Trong lao động hiệp tác, điều kiện để phối họp tốt nhật hành động của mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp ở bất cứ thời điểm nào là phải xác định trước mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể mang tính thống nhất cho toàn doanh nghiệp cũng như cho mỗi bộ phận, cá nhân đó. Như thế xác định trước mục tiêu chính là một điều kiện không thế thiếu của hoạt động hiệp tác có hiệu quả. Thông thường ở mọi thời kỳ phát triến của mình doanh nghiệp cũng như các bộ phận, cá nhân bên trong đều đứng trước rất nhiều mục tiêu và cách thức hành động khác nhau, v ấn đề được đặt ra là doanh nghiệp sẽ lựa chọn các mục tiêu nào trong số rất nhiều mục tiêu cần đạt và doanh nghiệp sẽ chọn con đường nđi nào trong số rất nhiều con đường có thể đạt tới mục tiêu.
Việc xác định trước các mục tiêu và cách thức hành động có thế (thường được gọi là phương án kế hoạch) để từ đó lựa chọn một phương án kế hoạch tối ưu cho toàn doanh nghiệp cũng như các bộ phận cá nhân bên trong doanh nghiệp được gọi là công tác xây dựng kế hoạch hay công tác hoạch định. Như thế xây dựng kế hoạch là việc xác định trước mục tiếu cũng như ncác giải pháp cần thiết cho doanh nghiệp và mọi bộ phận bên trong doanh nghiệp hướng theo mục tiêu đã xác định. Với ý nghĩa đó xây dựng kế hoạch là khâu đầu tiên của chu trình quản trị doanh nghiệp và làm cơ sở để tiến hành các hoạt động quản trị khác như tổ chức lực lượng phối họp, điều khiển và kiểm tra.
Trong phạm vi doanh nghiệp, kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng của quản lý doanh nghiệp. Theo Henry Foyol “ doanh nghiệp chỉ thu đưọc kết quả khi nó đưọc hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động,
________________________________Trang 11________________________________
Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại D N TN Sất Thép Hoàng Giang
một kế hoạch nhất định nằm xác định rõ : Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”
Trước kia trong cơ chế bao cấp, các chỉ tiêu kế hoạch được các cơ quan cấp trên giao xuống theo nhiệm vụ của từng ngành, do đó thường không sát với thực tế của doah nghiệp, trong quá trình thực hiện phải có sự điều chỉnh mới có thể thực hiến được, làm cho vai trò của kế hoạch bị hạ thấp trong quản lý doanh nghiệp. Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang “ cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Đại Hội Đảng toàn quốc lần thứ VI - năm 1986) mới thực sự tạo ra môi trường cho kế hoạch hoạt động, nghĩa là kế hoạch phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, khả năng thực tế của doanh nghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép. Xuất phát từ những cơ sở này, kế hoạch thực sự trở thành công cụ quản lý quan trọng nhằm xác định nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Xét một cách cụ thể, với vai trò là công cụ quản lý, vai trò của kế hoạch được thực hiện trên các mặt cơ bản sau :
- Thứ nhất : Trong lĩnh vực kinh doanh, kế hoạch tạo ra thế chủ động (tức là tạo ra một sự định hướng). Chủ động khai thác mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn , máy móc thiết bị, lao động hiện có, chủ động trong việc mua sắm hàng hóa, trong việc đổi mới thiết bị và công nghệ, chủ động trong việc liên doanh và hợp tác kinh doanh với các đối tác khác, chủ động trong việc tìm thị trường tiêu thụ, thị trường nguyên vật liệu đầu vào ...
- Thứ hai : Ke hoạch là công cụ đắc lực trong việc nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp sẽ biết được “ con thuyền: đến đích đã định. Nếu
Trang 12
thiếu kế hoạch, doanh nghiệp như một con thuyền không có bánh lái chỉ biết đi lòng vòng.
- Thứ ba : Ke hoạch có thể giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Ke hoạch không chỉ đon thuần là các mục tiêu, là những hướng đi của doanh nghiệp mà nó còn thể hiện các cách để đạt mục tiêu đó.
Kế hoạch chỉ ra trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh, do vây hiện tượng chồng chéo, lãng phí được giảm đến mức thấp nhất góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Thứ tư : Ke hoạch có thể làm giảm tính bất ổn định cho doanh nghiệp.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch các nhà quản lý buộc phải nhìn về phía trước, dự toán những thay đối của mội bộ doanh nghiệp cũng như của môi trường kinh doanh, cân nhắc những ảnh hưởng của chúng và đưa ra những ứng phó thích hợp.
- Thứ năm : Ke hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Nếu một doanh nghiệp mà không biết rõ phải đạt tới cái gì và đạt được bằng cách nào thì đương nhiên không thế xác định liệu nó đã thực hiện được mục tiêu hay chưa và cũng không có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra.
Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng không có kiếm tra.
Tóm lại : Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý trong doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh, trong cơ chế thị trường, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà không có kế hoạch hoặc chất lượng của kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả
Trang 13
Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại D N TN Sắt Thép Hoàng Giang
cao. Việc vạch ra các kế hoạch hiệu quả là chiếc chìa khóa vàng đem lại thành công cho doanh nghiệp.
2.1.3 Ý nghĩa của việc xây dựng và thực hiện kế hoạch hóa ở doanh nghiệp thương mại.
Kinh doanh là quá trình đầu tư tiền của, sức lao động vào lĩnh vực nào đó để kiếm lời. Doanh nghiệp thương mại chỉ có thể tồn tại và phát triến được khi nó thực hiện hành vị kinh doanh thương mại, nó làm cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng, nó thực hiện chức năng phục vụ nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng về các loại hàng hóa và dịch vụ trong nền kinh tế quốc dân.
Kinh doanh là vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp, nó quyết định việc mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh tốt thì phải làm tốt công tác lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện tốt kế hoạch đó trong đó có kế hoạch bán hàng, có thế doanh nghiệp mới có thể hoàn thành tốt các chỉ tiêu mà doanh nghiệp đề ra và biết được khả năng của bản than :
- Ke hoạch kinh doanh đảm bảo cho doanh ngiệp chủ động ứng phó với những biến động của thị trường.
- Kế hoạch kinh doanh bảo đảm huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
- Kế hoạch kinh doanh là một công cụ chủ yếu để quản lý mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, là đòn bẩy quan trọng để khai thác mọi khả năng tiềm tàng nhằm mục tiêu sử dụng một cách hợp lý nhất toàn bộ giá trị tài sản của nhà nước giao để phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao
DNTN Sắt Thép Hoàng Giang
công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên công ty, có tác dụng làm giảm tính bất ổn trong doanh nghiệp, giảm sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, lập kể hoạch thiết lập lên các chỉ tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Như vậy việc lập kế hoạch có khả năng thực thi luôn là chìa khóa vàng cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới.
Tóm lai kế hoạch kinh doanh có ý nghĩa quan trọng, nó ảnh hưởng đến thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thưcmg mại, có lập kế hoạch kinh doanh thì doanh nghiệp mới có khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường và chủ động đối phó với những diễn biến phức tạp để chuẩn bị kế hoạch kinh doanh hợp lý nhằm phục vụ nhu cầu khách hàng một cách hợp lý, đem lại lợi nhuận kinh tế cao. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần chú trọng hơn công tác lập kế hoạch, có thể thành lập riêng một đội ngũ chuyên lập kế hoạch sao cho hợp lý và chính xác, tạo tiền đề vững chắc thực sự cho công tác kế hoạch hóa dịch vụ.
Kế hoạch bán hàng với tư cách là một khâu trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp nên nó có đầy đủ tất cả các vai trò của kế hoạch kinh doanh mặt khác do “ bán hàng là một bước nhảy nguy hiểm chết người” nên làm thế nào để bán được hàng là một vấn đề mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Kế hoạch bán hàng được xây dựng nhằm thực hiện hoạt động bán hàng một cách hiệu quả do đó kế hoạch bán hàng có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp thương mại phải lập. Kế hoạch bán hàng nếu được xây dựng đầy đủ, khả thi thì các mục tiêu đề ra cho hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch sẽ được thực hiện. Nếu kế hoạch mua hàng, dự trữ được lập đúng, đủ nhưng việc lập kế hoạch bán hàng không bán sát các nhu cầu của khách hàng, không phù hợp với tiềm lực của doanh
________________________________Trang 16________________________________
Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại DNTN Sắt Thép Hoàng Giang
điều tra các căn cứ, xây dựng kế hoạch phú hợp với điều kiện của kế hoạch năm.
- Ke hoạch tác nghiệp và các dự án : để triển khai các mục tiêu và hoạt động sản xuất kinh doanh các công ty cần hoạch định kế hoạch tác nghiệp và các phương án. Các kế hoạch tác nghiệp ( có thể theo sản phẩm, theo lĩnh vực, theo bộ phận sản xuất hoặc theo tiến độ thời gian ...) gắn liền với việc triển khai các phương án kế hoạch còn các dự án về cải tạo hiện đại hóa dây chuyền công nghệ, đào tạo nghiên cứu phát triển ... lại gắn liền với việc thực thi các chương trình đồng bộ có mục tiêu.
* Căn cứ vào mối quan hệ giữa các loại kế hoạch hóa trong phạm vi doanh nghiệp.
Kế hoạch kinh doanh - kỹ thuật - tài chính - xã hội ở doanh nghiệp bao gồm:
- Ke hoạch lưu chuyển hàng hóa và dịch vụ:. Đây là kế hoạch kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp thương mại. Ke hoạch này phản ánh chức năng nhiệm vụ quan trọng nhất, đặc trưng nhất của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Ke hoạch lưu chuyến hàng hóa của doanh nghiệp thương mại phản ánh toàn bộ khối lượng công việc nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là mua vào, bán ra và dự trữ hàng hóa. Đây vừa là mục tiêu vừa là điều kiện để doanh nghiệp thương mại đạt được mục đích trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa các chỉ tiêu kế hoạch lưu chuyển hàng hóa còn là căn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch khác (kế hoạch vốn kinh doanh, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch lao động ...) Ke hoạch lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thương mại bao gồm ba bộ phận chủ yếu sau :
- Kế hoạch bán hàng : Bán hàng là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của doanh nghiệp thương mại, là mục tiêu của hoạt động kinh doanh. Vì vậy
________________________________Trang 18________________________________
mọi hoạt động của doanh nghiệp thương mại phải phục vụ cho việc bán hàng được nhiều, được nhanh, thu hút ngày càng nhiều khách hàng, giảm được chi phí bán hàng đế đạt hiệu quả kinh doanh cao.
Ke hoạch bán hàng gồm nhiều chỉ tiêu khách nhau.
Theo hình thức bán hàng có các chỉ tiêu bán buôn, bán lẻ. Trong hình thức bán buôn theo các khâu vận động của hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng lại chia ra : bán buôn thắng hàng hóa từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng và bán buôn tại kho, trạm, cửa hàng của doanh nghiệp. Trong hình thức bán lẻ lại chia ra : bán lẻ ở cửa hàng cố định, bán lẻ ở quầy hàng lưu động.
Theo khách hàng chia ra : Bán cho đơn vị tiêu dùng trực tiếp, bán cho các tố chức trung gian, bán qua đại lý ... Ngoài ra trong hệ thống kinh doanh thương mại theo ngành hàng còn có bán điều chuyến, bán ủy thác và xuất khẩu.
Theo các khâu của kinh doanh : có bán ở tống công ty, công ty, bán ở kho, bán ở cửa hàng, quấy hàng cố nđịnh và lưu động.
+ Kế hoạch mua hàng : Mua hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện kế hoạch bán ra và dự trữ hàng hóa. Mua hàng đòi hỏi hàng hóa phải phù họp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu, giá cả họp lý là yếu tố quan trọng quyết định kinh doanh có lãi. Vì vậy trong kế hoạch mua hàng phải tính toán, cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng phải tin cậy đế đảm bảo an toàn vốn kinh doanh và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp kỳ kế hoạch. Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp thương mại có quyền tự mua, tự bán, tự lựa chọn thị trường, đối tác và các hình thức, phương thức mua bán. Tùy theo điều kiện, phạm vi, yêu cầu kinh doanh mà doanh nghiệp có thế lựa chọn các nguồn hàng sau đây :
. Nguồn hàng nhập khấu
. Nguồn hàng sản xuất trong nước
________________________________Trang 19________________________________
Hoàn thiện công tác Xây dựng kế hoạch bán hàng tại DN TN Sắt Thép Hoàng Giang
. Nguồn hàng tự khai thác chế biến . Nguồn hàng liên doanh, liên kết
Nguồn hàng khác (ngoài các nguồn trên)
+ Kế hoạch dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ :
Một trong những điều kiện quan trọng bảo đảm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thưcmg mại được liên tục và đạt hiệu quả cao là có kế hoạch dự trữ hàng hóa phù hợp. Doanh nghiệp tranh thủ cơ hội bán hàng, giao hàng nhanh, không bị đứt đoạn trong cung ứng hàng hóa. Dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ là chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, là doanh điểm hàng hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng được tính toán và bố trí ở địa bàn phù họp để xuất bán cho kỳ kế hoạch tiếp theo.
- Ke hoạch lưu chuyển hàng hóa và dịch vụ : Ke hoạch này nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như xây dựng chế độ cho người lao động nhằm khuyến khích họ tích cực làm việc nhằm nâng cao năng suất lao động, gắn bó với doanh nghiệp vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Cơ sở của kế hoạch này là nhu cầu về cán bộ quản lý các cấp xuất hiện trong mô hình tổ chức của doanh nghiệp và các nhân viên làm việc trong hệ thống cũng như quyền lợi của người lao động khi tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp bao gồm quyền lợi về vật chất, tinh thần được doanh nghiệp đáp ứng từ nhiều cách thức khác nhau.
- Ke hoạch tài chính - tiền tệ : Bao gồm kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch doanh thu và lãi lỗ, kế hoạch giá cả, kế hoạch nộp ngân sách ...
- Ke hoạch kỹ thuật : bao gồm các chỉ tiêu trang thiết bị kỹ thuật mới, ncác biện pháp cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trang 20
- Ke hoạch vận chuyển : Bao gồm kế hoạch vận chuyến hàng hóa từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp thương mại và kế hoạch vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng của doanh nghiệp. Ke hoạch này xác định xem là doanh nghiệp sẽ thực hiện việc vận chuyến hàng hóa từ nơi mua về kho hay là do doanh nghiệp cung ứng làm, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ vận chuyên hàng hóa cho khách hàng hay là khách hàng tự vận chuyển. Trong trường hợp doanh nghiệp đảm nhận việc vận chuyến thì doanh nghiệp phải thiên về việc mở rộng bộ phận vận tải hay quyết định thuê vận chuyển.
- Ke hoạch hóa kho tàng : Tạo ra cơ sở cho các quyết định dự trữ dài và ngắn hạn. Các quyết định dài hạn đề cập trước hết đến việc lựa chọn địa điểm kho tàng, vấn đề hình thành và các tổ chức kho tàng. Các quyết định kho tàng như thế mang đặc điểm chỉ một lần quyết định cho cả một thời kỳ dài.
Các quyết định ngắn hạn đề cấp đến số lượng lưu kho và thời gian lưu kho trung bình.