Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HẠN CHẾ RỦI RO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA THĂNG LONG
3.1. CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ
3.1.1. Hoàn thiện việc xác định công tác phân tích tài chính
3.1.1.2. Hệ thống các chỉ số tài chính
- Cải thiện khả năng thanh toán
Khả năng thanh toán là khả năng đảm bảo được các khoản nợ đến hạn bất kỳ lúc nào, hay đảm bảo cho các nhu cầu chi trả đột xuất. Thông số khả năng thanh toán đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc sử dụng các tài sản nhanh chuyển hoá thành tiền để đối phó với các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Rủi ro mất khả năng thanh toán nếu quá trầm trọng có thể dẫn đến rủi ro phá sản do không có khả năng chi trả, do đó cần phải có biện pháp phòng ngừa từ sớm, nếu để tình trạng khả năng thanh toán tiếp diễn mà không có biện pháp khắc phục thì sẽ đến lúc không cứu vãn được nữa. Như đã phân tích ở phần hai ta thấy rằng tuy khả năng thanh toán của công ty tuy không chịu rủi ro mất khả năng thanh toán nhưng các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của công ty còn ở mức thấp chỉ mới xấp xỉ bù đắp nợ nên điều này phải được cải thiện.
Do đó, để cải thiện các chỉ tiêu này công ty cần sử dụng các biện pháp để nâng cao khả năng thanh toán nhanh và tức thời bằng việc quản lý tiền mặt một cách có hiệu quả, cụ thể là công ty cần phải quyết định xem cần phải tồn quỹ bao nhiêu để có thể đáp ứng khả năng thanh toán nhanh mà lại hiệu quả.
Vì việc quyết định tồn quỹ liên quan đến việc đánh đổi giữa chi phí cơ hội do
giữ quá nhiều và chi phí giao dịch do giữ quá ít tiền mặt. Việc quyết định xem cần tồn quỹ tiền mặt bao nhiêu cũng rất quan trọng trong các trường hợp như:
nhằm đáp ứng các nhu cầu giao dịch hàng ngày, nhằm duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu chi tiêu khi có những biến cố bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động thu chi của công ty…
Bên cạnh đó khi công ty gặp khó khăn về tài chính buộc phải trả nợ chậm hơn, phải vay thêm từ ngân hàng…thì công ty phải đảm bảo rằng khoản nợ vay ngắn hạn không được tăng nhanh hơn tài sản ngắn hạn vì khi đó chỉ tiêu khả năng thanh toán sẽ giảm và điều này có thể đưa công ty đến tình thế khó khăn
- Quản lý hàng tồn kho
Đặc điểm hàng hoá của công ty là các sản phẩm gạch ngói dễ bị giảm chất lượng trong điều kiện thời tiết không thuận lợi, chi phí bảo quản, lưu kho và vận chuyển là khá cao. Do đó, để cải thiện số vòng quay hàng tồn kho, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho cũng như giảm các chi phí liên quan công ty cần phải có biện pháp quản lý hàng tồn kho tốt. Bằng các biện pháp như:
Quản trị chi phí tồn kho: xem các khoản chi phí liên quan đến tồn trữ hang hoá như chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí hao hụt mất mát, mất giá trị do hư hỏng…
Xác định lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu, tránh việc tồn kho vượt mức hoặc không đáp ứng nhu cầu: cần phải xác định định mức tồn kho tối ưu, báo cáo khi tồn kho vượt qua/thấp hơn mức an toàn; họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng - sản xuất - tồn kho để có những báo cáo chính xác về tình hình HTK.
Xử lý hàng tồn kho chậm lưu chuyển: thường xuyên theo dõi, báo cáo tuổi hàng tồn kho, theo dõi vòng quay hàng tốn kho và báo cáo về hàng tồn kho chậm lưu chuyển để có các biện pháp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.
- Xây dựng kế hoạch dự trữ
Công ty hiện chưa có một kế hoạch dự trữ HTK cụ thể, nên cơ sở cho việc lập kế hoạch mua hàng là chưa chắc chắn. Vì vậy cần xây dựng một kế hoạch dự trữ HTK một cách hợp lý thông qua mức dự trữ bình quân như sau:
Mức dự trữ bình quân = Mức dự trữ thấp nhất + Mức dự trữ cao nhất
2 Trong đó:
Mức dự trữ thấp nhất là mức dự trữ tối thiểu mà công ty phải có trong kho để tránh tình trạng thiếu hàng để bán.
Mức dự trữ cao nhất là mức dự trữ tối đa mà công ty mong muốn và có thể dự trữ. Sau khi đã tính được mức dự trữ bình quân, ta xác định mức dự trữ HTK cuối quý IV/2009 thông qua kiểm kê để xác định được mức dự trữ cuối quý I/2010 như sau:
Mức dự trữ bình quân =
Mức dự trữ đầu kỳ + Mức dự trữ cuối kỳ
2
Giả sử kết thúc Quý IV/2009, Công ty kiểm kê mặt hàng thép vằn biết được mức tồn tại thời điểm này là 1.000 tấn. Công ty dự tính chỉ có thể dự trữ gạch ngói cao nhất là 80% nhu cầu tiêu thụ tháng sau, lượng thép tiêu thụ trung bình trong tháng chỉ đáp ứng được 25% nhu cầu tiêu thụ của tháng
Bảng 3.4: Kế hoạch dự trữ hàng tồn kho KẾ HOẠCH DỰ TRỮ HÀNG TỒN KHO
Quý I/2011- Mặt hàng: Gạch 600x600
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Nhu cầu tiêu thụ dự kiến (1) 4.000 4.500 5.000
Mức dự trữ thấp nhất
(25% nhu cầu tiêu thụ của tháng)
(2) 1000 1.125 1.250
Mức dự trữ cao nhất
(80% nhu cầu tiêu thụ tháng sau) (3) 3.600 4.000 4.160 Mức dự trữ bình quân (4)=[(2)+(3)]/2 2.300 2.563 2.705
Mức dự trữ đầu tháng (5) 1.000 3600 1.526
Mức dự trữ cuối tháng (6)=2*(4)-(5) 3.600 1.526 3.884
Từ các kế hoạch dự trữ được lập ra cho từng nhóm hàng, Công ty tổng hợp lại thành kế hoạch dự trữ cho tất cả các mặt hàng, và cho các quý tiếp theo, cho cả năm.
- Quản lý khoản phải thu
Trong quá trình hoạt động để góp phần gia tăng năng lực cạnh tranh, tăng doanh thu và lợi nhuận nhiều khi công ty phải bán chịu hàng hoá. Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực là giúp tăng doanh thu thì doanh nghiệp lại găp phải rủi ro trong việc thu hồi nợ đồng nghĩa với số vòng quay của nợ phải thu có thể xấu đi. Hiện tại, công ty cũng có các hình thức bán trả chậm là bán trả chậm có bảo đảm thanh toán và bán trả chậm bằng hình thức tín chấp. Tuy nhiên, hiệu quả của các hình thức này là chưa cao ví trong những năm qua tỷ lệ nợ khó đòi của công ty vẫn có tỷ lệ cao. Do đó, công ty cần có các biện pháp đánh giá bán nợ và mức bán nợ hợp lý.
Chính sách chiết khấu thanh toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng chính sách bán hàng với thời hạn bán chịu là 30 ngày và không áp dụng chính sách chiết khấu. Để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ phải thu, giảm chi phí thu tiền và nợ khó đòi thì công ty có thể sử dụng đến chính sách chiết khấu thanh toán. Tuy nhiên, khi áp dụng chính sách này cần chú ý một số điều như:
+ Xác định thời gian hợp lý hưởng chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu phù hợp sao cho linh hoạt đối với từng đối tượng khách hàng khác nhau.
+ Khi tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì thông thường tỷ lệ chiết khấu thanh toán càng cao để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, tránh rủi ro thu hồi vốn, tăng khả năng thanh toán.
+ Khi tỷ lệ chiết khấu được áp dụng sẽ kích thích khách hàng mua hàng nhiều hơn. Nhưng một tỷ lệ chiết khấu được xem là hợp lý khi nó có tác dụng rút ngắn số vòng quay khoản phải thu khách hàng xuống, khi đó công ty sẽ tiét kiệm được chi phí vốn đầu tư vào các khoản phải thu, nếu phần tiết kiệm này lớn hơn phần giảm giá thì coi như chính sách chiết khấu có tác dụng.
Hiện nay công ty đang áp dụng chính sách bán hàng với thời hạn bán chịu 30 ngày và không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Gỉa sử trong năm 2011 công ty muốn cấp chiết khấu cho khách hàng với điều khoản là bán
trả chậm trong 30 ngày, nếu khách hàng thanh toán sớm trong vòng 5 ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu 5%. Với sự thay đổi này ước tính doanh thu sẽ tăng 10% và tỷ lệ nợ khó đòi giảm đi 2%. Và dự kiến sẽ có 40% khách hàng thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu và khi đó số ngày một vòng quay khách hàng sẽ được cải thiện là 13 ngày. Doanh thu năm 2011 ước tính đạt được (không áp dụng chính sách chiết khấu) 1.142.000.000.000 đồng
Bộ phận kế toán công ty ước tính tỷ lệ chi phí biến đổi chiếm trong doanh thu là 50% và thu hồi các khoản phải thu chiếm 2%/doanh thu. Và giả sử các chỉ tiêu này không thay đổi khi ta thay đổi chính sách chiết khấu.
Số dư nợ khó đòi tính đến ngày 31/12/2009 là 4.310 tỷ đồng. Tỷ lệ nợ khó đòi năm 2009 trong tổng khoản phải thu là 5,872% và trong tổng tài sản là 1,629%.
Ước tính tỷ lệ nợ khó đòi trong tổng tài sản khi áp dụng chính sách mới là 1.5%.
Bảng 3.5 : Phân tích quyết định cấp chiết khấu cho khách hàng trong năm 2011
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011
1.Chi phí sử dụng vốn chủ sở hữu 11%
2. Chi phí sử dụng nợ sau thuế 5,133%
3. Chi phí sử dụng vốn 7,611%
4. Doanh thu bình quân một ngày 3.172.222.222 3.489.444.444 5. Chi phí sử dụng vốn bình quân ngày 0,0211%
6. Kỳ thu tiền bình quân 19 14
7. Giá trị hiện tại của doanh thu có chiết khấu 0 1.304.719.820 8. Giá trị hiện tại của doanh thu không chiết khấu 3.108.061.558 2.056.175.564 9. Chi phí kinh doanh (phần chi phí biến đổi) 1.586.111.111 1.744.722.222 10. Chi phí quản lý bán chịu và thu tiền (phần chi phí
biến đổi) 63.257.209 69.582.929
11. Giá trị hiện tại ròng của doanh thu bq ngày 1.458.693.239 1.546.590.233 12. Chênh lệch giá trị hiện tại ròng của DT bq ngày 87.896.994
Thông qua kết quả phân tích ở trên ta thấy rằng, trong năm 2011 nếu công ty áp dụng chính sách chiết khấu như trên thì tác động ròng mỗi ngày
thu được 417.770.658 đồng, bên cạnh đó số vòng quay nợ phải thu cũng được cải thiện. Với phần doanh thu ròng tăng thêm như vạy trong năm 2011 công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu 5% cho khách hàng thanh toán sớm trong vòng 5 ngày đầu với thời gian trả chậm là 30 ngày.
Đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ là việc cung cấp thông tin cần thiết về khoản phải thu để khác hàng xác nhận vào biên bản đối chiếu công nợ số tiền hàng còn nợ công ty tại thời điểm xác định, là cơ sở để công ty thu nợ khách hàng và cũng là cơ sở để khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với công ty. Việc đối chiếu công nợ nếu không thực hiện tốt thì không những quản lý công nợ không tốt, tạo ra tiêu cực mà còn ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của công ty, gây rủi ro lớn cho công ty về mặt tài chính. Một số lưu ý trong việc đối chiếu công nợ khách hàng:
Kế toán của công ty có thể dựa vào bảng tổng hợp phải thu khách hàng được lập theo từng tháng để lập nên bảng tổng hợp tình hình phải thu đối với những khách hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán chậm…dựa vào hoá đơn bán hàng và chính sách bán hàng với khách hàng với hạn mức bán chịu đã được phê duyệt cho khách hàng. Bảng tổng hợp tình hình phải thu của khách hàng chưa thanh toán phải chứa các thông tin cơ bản như:
Bảng 3.6 : Bảng tổng hợp tình hình phải thu khách hàng (giả sử vào ngày 31/12/2009)
Khách hàng Số HĐ
Ngày trên HĐ
Số tiền phải thanh toán
Số tiền chưa thanh toán
Hạn mức
thanh toán Ghi chú Cty XDCT 623 1/07/2009 2.250.000.000 1.500.000.000 1/10/2009 Qúa hạn Hà Ngọc Thanh 2/11/2009 59.000.000 35.000.000 19/11/2009 Qúa hạn Cty CPXD 71 25/11/2009 2.650.000.000 1.632.000.000 25/2/2010 Còn ….ngày Lê An 28/12/2009 45.000.000 30.000.000 15/01/2010 Còn … ngày
… … …
Tổng cộng
Từ bảng tổng hợp trên kế toán có thể xem xét được tình hình cụ thể của các khoản phải thu khách hàng, sau đó tổng hợp nên bảng theo dõi chi tiết các khoản phải thu quá hạn, các khoản phải thu trong thời gian tới
Bằng cách phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp để có các biện pháp thích hợp kiểm soát các khoản phải thu
Bảng 3.7 : Phân tuổi công nợ
Khách hàng Địa chỉ
Tổng số tiền phải thanh toán
Mức quá hạn Dưới
30 ngày
Dưới 60 ngày
Dưới 90 ngày
Trên 90 ngày Cty XDCT 623 2.235.926.000 1.500.000.000 950.000.000 250.000.000
Hà Ngọc Thanh 59.000.000 0 35.000.000
CN Miền Nam 2.650.000.000 1.632.000.000 900.000.000 450.000.000 120.000.000
Lê An 45.000.000 30.000.000
… …
Tổng cộng … … … … …
Bảng 3.8 : Thủ tục thu hồi nợ quá hạn
Thời hạn Hoạt động cần thiết
15 ngày sau khi hết hạn Gửi thu kèm theo hóa đơn nhắc thời hạn và giá trị yêu cần thanh toán
30 ngày sau khi hết hạn Gửi thư gửi thông tin hóa đơn, gửi thông báo nếu không thanh toán trong 10 ngày thì hủy giá trị tín dụng đã thiết lập.
60 ngày sau khi hết hạn Gọi điện khẳng định lại
75 ngày sau khi hết hạn Gửi thư thông báo hủy bỏ giá trị tín dụng, nếu khoản nợ quá lớn thì thông báo sẽ đòi nợ bằng luật pháp.
90 ngày sau khi hết hạn Đưa vào khoản nợ khó đòi hoặc đòi bằng pháp luật
Khi phát sinh những khoản nợ quá hạn, công ty cần theo dõi những khoản nợ này và xây dựng cụ thể chính sách thu hồi nợ trong đó bao gồm các biện pháp cụ thể cần áp dụng cho các khoản nợ quá hạn theo các mức thời gian cụ thể. Các biện pháp thu hồi nợ được áp dụng sao cho nâng cao hiệu quả công tác thu hồi nợ, số tiền thu hồi là lớn nhất, chi phí thu hồi là nhỏ nhất và giảm thiểu rủi ro làm mất uy tín khách hàng trong tương lai.
Bên cạnh việc phân tích các tuổi nợ và đánh giá, rà soát công nợ, công ty cần phải phân tích hiệu quả khách hàng. Nghĩa là, trrên cơ sở của các phân tích trên công ty sẽ xác định đâu là khách hàng mà công ty cần phải chăm sóc tốt và mở rộng chính sách bán nợ, đâu là khách hàng mà công ty cần phải hạn chế giao dịch thậm chí là không giao dịch. Để phân tích hiệu quả khách hàng, công ty nên sử dụng các báo cáo phân tích doanh thu, lãi gộp đóng góp của từng khách hàng. Những khách hàng thường xuyên có giá trị lãi gộp và tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu thấp, hoặc âm thì công ty nên thanh lọc và tập trung đầu tư vào các khách hàng có tỷ suất lãi gộp/doanh thu thuần cao, hoặc bắt đầu với các khách hàng mới.