh một khoảng thời gian nhất định.
Thông báo là hình thức văn bản được sử dụng rộng rãi và phổ biến bậc nhất trong công tác đào tạo bởi chức năng, công dụng của nó. Ngoài Thông báo tuyển sinh, còn có rất nhiều các loại thông báo khác như Thông báo lịch trình đào tạo, Thông báo lịch học, lịch thi. Những loại thông báo này có nội dung tương đối đơn giản, rõ ràng và được sử dụng rất hiệu quả trong công tác đào tạo.
93
- Thông báo quyết nghị của Hội đồng bảo vệ khóa luận, luận văn, luận án: Là văn bản dùng để truyền đạt ý kiến thống nhất của tập thể các thành viên hội đồng về kết quả của luận văn, luận án. Thông báo Quyết nghị này có liên quan chặt chẽ với Biên bản của buổi bảo vệ luận văn, luận án.
- Công văn liên hệ thực tập: Là hình thức văn bản dùng để trao đổi, đề nghị các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận và tạo điều kiện để sinh viên có thể đến thực tập, kiến tập nhằm kiểm nghiệm những kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hành một số kỹ năng, nghiệp vụ nhất định.
Nội dung của Công văn liên hệ thực tập cần thể hiện được một số yếu tố cơ bản như mục đích, ý nghĩa của hoạt động thực tập, thực tế; ngành học, khóa học của sinh viên; thời gian thực tập; hình thức thực tập; nội dung thực tập; giáo viên hướng dẫn.
- Công văn mời giảng: Là hình thức văn bản dùng để trao đổi, đề nghị các cá nhân có đủ điều kiện tham gia giảng dạy, hướng dẫn sinh viên học tập và nghiên cứu khoa học.
Trong nội dung của công văn mời giảng cần khái quát được nhu cầu, mong muốn của Nhà trường đối với việc hợp tác với cá nhân người được mời.
Thời gian và tên môn học cần được thể hiện rõ trong công văn. Các yếu tố khác như địa điểm, hình thức giảng dạy có thể không đề cập đến trong công văn này.
- Công văn xin cấp phôi bằng: Là văn bản dùng để trình bày, đề nghị cơ quan cấp trên có thẩm quyền xem xét và cấp phôi bằng để thực hiện việc sao in và cấp bằng cho sinh viên, học viên sau đại học đã được công nhận tốt nghiệp.
Căn cứ để soạn thảo Công văn xin cấp phôi bằng là Quyết định công nhận tốt nghiệp cho sinh viên, học viên sau đại học. Nội dung Công văn cần nêu rõ lý do, số lượng phôi bằng xin cấp.
- Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh, Quyết định thành lập Ban thư ký tuyển sinh, Quyết định thành lập Ban coi thi và phục vụ tuyển sinh: Là hình thức văn bản dùng để qui định số lượng, thành phần và
94
trách nhiệm, nhiệm vụ của các cá nhân, đơn vị có liên quan được phân công thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác tuyển sinh. Bố cục của Quyết định bao gồm 2 phần là phần căn cứ và phần nội dung chính của các điều khoản.
Quyết định này được ban hành dựa vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và cá nhân cán bộ, viên chức trong Trường. Đây là cơ sở cho việc điều hành và phân công công việc cho cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện các nhiệm vụ về tuyển sinh. Quyền lợi và trách nhiệm của mỗi người cũng được xác định trên cơ sở Quyết định này.
Bên cạnh đó, trong công tác đào tạo, còn hình thành nên rất nhiều các quyết định như Quyết định công nhận thí sinh trúng tuyển, Quyết định công nhận học viên cao học, nghiên cứu sinh, Quyết định thành lập hội đồng xét công nhận tốt nghiệp, Quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, Quyết định công nhận học vị và cấp bằng: Chức năng, công dụng của các quyết định này được sử dụng tương tự như các loại quyết định trên.
- Biên bản: Là văn bản dùng để ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng. Thực tế, trong công tác đào tạo có nhiều loại biên bản mang tính đặc thù như:
+) Biên bản họp các tiểu ban chuyên môn: Là văn bản dùng để ghi chép lại ý kiến của các thành viên tiểu ban. Nội dung biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần buổi họp, ý kiến trao đổi, thảo luận của các thành viên trong hội đồng và kết luận cuối cùng về điểm số của hội đồng dành cho đề cương của nghiên cứu sinh.
+) Biên bản bàn giao bài thi: dùng để ghi chép tình hình bài thi của một phòng, một hội đồng thi trong đó có ghi rõ số lượng số tờ, số bài thi, thời gian, địa điểm tổ chức thi và có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận.
Biên bản này là cơ sở cho việc kiểm tra, xác nhận thí sinh đã tham gia thi tuyển.
95
+) Biên bản xử lý vi phạm qui chế tuyển sinh: dùng để ghi chép, xác nhận thí sinh vi phạm qui chế tuyển sinh. Nội dung của biên bản cần phải ghi đầy đủ các thông tin về số báo danh, họ tên của thí sinh vi phạm, môn thi, chuyên ngành, hình thức vi phạm, hình thức kỷ luật đối với thí sinh. Bên cạnh thời gian, biên bản cần có đầy đủ chữ ký của thí sinh vi phạm, các cán bộ coi thi (thứ 1 và thứ 2) và của Trưởng ban coi thi, Trưởng điểm thi hoặc Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh. Trong một số trường hợp, biên bản không có chữ ký của thí sinh vi phạm quy chế thi vẫn có giá trị thực hiện.
Ngoài ra, còn có một số loại biên bản khác như Biên bản chấm thi, Biên bản chấm phúc khảo…được sử dụng tương tự như các hình thức biên bản trên. Do giới hạn thời lượng luận văn nên phần mẫu hóa những biên bản này sẽ được chúng tôi trình bày ở phần phụ lục.
- Giấy mời đọc và nhận xét luận án và Giấy mời đọc tóm tắt luận án: Là văn bản dùng đề mời các cá nhân đủ tiêu chuẩn theo qui định tham gia hợp tác với Trường trong công tác đào tạo qua việc đọc, nhận xét luận văn, luận án của học viên sau đại học. Thông tin về học viên, chuyên ngành đào tạo, tên luận văn, luận án, yêu cầu về nội dung và thể thức của bản nhận xét, thời gian và địa chỉ nhận bản nhận xét là những yếu tố cần phải thể hiện trong nội dung của biên bản. Tất nhiên, phần mở đầu và phần cuối của biên bản cũng cần được thể hiện nhằm đảm bảo tính trang trọng, lịch sự của thể loại văn bản Giấy mời.
- Hợp đồng sao in đề thi: Là hình thức văn bản được xây dựng nhằm xác lập quan hệ pháp lý về việc sao in đề thi tuyển sinh giữa Trường ĐHKHXH&NV với một cơ quan nhất định. Hợp đồng thường được trình bày dưới dạng điều khoản, trong đó thể hiện rõ quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan. Số lượng, thời gian, kinh phí, phương thức và thời hạn thanh toán là những yếu tố quan trọng cần phải được thể hiện rõ trong nội dung hợp đồng. Ngoài ra, căn cứ để soạn thảo hợp đồng cần phải được trình bày chính xác và đầy đủ ở vị trí thích hợp.
96
Bên cạnh đó, còn một số loại hợp đồng như Hợp đồng chấm thi tuyển sinh, Hợp đồng biên soạn giáo trình, bài giảng… Song, do hạn chế về mặt thời gian nên chúng tôi không thể định nghĩa hết từng loại văn bản đó.
Trên đây là những văn bản được sử dụng thường xuyên trong công tác đào tạo. Với việc định nghĩa này, chúng tôi hy vọng rằng văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo sẽ được sử dụng đúng chức năng, công dụng của thể loại văn bản.
3.2.3. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là yếu tố có khả năng chuẩn hóa một cách triệt để bởi đã được qui định tại Thông tư. Theo đó thì, các yếu tố thể thức văn bản gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần khác như dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, e- mail, fax…
Kết quả khảo sát cho thấy, một số yếu tố thể thức được thực hiện tương đối tốt như Quốc hiệu, tác giả ban hành, địa danh và ngày tháng văn bản…
Bên cạnh đó, một số yếu tố được thể hiện chưa thống nhất như Nơi nhận, Số và ký hiệu văn bản, Trích yếu nội dung, Họ tên và chức danh người ký văn bản, Dấu của văn bản.
Việc không tuân thủ triệt để và thiếu thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ảnh hưởng lớn đến tính thẩm mỹ và lịch sự của văn bản trong hệ thống. Nhằm khắc phục tình trạng này, theo chúng tôi, cần chuẩn hóa triệt để một số yếu tố sau:
- Số và ký hiệu của văn bản: Văn bản đào tạo được đăng ký vào sổ và cấp số ở văn thư Trường. Nên chấm dứt tình trạng lấy số tại hai phòng chức năng là phòng Đào tạo và phòng Đào tạo Sau đại học.
Ký hiệu của văn bản cần được ghi cụ thể gồm tên loại văn bản và đơn vị soạn thảo (QĐ-XHNV-ĐT, QĐ-XHNV-SĐH, TB-XHNV-ĐH, BC-
97
XHNV-SĐH…), tránh tình trạng ghi chung chung (QĐ-XHNV, TB- XHNV…).
- Nơi nhận văn bản: Cần ghi đầy đủ cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản với nhiệm vụ cụ thể như nhận để biết, để báo cáo, để thực hiện, để lưu…
- Họ tên và chức danh của người ký văn bản: Cần thực hiện đúng qui định tại Thông tư 01 là không ghi học hàm, học vị của người ký
- Dấu của văn bản: Việc đóng dấu cần đảm bảo rõ ràng, sắc nét, không bị nhòe, mờ. Dấu giáp lai được đóng theo đúng qui định về số tờ, số trang.
- Về kỹ thuật trình bày văn bản: Cần thực hiện nghiêm túc qui định của nhà nước về cỡ chữ, kiểu chữ, giãn dòng, giãn đoạn, khoảng cách các lề…
3.2.4. Về kết cấu nội dung và văn phong văn bản
Nội dung và văn phong văn bản là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của văn bản được soạn thảo, ban hành. Chuẩn hóa kết cấu nội dung và văn phong văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản có kết cấu hợp lý, chặt chẽ, đầy đủ các phần (mở đầu, nội dung chính và phần kết) với hành văn mạch lạc, sử dụng từ ngữ của văn bản hành chính.
Thực tế, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo cơ bản đã đảm bảo kết cấu nội dung và văn phong. Tuy nhiên, vì chưa thống nhất về qui trình và kỹ thuật soạn thảo văn bản nên một số văn bản vẫn còn vi phạm lỗi này như công văn, hợp đồng.
Văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo cần tuân thủ kết cấu nội dung như sau:
- Công văn: Gồm ba phần với nội dung cụ thể là:
+) Phần mở đầu: Chào hỏi, nêu lý do, mục đích của việc ban hành văn bản
+) Phần nội dung chính: Trình bày các nội dung chính mà công văn đề cập đến
+) Phần kết: Đề nghị, yêu cầu, cảm ơn - Quyết định: Gồm 2 phần:
+) Căn cứ: Căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn