CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN HÒA
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KBNN HÒA VANG
2.2.2. Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB của KBNN huyện Hòa Vang
KBNN Hòa Vang thực hiện việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB theo các quy định của KBNN TP Đã Nẵng quy định, kể tư năm 2012 KBNN
Hòa Vang đã ban hành các quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB riêng cho huyện Hòa Vang tùy theo từng loại vốn đầu tư với các mục đích khác nhau, gồm: quy trình kiểm soát thanh toán vốn chương trình mục tiêu quốc gia, quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thuộc NSNN và quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư đối với xã, phường. Đối với quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư qua KBNN huyện Hòa Vang thể hiện qua bảng 2.1.
Bảng 2.1. Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN
TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian
1 Chủ đầu tư (BQLDA) nộp hồ sơ theo qui định
Chủ đầu tư (BQLDA)
Lúc phát sinh
2
Phòng Đầu tư tiếp nhận và xử lý hồ sơ - Đối với chứng từ tiền mặt
- Đối với từng lần thanh toán (không phải lần cuối cùng) của hợp đồng - Đối với lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng
Phòng đầu tư
Xử lý ngay
2 ngày
5 ngày
3 Phòng đầu tư chuyển chứng từ cho bộ
phận Kế toán thanh toán Phòng đầu tư Lúc phát sinh
4
Phòng Kế toán tiếp nhận chứng từ và xử lý
- Đối với chứng từ tiền mặt
- Đối với các chứng từ tạm ứng và thanh toán không phải lần cuối cùng
Phòng Kế toán
Xử lý ngay
1 ngày
TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian
- Đối với lần thanh toán cuối cùng của
hợp đồng 2 ngày
5 Phòng Kế toán chuyển chứng từ tiền
mặt cho Phòng Ngân quỹ Phòng Kế toán Lúc phát sinh 6 Tổ ngân quỹ thanh toán tiền cho chủ đầu tư Phòng Ngân
quỹ
Xử lý ngay
(Nguồn : Kho bạc nhà nước huyện Hòa Vang) Như vậy có thể thấy quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư được KBNN Hòa Vang quy định rất cụ thể và chi tiết tới từng bộ phận thực hiện và cả thời gian thực hiện các bước trong quy trình. Quy trình thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN theo quy định của KBNN Hòa Vang có thời gian xử lý là: 3 ngày làm việc đối với từng lần thanh toán (không phải là lần thanh toán cuối cùng) của hợp đồng kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định từ chủ đầu tư; 7 ngày làm việc đối với lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng kể từ khi nhận đủ hồ sơ thanh toán theo quy định từ chủ đầu tư. Việc nhận và trả kết quả hồ sơ thanh toán đều được thực hiện tại một bộ phận là Phòng đầu tư KBNN Hòa Vang tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ đầu tư khi tiến hành nộp hồ sơ thanh toán.
Theo quy định của KBNN Hòa Vang thì thành phần hồ sơ để thực hiện kiểm soát thanh toán vốn đầu tư như sau:
* Những loại tài liệu gửi một lần (bao gồm cả trường hợp bổ sung, điều chỉnh), phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính:
- Đối với dự án chuẩn bị đầu tư:
+Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm : Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư ; quyết định thành lập BQLDA; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán);
Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký;
+ Kế hoạch thanh toán vốn đầu tư XDCB;
+ Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
+ Quyết định chọn đơn vị thi công ;
+ Quyết định chọn đơn vị lập báo cáo kinh tế kỹ thuật;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị thi công;
Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư:
+ Tài liệu mở tài khoản;
+ Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện;
+ Dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt;
+ Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
- Đối với dự án thực hiện đầu tư:
+ Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm: Quyết định giao nhiệm vụ CĐT (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu); quyết định thành lập BQLDA; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); Giấy đề nghị mở tài khoản;
Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký;
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh
tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng);
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật), đối với hợp đồng liên danh phải gửi thỏa thuận liên danh;
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật).
Trường hợp dự án được thực hiện theo hình thức tự thực hiện dự án:
+ Tài liệu mở tài khoản;
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Dự toán chi tiết được duyệt cho từng công việc, hạng mục công trình;
+ Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (nếu có quyết định riêng) hoặc nằm trong Quyết định đầu tư dự án;
+ Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư:
+ Tài liệu để mở tài khoản;
+ Dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt;
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư:
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt;
riêng việc giải phóng mặt bằng phải kèm theo phương án giải phóng mặt bằng được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật), đối với hợp đồng liên danh thì phải gửi thỏa thuận liên danh.
- Đối với vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư
Đối với các dự án có mức vốn từ 1 tỷ đồng trở lên tài liệu ban đầu như qui định ở trên đây.
Các dự án có mức vốn dưới 01 tỷ đồng:
+ Báo cáo kinh tế-kỹ thuật và quyết định phê duyệt Báo cáo kinh tế-kỹ thuật hoặc dự toán và quyết định phê duyệt thiết kế-dự toán;
+ Quyết định chọn đơn vị xây lắp theo Luật Đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
* Tài liệu bổ sung hàng năm:
+ Kế hoạch vốn các dự án do UBND Tp Đà Nẵng thông báo (đối với nguồn vốn thuộc ngân sách thành phố)
+ Kế hoạch vốn các dự án do KBNN TP Đà Nẵng thông báo ( đối với nguồn vốn trái phiếu chính phủ - chủ đầu tư ( BQL dự án có trách nhiệm mang mã công trình xuống nhập vốn ở phòng kế hoạch đầu tư thuộc Sở tài chính, sau khi sở tài chính nhập vốn sẽ thông báo cho KBNN Thành phố cấp vốn)
+ Kế hoạch vốn đầu tư của Uỷ ban nhân dân huyện thông báo (đối với các dự án thuộc ngân sách huyện).
* Tài liệu tạm ứng vốn: Ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn chủ đầu tư gửi các tài liệu sau đây:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
+ Giấy rút vốn đầu tư (đối với vốn đầu tư), giấy rút dự toán ngân sách (đối với vốn sự nghiệp);
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
* Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành:
- Đối với các công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng:
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (đối với vốn đầu tư và các dự án sử dụng vốn sự nghiệp);
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có thanh toán tạm ứng);
+ Giấy rút vốn đầu tư (đối với vốn đầu tư), giấy rút dự toán ngân sách (đối với vốn sự nghiệp).
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư tiến hành lập dự toán chi phí phát sinh trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi được cơ quan có thẩm quyền ra quyết định phê duyệt phần phát sinh ngoài dự toán, chủ đầu tư có trách nhiệm gởi bản chính phụ lục hợp đồng ( đơn giá, khối lượng điều chỉnh) và Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu
- Đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng:
Đối với các công việc của dự án được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng (như một số công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, trường hợp tự làm,...), việc thanh toán trên cơ sở bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt phù hợp với tính chất từng loại công việc. Hồ sơ thanh toán bao gồm:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (đối với vốn đầu tư và các dự án sử dụng vốn sự nghiệp), (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập Bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);
+ Giấy rút vốn đầu tư (đối với vốn đầu tư), giấy rút dự toán ngân sách (đối với vốn sự nghiệp);
+ Danh sách cấp tiền ( chi phí ban quản lý );
+ Quyết định phê duyệt thu chi chi phí ban quản lý;
+ Dự toán thu, dự toán chi của chi phí ban quản lý;
Riêng đối với chi phí đền bù, bồi thường hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ thanh thanh toán còn bao gồm: Bản chính Bảng kê xác nhận khối lượng đền bù, giải phóng mặt bằng đã thực hiện; hợp đồng và biên bản bàn giao nhà (trường hợp mua nhà phục vụ di dân giải phóng mặt bằng)
Theo quy trình kiểm soát được quy định tại KBNN Hòa Vang, có thể khái quát thành 2 quy trình:
a. Quy trình kiểm soát tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối).
Quy trình này thực hiện trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận hồ sơ từ chủ đầu tư. Nguyên tắc thực hiện là thanh toán trước, kiểm soát sau.
Quy trình gồm có 7 bước:
(1) Chủ đầu gửi hồ sơ cho Phòng đầu tư. Cán bộ ở bộ phận này tiến hành kiểm tra sơ bộ tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tư.
(2) Cán bộ thanh toán nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Cán bộ thanh toán trình lãnh đạo ký duyệt những hồ sơ đã kiểm soát đủ điều kiện thanh toán.
(3) Lãnh đạo kho bạc kiểm tra đủ điều kiện thì ký vào tờ trình do cán bộ thanh toán lập và các chứng từ khác.
(4) Cán bộ thanh toán chuyển toàn bộ hồ sơ thanh toán vốn cho Phòng Kế toán. Cán bộ kế toán kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán, hạch toán và ký vào chứng từ rồi trình Kế toán trưởng.
(5) Kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt, giao lại cho cán bộ kế toán.
(6) Cán bộ kế toán chuyển hồ sơ liên quan đến khoản chi để trình lãnh đạo KBNN xem xét và ký duyệt. Sau khi lãnh đạo KBNN kiểm tra, ký duyệt trên tờ trình và chứng từ thì chuyển toàn bộ hồ sơ lại cho kế toán để hạch toán và xử lý.
(7) Nếu là chứng từ rút tiền mặt, Kế toán nhập thông tin vào máy, chuyển chứng từ tiền mặt cho Phòng Ngân quỹ. Phòng Ngân quỹ tiến hành thanh toán tiền cho khách hàng.
Cán bộ thanh toán nhận lại hồ sơ từ bộ phận kế toán, tiến hành lưu hồ sơ theo quy định. Chứng từ thanh toán được chuyển trả lai cho khách hàng tại phòng đầu tư.
Trong quy trình trên, khi hồ sơ luân chuyển qua các bộ phận nếu không được chấp nhận thì sẽ chuyển trả ngay cho chủ đầu tư.
b. Quy trình kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành 1 lần hay lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng thanh toán nhiều lần.
Quy trình này thực hiện trong 7 ngày kể từ khi nhận hồ sơ từ chủ đầu tư.
Nguyên tắc thực hiện là kiểm soát trước, thanh toán sau.
Quy trình này gồm có 9 bước:
(1) Chủ đầu gửi hồ sơ ở Phòng đầu tư.
(2) Cán bộ thanh toán nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài khoản, mẫu dấu, chữ ký, mã quan hệ của đơn vị sử dụng ngân sách;
nguồn vốn và kế hoạch vốn năm của dự án; quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật, quyết định công nhận nhà thầu; Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và đơn vị thi công, bảng thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng và dự toán được duyệt…
Căn cứ vào kết quả kiểm tra, cán bộ thanh toán xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần thu hồi (nếu có) và lập tờ trình trình lãnh đạo ký duyệt.
(3) Lãnh đạo phòng kiểm tra hồ sơ thanh toán toàn bộ khối lượng hoàn thành, ký vào tờ trình và trình lãnh đạo KBNN.
(4) Lãnh đạo KBNN xem xét, ký duyệt tờ trình và chuyển trả lại cho phòng đầu tư.
(5) Cán bộ thanh toán căn cứ vào tờ trình lãnh đạo được phê duyệt tiến hành ghi đầy đủ chỉ tiêu và ký vào các chứng từ và trình lãnh đạo phòng ký duyệt rồi chuyển chứng từ cho Phòng Kế toán.
(6) Cán bộ kế toán kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, hạch toán và ký chứng từ rồi trình kế toán trưởng.
(7) Kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt, giao lại cho cán bộ kế toán.
(8) Cán bộ kế toán chuyển chứng từ liên quan đến khoản chi để trình lãnh đạo KBNN xem xét và ký duyệt. Sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ lại cho kế toán để hạch toán và xử lý.
(9) Kế toán nhập thông tin liên quan vào chương trình và chuyển chứng từ tiền mặt cho Phòng Ngân quỹ. Phòng Ngân quỹ thực hiện các thủ tục thanh toán cho nhà thầu.
Cán bộ thanh toán nhận lại hồ sơ từ bộ phận kế toán, tiến hành lưu hồ sơ theo quy định. Sau đó cán bộ thanh toán chuyển trả hồ sơ cho khách hàng qua Phòng đầu tư.