1.3. Hoạt động thanh toán thẻ tại NHTM
1.3.2. Quy trình phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng
Phát hành thẻ ngân hàng :
Để được sử dụng thẻ ngân hàng khách hàng phải thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng thẻ và đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi được ngân hàng phát hành thẻ chấp nhận khách hàng phải ký hợp đồng sử dụng thẻ với ngân hàng phát hành thẻ.
Nếu phải lưu ký tiền theo yêu cầu của ngân hàng phát hành thẻ, khách hàng lập lệnh chi trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt để lưu ký tiền vào tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán thẻ tại ngân hàng phát hành thẻ.
Đối với ngân hàng phát hành thẻ : Khi nhận được giấy yêu cầu sử dụng thẻ và các giấy tờ liên quan của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ kiểm tra, xem xét thẩm định nếu đủ điều kiện sử dụng thẻ thì làm các thủ tục cấp thẻ cho khách hàng (chủ thẻ): lập hồ sơ theo dõi thẻ đã phát hành, giao thẻ cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ ký nhận.
Quy trình phát hành thẻ :
24
Sơ đồ 1.2: Quy trình phát hành thẻ
Diễn giải :
Bước 1 : Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng. Hồ sơ gồm: đơn xin phát hành thẻ, hợp đồng sử dụng thẻ và các giấy tờ khác có liêu quan.
Bước 3 -Chuyển về trung tâm thẻ
Bước 2 -Thẩm định/quyết định phát hành
Bước 1- Tiếp nhận yêu cầu
Khách hàng
Bước 9- Giao nhận thẻ
Bước 4- Nhận yêu cầu
Bước 5- Nhập dữ liệu phát hành
Bước 6- Chạy Batch (xử lý)
Bước 7- Mã hóa, in nổi
Bước 8- Mailing Ngân hàng phát hành
Tại Chi nhánh Tại Trung tâm
Thẻ
25 Bước 2 : Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ:
Bước 3 : Sau khi thẩm định, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ - phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ.
Bước 4,5,6,7,8 : Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng được cá nhân hoá sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH.
Bước 9:Nhận thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ kí của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ.
Nghiệp vụ phát hành thẻ bao gồm: Phát hành thẻ mới, Phát hành thẻ thay thế, thẻ in lại, thẻ nâng cấp và in thẻ ký hạn mới.
Quy trình thanh toán thẻ
Nghiệp vụ thanh toán thẻ dược xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn hành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành thanh toán tại các ĐVCNT , thanh toán tại NHTT và NHPH.
Chủ thể tham gia gồm:
Ngân hàng phát hành
Ngân hàng thanh toán
Đơn vị chấp nhận thẻ
Chủ thẻ
Giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành phải có hợp đồng thanh toán thẻ của nhau trước đó.
Với thẻ tín dụng quốc tế, còn có sự tham gia của tổ chức thẻ quốc tế trong quá trình thanh toán thẻ với tư cách là trung gian giữa ngân hàng phát hành và ngân hàng thanh toán, khi cả hai ngân hàng này đều là thành viên của tổ chức.
Chấp nhận thẻ
ĐVCNT kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ:
- Khi số tiền thanh toán < hạn mức cho phép của NHTT thì ĐVCNT kiểm tra bảng tin cảnh giác (warning bulletin) để đảm bảo tính hiệu lực của thẻ.
26
- Khi số tiền thanh toán lớn hơn hạn mức cho phép, ĐVCNT xin chuẩn chi của NHTT.
Sơ đồ 1.3: Quy trình thanh toán thẻ
(2) (3)
(1) (7a) (4) (5) (6)
(7b) Diễn giải :
(1) NHPH Phát hành thẻ cho chủ thẻ
(2) Chủ thẻ đưa thẻ cho nhân viên thu ngân của ĐVCNT để thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ tại ĐVCNT.
(3) ĐVCNT thực hiện giao dịch thanh toán thẻ, trao hàng hoá, dịch vụ, trả thẻ và hoá đơn thanh toán thẻ cho chủ thẻ.
(4) ĐVCNT thông báo, gửi hoá đơn giao dịch cho NHTT.
(5) NHTT ứng tiền trả cho ĐVCNT.
(6) NHTT gửi toàn bộ dữ liệu của giao dịch thanh toán thẻ sang NHPH thông qua hệ thống chuyển mạch liên Ngân hàng (HTCMLNH) hoặc các tổ chức thẻ Quốc (TCTQT) để tiến hành xử lý và cấp phép giao dịch.
(7a) Tại NHPH tiến hành ghi nợ tài khoản thẻ của chủ thẻ, sau đó báo nợ cho chủ thẻ
(7b) Thanh toán số tiền giao dịch của chủ thẻ cho NHTT thông qua HTCMLNH/TCTQT.
Cung cấp hàng hóa dịch vụ
Chủ thẻ ĐCNT/ĐVCNT
NHPH HTCMLNH NHTT
/TCTQT
27
Khi nhận được mã chuẩn chi, ĐVCNT yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hóa đơn và so sánh chữ ký đó với chữ ký mẫu trên thẻ. Sau đó, ĐVCNT cung cấp hàng hóa dịch vụ cho chủ thẻ cùng một liên hóa đơn.
Nộp hóa đơn
Với máy cà tay, ĐVCNT lập hóa đơn và bản sao kê nộp cho NHTT (không quá 5 ngày kể từ khi thương vụ xảy ra).
Với thiết bị đọc thẻ điện tử, dữ liệu thanh toán được truyền về NHTT và hóa đơn nộp định kỳ.
Thanh toán cho ĐVCNT
NHTT sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn sẽ ghi:
Nợ: TK tạm ứng thanh toán thẻ
Có: TK tiền gửi thanh toán của ĐVCNT
Gửi thông tin dữ liệu
NHTT chuyển toàn bộ thông tin về các giao dịch về NHPH thông qua HTCMLNH hoặc TCTQT.
Xử lý bù trừ thanh toán
HTCMLNH/TCTQT ghi Nợ và báo Nợ cho NHPH, ghi Có và báo Có cho NHTT số tiền giao dịch sau khi trừ phí trao đổi thông tin.
NHPH chấp nhận thanh toán
Sau khi nhận được thông tin từ HTCMLNH/TCTQT, nếu không có khiếu nại, NHPH chấp nhận thanh toán cho NHTT.
Thông báo cho chủ thẻ
Định kỳ hàng tháng, NHPH lập bảng thông báo giao dịch gửi đến cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ thanh toán đối với thẻ tín dụng còn thẻ ghi nợ thì sẽ trừ luôn số tiền đang có trên tài khoản thẻ.
Thanh toán cho NHPH
Sau khi nhận được bảng thông báo giao dịch, nếu không thấy sai sót gì, chủ thẻ tiến hành thanh toán cho NHPH.
28