Xét về mặt thể loại, các văn bản thuộc hệ thống văn bản đào tạo gồm nhiều loại như công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, quyết định, hướng dẫn, biên bản…Ngoài ra, đây là hoạt động đặc thù nên có rất nhiều các văn bản đặc trưng giấy triệu tập, thẻ dự thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, phiếu đánh giá, bản nhận xét, bảng điểm, bằng tốt nghiệp…
Thực tế, trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV sử dụng phổ biến các loại hình văn bản thông dụng như công văn, quyết định, thông báo...
Về cơ bản, việc sử dụng các thể loại văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo là tương đối tốt, thể hiện được chức năng, công dụng của văn bản và đảm bảo giá trị thông tin cần truyền đạt. Chẳng hạn như Kế hoạch tuyển sinh – được dùng để xác định chỉ tiêu, phương hướng, nhiệm vụ của công tác tuyển sinh, làm căn cứ, cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Hay Thông báo tuyển sinh – được dùng để loan báo, thông tin về chỉ tiêu, số lượng cần tuyển, điều kiện tuyển sinh, các ngành, nghề đào tạo, thời gian, địa điểm phát hành, thu nhận hồ sơ tuyển sinh.
Hoặc với loại hình văn bản là công văn – được dùng để đề nghị, yêu cầu, trao đổi thông tin thì văn bản đào tạo sử dụng khá tốt chức năng, công dụng này như Công văn mời giảng, Công văn liên hệ thực tập cho sinh viên, Công văn đề nghị cấp phôi bằng, Công văn đề nghị hợp tác, phối hợp thực hiện công tác tuyển sinh, liên kết đào tạo…Đặc biệt, với các loại hình văn bản mang tính đặc thù của công tác đào tạo, thì văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã sử dụng những chức năng chung của thể loại văn bản vào điều kiện thực tế của công tác đào tạo như Giấy mời đọc tóm tắt luận án, Giấy triệu tập thí sinh trúng tuyển, Giấy báo
51
điểm, Biên bản bàn giao bài thi, Biên bản chấm thi, Biên bản các buổi chấm luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ….
Tuy nhiên, trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV vẫn còn tình trạng sử dụng chưa chính xác tên loại văn bản. Việc sử dụng chưa chính xác tên loại văn bản cũng đồng nghĩa với việc vi phạm yêu cầu nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
Qua khảo sát, có một số nội dung được soạn thảo dưới hình thức công văn như về lịch trình năm học, về lịch chấm thi, thời gian bảo vệ khóa luận tốt nghiệp, thời gian thi, thời gian xét tốt nghiệp,….Ví dụ: Công văn số 1036/XHNV-ĐT ngày 13/5/2013 về thời gian bảo vệ khóa luận tốt nghiệp đại học chính quy; Công văn số 1235/XHNV-ĐT ngày 03/6/2013 về lịch chấm thi học kỳ II năm học 2012 -2013; Công văn số 1605/XHNV-ĐT ngày 23/7/2013 về lịch trình năm học 2013-2014… Mặc dù, sử dụng hình thức văn bản là công văn vẫn đảm bảo truyền đạt được thông tin cần thiết. Song, theo chúng tôi, sẽ phù hợp nhất khi truyền đạt những nội dung thông tin này bằng hình thức thông báo. Bởi, nội dung chính trong các công văn này chủ yếu là để thông báo về các mốc thời gian. Do đó, nếu sử dụng hình thức thông báo sẽ vừa truyền đạt được nội dung thông tin đầy đủ lại vừa phản ánh đúng tính chất của hình thức văn bản này.
Bên cạnh đó, một số loại văn bản được hiểu sai hình thức sử dụng. Cụ thể, không có loại văn bản nào là Lịch thi và chấm thi hay Lịch thi bổ sung.
Nhưng, trong hệ thống văn bản về đào tạo, có khá nhiều văn bản có tên là Lịch thi như Văn bản số 2801/XHNV-ĐT ngày 10/12/2013 về Lịch thi học kỳ 1, năm học 2013-2014 (sửa đổi, bổ sung), hay Văn bản số 686/XHNV-ĐT ngày 13/3/2014 về Lịch thi và chấm thi học kỳ 2, năm học 2013-2014 (môn học 7 tuần)…Đây được xem là lỗi sử dụng sai hình thức văn bản. Trong trường hợp này, có thể sử dụng hình thức công văn để ban hành kèm theo lịch thi hoặc phù hợp nhất là sử dụng hình thức văn bản dưới dạng thông báo.
52
Với hệ thống văn bản đào tạo sau đại học cũng có lỗi sử dụng sai hình thức văn bản này. Cụ thể là các văn bản có tên Quyết nghị của Hội đồng bảo vệ luận văn Thạc sĩ hay Luận án Tiến sĩ. Trong hệ thống văn bản hành chính, không có hình thức văn bản có tên là Quyết nghị. Muốn loại văn bản này có giá trị pháp lý thì chúng phải được đi kèm bởi hình thức văn bản là Thông báo quyết nghị. Hơn nữa, việc sử dụng thuật ngữ ngày cũng không thống nhất.
Còn tồn tại rất nhiều văn bản có tên gọi là Nghị quyết của Hội đồng đánh giá luận án tiến sĩ. Trong khi đó, với những nội dung như trên thì hoàn toàn có thể mẫu hóa văn bản để sử dụng thống nhất cho mọi trường hợp.
Hay như với Giấy mời đọc để nhận xét và đọc tóm tắt luận án tiến sĩ của nghiên cứu sinh được thể hiện rất khác nhau. Trong khi Giấy mời đọc tóm tắt luận án được trình bày khá đúng thể thức của thể loại văn bản Giấy mời thì mời đọc và nhận xét luận án lại được trình bày theo kiểu Công văn. Cần có sự thống nhất việc sử dụng hình thức văn bản đối với hai loại văn bản này nhằm phát huy tối đa chức năng của các loại hình văn bản.
Ngoài ra, việc tuân thủ triệt để chức năng, công dụng của thể loại văn bản trong hệ thống cũng còn những hạn chế nhất định. Chẳng hạn như với các hợp đồng thuê địa điểm tuyển sinh, hợp đồng sao in đề thi, hợp đồng chấm thi tuyển sinh… Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy, hầu hết các loại hợp đồng trên đều không có phần căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế mà chỉ có nội dung các điều khoản. Đây là một lỗi nghiêm trọng trong việc soạn thảo văn bản, đồng thời cũng không thể hiện được đúng đắn chức năng, công dụng của loại hình văn bản này. Điều này ảnh hưởng lớn đến chất lượng của hệ thống văn bản, làm giảm hiệu suất các hoạt động liên quan.
Vấn đề này, cần phải được xem xét và điều chỉnh phù hợp để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như tính đúng đắn của hệ thống văn bản đào tạo. Đặc biệt, với mục tiêu đào tạo của Trường hiện nay là phát triển mạnh đào tạo sau đại học thì sẽ xuất hiện ngày càng nhiều những văn bản trên. Cho nên, nếu không điều chỉnh kịp thời, tình trạng sử dụng sai hình thức văn bản đào tạo sẽ vẫn được tiếp diễn. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính pháp hoàn chỉnh
53
của hệ thống văn bản đào tạo. Từ đó làm giảm uy tín của một trường đại học hàng đầu cả nước như Trường ĐHKHXH&NV.