* Một số qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Đã có nhiều văn bản qui định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu hóa làm cơ sở cho các cơ quan trong việc soạn thảo, ban hành văn bản. Có thể kể ra một số tiêu chuẩn Việt Nam về văn bản như TCVN 5700:1992 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) được ban hành bởi Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường. Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi và thay thể bởi Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700:2002 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐ- BKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Ngoài ra, còn có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về thể thức, hình thức văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như Thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước hay Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Mới đây nhất là Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản. Thông tư này ra đời đã tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thống nhất về văn bản và cách thức trình bày văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước.
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, ĐHQGHN cũng xây dựng và ban hành qui định về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để giúp cho các đơn vị thực hiện thống nhất và triệt để các qui định của Nhà nước.
2.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
54
Thành phần văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV là văn bản hành chính nên sẽ tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 01). Tuy nhiên, trong hệ thống văn bản đào tạo có nhiều loại giấy tờ mang tính đặc thù như Giấy báo dự thi, Thẻ dự thi, Giấy báo điểm, Giấy triệu tập thí sinh trúng tuyển, Bằng cử nhân, Bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ được làm theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo nên không tuân theo Thông tư 01.
a. Quốc hiệu
Phần lớn các văn bản đào tạo (đại học và sau đại học) đều đã tuân thủ quy định cách thức ghi và vị trí ghi Quốc hiệu như Thông tư 01/2011/TT- BNV. Lỗi lớn nhất trong cách ghi Quốc hiệu của văn bản đào tạo là dòng chữ
“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” không được in đậm (Ví dụ: Công văn số 544/XHNV-ĐT ngày 11/3/2013 về việc thực tập của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng). Hoặc ngược lại, chỉ in đậm dòng thứ 2 của Quốc hiệu (Ví dụ: Quyết định số 544/QĐ-XHNV-ĐT ngày 11/3/2013 về việc sửa thông tin trong Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân đại học hệ tại chức năm 2009). Và thay vì kẻ đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) thì nhiều văn bản vẫn dùng đường kẻ nét đứt (---), đường dấu hoa thị (**********), và chủ yếu dùng lệnh Underline cho dòng kẻ dưới dòng chữ thứ 2 của Quốc hiệu, hay chỉ kẻ ẵ hoặc 1/3 so với dũng chữ.
Điều này không ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả ban hành văn bản nhưng nó thể hiện sự không tuân thủ chặt chẽ các quy định của nhà nước và ảnh hưởng đến tính thống nhất và tính thẩm mỹ của hệ thống văn bản đào tạo.
b. Tên cơ quan ban hành văn bản
Với các văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV, tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm cơ quan chủ quản là ĐHQGHN và cơ quan trực tiếp ban hành văn bản là Trường ĐHKHXH&NV. Nhìn chung, các văn bản đào tạo đã thực hiện đúng yêu cầu của cơ quan nhà nước về thể thức và kỹ thuật
55
trình bày tên cơ quan ban hành văn bản. Tuy vậy, nhiều văn bản vẫn còn có sai sót nhỏ như in đậm cả tên cơ quan chủ quản, không in đậm tên Trường (Ví dụ: Quyết định số 544/QĐ-XHNV-ĐT ngày 11/3/2013 Về việc sửa thông tin trong Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân đại học hệ tại chức năm 2014) hay là vẫn sử dụng đường kẻ nét đứt, dấu sao, hoa thị cho đường kẻ dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Ngoài ra, do tên Trường khá dài nên thường được trình bày thành 2 dòng. Song, vì không có quy định các ký tự cho dòng trên, dòng dưới nên có những văn bản ghi:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
có văn bản lại ghi:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Một trường hợp đặc biệt, do đặc thù của hoạt động đào tạo nên trong công tác tuyển sinh sau đại học phần ghi tên cơ quan ban hành văn bản có sự khác biệt, cụ thể là:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH SĐH
Cho đến nay, cách ghi này vẫn gây nhiều tranh cãi. Bởi xét về mặt nguyên tắc thì không có con dấu của Hội đồng tuyển sinh. Tuy nhiên, Thông tư 01 đã quy định với những Hội đồng mang tính đặc thù ở một số cơ quan thì có thể sử dụng dấu của cơ quan. Song, cách ghi này cũng chưa thống nhất được với 2 hệ đào tạo đại học và sau đại học. Hiện nay, chỉ có văn bản của hệ sau đại học là ghi như vậy, còn văn bản của đào tạo đại học vẫn ghi tên cơ quan ban hành như các văn bản thông thường khác. Theo chúng tôi, đây là
56
một điểm cần phải được xem xét để đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống văn bản đào tạo.
c. Số, ký hiệu của văn bản
Thành phần này được thể hiện khá đúng quy định và thống nhất đối với các văn bản đào tạo. Cụ thể là với loại văn bản có tên gọi như Quyết định hay Báo cáo thì đều bao gồm Số: /QĐ-XHNV- ĐT hoặc Số: /QĐ-XHNV- SĐH. Với công văn thông thường thì gồm Số: /XHNV-ĐT hoặc Số:
/XHNV-SĐH. Một số lỗi thường gặp ở đây là cách trình bày chưa đảm bảo tính thẩm mỹ, một số văn bản còn in nghiêng chữ “số” thay vì để kiểu chữ đứng như quy định và một số văn bản chỉ ghi ký hiệu chung chung là XHNV.
Đây là chi tiết nhỏ, không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng văn bản và cũng là lỗi ít gặp. Cho nên, ở đây, chúng tôi không nêu ví dụ cụ thể.
d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Yếu tố thể thức này được thể hiện tương đối đúng quy định và ít có sự khác biệt nhất trong toàn hệ thống văn bản đào tạo của Trường. Do Trường có trụ sở cố định nên các văn bản đều thống nhất cách ghi là: Hà Nội, ngày tháng năm
e. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Với các loại văn bản có tên gọi như Quyết định, Thông báo… thì tên loại và trích yếu nội dung văn bản của các văn bản đào tạo của Trường được thực hiện khá thống nhất và đúng quy định. Ví dụ như Quyết định số 752/QĐ- XHNV-SĐH ngày 28/3/2013 về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh Sau đại học:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013 hay Thông báo số 2169/XHNV-ĐT ngày 26/9/2013:
THÔNG BÁO
Kết quả tuyển sinh và gia hạn thời gian tuyển sinh, nhập học đào tạo đại học bằng kép khóa QH-2013-X
57
Tuy nhiên, trong trường hợp này, vẫn còn một số lỗi nhỏ về cách ghi tên loại và trích yếu nội dung. Theo quy định thì dưới dòng trích yếu nội dung sẽ cú đường kẻ ngang, nột liền, cú độ dài bằng từ 1/3 đến ẵ độ dài của dũng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Song, nhiều văn bản chưa tuân thủ chặt chẽ quy định này. Các đường kẻ ngang thường dài hơn hoặc ngắn hơn quy định, vị trí kẻ chưa cân đối với dòng chữ. Ví dụ như: Quyết định số 1682/QĐ- XHNV-ĐT ngày 29/7/2013 về việc công nhận tốt nghiệp đại học hệ Vừa làm vừa học ngành Khoa học quản lý. Hay như Thông báo số 1314/XHNV-SĐH ngày 10/6/2013 về việc tuyển sinh sau đại học được trình bày chưa đúng đó là viết liền là:
THÔNG BÁO TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
và bên dưới không có đường kẻ ngang. Mặc dù vấn đề này không ảnh hưởng đến giá trị nội dung thông tin trong văn bản song lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ của văn bản.
Đối với trích yếu nội dung của công văn (loại văn bản không ghi tên loại), về cơ bản các văn bản đã thể hiện đúng quy định. Nhưng vẫn còn một số lỗi thường gặp như theo quy định thì sau chữ V/v sẽ không có dấu (:), song hầu hết các văn bản vẫn sử dụng dấu này. Cá biệt có một số văn bản không ghi trích yếu nội dung như Công văn số 2430/XHNV-SĐH ngày 23/10/13 (đề nghị ra quyết định thành lập hội đồng chấm luận văn thạc sĩ); hay một số văn bản không viết hoa chữ V đầu (V/v). Chẳng hạn như Công văn số 1265/XHNV-SĐH ngày 5/6/2013 có trích yếu nội dung là: v/v làm đề thi TS SĐH môn ngoại ngữ.
Ngoài ra, có một lỗi thường gặp ở cả 2 loại ghi trích yếu nội dung như trên đó là trích yếu nội dung nhiều khi còn dài dòng hay đôi khi lại quá ngắn gọn mà chưa phản ánh hết được thông tin nội dung văn bản. Ví dụ như Thông báo số 1314/XHNV-SĐH ngày 10/6/2013 về việc tuyển sinh sau đại học không ghi rõ là tuyển sinh sau đại học đợt 2.
Mặc dù là những lỗi nhỏ, song vẫn cần phải được quan tâm để thực hiện đúng và thống nhất trong toàn hệ thống văn bản đào tạo.
58 f. Nội dung văn bản
Là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản thể hiện mục đích ban hành văn bản. Thông tư 01 đã quy định rõ những yêu cầu cần phải đảm bảo của nội dung văn bản. Trên cơ sở đối chiếu, chúng tôi thấy, nhìn chung các văn bản về đào tạo của Trường cơ bản đã đảm bảo các yêu cầu trên, cụ thể như sau:
*Về kết cấu:
- Đối với các văn bản hành chính thông thường mang tính chất thông báo, trao đổi, báo cáo công việc …phần nội dung được trình bày theo mô típ:
+) Phần mở đầu: giới thiệu, chào hỏi, nêu lý do
+) Phần nội dung chính: các vấn đề cần trao đổi, thông báo, báo cáo, các ý kiến cần thảo luận, thống nhất…
+) Phần kết: đề nghị, cảm ơn
Cách thức trình bày các phần này là các câu văn, bảng biểu, số liệu…
Giữa các ý thường sử dụng các ký hiệu như (-), (+), hay được đánh số ả rập (1,2,3).
- Đối với các văn bản là hợp đồng, quyết định thì phần nội dung thường được trình bày theo kết cấu:
+) Phần căn cứ: căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn
+) Phần nội dung chính: các điều khoản, các điểm, các phần..
Khác với các cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động đào tạo của Trường là tương đối đặc thù nên các văn bản quyết định, hợp đồng tương đối đơn giản, chủ yếu được trình bày dưới dạng các điều khoản.
Qua khảo sát, chúng tôi thấy, đa số các văn bản đào tạo của Trường đã thể hiện được những thông tin chính, cơ bản, cần thiết mà văn bản cần truyền tải. Rất nhiều văn bản có nội dung ngắn gọn, súc tích mà vẫn đầy đủ thông tin, kết cấu lô gic và hợp lý.
Ví dụ 1: Công văn số 2404/XHNV-ĐT ngày 22/10/2013 về việc thực tập của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có nội dung rất ngắn gọn, súc tích với kết cấu chặt chẽ gồm 3 phần: phần 1 là nêu lý do (thực
59
hiện chương trình đào tạo của ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng…);
phần 2 đề cập đến nội dung chính (Trường ĐHKHXH&NV tổ chức cho sinh viên khóa QH-2012-X) đi thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư, lưu trữ…thời gian thực tập...Nhà trường giới thiệu sinh viên A đến liên hệ thực tập tại Quý cơ quan); phần 3 là phần đề nghị, cảm ơn (Nhà trường kính mong nhận được sự quan tâm…Xin trân trọng cảm ơn).
Ví dụ 2: Quyết định số 2405/QĐ-XHNV-ĐT ngày 22/10/2013 về việc thành lập đoàn thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng được soạn thảo và ban hành đảm bảo được tất cả các yêu cầu về nội dung văn bản. Nội dung chính ngắn gọn, đầy đủ thông tin như thành lập đoàn thực tập gồm …sinh viên và …cán bộ hướng dẫn, thời gian thực tập, địa điểm thực tập, kinh phí cho thực tập, trách nhiệm thi hành Quyết định. Kết cấu nội dung chặt chẽ với 2 phần rõ ràng:
- Phần căn cứ: gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế:
+) Căn cứ pháp lý: Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN, căn cứ vào quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN
+) Căn cứ thực tế: Kế hoạch đào tạo đại học ngành Lưu trữ học và QTVP, đề nghị của Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học và QTVP và Trưởng phòng Đào tạo.
- Các điều khoản: gồm 3 điều:
+) Điều 1: thành lập đoàn thực tập khóa…, gồm… sinh viên,…cán bộ hướng dẫn (có danh sách kèm theo); thời gian và địa điểm thực tập.
+) Điều 2: kinh phí cho thực tập +) Điều 3: trách nhiệm thi hành.
Trên đây chỉ là 02 trong rất nhiều ví dụ thể hiện việc thực hiện tốt quy định của nhà nước về yếu tố nội dung văn bản trong việc soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Còn rất nhiều các văn bản có nội dung và kết cấu nội dung khá hoàn chỉnh như các thông báo kết luận, các báo cáo hoạt động đào tạo, các quyết định… Điều này đồng nghĩa với việc
60
văn bản được ban hành có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành cao.
Bên cạnh đó, quá trình khảo sát cũng cho thấy, vẫn còn một số văn bản đào tạo của Trường có nội dung sơ sài, kết cấu chưa hoàn chỉnh.
Ví dụ 1: Công văn số 1439/XHNV-SĐH ngày 26/6/2013 về việc xin cấp phôi bằng có nội dung tương đối sơ sài và chưa đảm bảo các yêu cầu của một kết cấu hoàn chỉnh. Cụ thể, sau phần kính gửi là phần nội dung chính của công văn là xin cấp phôi bằng mới, thay thế phôi bằng cũ. Lý do xin cấp được trình bày quá ngắn gọn là do in hỏng (Trường ĐHKHXH&NV kính đề nghị Ông Giám đốc, Ông Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN cấp phôi bằng mới thay thế cho 04 phôi bằng (Số hiệu:…..) vì lý do in hỏng). Xét về mặt nội dung thông tin thì công văn vẫn đảm bảo các nội dung chính. Tuy nhiên, xét về tính trang trọng, lịch sự thì nội dung công văn chưa thật sự đảm bảo.
Ví dụ 2: Quyết định số 752/QĐ-XHNV-SĐH ngày 28/3/2013 về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013 có phần căn cứ pháp lý gồm:
- Căn cứ Qui chế đào tạo sau đại học ở ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1555/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/5/2011 của Giám đốc ĐHQGHN và Quyết định số 3050/QĐ-ĐHQGHN ngày 17/9/2012 về việc sửa đổi một số nội dung của quy chế đào tạo SĐH;
- Căn cứ công văn số 676/HD-ĐT ngày 08/3/2013 của Giám đốc ĐHQGHN về việc hướng dẫn thực hiện công tác tuyển sinh sau đại học năm 2013 của Giám đốc ĐHQGHN;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng Đào tạo sau đại học,
Theo chúng tôi, có một vài điểm chưa hoàn chỉnh trong Quyết định trên là:
- Phần căn cứ pháp lý còn sơ sài, cần phải thêm căn cứ Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN được ban hành kèm theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN.
61
- Ở căn cứ thứ 2 phải viết hoa chữ Công văn bởi chỉ đích danh Công văn số 676
- Kết thúc căn cứ cuối cùng phải sử dụng dấu (.) thay vì dấu (,) như ở Quyết định trên
Ví dụ 3: Quyết định số 999/QĐ-XHNV-SĐH ngày 6/5/2013 của Hội đồng tuyển sinh sau đại học về việc thành lập Tiểu ban đề thi tuyển sinh SĐH.
Ở Quyết định này, phần căn cứ được đưa ra đúng như phần căn cứ của Quyết định số 752 về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh sau đại học năm 2013 đã nêu ở trên. Như vậy, phần căn cứ pháp lý này chưa hợp lý và thiếu một căn cứ cơ bản là căn cứ Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh để khẳng định thẩm quyền của Hội đồng tuyển sinh cũng như nâng cao giá trị pháp lý cho Quyết định này.
Với các Hợp đồng liên quan đến vấn đề tuyển sinh đại học, chúng tôi nhận thấy về mặt kết cấu thường thiếu hẳn phần căn cứ. Tức là, chỉ có phần nội dung thỏa thuận hợp đồng mà không đề cập đến các căn cứ pháp lý cũng như thực tế. Ví dụ: Hợp đồng thuê địa điểm thi, Hợp đồng chấm thi tuyển sinh, Hợp đồng sao in đề thi…Điều đặc biệt ở đây là các Hợp đồng này được sử dụng lặp lại trong các năm để phục vụ cho các kỳ thi tuyển sinh. Như vậy, nếu Hợp đồng thiếu căn cứ, tức không đảm bảo giá trị về mặt pháp lý lại được sử dụng qua các năm sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng của hệ thống văn bản đào tạo.
Ngoài ra, quá trình khảo sát thực tế cho thấy, nhiều văn bản có nội dung như nhau nhưng lại được thể hiện không thống nhất như Thông báo tuyển sinh hệ Vừa làm vừa học ở các địa điểm khác nhau, Quyết định công nhận và cấp bằng cử nhân các đợt, Công văn về liên hệ thực tập cho sinh viên các ngành, Quyết định thành lập đoàn thực tập của sinh viên các ngành…
Ví dụ 1: Cùng là Công văn đề nghị cấp phôi bằng cử nhân nhưng giữa Công văn số 1421/XHNV-ĐT ngày 21/6/2013 và Công văn 2192/XHNV-ĐT ngày 27/9/2013 được thể hiện rất khác nhau, cụ thể là Công văn số 1421 có phần mở đầu là: Thực hiện Quy định về văn bằng, chứng chỉ của ĐHQGHN,