CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG BÀI THƠ
3.3 Giải pháp hoàn thiện
3.3.3 Hoàn thiện đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí theo yêu cầu quả trị doanh nghiệp
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp truyền thống trong xác định chi phí sản xuất, đối tượng tập hợp chi phí đang được xác định theo sản phẩm sản xuất tại từng phân xưởng, công ty sử dụng tiêu thức phân bổ liên quan sản lượng sản xuất để phân bổ chi phí sản xuất chung. Thực tế cho thấy, chi phí phát sinh ở nhiều hoạt động khác nhau trong quá trình sản xuất nhưng lại tập hợp chung, sau đó phân bổ theo một tiêu thức thì không chính xác cho các đối tượng chịu chi phí. Bên cạnh đó, chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều nội dung khác nhau, mỗi nội dung phát sinh có đặc điểm khác nhau, có những thành phần không liên quan tới sản lượng sản xuất. Do vậy, nếu áp dụng tiêu thức sản lượng để phân bổ mọi thành phần chi phí sản xuất chung sẽ dẫn đến kết quả phản ánh không chính xác, ảnh hưởng tới quyết định nhà quản trị.
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp xác định chi phí sản xuất sản phẩm dựa trên cơ sở hoạt động (ABC – Activity Based Costing), thì sẽ khắc phục được những yếu điểm của phương pháp trực tiếp. Với đặc thù dây chuyền sản xuất, quy trình sản xuất phức tạp, chi phí phát sinh ở nhiều công đoạn, có những khoản chi phí được quy nạp trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí, nhưng đa số chi phí không thể quy nạp trực tiếp mà phát sinh chung cho nhiều công đoạn, nếu áp dụng phương pháp ABC việc phân bổ chi phí sản xuất chung sẽ chính xác hơn. Đồng thời sẽ không bỏ qua việc phân bổ và quy nạp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó nhà quản trị sẽ có cái nhìn chi tiết về chi phí, giúp doanh nghiệp có được giá thành chính xác hơn.
Khác với mô hình truyền thống, mô hình ABC tập hợp toàn bộ chi phí gián tiếp trong quá trình sản xuất vào từng hoạt động, từ đó phân bổ chi phí theo hoạt động này vào từng sản phẩm theo tiêu thức thích hợp. Khoản chi phí gián tiếp này được phân bổ vào giá thành sản xuất cùng chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
Các bước thực hiện mô hình ABC:
- Bước 1: Nhận diện các chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp trong các đơn vị sản xuất Công ty TNHH vật liệu xây dựng Bài Thơ thường bao gồm chi phí vật liệu, nhân công của công nhân trực tiếp, trong mỗi giờ đối tượng chịu chi phí các khoản chi phí này thường dễ nhận diện và tập hợp thẳng vào đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản xuất sản phẩm. Đối với chi phí liên quan đến người lao động, kế toán nên phân bổ theo tiêu thức lao động, tức là xác định bao nhiêu lao động tham gia vào từng quá trình, giai đoạn sản xuất, sau đó dựa trên thời gian làm việc của họ để tính và phân bổ chi phí. Việc phân loại và tính hệ số phân bổ lao động theo các giai đoạn sản xuất khác nhau sẽ được trợ giúp bởi bộ phận nhân sự. Những công nhân chỉ tham gia sản xuất một loại gạch Granite 300*300 thì chi phí lương, phụ cấp và các khoản chi phí khác liên quan đến công nhân này sẽ được tính toàn bộ vào chi phí sản xuất ra sản phẩm gạch đó.
- Bước 2: Nhận diện các hoạt động.
Nhận diện các hoạt động tạo ra chi phí gián tiếp là vấn đề cơ bản của phương pháp ABC. Theo phương pháp này, mỗi hoạt động thường bao gồm các khoản chi phí có cùng nguồn gốc phát sinh (cost driver). Do vậy phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của mỗi doanh nghiệp có các hoạt động tạo ra chi phí gián tiếp khác nhau. Các hoạt động đó thường xuất phát từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất, vận hành máy, kiểm tra sản phẩm và nghiệm thu...Do vậy mỗi một hoạt động cần tập hợp chi phí riêng, sau đó chọn tiêu thức khoa học phân bổ chi phí vào các đối tượng tính giá thành.
Qua phân tích, thu thập số liệu, các hoạt động chính trong quá trình sản xuất gạch Granite tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Bài Thơ bao gồm:
Lưu trữ nguyên vật liệu: với công việc thường xuyên như nhận nguyên vật liệu, bao bì từ nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho, xuất nguyên vật liệu, bao bì cho các bộ phận sản xuất (kể cả thường xuyên hay khi xuất thiếu cần xuất bổ sung), lập phiếu xuất kho, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, không làm gián đoạn quy trình sản xuất, nhập kho nguyên vật liệu xuất thừa…Công việc này cần 1 quản lý, và 15 nhân viên, 3 nhà kho, máy móc vận chuyển…
Sản xuất gạch thô, chưa mài bóng, phủ màu: dựa trên bài phối nguyên liệu từ ban đầu, sử dụng dây truyền sản xuất tự động, công nhân chủ động bổ sung nước, máy nghiền để có hỗn hợp đưa vào máy ép khuôn để tạo hình.
Hoạt động cưa (cưa đĩa, gangsaw): những sản phẩm gạch thô sẽ được đưa qua máy cưa, cho ra các sản phẩm gạch có những kích thước khác nhau, 300*300, 400*400, 500*500,…
Hoạt động xử lý bề mặt: gạch được mài bóng, tạo hoa văn đáp ứng theo yêu cầu của từng đơn hàng, công nhân điều khiển dây truyền mài bóng để cho ra sản phẩm chất lượng.
Hoạt động cắt quy cách: những đơn hàng yêu cầu hình dạng của gạch khác biệt như hình tròn, hình chữ nhật thì gạch tiếp tục được đưa qua quy trình cắt quy cách.
Hoạt động hoàn thành, lưu trữ thành phẩm: thực hiện tiếp nhận thành phẩm từ dây truyền sản xuất sang, bốc dỡ, sắp xếp, xuất kho thành phẩm, in phiếu, kiểm kê, báo cáo…
Vận hành, bảo trì máy móc thiết bị: 16 lao động kỹ thuật tham gia trực vận hành theo ca, nhằm giám sát và khắc phục kịp thời những sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất.
Các hoạt động phụ trợ khác…
- Bước 3: Chọn tiêu thức phân bổ chi phí cho các hoạt động.
Sau khi chi phí gián tiếp được tập hợp cho từng hoạt động, sẽ tiến hảnh phân bổ cho từng đối tượng tính giá theo các tiêu thức khoa học. Do vậy, cần chọn tiêu thức đảm bảo tính đại diện của chi phí, tiêu thức dễ tính toán, phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực của kế toán Việt Nam. Tiêu thức phân bổ sẽ tác động tới độ chính xác khi chọn tiêu thức phân bổ, các chuyên gia kế toán quản trị thường tiến hành các cuộc điều tra, phỏng vấn trực tiếp các nhân viên phân xưởng có liên quan đến các khoản chi phí của từng hoạt động.
Đối với hoạt động lưu trữ nguyên vật liệu thì cơ sở để phân bổ hoạt động này vào sản phẩm là số lần chuyển nguyên vật liệu sang bộ phận sản xuất và số lần nhập lại nguyên vật liệu thừa. Mỗi lần xuất nguyên vật liệu hay nhập lại đòi hỏi việc cân, đo, đong, đếm, bốc dỡ, nhập liệu, in phiếu.
Đối với hoạt động vận hành, bảo trì máy móc thiết bị thì được phân bổ theo số ca trực vận hành, do sản phẩm nào trong kỳ có nhiều ca sản xuất thì sẽ tiêu thụ
hoạt động này nhiều hơn. Do đó, việc phân bổ hoạt động bảo trì, vận hành máy dựa trên cơ sở số ca sản xuất mỗi loại sản phẩm gạch là hợp lý hơn so với việc lựa chọn cơ sở phân bổ là sản lượng sản xuất.
Trong hoạt động sản xuất, cưa, cắt, xử lý bề mặt thì chi phí khấu hao tài sản cố định nên được phân bổ theo hoạt động. Kế toán nên thiết lập ma trận chi phí- hoạt động gọi tắt là EAD (Expense-Activity-Dependence). Trong ma trận này, nếu hoạt động (i) tiêu dùng chi phí (j) thì đánh dấu (X) vào ô tương ứng như sau:
Hoạt động chi phí
Chia ra các hoạt động Sản xuất Cưa Xử lý bề
mặt
Cắt quy cách
Hoàn thành
Sửa chữa, bảo trì
Hỗ trợ khác
Nhân viên X X X X X X X
Vật liệu phụ X X X
Dụng cụ sản
xuất X X X X X X X
TSCD
-Máy cưa X X
-Máy mài X
- Dây truyền X
-Xe truyền X X X X
Chi phí mua
ngoài X X X X X X X
Chi phí bằng
tiền khác X X X
Để tính được giá trị bằng tiền của chi phí ở từng hoạt động cần áp dụng công thức: TCA(i)= Tổng chi phí (j)* EAD (i.j).
Trong đó:
TCA(i): Tổng chi phí của hoạt động i
Chi phí (j): Giá trị bằng tiền của nhóm chi phí j EAD (i.j): hệ số tỷ lệ ở ô ma trận i.j của ma trận EAD
Tiêu thức phân bổ chi phí ở hoạt động cưa, xử lý bề mặt, cắt quy cách là số giờ công lao động, của hoạt động hoàn thành là số lượng sản phẩm.
- Bước 4:
Dựa trên chi phí của từng nhóm hoạt động, kế toán quản trị chọn các tiêu thức khoa học phân bổ cho từng sản phẩm, dịch vụ. Nếu hoạt động liên quan đến một loại sản phẩm thì kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí đó cho đối tượng tính giá thành. Nếu hoạt động liên quan tới 2 loại sản phẩm trở lên thì phải tính toán hệ số phân bổ, sau đó xác định mức phân bổ chi phí của từng hoạt động cho từng loại sản phẩm cụ thể.
Để nghiện cứu bản chất của từng yếu tố chi phí trong mỗi hoạt động kế toán quản trị cũng dựa vào các trung tâm chi phí. Nghiện cứu chi phí tại mỗi trung tâm chi phí, sau đó chi phí tại mỗi trung tâm sẽ được phân bổ cho mỗi hoạt động có quan hệ trực tiếp với hoạt động. Trong từng loại hoạt động cần xác định tiêu chuẩn đo lường sự thay đổi của mức sử dụng chi phí. Các tiêu chuẩn này được xem là tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu chi phí.
Các tiêu chuẩn thường sử dụng để phân bổ là: số giờ lao động trực tiếp của công nhân, tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất, số đơn vị vận chuyển...Các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ phải được tập hợp tiếp tục vào một trung tâm phân nhóm. Tùy theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm dịch vụ hay đối tượng chịu chi phí để tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để tính giá thành.
Mô hình ABC làm thay đổi căn cứ để phân bổ các chi phí chung cho các sản phẩm. Phương pháp ABC có thể biến một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định.