CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
3.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
3.3.1. Những ưu điểm
Công ty Điện lực Đà Nẵng có ban hành những quy trình, quy chế, chuẩn mực liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện của Công ty. Việc tham gia góp ý, sửa đổi được Công ty thực hiện từ phòng ban Công ty xuống các Điện lực trực thuộc. Các quy trình, quy chế do phòng nào ban hành thì phòng đó chịu trách nhiệm tổng hợp các góp ý từ các Điện lực trực thuộc để hoàn thiện hơn hệ thống các quy trình, quy chế.
Sơ đồ tổ chức của Công ty và các Điện lực trực thuộc hợp lý, đảm bảo chu trình bán và thu tiền điện của Công ty được triển khai chính xác và kịp thời. Các vị trí nhạy cảm được Điện lực bố trí theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo doanh thu từ việc bán điện được ghi nhận chính xác và trung thực.
Quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện cũng được phân định rõ ràng.
Công ty có đưa ra mục tiêu tổng thể và chi tiết về doanh thu trong chu trình bán và thu tiền điện ở các Điện lực, lấy đó làm cơ sở xếp loại hàng tháng ở các Điện lực. Nhờ đó mà khuyến khích các cá nhân liên quan thực hiện tốt công việc của mình đồng thời phát hiện những trường hợp bất thường làm ảnh hưởng đến doanh thu của đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát được Công ty xây dựng và thực hiện sát với mục tiêu đề ra. Các kết quả thực hiện định kỳ được các Điện lực tổng hợp và báo cáo về Công ty để Công ty so sánh với mục tiêu, nhằm bổ sung và hoàn thiện những khiếm khuyết của chu trình.
Hệ thống thông tin của Công ty được xây dựng dựa trên sự phân cấp từ Tổng Công ty Điện lực Miền Trung xuống các Điện lực trực thuộc. Các văn bản, tài liệu liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện được cập nhật liên tục, nhanh và chính xác đến các bộ phận và cá nhân liên quan. Các chương trình, phần mềm liên quan đến chu trình được lắp đặt hệ thống bảo mật, tránh sự truy cập thông tin của những người không có thẩm quyền.
Công tác kiểm tra Giám sát được theo dõi chặt chẽ và được báo cáo kịp thời với Lãnh đạo để có hướng giải quyết kịp thời.
3.3.2. Những hạn chế
Chính sách nhân sự liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện của Công ty chưa hợp lý nhất là phòng Tài chính kế toán và bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện ở các Điện lực trực thuộc. Hiện nay Phòng Tài chính kế toán ở mỗi Điện lực chỉ được định biên hai người và bộ phận Kiểm tra giám sát mua bán điện chỉ có ba nhân viên (kể cả Tổ trưởng), số lượng nhân lực như vậy là quá mỏng so với quy mô ngày càng lớn của đơn vị cũng như khối lượng công việc, nên việc thực hiện công tác kiểm tra, giám sát tại đơn vị còn hạn chế và lỏng lẻo.
Hiện nay Công ty thường tổ chức các đoàn kiểm tra định kỳ 6 tháng hoặc một năm, tuy nhiên các cuộc kiểm tra này bị hạn chế về mặt thời gian, kiểm tra còn mang tính chất ngẫu nhiên do đó các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện không được kiểm tra đầy đủ.
Việc vận hành quy trình, quy chế liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện ở các Điện lực trực thuộc chưa đạt được mức tuyệt đối, vẫn còn sự khác biệt trong việc tuân thủ ở các ghi điện viên và thu ngân viên lưu động.
Nguyên nhân có thể do khâu tuyển dụng nhân sự chưa được hợp lý, hoặc các quy trình, quy chế ban hành song vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ, hoặc công tác bồi huấn vẫn chưa được quan tâm nhiều. Việc bảo quản tài sản liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện cũng chưa được siết chặt mạnh mẽ.
Công ty chưa có bộ phận độc lập kiểm tra việc ghi chỉ số công tơ và nhập chỉ số công tơ ở các Điện lực trực thuộc vì đây là giai đoạn quan trọng nhất trong việc ghi nhận doanh thu tiền điện trong kỳ của đơn vị.
Hiện nay các Điện lực trực thuộc chỉ chú ý đến việc thu đạt, thu đủ nên công tác kiểm soát tiền thu bán điện trong tháng thường lỏng lẻo, ít kiểm tra thời gian nộp tiền đúng quy định nên thường xảy ra việc chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn.
Việc phân loại và xử lý nợ khó đòi của Công ty vẫn chưa được chú trọng thực hiện.
Như vậy, nhìn chung công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng đạt được sự hữu hiệu. Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn những hạn chế cần được tăng cường nhằm đảm bảo công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện ngày càng hoàn thiện và thật sự hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 đã trình bày kết quả nghiên cứu định tính về môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro cũng như kết quả nghiên cứu định lượng về sự tuân thủ của ghi điện viên và thu ngân viên lưu động.
Kết quả nghiên cứu định tính từ việc phỏng vấn Lãnh đạo Công ty và 5 Điện lực cùng với việc phỏng vấn sâu các Tổ trưởng, bộ phận kiểm tra giám sát và phòng Tài chính kế toán đã thấy được tính hữu hiệu của Công ty Điện lực Đà Nẵng qua việc ban hành đầy đủ các quy trình, quy chế, chuẩn mực và các quy trình, chuẩn mực này đang vận hành hữu hiệu ở các Điện lực trực thuộc.
Kết quả nghiên cứu định lượng từ việc khảo sát và phân tích các phiếu trả lời đã thấy được sự tuân thủ quy trình, quy chế, chuẩn mực trong công việc đến công tác giao tiếp với khách hàng của ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Tuy nhiên vẫn còn một số điều cần quan tâm nhiều hơn để ngày càng nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng. Chương tiếp theo sẽ đề xuất một vài kiến nghị để cải thiện những vấn đề đó.