CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN - MÔ HÌNH LÝ THUYẾT
1.2. CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.2.4. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán
Qua tham khảo phương pháp đánh giá của Trung tâm đánh giá phần mềm kế toán thuộc Đại học Texas Arlington của Mỹ, phương pháp đánh giá của K2 Entersprise, doanh nghiệp tư vấn và đại lý phân phối phần mềm kế toán rất uy tín thuộc tiểu bang Los Angeles, hoặc hướng dẫn của Ủy ban công nghệ thông tin thuộc Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tác giả tổng hợp và đưa ra một số tiêu chí đánh giá như sau:
- PMKT thiết kế có phân loại quy mô doanh nghiệp hay không?
- Về kỹ thuật được xem xét tổng quan về một số chức năng cơ bản: khả năng lập báo cáo kế toán, khả năng vận dụng các phương pháp khấu hao tài sản cố định, khả năng hạch toán đa tiền tệ, khả năng quản lý hàng tồn kho, khả năng hoạch định sản xuất.
- PMKT được phát triển và vận hành trong môi trường nào?
- Kiểm soát dấu vết dữ liệu: phương pháp kết chuyển dữ liệu, dấu vết kiểm soát, sự kết nối các dữ liệu từ các mô-đun khác nhau.
- Kiểm soát nội bộ: vấn đề bảo mật (password, kiểm soát nhập liệu, lưu trữ dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu).
- Khả năng lập sổ và báo cáo kế toán của phần mềm.
Theo Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), “Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán” Khoa học Công nghệ [8] và Ahmad A. Abu-Musa (2005), “The Determinates Of Selecting Accounting Software: A Proposed Model”, The review of Business imformation systems, đã trình bày một số tiêu chí quan trọng đánh giá chất lượng phần mềm kế toán;
Tuân thủ các quy định về chế độ kế toán Việt Nam: đây là tiêu chí bắt buộc lựa chọn PMKT tại Việt Nam. PMKT trước hết phải hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. PMKT
được thiết kế phải đảm bảo tập trung lập và in các chứng từ trên máy, sử dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán, các phương pháp kế toán và lập báo cáo kế toán theo quy định hiện hành. Thực tế hiện nay các cơ chế chính sách về kế toán chưa thật sự ổn định, luôn có sự thay đổi nên PMKT tốt phải có khả năng cho phép người sử dụng tự điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung khi có những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính như thay đổi phương pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có, không hoàn toàn lệ thuộc vào công ty sản xuất phần mềm.
Đảm bảo sự chính xác của số liệu kế toán
- Phải cho phép kiểm soát quá trình nhập liệu: phần mềm thiết kế tốt phải có khả năng cảnh báo, phát hiện và ngăn chặn các sai xót trong quá trình nhập liệu như trùng số liệu, số liệu không đúng định dạng báo cáo, kiểm tra tính hợp lý (ví dụ kiểm tra ngày bán hàng phải trước hoặc bằng ngày nhập liệu), kiểm tra tính có thực (kiểm tra mã khách hàng, mã vật tư đã tồn tại hay chưa), kiểm tra giới hạn dữ liệu (ví dụ số lượng hàng xuất không vượt quá tồn kho hiện tại, ghi nhận nợ khách hàng không vượt quá hạn mức tính dụng…).
Một hệ thống tốt cũng thông báo cho người dùng số lượng cao bất thường hoặc đơn giá cho một số loại mặt hàng và cung cấp sự lựa chọn hợp lệ cũng với tin nhắn thông báo [7, tr. 12].
- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm: trong hệ thống máy tính một số nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động và không lưu lại phê duyệt trên chứng từ. Trường hợp này có thể hiểu nhà quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi thiết kế chương trình. Do đó, PMKT tốt phải có nội dung biện pháp, các thủ tục cho phép xét duyệt các nghiệp ngay trên phần mềm.
- Phải tự động xử lý các bút toán trùng:
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, có nhiều nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến đồng thời hai loại chứng từ, được lập hoặc xử lý bởi hai phần hành kế toán khác nhau sẽ phát sinh những cặp bút toán trùng. Ví dụ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như nộp tiền vào ngân hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi đồng thời kế toán TGNH sử dụng giấy báo nợ để hạch toán vào sổ kế toán; các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt/TGNH….
Qua nghiên cứu các phần mềm kế toán thông dụng ở Việt Nam hiện nay và khảo sát tình hình sử dụng tại các doanh nghiệp, có thể nhận thấy 5 phương pháp sử lý bút toán trùng phỗ biến nhất.
PA1: Chỉ cập nhật vào PMKT một trong hai loại chứng từ.
PA2: Cập nhật vào PMKT cả hai chứng từ, nhưng chỉ định khoản trên một chứng từ.
PA3: Chỉ cập nhật vào PMKT một trong hai loại chứng từ, PM sẽ tự động tạo ra chứng từ còn lại.
PA4: Sử dụng tài khoản trung gian.
PA5: Sử dụng kết hợp các phương án trên
Ngoài ra còn đề xuất phương án xử lý bút toán trùng theo thứ tự ưu tiên [7, tr. 32].
Yêu cầu đặt ra đối với PMKT có chất lượng là phải xây dựng các cách thức xử lý các bút toán trùng sao cho vừa giải quyết tốt vấn đề trùng lắp trong hạch toán tổng hợp vừa phải đảm bảo cung cấp đầy dủ thông tin chi tiết, đồng thời thuận tiện cho kế toán các phần hành trong khâu nhập và kiểm soát dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm mình phụ trách.
Tính mở: DN có thể khai báo bổ sung, hiệu chỉnh các thông tin
- Cho phép khai báo đầy đủ thông tin của DN: một PMKT được thiết kế tốt thường cho phép khai báo các thông số sau: tên DN, địa chỉ, số điện thoại,
mã số thuế, mã tài khoản, tên giám đốc, kế toán trưởng, các định dạng chữ số… được khai báo trước những đặc điểm riêng trước khi đưa vào sử dụng.
Các nội dung này sẽ được thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo mà doanh nghiệp in ra trong quá trình sử dụng phần mềm.
- Cho phép lựa chọn các phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện của DN: một PMKT tốt cho phép lựa chọn và khai báo các phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện của DN như phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp khấu hao TSCĐ, phương pháp tính giá thành, hình thức sổ kế toán…
Mỗi DN, tổ chức có các hình thức kinh doanh khác nhau và trong tương lai có thể thay đổi, bổ sung các hình thức kinh doanh khác hiện tại hoặc để phục vụ cho mục tiêu của các DN nên có những thay đổi về các cách thức hạch toán, phương pháp tính khấu hao, tính giá…nên một PMKT tốt là phần mềm cho phép lựa chọn và khai báo các phương pháp để phục vụ cho mục đích, yêu cầu của DN.
- Cho phép chỉnh sửa báo cáo:
Với PMKT các báo cáo có khả năng chỉnh sửa các định dạng hiện tại hay không? Một số PMKT cũng cho phép người dùng thay đổi font chữ, thêm đường và thêm hình ảnh đồ họa, chẳng hạn như thêm biểu tượng, logo của Công ty lên trực tiếp BCTC. Đây là loại tùy chỉnh khá phổ biến của các loại PMKT phải đáp ứng được (Collins, 1999; A Musa, 2004).
Theo tính năng này, người dùng có thể tùy chỉnh các hình thức biểu mẫu từ hệ thống kế toán như hóa đơn, phiếu đóng gói. Khả năng này cho phép người dùng chỉnh sửa các định dạng bằng cách thêm thông tin mới vào hoặc sắp xếp lại thông tin trình bày như mong muốn. Ví dụ, khi DN vừa nâng cấp hệ thống PMKT mới, người dùng vẫn có thể điều chỉnh các form in theo hệ thống cũ. Tính năng tùy chỉnh này cho phép người sử dụng điều chỉnh bản in
như vậy để phù hợp với thiết kế cũ và có chứa chính xác những thông tin mà họ mong muốn (Collins, 1999)
- Cho phép khai báo mối quan hệ giữa bộ mã chi tiết và mã tài khoản tổng hợp tương ứng (ví dụ khai báo mối quan hệ giữa TK tổng hợp “Phải thu khách hàng” có mã cố “131” và các đối tượng chi tiết của nó trên danh mục
“khách hàng”), mối quan hệ giữa mã TK tổng hợp và mã các đối tượng chi tiết của nó phải được xác định ngay từ ban đầu.
PM phải đảm bảo kiểm soát khai báo số dư ban đầu cũng như tình hình tại mỗi thời điểm của đối tượng kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: số dư của tài khoản tổng hợp phải bằng số dư của tài khoản chi tiết tương ứng của nó.
- Cho phép DN lựa chọn phương pháp kết chuyển: kết chuyển theo lô hay theo theo thời gian thực đối với từng đối tượng kế toán khác nhau.
Một số phần mềm kế toán hiện nay cho phép tự động kết chuyển chi phí, doanh thu và xác định kết quả khi thực hiện tổng hợp. Tuy nhiên, có nhiều phần mềm không cho phép tự động kết chuyển nên kế toán phải thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí…, hoặc có phần mềm mặc định việc kết chuyển theo một trong hai phương pháp (kết chuyển theo lô/theo thơi gian thực). Một phần mềm mềm tốt là phần mềm cho phép tự động kết chuyển và có cả hai phương pháp kết chuyển để DN lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.
- Cơ sở dữ liệu kế toán phải được thiết kế một cách khoa học.
- Cho phép in toàn bộ sổ kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ theo hình thức sổ kế toán được lựa chọn cũng như cho phép người sử dụng thiết kế mẫu báo cáo tài chính theo các mức độ chi tiết khác nhau của các chỉ tiêu.
Mức độ tự động hóa cao
Mức độ tự động hóa của PMKT thể hiện ở khả năng phần mềm tự động xử lý, hạch toán, kết chuyển, lập báo cáo tài chính và lưu trữ số liệu trên cơ sở
tuân thủ các quy trình và phương pháp kế toán quy định. Tính tự động hóa PMKT còn thể hiện ở khả năng cho phép người sử dụng tự khai thác các thông tin cần thiết để lập các báo cáp kế toán quản trị như báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo tình hình công nợ khách hàng theo thời hạn nợ, báo cáo tình hình tồn kho…trên cơ sở khai báo các yêu cầu về thông tin cho người quản lý [8].
Phần mềm kế toán có thể cảnh báo các nhà quản lý bằng cách gửi e-mail báo động về các các khoản nợ quá hạn của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay ngày đáo hạn nợ... Abu Musa, 2005. Phần lớn các phần mềm có tổ chức theo dõi các khoản nợ khách hàng, các hợp đồng mua bán giữa các bên, trong đó có điều khoản thanh toán (thời gian, số tiền, chiết khấu, tính lãi quá hạn) nhưng phần lớn các phần mềm không có chức năng nhắc nhở thời gian thanh toán các khoản nợ và tự động tính lãi hay chiết khấu. PMKT tốt là phần mềm phải thực hiện được các chức năng đó.
Nhiều sản phẩm phần mềm kế toán có khả năng cảnh báo người dùng để xác định trước điều kiện tài chính. Với tính năng như vậy một giám đốc tài chính (CFO) có thể tạo ra các tính toán đơn giản mà các phần mềm kế toán liên tục so sánh với một giá trị đặt trước (Abu Musa, 2005). Ở các phần mềm ở Việt Nam chưa làm được điều đó, tuy nhiên có hỗ trợ một số chức năng như cho biết các tỷ số tài chính và so sánh giữa các kỳ và cho phép người dùng khai thác các thông tin cần thiết (sắp xếp, lọc…) để lập các báo cáo Kế toán quản trị.
Tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu: để phòng ngừa việc sửa đổi, đánh cắp dữ liệu mà không để lại dấu vết có thể thấy được, PM tốt phải cho phép giới hạn quyền truy cập thông qua phân quyền sử dụng.
- Sử dụng mật khẩu: để xác nhận đúng người sử dụng, mỗi nhân viên sẽ được cấp một tên truy cập cùng với mật khẩu của họ và hệ thống chỉ cho phép truy cập những tên đúng với mật khẩu đã đăng ký.
- Khóa bàn phím: kỹ thuật tự động khóa bàn phím có thể làm cho bộ điều khiển máy tính không hoạt động nhằm ngăn chặn được sự truy cập khi người sử dụng rời khỏi máy tính nhưng có thể vô tình chưa thoát khỏi hệ thống.
- Sử dụng hộp lưu để lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến việc truy cập vào hệ thống. Hộp lưu chính là nhật ký truy cập, cho thấy lịch sử truy cập:
thời gian, mã của người truy cập, loại yêu cầu hay một phương thức dữ liệu được yêu cầu hay được truy cập (nếu truy cập thành công). Đây là căn cứ để truy tìm những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống.
Dễ sử dụng và linh hoạt:
PMKT sử dụng ngôn ngữ TiếngViệt, có giao diện những hình ảnh trực quan sinh động, dễ hiểu, dễ truy cập, gần gũi với công việc hằng ngày của nhân viên kế toán, vè dễ tìm kiếm các loại chứng từ, báo cáo…theo thời gian, mã chứng từ, loại chứng từ, đồng thời có thể truy vấn ngược từ các báo cáo về chứng từ.
Ứng dụng các tính năng web:
PMKT không nên yêu cầu cao về kỹ thuật nhưng cần phải ứng dụng các công nghệ hiện đại để tạo thuận lợi cho người sử dụng, ví dụ cho người dùng nhập liệu online qua mạng, có thể thao tác trên nhiều cửa sổ khác nhau, vừa nhập liệu vừa xem báo cáo, cho phép xuất dùng một phần hay toàn bộ báo cáo ra các dạng file dữ liệu như Word, excel, PDF…[8].
PMKT cũng nên hỗ trợ các báo cáo về thương mại điện tử, chuyển tiền điện tử, các yêu cầu về thuế, tỷ giá hối đoái và nhiều phương pháp chuyển tỷ giá cũng như khả năng dịch sang ngôn ngữ khác (Soukup, 2000; Mattingly, 2001; Deshmukh và Romine, 2002; Abu Musa, 2004). Nhu cầu này rất cần thiết khi doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, và mở rộng thị trường. Nhưng đa số hiện nay các DN vừa và nhỏ tại Việt Nam tính năng này ít được sử dụng và hầu như các yêu cầu này PMKT tại Việt Nam chưa được sử dụng thiết kế áp
dụng. Tuy nhiên vẫn có một số tính năng như xử lý chênh lệch tỷ giá và có hỗ trợ ngôn ngữ nước ngoài, đặc biệt là khả năng kết nối trực tuyến với ngân hàng để lấy sổ phụ để thuận tiện cho công tác kế toán ngân hàng.
Điều tra của Deloitte & Touche top 10 tiêu chuẩn chọn PMKT là tính năng đáp ứng được yêu cầu trong tương lai. Khái niệm này khá mơ hồ vì có vô vàng những yêu cầu mà người sử dụng muốn và do điều kiện kinh tế cũng như các chế độ kế toán thay đổi thì việc đáp ứng rất khó. Các nhà cung cấp phần mềm tốt cập nhật phần mềm của họ thường xuyên. Tính cập nhật mới được thể hiện qua: giao diện đẹp hơn, có nhiều mô-đun phục vụ cho công việc hơn, các báo cáo được đẹp hơn, và đặc biệt là phiên bản mới phải khắc phục được các thiếu xót, hạn chế của phiên bản cũ [23].
Tính liên kết liên hoàn và tương thích với các phần mềm khác
PMKT phải có tính liên kết, đảm bảo có thể nối mạng LAN hoặc mạng WAN và máy chủ phải kiểm soát được toàn bộ hoạt động của các máy khác.
Ngoài ra hiện nay, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ về nguồn lực thông tin, PMKT được thiết kế có khả năng tích hợp với các phần mềm của các hệ thống chuyên chức năng như phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý hoạt động bán hàng, quản lý hàng tồn kho…trong toàn doanh nghiệp, tiến đến hình thành hệ thống thông tin tổng thể.
Hệ thống hoạch định tổng thể một phần mềm trung gian (middleware), cho phép tích hợp, kết nối các thành phần ứng dụng trong hệ thống. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể được triển khai để khắc phục những hạn chế do sự hoạt động riêng rẽ của các phần mềm ứng dụng trong tổ chức, đặc biệt tự động khớp nối quy trình nghiệp vụ ở các khâu chuyển đổi dữ liệu từ phi cấu trúc sang có cấu trúc. Hệ thống thông tin tổng thể cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết cho hệ thống thông tin dựa trên nền tảng web (Bộ thông tin và truyền thông).