CHƯƠNG 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 90 4.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY
4.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN VÀ THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG
4.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông
- Ngành điện nói chung và Công ty Điện lực Đà Nẵng nói riêng rất chú trọng công tác chăm sóc khách hàng, vì vậy việc tăng cường tính hiệu quả trong công tác giao tiếp khách hàng là điều hết sức cần thiết. Việc tăng cường công tác giao tiếp với khách hàng bằng cách nâng cao kiến thức về chuyên môn cho ghi điện viên và thu ngân viên lưu động. Muốn được như vậy thì Công ty tăng cường tần suất bồi huấn quy trình kinh doanh điện năng, tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc thi giao tiếp khách hàng để nâng cao kiến thức và kỹ năng trong giao tiếp cho nhân viên.
- Hệ thống báo cáo cần được cải tiến, phản ánh chi tiết các chỉ tiêu bán và thu tiền điện như: báo cáo tình hình theo lộ trình của từng thu ngân viên, tổng hợp doanh thu thu tại quầy, thu qua ATM, thu tại nhà (chi tiết theo từng khách hàng).. để dễ dàng trong việc theo dõi doanh thu bán điện trong kỳ.
4.2.4. Hoàn thiện công tác giám sát
- Điện lực nên bố trí bộ phận phúc tra ghi chỉ số độc lập với bộ phận ghi chỉ số để đảm bảo công tác ghi chỉ số được thực hiện đúng. Việc phúc tra cần
phải được thực hiện bằng cách chọn ngẫu nhiên khách hàng trong lộ trình của từng ghi điện viên và phải được thực hiện định kỳ hàng tháng.
- Tương tự, Điện lực cần lập bộ phận kiểm tra đột xuất thu ngân viên lưu động. Theo đó việc kiểm tra cũng sẽ được thực hiện hàng tháng và phải kiểm tra được ít nhất 50% số lượng thu ngân viên lưu động tại đơn vị.
- Hiện nay công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng được xem là hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn vấn đề cần được giải quyết. Đó là vấn đề kiểm tra giám sát hoạt động của chu trình này. Nhân tố này được đánh giá thấp, nguyên nhân là do nguồn nhân lực làm công tác kiểm tra giám sát chu trình này vẫn còn hạn chế. Để giải quyết được vấn đề này, Công ty cần bổ sung thêm nhân lực ở các Điện lực trực thuộc để thực hiện tốt hơn công tác kiểm tra giám sát chu trình này. Khi đó tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện sẽ được nâng cao nhiều hơn nữa.
- Các Tổ trưởng cần thực hiện việc đánh giá chất lượng làm việc trong tháng của nhân viên trong Tổ theo đúng quy chế xét thi đua hàng tháng do Công ty Điện lực Đà Nẵng ban hành. Cần có sự thưởng phạt phù hợp và đúng đắn để tạo động lực cho nhân viên thực hiện tốt công việc của mình, góp phần nâng cao tính hữu hiệu chu trình bán và thu tiền điện.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Chương này tác giả đã nêu được sự cần thiết phải tăng cường công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện Từ kết quả phân tích được từ chương 3, tác giả có đề xuất một số kiến nghị đối với các biến được đánh giá thấp để nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng.
KẾT LUẬN
Đánh giá tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là điều các doanh nghiệp quan tâm và nó thật sự cần thiết. Tuy nhiên việc nghiên cứu trong ngành điện là ngành đặc thù nên việc đánh giá tính hữu hiệu chính là đánh giá mức độ tuân thủ các chính sách, quy trình, chuẩn mực do Công ty ban hành.
Nhìn chung Công ty Điện lực có ban hành những chính sách, quy trình, chuẩn mực liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện và những chính sách này vẫn đang vận hành hữu hiệu.
Kết quả nghiên cứu từ việc phỏng vấn điều tra, phỏng vấn sâu và điều tra chọn mẫu, phân tích số liệu được sử dụng để đánh giá chung về tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện. Dựa vào kết quả này, Công ty Điện lực Đà Nẵng có thể sử dụng để nâng cao tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình này.
.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
[1] Bộ Công Thương (2010); Quyết định 739/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 của Thứ trưởng Bộ Công Thương về vệc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Miền Trung.
[2] Chính phủ (2005); Quyết định số 12/2005/QĐ-TTG ngày 13/01/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án bổ sung sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam.
[3] Chính phủ (2006); Quyết định số 147/2006/QĐ-TTG ngày 22/06/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
[4] Chính phủ (2006); Quyết định số 148/2006/QĐ-TTG ngày 22/06/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
[5] Đỗ Thị Ngọc Diệp (2013), Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và nợ phải thu tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng - Điện lực Liên Chiểu, Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[6] Thái Như Quỳnh (2008), Tăng cường Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Điện lực Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.
[7] Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2012), Bộ quy trình Kinh doanh điện năng, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
[8] Trường Đại học Kinh tế TP. HCM – Khoa kế toán kiểm toán - Bộ môn Kiểm toán; Kiểm soát nội bộ; Nhà xuất bản Phương Đông.
Tiếng Anh
[9] Annukka Jokipii, “The structure and Effectiveness of Internal control”, Universitas Wasaensis.
[10] Michael Ramos, “How to comply with Sarbanes – Oxley Section 404:
Assesssing the Effectiveness of Internal Control”, John Wiley & Sons Inc.
[11] Fawzi Al Sawalqa & Atala Qtish (2012), “Internal Control and Audit Program Effectiveness: Empirical Evidence from Jordan”, Canadian center of Science and Education – International Business Research.
[12] Rokeya Sultana, Muhammad Enamul Haque, “Evaluation of Internal Control Structure: Evidence from Six Listed Banks in Bangladesh”, ASA University Review
PHỤ LỤC 1
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN LÀM CÔNG TÁC GHI CHỈ SỐ TẠI CÔNG TY TNHH MTV
ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG Kinh chào Quý Anh (chị)!
Hiện tại tôi đang thực hiện một nghiên cứu về tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng. Bảng câu hỏi sau đây là nhằm tìm hiểu vấn đề này, từ đó tác giả có những giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại đơn vị.
Rất mong sự tham gia nhiệt tình vào bảng câu hỏi của quý Anh (chị).
Xin chân thành cảm ơn!
Sau đây là bảng câu hỏi, mong Anh (chị) đọc kỹ và trả lời bằng cách chọn một phương án trả lời sẵn, đúng nhất theo ý kiến của Anh (chị).
A. THÔNG TIN CHUNG - Đơn vị công tác:
- Giới tính:
- Trình độ:
- Thâm niên công tác trong ngành điện:
B. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT GHI CHỈ SỐ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
Anh (Chị) vui lòng cho biết mức độ thực hiện với các điều sau đây (bằng cách đánh dấu √)
1. Không bao giờ 4. Thường xuyên
2. Hiếm khi 5. Luôn luôn
3. Thỉnh thoảng
YẾU TỐ 1 2 3 4 5 I.Hoạt động Kiểm soát
1.Khi thực hiện công tác ghi chỉ số, Anh (Chị) có kết hợp với việc kiểm tra tình trạng bên ngoài cũng như hoạt động của hệ thống đo đếm điện năng không?
2. Khi ghi nhầm chỉ số công tơ, Anh (chị) có sửa lại bằng cách gạch ngang chỉ số đó và ghi lại số đúng, ngày tháng và ký tên bên cạnh số ghi sai đó không?
3. Khi công tơ khách hàng đặt trong nhà thì Anh (Chị) có vào nhà khách hàng để ghi chỉ số không?
4. Khi khách hàng đi vắng, Anh (Chị) có quay lại lần khác trong tháng để ghi chỉ số không?
5. Khi thực hiện ghi chỉ số mà phát hiện những trường hợp bất thường (khách hàng khóa cửa, công tơ cháy, hỏng, mất…) thì Anh (chị) có ghi thông tin đó vào sổ Ghi chỉ số không?
6. Đối với khách hàng đã được lắp đặt công tơ đo xa, trong trường hợp không đọc được chỉ số thì Anh (Chị) có vào nhà để đến gần công tơ không?
7. Anh (Chị) có nộp sổ ghi chỉ số công tơ lại cho Tổ trưởng vào cuối ngày không?
8. Anh (chị) có nộp lại thiết bị đo xa cầm tay vào cuối ngày không?
YẾU TỐ 1 2 3 4 5 II. Thông tin và truyền thông
1.Khi phát hiện những thông tin bất thường của hệ thống đo đếm điện năng, Anh (Chị) có báo cáo đầy đủ cho Tổ trưởng không?
2.Trong trường hợp vào nhà thiết bị đo xa vẫn không đọc được mà phải cập nhật bằng tay thì Anh (Chị) có báo cáo lãnh đạo không?
3. Khi ghi chỉ số sai, việc Anh (chị) sửa lại chỉ số đúng có thông báo lại chỉ số và sản lượng điện đúng cho khách hàng không?
4.Các thông tin, văn bản liên quan đến công tác ghi chỉ số có được truyền đạt đến Anh (Chị) kịp thời và rõ ràng không?
5. Khi khách hàng sử dụng điện có thắc mắc trong phạm vi chuyên môn của mình, Anh (Chị) có giải đáp không?
6. Khi khách hàng có thắc mắc ngoài phạm vi của mình, Anh (Chị) có hướng dẫn khách hàng hay tiếp nhận thông tin đó và hứa với khách hàng sẽ liên lạc lại để trả lời sau không?
III. Giám sát
1.Anh (Chị) không được phân công ghi chỉ số ở lộ trình có hộ gia đình hay người thân của mình?
2. Ngoài công tác Ghi chỉ số, Anh (chị) không
YẾU TỐ 1 2 3 4 5 được phân công thêm nhiệm vụ thu tiền điện tại
khu vực mà mình chịu trách nhiệm Ghi chỉ số?
3. Ngoài công tác Ghi chỉ số, Anh (chị) không được phân công thêm nhiệm vụ treo tháo công tơ tại khu vực mà mình chịu trách nhiệm Ghi chỉ số?
4. Anh (chị) có được kiểm tra về công tác Ghi chỉ số ở lộ trình mình được đơn vị phân công?
5. Trong tháng, Anh (chị) thực hiện tốt công việc của mình thì có được Tổ trưởng xem xét nâng hệ số thưởng để đơn vị xét thưởng trong cuộc họp hàng tháng?
Một lần nữa người nghiên cứu chân thành cảm ơn sự tham gia trả lời nhiệt tình bảng câu hỏi của Quý Anh (chị). Chúc Anh (chị) thật nhiều sức khoẻ và công tác tốt!
PHỤ LỤC 2
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN LÀM CÔNG TÁC THU NGÂN VIÊN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY
TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG Kinh chào Quý Anh (chị)!
Hiện tại tôi đang thực hiện một nghiên cứu về tính hữu hiệu công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng. Bảng câu hỏi sau đây là nhằm tìm hiểu vấn đề này, từ đó tác giả có những giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại đơn vị.
Rất mong sự tham gia nhiệt tình vào bảng câu hỏi của quý Anh (chị).
Xin chân thành cảm ơn!
Sau đây là bảng câu hỏi, mong Anh (chị) đọc kỹ và trả lời bằng cách chọn một phương án trả lời sẵn, đúng nhất theo ý kiến của Anh (chị).
A. THÔNG TIN CHUNG - Đơn vị công tác:
- Giới tính:
- Trình độ:
- Thâm niên công tác trong ngành điện:
B. ĐÁNH GIÁ TÍNH HỮU HIỆU CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
Anh (Chị) vui lòng cho biết mức độ thực hiện với các điều sau đây (bằng cách đánh dấu √)
1. Không bao giờ 4. Thường xuyên
2. Hiếm khi 5. Luôn luôn
3. Thỉnh thoảng
YẾU TỐ 1 2 3 4 5 I.Hoạt động kiểm soát
1. Khi thực hiện công tác thu tiền điện, Anh (Chị) có kết hợp với việc phát hiện những trường hợp sử dụng điện nhưng chưa có hóa đơn tiền điện hay những trường hợp khách hàng thay đổi mục đích sử dụng điện, số hộ dùng chung, sản lượng bất hợp lý so với thực tế sử dụng điện không?
2. Thực hiện công tác thu tiền điện trên địa bàn do Điện lực mình quản lý, Anh (chị) có thực hiện thu đúng thời gian và số lần thu trong tháng theo Hợp đồng đã ký kết hoặc đã thoả thuận với khách hàng không?
3.Khi đến nhà khách hàng để thu tiền nhưng khách hàng đi vắng thì Anh (chị) có quay lại lần khác trong tháng để thu không?
4. Trong trường hợp khách hàng đến thanh toán tại quầy thu Điện lực nhưng Anh (Chị) cũng đã thu được tiền tại nhà khách hàng thì Anh (Chị) có đến nhà và hoàn trả lại tiền đã thu thừa cho khách hàng không?
5. Anh (Chị) có quyết toán số thu được hàng ngày với bộ phận theo dõi công nợ không?
6. Anh (chị) có nộp đủ số tiền đã thu được trong ngày vào ngân hàng hoặc vào quỹ vào cuối ngày không?
II. Thông tin truyền thông
YẾU TỐ 1 2 3 4 5 1.Khi phát hiện những trường hợp khách hàng sử
dụng điện nhưng chưa có hóa đơn hay khách hàng thay đổi mục đích sử dụng địên thì Anh (chị) có báo cáo đầy đủ cho tổ trưởng không?
2.Các thông tin, văn bản liên quan đến công tác thu tiền điện có được truyền đạt đến Anh (Chị) kịp thời và rõ ràng không?
3. Khi khách hàng sử dụng điện có thắc mắc trong phạm vi chuyên môn của mình, Anh (Chị) có giải đáp không?
4. Khi khách hàng có thắc mắc ngoài phạm vi của mình, Anh (Chị) có hướng dẫn khách hàng hay tiếp nhận thông tin đó và hứa với khách hàng sẽ liên lạc lại để trả lời sau không?
III. Giám sát
1.Anh (chị) không được phân công thêm nhiệm vụ theo dõi nợ
2.Anh (chị) thường xuyên được kiểm tra công tác thu tiền điện theo lộ trình mà mình được phân công hay không?
3.Khi Anh (chị) thu tốt lộ trình mình được phân công thì Anh (chị) được tổ trưởng xem xét nâng hệ số thưởng để đơn vị xem xét để khen thưởng?
Một lần nữa người nghiên cứu chân thành cảm ơn sự tham gia trả lời nhiệt tình bảng câu hỏi của Quý Anh (chị). Chúc Anh (chị) thật nhiều sức khoẻ và công tác tốt.
PHỤ LỤC 3. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KINH DOANH ĐIỆN NĂNG
Trình tự Trách nhiệm Trình tự Trách nhiệm
Khách hàng
Khách hàng
Tổ QLKH tại Điện lực
Tổ QLKH tại Điện lực
Bộ phận kiểm tra giám sát mua bán điện
Giám đốc
Tổ QLKH tại Điện lực
Kế toán
Kế toán viên Kế toán công nợ
Phòng kinh doanh Công ty
Phòng kinh doanh Công ty
Bộ phận phúc tra GSC, KTGSMBĐ
Nhân viên ghi chỉ số
Bộ phận kỹ thuật
Tổ QLKH tại Điện lực
Khách hàng yêu cầu mua điện
Lập đơn đăng ký
Lập phương thức Bán điện và phương thức
thanh toán Tiếp nhận và xử
lý đơn đăng ký
Phê duyệt
Thông báo cho khách hàng
Ghi sổ kế toán
Ký kết hợp đồng Lập bảng tổng hợp
doanh thu
Phát hành hoá đơn tiền điện
Ghi chỉ số
Kết nối mạng lưới điện
Lưu trữ, bảo quản
Kiểm tra các lộ trình có chỉ
số bất thường Kiểm tra mục đích
sử dụng điện
PHỤ LỤC 4. SƠ ĐỒ KHÁCH HÀNG THANH TOÁN TIỀN ĐIỆN TẠI QUẦY
Trình tự Trách nhiệm
Khách hàng đến trả tiền điện
Gạt nợ trực tiếp trên hệ thống
Kiểm tra, kiểm soát tổng tiền nộp - Bảng kê nộp tiền
- Danh sách KH đã được gạt nợ tiền mặt
- Cuối ngày, nộp toàn bộ tiền thu vào Ngân hàng - Nộp phiếu nộp tiền cho kế toán
- Xuất hóa đơn cho K\h - Thu tiền và Ghi vào bảng kê khách hàng nộp tiền theo từng hình thức thu
PHỤ LỤC 5. SƠ ĐỒ THU TIỀN CỦA THU NGÂN VIÊN LƯU ĐỘNG
Trình tự Trách nhiệm
Giao hóa đơn đi thu
Nộp toàn bộ tiền thu được vào Ngân hàng và nộp cho tổ trưởng
công nợ
Kiểm tra, kiểm soát việc đến kỳ quyết
toán hóa đơn -Bảng kê chi tiết hóa
đơn
-Bảng kê số liệu hóa đơn thu được - Phiếu nộp tiền
Thực hiện việc quyết tóan hóa đơn Thu tiền và đánh dấu KH
đã nộp tiền vào Bảng kê chi tiết hóa đơn.
Nộp toàn bộ tiền thu được vào Ngân hàng
hoặc vào quỹ
PHỤ LỤC 6. SƠ ĐỒ THU TIỀN ĐIỆN QUA NGÂN HÀNG
Trình tự Trách nhiệm
Lập hồ sơ ủy nhiệm thu
Kiểm tra, đối soát số liệu gạt nợ -Bảng kê KHàng
thanh tóan ATM của Ngân hàng
-Sổ phụ Ngân hàng ATM
Bộ phận công nợ tiến hành gạt nợ
ATM
Nhận giấy báo tiền điện kèm bảng kê chi tiết
HĐĐT
Chuyển hồ sơ ủy nhiệm thu cho Ngân
hàng liên quan
Bộ phận công nợ tiến hành gạt nợ
ATM