CHƯƠNG 2. THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
2.1. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
2.1.2. Tổ chức quản lý tại Công ty
Bộ máy tổ chức Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng nhằm đáp ứng mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và thực hiện các hoạt động xã hội.
Cơ cấu tổ chức bao gồm: Chủ tịch kiêm Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Kiểm soát viên là trợ lý cho Giám đốc Công ty. Trong công tác chuyên môn, Giám đốc phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho 03 Phó Giám đốc trong việc hỗ trợ, tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành các hoạt động Công ty. Dưới sự điều hành của Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng và các Điện lực, xí nghiệp, Đội trực thuộc hoạt động theo sự điều hành của Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Hình 2.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
Đội thí nghiệm – đo lường
Đội quản lý
vận hành 110KV Điện
lực Hải Châu
Điện lực Liên Chiểu
Điện Lực Sơn
Trà
Điện lực Cẩm
Lệ
PGĐ XDCB PGĐ KINH DOANH
PGĐ KỸ THUẬT
Điện Lực Thanh
Khê GIÁM ĐỐC
Văn phòng
P. Kế hoạch
P. Tổ chức và nhân
sự
P. Kỹ thuật
P. Tài chính kế toán
P. Vật tư
P. Kỹ thuật an toàn
P.
Quản lý đầu tư
P.
Kinh doanh
P.
Thanh tra bảo vệ pháp
chế
P.
Điều độ
P.
Công nghệ thông tin
P.
Kiểm tra giám
sát mua
bán điện
P.
Quan hệ cộng đồng
Khối các Điện
lực
Khối Đội
Xí nghiệp
Điện cơ
Dựa vào sơ đồ tổ chức trên, thấy được Công ty Điện lực Đà Nẵng gồm rất nhiều phòng ban với những chức năng hoạt động khác nhau. Tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ đi vào chi tiết chức năng của các phòng liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng.
+ Phòng Tài chính Kế toán: Tham mưu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo và quản lý các mặt hoạt động về Tài chính – Kế toán – Thống kế trong toàn Công ty theo đúng Luật Tài chính – Thống kê và các chính sách về quản lý kinh tế, tài chính do Nhà nước, Tập đoàn, Tổng Công ty ban hành. Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, giá cả, quản lý tài sản, hạch toán kế toán trong đó có công tác hạch toán doanh thu kinh doanh điện năng của toàn Công ty.
+ Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc Công ty chỉ đạo công tác kinh doanh điện năng, dịch vụ khách hàng trong toàn Công ty theo quy định của Nhà nước, của Tập đoàn và Tổng Công ty.
Hướng dẫn nghiệp vụ về kinh doanh bán điện, các quy định về sử dụng điện, thanh toán tiền điện, tổ chức theo dõi, kiểm tra hoạt động kinh doanh điện năng tại các đơn vị trực thuộc, quản lý thống nhất nghiệp vụ kinh doanh bán điện trong toàn Công ty.
Tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong việc ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng, việc áp giá bán điện cho khách hàng theo đúng quy định Nhà nước, của Tập đoàn và Tổng Công ty.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá tình hình thu nộp tiền bán điện của các đơn vị trực thuộc và của toàn Công ty hàng tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm lập, phát hành và quyết toán hóa đơn tiền điện của toàn Công ty.
Tham gia kiểm kê công nợ tiền điện. Phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán quyết toán thực thu tiền điện. Theo dõi, tổng hợp, phân tích công nợ, nợ khó đòi, đề xuất Giám đốc Công ty phương án xử lý.
Hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác dịch vụ khách hàng.
Quản lý các chỉ tiêu kinh doanh điện năng: K% (tỷ lệ thu nộp tiền điện), giá bán điện bình quân và sản lượng điện thương phẩm.
Quản lý hệ thống đo đếm điện năng.
Chức năng khác: tham gia bồi huấn, kiểm tra sát hạch trình độ, tay nghề của nhân viên làm công tác kinh doanh điện năng, xây dựng các quy định, quy trình liên quan đến các lĩnh vực công tác do phòng quản lý…
+ Phòng Kiểm tra Giám sát mua bán điện: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác Kiểm tra giám sát mua bán điện nhằm đảm bảo công tác này thực hiện theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Miền Trung và Công ty. Lập và thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát hoạt động mua bán điện tại các đơn vị thuộc Công ty về việc chấp hành các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động mua bán điện, Quy trình kinh doanh điện năng của Tập đoàn và các văn bản hướng dẫn của Tập đoàn, Tổng Công ty; Công ty trong các lĩnh vực công tác: cấp điện cho khách hàng theo cơ chế 01 cửa, giao tiếp với khách hàng sử dụng điện; kiểm tra, phúc tra hệ thống đo đếm điện năng; ghi chỉ số công tơ điện; công tác áp giá điện; quản lý hóa đơn, thu nộp tiền điện; theo dõi, chấm xoá nợ, cắt điện đòi nợ tại các đơn vị trong toàn Công ty. Thực hiện công tác giám sát, kiểm tra phát hiện các hành vi vi phạm Hợp đồng mua bán điện; các hành vi vi phạm sử dụng điện của các tổ chức, cá nhân; xử lý hoặc trình cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định.
Chức năng của các đơn vị trực thuộc (Điện lực, Đội, Xí nghiệp): Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch được phê duyệt, các định mức kinh tế kỹ thuật, sử dụng tối ưu và có hiệu quả các nguồn lực được Công ty giao; thực hiện công
tác quản lý, chỉ đạo; tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật trong nội bộ đơn vị theo phân cấp của Công ty; phối hợp với các Phòng nghiệp vụ Công ty thực hiện các quyết định quản lý của Công ty theo phân cấp; kiến nghị, đề xuất với Công ty các biện pháp, giải pháp hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành trong thực hiện nhiệm vụ được giao; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Công ty; tổ chức sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm; đề ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để công tác quản lý, điều hành ngày càng đạt hiệu quả hơn; tham gia đầy đủ, có hiệu quả các Ban, Hội đồng, Tổ công tác do Lãnh đạo Công ty quyết định thành lập.
Các Điện lực trực thuộc đều có cơ cấu tổ chức như nhau.
Hình 2.5. Sơ đồ tổ chức bộ máy ở các Điện lực Giám đốc
Phó Giám đốc Kỹ thuật
Phó Giám đốc Kinh doanh
Đội Quản lý vận hành, đường dây và
TBA
Phòng Kế hoạch – Kỹ
thuật
Phòng Tổng hợp
Phòng Tài chính- Kế
toán
Phòng Kinh doanh
Tổ Quản lý đo đếm Tổ Quản lý
khách hàng Tổ Thu
ngân Tổ Cấp điện
mới Tổ
KTGSBĐ
Đứng đầu là Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc Kỹ thuật và Phó Giám đốc Kinh doanh). Giám đốc chỉ đạo trực tiếp Phòng Tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán, Phó Giám đốc Kỹ thuật chỉ đạo trực tiếp Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Đội Quản lý vận hành, đường dây và TBA, Phó Giám đốc Kinh doanh chỉ đạo trực tiếp Phòng Kinh doanh
+ Chức năng của Phòng Tổng hợp: Tham mưu cho Giám đốc trong công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng, công tác công nghệ thông tin, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, chế độ chính sách, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật thanh tra, pháp chế, bảo vệ, công tác y tế và quản lý phương tiện vận tải.
+ Chức năng của phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: Tham mưu Giám đốc thực hiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật, kỹ thuật an toàn, bảo hộ lao động, quản lý vật tư, lập phương án kỹ thuật và dự toán các công trình sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản, sửa chữa thường xuyên; công tác Quản lý hạ tầng viễn thông Điện lực trên địa bàn quản lý theo đúng quy định của ngành, Công ty.
+ Chức năng của Phòng Kinh doanh: Tham mưu Giám đốc Điện lực và tổ chức triển khai thực hiện công tác kinh doanh điện năng, dịch vụ khách hàng theo đúng quy trình kinh doanh của Tập đoàn, phát hành và quyết toán hóa đơn tiền điện, lập và quản lý hợp đồng mua bán điện, tiếp nhận yêu cầu cấp điện đối với khách hàng lớn trạm chuyên dùng, kiểm tra giám sát mua bán điện.
+ Chức năng của Phòng Tài chính kế toán: Tham mưu Giám đốc Điện lực thực hiện công tác tài chính kế toán của Điện lực, lập hồ sơ quyết toán các công trình sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản, sửa chữa thường xuyên do Điện lực thực hiện; đề ra mục tiêu, kế hoạch để quản lý thống nhất các mặt hoạt động về tài chính kế toán trong toàn Điện lực, đảm bảo chế độ chính sách về
quản lý kinh tế, tài chính do Nhà nước, Tập đoàn, Tổng Công ty, Công ty ban hành.