CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PLUS
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
2.2.3. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh của nhà hang là phục vụ ăn uống, tiệc cưới, hội nghị, tiệc lưu động nên nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp là rất nhiều, số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều nên phương pháp hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu phù hợp nhất là phương pháp số dư.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho
- Vì đặc thù của ngành dịch vụ ăn uống nên những đồ khô, gia vị, đồ uống các loại đƣợc nhập kho, còn lại sẽ nhập xuất thẳng không qua nhập kho.
- Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi nhận đƣợc phiếu đề xuất mua hàng của bộ phận bếp và kho đã đƣợc giám đốc phê duyệt, phòng kế toán sẽ tiến hành các thủ tục mua bán. Các bước nhập kho được tiến hành như sau :
- Các bước nhập kho:
Kế toán vật tƣ đề nghị nhập kho
Kế toán công nợ lập phiếu thành 3 liên
Bếp trưởng ký phiếu nhập kho, giữ lại một liên và chuyển cho thủ kho.
Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lƣợng thực nhập, nếu chính xác thì ký vào PNK, ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán. Nếu có chênh lệch thì chuyển cho kế toán xử lý rồi tiến hành nhập kho.
Kế toán kiểm tra trên PNK, nếu đủ thông tin ghi sổ và lưu một liên, một liên dùng để thanh toán giao cho nhà cung cấp.
- Thủ tục mua nguyên vật liệu:
Lấy báo giá các nhà cung cấp
Lập biên bản phê duyệt giá nhằm đƣa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp
Liên hệ với nhà cung cấp, lập hợp đồng giữa hai bên.
- Các chứng từ cần thiết:
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn mua hàng
Biên bản thanh lý hợp đồng
Phiếu nhập kho
- Ví dụ về quá trình thu mua NVL đầu vào của công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus:
Bếp trưởng định lượng chi tiết món ăn
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490
Việc chế biến món ăn phục vụ thực khách cũng căn cứ bám sát định lƣợng này
Số lƣợng đặt mua nguyên vật liệu chế biến đƣợc kiểm soát tốt hơn khi có định lƣợng này.
Thiết lập quy trình thu mua nguyên vật liệu chế biến đƣợc kiểm soát tốt hơn khi có định lƣợng, tránh thất thoát lãng phí.
Thiết lập quy trình thu mua, chế biến và bảo quản đông lạnh.
Thiết lập quy trình kiểm tra giám sát hàng tồn.
Những mặt hàng này nếu lấy siêu thị thì sẽ có hóa đơn GTGT hoặc các cửa hàng thì có hóa đơn bán hàng thông thường.
Những mặt hàng không có hóa đơn do thu mua trực tiếp của cá nhân thì lập bảng kê thu mua hàng ngày.
Bộ phận thu mua phải liên hệ với các nhà cung cấp.
Vì đặc thù của ngành này nên thực phẩm tươi sống mua về chế biến luôn do đặc tính sinh học và lý hóa nên thường kiểm kê theo phương pháp định kỳ hàng ngày.
Việc thiết lập định lượng và menu tương quan chặt chẽ nhau khăng khít định kỳ 1-2-3 tháng thì lặp lại 1 lần để kịp thay đổi theo thời giá nguyên vật liệu đầu vào.
Thông thường cost phí chiếm khoảng 25% doanh thu.
- Ví dụ: Ngày 08/02/2018 khách đặt 12 mâm 6; 350.000/ khách. Dựa theo menu khách chọn, bếp trưởng đề xuất thực phẩm cần mua và định lượng món ăn để kế toán tính cost và đƣa lên cho Giám đốc xét duyệt. Sau khi đã đƣợc xét duyệt, kế toán vật tƣ sẽ gọi điện cho nhà cung cấp để gọi hàng.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.2. Phiếu đề nghị mua hàng
Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Bộ phận đề xuất: Bếp
Người đề xuất: Chu Quang Quân
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Số
lƣợng
Đơn giá Thành tiền
1 Ức gà Kg 2.5 50.000 125.000
2 Cua gỡ Kg 1 250.000 250.000
3 Tôm lớp Kg 1.5 160.000 240.000
4 Mực mai Kg 1.5 230.000 345.000
5 Cá diêu hồng Kg 12 85.000 1.020.000
6 Gà ta loại 1.7 kg Kg 17 85.000 1.445.000
7 Giò sống Kg 3.5 75.000 262.500
8 Nấm xòe Kg 3.5 18.000 90.000
9 Cải thảo Kg 10 15.000 150.000
10 Khoai tây Kg 15 14.000 210.000
11 Khoai lang Kg 10 25.000 250.000
12 Củ cải Kg 12 12.000 144.000
………. ….. ……. ………... ………….
Tổng × × × 5.623.000
Ngày 08 tháng 02 năm 2018 Người đề nghị Kế toán vật tư Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)
- Đối với rau củ quả, thực phẩm tươi sống thường sẽ nhập khi có tiệc nên sẽ xuất thẳng ra bếp, không nhập kho, nếu thừa thì bảo quản trong tủ lạnh của bếp:
- Khi nhận đƣợc hóa đơn của nhà cung cấp do bếp gửi lên, kế toán công nợ tiến hành nhập vào phần mềm kế toán theo các bước sau: Vào phần mềm -> Cập
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 nhật số liệu phát sinh -> Phiếu nhập mua xuất thẳng -> Mã khách : Ghi mã số thuế -> Diễn giải -> Ngày tháng phát sinh -> Số chứng từ: Phần mềm tự động nhảy ->Nhập mã hàng -> Mã kho: KNVL -> Từ đó phần mềm sẽ tự tính tổng cộng số tiền.Sau đó ấn “in” thành 3 liên cho bếp giữ một liên, một liên chuyển kho thủ kho, một liên lưu lại.
Hạch toán trên phần mềm:
Nợ TK: 152 Có TK: 331
Bảng 2.3. Phiếu nhập mua xuất thẳng trên phần mềm
- Đối với bia rƣợu, đồ khô :
Đối với đồ khô và các loại nước uống: rượu, bia, nước ngọt…là mặt hàng tồn kho nên mua về nhập kho.
Tổ chức công tác kho bảo quản thật tốt.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490
Thiết lập định mức hàng tồn kho tối thiểu và tối đa căn cứ vào vòng quay của hàng tồn để lập.
Mặt hàng bán chạy đƣợc ƣu tiên, mặt hàng ùn ứ thì lấy số lƣợng ít.
Số lƣợng tồn – Số lƣợng xuất.
Định kỳ kiểm tra đối chiếu tồn sổ sách với kho: tuần, tháng, quý, năm.
Hàng nhập vào thủ kho phải kiểm tra Date sử dụng để tránh nhà cung cấp đại lý đƣa hàng gần hết hạn sử dụng.
- Ví dụ: Ngày 12/02/2018 Nhập mua đồ uống để phục vụ tiệc
Nước cam ép lon: 10 thùng = 240 lon
Nước coca lon 330 ml: 10 thùng = 240 lon
Tại ngày 12/02/2018 Khi nhận được hóa đơn nhập nước cam ép: 240 lon và nước coca lon: 240 lon do thủ kho tổng hợp lại ta có quy trình nhập liệu như sau:
Kế toán đăng nhập vào phần mềm, vào cập nhật dữ liệu phát sinh -> cập nhật mua hàng -> Phiếu nhập mua hàng -> Khai báo các thông tin về nhà cung cấp, ngày, tháng chứng từ, ngày tháng ghi sổ, mục hàng hóa ghi mã hàng “CAMEP02” và
“COCA01”, phần mềm sẽ tự động ra tên hàng hóa, nhập số tiền, mục hóa đơn thuế ghi số hóa đơn, mẫu hóa đơn, số hiệu, ngày hóa đơn, mã khách, mã số thuế, tiền hàng, mã thuế, phần mềm sẽ tự động tính số thuế -> ấn “lưu”. Từ đây,phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 152.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.4. Hóa đơn GTGT nhập đồ uống
Chi cục thuế: Thành phố Hà Nội Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/14P Liên 2: Giao khách hàng Số : 0000571 Ngày 12 tháng 02 năm 2017
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH nước giải khát Coca – Cola Mã số thuế: 0300792451 Số tài khoản: 21110000397532 Địa chỉ: Km 17, Quốc lộ 1A, xã Duyên Thái, huyện Thường Tín, Hà Nội.
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Mã số thuế: 0106588744 Số tài khoản: 051133999812
Địa chỉ: Số 26, ngách 184/75, tổ 23, P. Thanh Lương, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4×5
1 Nước cam ép lon 240 6.133,33 1.472.000
2 Coca lon 330ml lon 240 7.109,12 1.706.190
Cộng tiền hàng: 3.178.190 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 317.819
Tổng số tiền thanh toán: 4.496.009
Số tiền bằng chữ: Bốn triệu bốn trăm chín sáu nghìn không trăm linh chín đồng.
Người mua Thủ quỹ Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.5. Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Mẫu số 01-VT Bộ phận: kho ( Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 02 năm 2018 Số : 277
-Họ tên người giao hàn : Chi nhánh Công ty TNHH nước giải khát Coca – Cola -Theo HĐ số 0119156 ngày 2 tháng 7 năm 2017
-Nhập tại kho: KNVL ST
T
TK nợ
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D E 1 2 3 4
1 156 CAMEP02 Nước cam lon 240 240 6.133,33 1.472.000
2 156 COCA01 Coca
330ml
lon 240 240 7.109,12 1.706.190
Cộng × × × × 3.178.190
-Thuế suất GTGT (VAT): 10%... tiền thuế GTGT ( VAT): 317.819 đồng.
-Tổng cộng tiền thanh toán: 4.496.009 đồng.
-Số tiền bằng chữ : Bốn triệu bốn trăm chín sáu nghìn không trăm linh sáu đồng.
Ngày 12 tháng 02 năm 2018 Người lập phiếu Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 2.2.3.2. Thủ tục xuất kho
- Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để chế biến món ăn, người có yêu cầu (Bếp trưởng) lập phiếu yêu cầu vật tư :
Giám đốc ký duyệt.
Kế toán vật tƣ lập Phiếu xuất kho.
Thủ kho căn cứ vào PXK, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lƣợng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển PXK cho kế toán vật tƣ.
Kế toán kiểm tra dựa vào phiếu xuất kho do thủ kho tổng hợp để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
- Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên :
Liên 1: Lưu lại phòng kế toán
Liên 2: Giao cho thủ kho
Liên 3: Giao cho người nhận hàng
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho có thể đƣợc lập cho một hoặc nhiều NVL khác nhau. Tùy thuộc vào từng kho kế toán phải lập phiếu xuất kho cho phù hợp.
Nếu trong yêu cầu xuất có nhiều NVL tại nhiều kkho khác nhau thì buộc phải viết nhiều phiếu xuất kho cho các NVL đó theo kho quản lý.
Ví dụ: Ngày 13/02/2018 xuất bia Hà Nội, cam ép và coca lon, bia Hà Nội để phục vụ tiệc.
- Bộ phận bàn sẽ lập phiếu đề xuất xuất đồ uống và giao lại cho kế toán vật tƣ.
- Sau khi đƣợc Giám đốc duyệt, Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho để đƣa cho thủ kho căn cứ vào đó xuất cho bộ phận bàn.
- Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho để xuất đúng theo số lƣợng trên phiếu xuất kho, trong lúc phục vụ khách, phát sinh thêm 10 chai bia Hà Nội, bộ phận bàn xuống đề xuất với thủ kho, thủ kho xuất và ghi vào số lƣợng thực xuất và theo dõi trên thẻ kho số lƣợng xuất, tồn và định kỳ đƣa lại cho kế toán vật tƣ.
-
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.6. Giấy đề nghị xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Bộ phận: Bàn
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng
Ghi chú
Yêu cầu Duyệt
1 Bia Hà Nội lon 48 48
2 Cam ép lon 24 24
3 Coca lon lon 24 24
Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2018 Người đề xuất Kế toán vật tư Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.7: Phiếu xuất kho đồ uống
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Mẫu số 02-VT Địa chỉ: Số 26, ngách 184/75, tổ 23b, (Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC Thanh Lương, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 13 tháng 02 năm 2018 Số: 156
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hương Bộ phận: bàn Lý do xuất: Phục vụ tiệc tối ngày 13/02/2018
Xuất tại kho: KNVL
STT Mã hàng Tên nguyên vật liệu
ĐVT Số lƣợng xuất
Số lƣợng nhập lại
Số thực tế xuất kho Yêu
cầu
Thực tế
A B C D 1 2
1 BIAHN01 Bia Hà Nội lon 48 60 10 50
2 CAMEP02 Nước cam ép Maid splash
lon 24 24 2 22
3 COCA01 Coca lon
330ml
lon 24 24 5 19
Cộng 96 96 17 91
Ngày 13 tháng 02 năm 2018 Người nhận Thủ kho Kế toán vật tư (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Định kỳ thủ kho sẽ chuyển lại phiếu xuất kho cho kế toán vật tƣ để nhập vào phần mềm. Các bước nhập vào phần mềm: Vào phần mềm kế toán nội bộ-> chọn cập nhập dữ liệu phát sinh -> cập nhập xuất kho nội bộ -> Phiếu xuất kho nội bộ ->
Điền đầy đủ thông tin (mã giao dịch “4”- xuất cho sản xuất, mã khách “tên công ty”, người nhận hàng, diễn giải) sau đó diền ngày tháng chứng từ, phần mềm tự động ra số phiếu xuất kho, sau đó điền mã hàng hóa “BIAHN01”, “CAMEP02”,
“COCA01”, mã kho, số lượng, kiểm tra lại thông tin sau đó ấn “lưu”.
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, ngay từ đầu niên độ kế toán đã chọn phương pháp tính giá xuất kho, cuối tháng phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho và lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Bảng 2.8. Phiếu xuất kho đồ uống trên phần mềm
- Ngày 13/02/2018 bộ phận bếp cũng đề xuất xuất gia vị, hương liệu, kế toán vật tư căn cứ vào phiếu đề xuất của bộ phận bếp để làm phiếu xuất kho. Các bước xuất kho đƣợc tiến hành nhƣ với xuất kho đồ uống.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.9. Giấy đề nghị xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Bộ phận: Bếp
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus
STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng
Ghi chú
Yêu cầu Duyệt
1 Bơ lạt kg 2 2
2 Hạt nêm Knnor 2kg gói 5 5
3 Nước cốt dừa lon 5 5
4 Nước mắm Nam Ngư
960ml chai 3 3
5 Dầu ăn Cái Lân 18kg thùng 1 1
6 Bột mỳ đa dụng gói 2 2
7 Bột canh Hải Châu kg 30 30
8 Nước tương nhị ca thùng 1 1
9 Gạo tám kg 25 25
Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2018 Người đề xuất Kế toán vật tư Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.10. Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Plus Mẫu số 02-VT Địa chỉ: Số 26, ngách 184/75, tổ 23b, (Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC Thanh Lương, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 13 tháng 02 năm 2018 Nợ: 154 Số: 156
Họ tên người nhận hàng: Chu Quang Quân Bộ phận: bếp Lý do xuất: Phục vụ tiệc tối ngày 15/4/2017
Xuất tại kho: KNVL
STT Mã hàng Tên nguyên vật liệu
ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực tế
A B C D 1 2 3 4
1 BO04 Bơ lạt kg 2 2
2 HNEM01 Hạt nêm từ thịt Knorr
Gói 2 2
3 COTD01 Nươc cốt dừa Hộp 5 5
…… …… …..
9 GAO01 Gạo tám kg 25 25
Cộng × × × × 3.113.142
Ngày 13 tháng 02 năm 2018 Người nhận Thủ kho Kế toán vật tư (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SVTH: Nguyễn Thị Thu Quỳnh MSV: 17A4020490 Bảng 2.11. Phiếu xuất kho gia vị trên phần mềm