Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TƢ VẤN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG
2.2. Thực tế công tác tƣ vấn quản lý dự án đầu tƣ xây dựng tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Xây dựng Thành Nam
2.2.2. Công tác Tƣ vấn quản lý dự án đầu tƣ xây dựng tại dự án “Trung tâm phát triển Thương mại điện tử khu vực Miền Trung”
2.2.2.3. Tình hình thực hiện gói thầu tƣ vấn quản lý dự án của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Thành Nam tại dự án Trung tâm phát triển thương mại điện
a) Tham gia công tác cấp phép xây dựng:
Công tác cấp phép xây dựng của dự án được thực hiện theo Nghị định số 64/NĐ- CP về việc cấp phép xây dựng, Thông tư số 10/2012/TT-BXD hướng dẫn chi tiết một
46
số nội dung của Nghị định số 64/2012/NĐ-CP và Nghị định 15/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính Phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
Sau khi có thiết kế cơ sở của dự án do Công ty cổ phần thiết kế Quốc tế Heerim.PVC được Bộ Trưởng Bộ Công Thương chấp thuận. Đơn vị tư vấn thiết kế hoàn thành việc lập tổng dự toán sơ bộ và hồ sơ thiết kế cơ sở để trình phê duyệt tổng mức đầu tư của dự án.
Việc cấp phép xây dựng được tiến hành thông qua Sở xây dựng Thành phố Đà Nẵng, Viện quy hoạch kiến trúc thành phố Đà Nẵng, phối hợp với các nghành liên quan đến hạ tầng đấu nối kỹ thuật như:
- Sở xây dựng Thành phố Đà Nẵng ký giấy phép xây dựng;
- Viện quy hoạch kiến trúc Thành phố Đà Nẵng: Phê duyệt quy hoạch tổng mặt bằng và ranh giới khu đất, chỉ giới xây dựng, chỉ giới đường đỏ và phối cảnh tổng quan dự án phù hợp với quy hoạch chung của khu vực;
- Sở công an phòng cháy chữa cháy Thành phố Đà Nẵng: tiến hành cấp giấy phép đấu nối hệ thống phòng cháy và thẩm tra thiết kế hệ thống Phòng cháy chữa cháy;
- Điện lực khu vực Cẩm lệ Thành phố Đà Nẵng cấp giấy phép đấu nối hệ thống điện cho dự án;
- Phòng tài nguyên môi trường Thành phố Đà Nẵng cấp giấy phép đấu nối hệ thống cấp, thoát nước;
- Các giấy tờ liên quan đến vệ sinh môi trường được đơn vị Tư vấn quản lý dự án phối hợp với Chủ đầu tư thực hiện thông qua phòng tài nguyên môi trường quận Cẩm lệ;
Tất cả các giấy phép này đã được Tư vấn quản lý dự án lưu thành hồ sơ pháp lý của dự án theo đúng quy trình lưu trữ hồ sơ của đơn vị.
47
b) Tham gia công tác lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng
Căn cứ trên tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt, COTANA GRUOP đã tiến hành lập phân chia các gói thầu và lập kế hoạch đấu thầu các gói thầu để triển khai dự án.
Công tác lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng được COTANA GRUOP tiến hành theo Luật xây dựng hiện hành, nghị định 85/2010/NĐ-CP của Chính Phủ về việc lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng, các thông tư hướng dẫn có liên quan.
Theo đó COTANA GRUOP đã triển khai thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Lập các hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu và đánh giá các hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu của các gói thầu;
- Thẩm định hồ sơ mời thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, tham mưu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả đấu thầu đối với các gói thầu có thuê tư vấn lựa chọn nhà thầu;
- Tư vấn giúp Chủ đầu tư lập và xem xét, đánh giá các tiêu chí lựa chọn nhà thầu, thương thảo đàm phán với các nhà thầu dự kiến được chỉ định thầu đối với các gói thầu không cần lập hồ sơ yêu cầu hay hồ sơ mời thầu;
- Đăng ký thông tin đấu thầu lên Báo Đấu thầu của Bộ kế hoạch và Đầu tư theo đúng quy định; Tổ chức phối hợp với Chủ đầu tư phát hành hồ sơ mời thầu theo đúng kế hoạch đấu thầu được phê duyệt;
- Phối hợp với Chủ đầu tư làm rõ các vấn đề nêu trong hồ sơ mời thầu, sửa đổi hồ sơ mời thầu (nếu cần thiết);
- Tổ chức phối hợp với Chủ đầu tư tiếp nhận Hồ sơ dự thầu, đóng thầu và mở thầu theo đúng Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt;
- Tổ chức phối hợp với Chủ đầu tư làm rõ Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu. Thực hiện công tác đánh giá các hồ sơ dự thầu theo đúng trình tự và các
48
tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu. Kiểm tra việc thực hiện công tác lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và kiến nghị nhà thầu trúng thầu của tư vấn đấu thầu, cùng với tư vấn đấu thầu tư vấn Chủ đầu tư phê duyệt kết quả đấu thầu;
- Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu tới các nhà thầu tham gia đấu thầu;
- Thực hiện báo cáo để thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về kết quả lựa chọn nhà thầu trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định lựa chọn nhà thầu. Gửi thông tin về kết quả đấu thầu lên tờ Thông tin về Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo đúng quy định;
- Tư vấn cho Chủ đầu tư thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng với Nhà thầu trúng thầu;
Kế hoạch đấu thầu: Đối với dự án “TT PT TM ĐT KV MT”, căn cứ vào quy mô dự án, COTANA GRUOP đã tư vấn cho Chủ đầu tư việc phân chia gói thầu cho phù hợp để thuận tiện cho quá trình quản lý, điều phối và hoàn thành dự án theo đúng thời hạn. Theo đó dự án được Chủ đầu tư chia thành một số gói thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu như sau:
Bảng 2.3 : Phân chia gói thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu tại dự án “Trung Tâm Phát triển Thương mại điện tử khu vực Miền Trung”
STT Tên gói thầu Hình thức hợp đồng Đơn vị nhận thầu 1 Khảo sát địa chất và thủy văn
công trình
Trọn gói Công ty TNHH Ngọc
Thế Kỷ 2 Thiết kế xây dựng và tổng dự
toán
Tỷ lệ phần trăm Công ty cổ phần thiết kế Quốc tế
Heerim.PVC
49 3 Tư vấn lập và đánh giá hồ sơ dự
thầu
Tỷ lệ phần trăm Công ty Cổ phần CFTD sáng tạo
4 Tổng thầu xây dựng Trọn gói Công ty Cổ phần
ACC 245
5 Tư vấn giám sát Tỷ lệ phần trăm Công ty Cổ phần Tư vấn công nghệ, thiết bị kiểm định xây dựng (CONINCO) 6 Nội thất đồ rời, nội thất trang trí
và thiết bị
Trọn gói Công ty Cổ phần
Phát triển và chăm sóc Nhà
7 Quan trắc lún Trọn gói Công ty Cổ phần Tư
vấn Kiểm định và Khảo sát Xây dựng (COSCO)
(Nguồn: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Thành Nam – Ban Tư vấn Quản lý dự án Trung tâm Phát triển Thương mại Điện tử Khu vực Miền Trung (2013)) Kế hoạch đấu thầu được người có thẩm quyền của Bộ Công Thương phê duyệt làm cơ sở cho việc triển khai công tác lựa chọn các nhà thầu có năng lực phù hợp với từng yêu cầu của gói thầu để triển khai dự án
Đối với dự án này có ba hình thức lựa chọn nhà thầu được đơn vị COTANA GRUOP tư vấn cho Chủ đầu tư để tổ chức lựa chọn nhà thầu đó là:
50
- Chỉ định thầu: được áp dụng cho các gói thầu Tư vấn thiết kế, khảo sát địa chất công trình; Tư vấn giám sát.
- Đấu thầu rộng rãi trong nước: áp dụng cho gói thầu Tổng thầu xây dựng và nội thất trang trí, nội thất đồ rời và thiết bị;
Chỉ định thầu rút gọn: áp dụng cho gói thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu, quan trắc công trình.
Hồ sơ chỉ định thầu bao gồm một số tài liệu sau: Giấy mời tham gia chỉ định thầu. Hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất. Báo cáo đánh giá hồ sơ đề xuất của Tư vấn đấu thầu, Tư vấn quản lý dự án. Biên bản thương thảo hợp đồng và hợp đồng;
Hồ sơ đấu thầu rộng rãi trong nước bao gồm một số tài liệu sau: Thư mời thầu, hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu. Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và thẩm định báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu. Thông báo trúng thầu và thương thảo hợp đồng. Biên bản thương thảo hợp đồng và hợp đồng xây dựng.
Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu của COTANA GRUOP tại dự án đảm bảo phù hợp về tính pháp lý, thuận tiện cho quá trình theo dõi và điều phối dự án, đưa dự án hoàn thành đúng tiến độ dựa trên các nguồn lực đã giới hạn ban đầu. Trong từng gói thầu TVQLDA với nhiệm vụ và vai trò của mình là thay mặt Chủ đầu tư đánh giá hồ sơ năng lực của tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình lựa chọn nhà thầu cho dự án.
Các đánh giá năng lực dựa trên các yêu cầu về năng lực hành nghề, năng lực cá nhân được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phù hợp với các quy định của Nhà nước. Các đánh giá này được thể hiện qua các báo cáo đánh giá của COTANA GROUP và hồ sơ thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
c) Quản lý hợp đồng xây dựng và thanh toán hợp đồng xây dựng
Đối với công tác quản lý hợp đồng của dự án, COTANA GRUOP thay mặt Chủ đầu tư quản lý toàn bộ các hợp đồng với các nhiệm vụ và mục đích như sau:
51
Tổ chức soạn thảo, rà soát biên bản thương thảo hợp đồng và hồ sơ hợp đồng, tham mưu cho Chủ đầu tư về các điều khoản chi tiết trong hợp đồng;
Tổ chức các cuộc hợp thương thảo hợp đồng giữa Chủ đầu tư với các nhà thầu được lựa chọn;
Tổ chức theo dõi, báo cáo và đánh giá từng hợp đồng theo định kỳ cho Chủ đầu tư; đưa ra các cảnh báo và giải pháp cần thiết để đẩy nhanh tiến độ thực hiện các gói thầu, cảnh báo các mốc vi phạm của từng hợp đồng để đưa ra các chế tài hoặc giải pháp cần thiết;
Lập kế hoạch thanh toán cho từng hợp đồng và chịu trách nhiệm xác nhận giá trị thanh toán từng đợt theo đúng hợp đồng đã ký với Chủ đầu tư;
Việc tổ chức quản lý hợp đồng được COTANA GRUOP đưa ra dựa trên các biểu mẫu theo dõi đối với từng hợp đồng cụ thể. Các biểu báo cáo giúp Chủ đầu tư luôn nắm được tình hình dự án, các vấn đề phát sinh của từng hợp đồng để có giải pháp thúc đẩy sự phátt triển của dự án.
d) Quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng công trình
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình trong quá trình thực hiện dự án là công cụ quan trọng để thúc đẩy dự án. Việc kiểm soát chi phí bao gồm: Quản lý tổng mức đầu tư của dựa án; Quản lý các phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; Quản lý việc sử dụng chi phí dự phòng, dự trữ của dự án.
Do đặc thù của dự án “ TT PT TM ĐT KV MT ” có nhiều gói thầu thực hiện hình thức hợp đồng trọn gói, nên trong quá trình thực hiện COTANA GRUOP chú trọng vào việc theo dõi các phát sinh trong quá trình thực hiện (Hết giai đoạn I phát sinh 10,2 tỷ đồng). Để quản lý chi phí dự án có hiệu quả, COTANA GROUP đã thực hiện một số việc sau đây: Lập kế hoạch chi phí cho dự án bao gồm kế hoạch giải ngân cho từng gói thầu, để tư vấn cho Chủ đầu tư bố trí nguồn vốn cho dự án được kịp thời.
52
Tổng hợp và rà soát lại toàn bộ các hợp đồng, các nội dung trong hồ sơ thiết kế để nắm được các nội dung phát sinh. Dựa trên tiến độ dự án được các nhà thầu tham gia đệ trình, TVQLDA đã lập bảng cân đối ngân sách dự án trình Chủ đầu tư phối hợp triển khai theo dõi. Xem xét, đánh giá lại toàn bộ các hồ sơ thanh, quyết toán đệ trình lên theo từng đợt. COTANA GRUOP chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo cho Chủ đầu tư chi tiết các khoản thanh toán này để Chủ đầu tư tổ chức thanh toán các hợp đồng đảm bảo theo đúng các quy định trong hợp đồng về thanh toán. Các phát sinh được phê duyệt được tổng hợp vào báo cáo để có văn bản xin phê duyệt lại tổng mức đầu tư.
e) Quản lý chất lƣợng khảo sát và thiết kế xây dựng
Đối với công tác quản lý chất lƣợng khảo sát xây dựng, COTANA GROUP triển khai các hoạt đông sau: Kiểm tra sự tuân thủ các quy định trong hợp đồng của nhà thầu khảo sát xây dựng trong quá trình khảo sát. Kiểm tra sự phù hợp của năng lực của các cá nhân tham gia quá trình khảo sát phù hợp với loại hình khảo sát xây dựng. Tổ chức nghiệm thu và báo cáo kết quả khảo sát xây dựng. Sau khi thực hiện các nội dung trên COTANA GROUP đã tổng hợp toàn bộ hồ sơ liên quan đến hợp đồng khảo sát xây dựng làm cơ sở cho việc thanh, quyết toán hợp đồng và lưu trữ hồ sơ khảo sát phục vụ triển khai các công tác tiếp theo.
Đối với công tác quản lý chất lƣợng hồ sơ thiết kế: COTANA GRUOP triển khai các hoạt động sau: Kiểm tra sự tuân thủ các quy định trong hợp đồng của nhà thầu thiết kế xây dựng trong quá trình triển khai dự án. Kiểm tra sự phù hợp của năng lực của các nhân của nhà thầu thiết kế phù hợp với quy định của Nhà nước. Theo dõi việc giám sát tác giả của đơn vị thiết kế, thực hiện các phát sinh trong quá trình thiết kế theo điều 22 của nghị định 15/NĐ-CP. Tổ chức nghiệm thu thiết kế xây dựng.
Toàn bộ hồ sơ thiết kế gốc của hồ sơ hợp đồng thi công xây dựng được lưu trữ thành danh mục để lưu trữ và theo dõi tất cả các thay đổi phát sinh nếu có trong quá trình thi công xây dựng.
53
COTANA GROUP là đơn vị đầu mối tổng hợp và báo cáo các nội dung liên quan đến thay đổi thiết kế, các đề xuất của các bên và xử lý các vấn đề về thiết kế cho Chủ đầu tư. Phối hợp với Chủ đầu tư làm việc với đơn vị tư vấn thiết kế xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
f) Quản lý thi công xây dựng công trình
* Quản lý chất lƣợng xây dựng công trình - Trong giai đoạn chuẩn bị thi công
Trong giai đoạn chuẩn bị thi công COTANA GROUP đã phối hợp với tư vấn giám sát (CONINCO), Chủ đầu tư tiến hành kiểm tra sự phù hợp về năng lực thi công xây dựng của nhà thầu so với hồ sơ dự thầu bao gồm: nhân lực, thiết bị thi công xây dựng, phòng thí nghiệm chuyên ngành xây dựng, quy trình quản lý chất lượng của nhà thầu.
Trong giai đoạn này COTANA GROUP ban hành toàn bộ các biểu mẫu phục vụ quá trình giao dịch tại dự án bao gồm: biểu mẫu nghiệm thu, thanh, quyết toán, các biểu mẫu báo cáo, giao dịch nội bộ tại công trường.
COTANA GROUP Phối hợp với CONINCO tổ chức rà soát lại toàn bộ các biện pháp thi công theo đề xuất của nhà thầu phù hợp với biện pháp thi công trong hồ sơ dự thầu, điều kiện thực tế tại công trường cũng như khả năng đáp ứng về vật tư thiết bị tại địa phương.
Trên cơ sở các đề xuất và giải pháp kỹ thuật đã được các bên thống nhất, COTANA GROUP yêu cầu các nhà thầu triển khai lập tiến độ thi công tổng thể và chi tiết theo điều kiện thực tế tại hiện trường, làm cơ sở theo dõi, giám sát và điều phối tiến độ của dự án.
Kiểm tra các điều kiện về khởi công công trình xây dựng theo quy định tại điều 72 Luật xây dựng.
54
- Theo dõi quá trình triển khai thi công công trình: Cụ thể làm các công việc sau:
+ Kiểm soát chất lƣợng vật liệu:
Tất các các vật tư chính đưa vào sử dụng tại dự án đều được kiểm soát theo quy trình như sau: Nhà thầu trình mẫu vật liệu căn cứ theo hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự thầu.
COTANA GRUOP phối hợp với CONICO xem xét, đánh giá các tiêu chí về mặt kỹ thuật, xuất xứ, chủng loại vật tư theo các yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự thầu của nhà thầu. COTANA GRUOP phối hợp với CONINCO lập báo cáo gửi Chủ đầu tư xem xét phê duyệt để triển khai thi công.
Tất cả các mẫu vật liệu được phê duyệt, công văn phê duyệt mẫu vật liệu và các hồ sơ liên quan đến quá trình phê duyệt mẫu sẽ được lưu tại văn phòng của COTANA GROUP làm cơ sở theo dõi việc nhập vật tư về công trình. Trong quá trình phê duyệt, các vật liệu cần thiết phải tiến hành thí nghiệm kiểm tra chất lượng thì CONINCO sẽ tiến hành lấy mẫu đi kiểm tra lại tại phòng thí nghiệm.
+ Kiểm tra công tác nghiệm thu chất lƣợng thi công
COTANA GRUOP tiến hành theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy trình chất lượng của dự án tới CONINCO và các nhà thầu.
Các cán bộ, nhân viên của COTANA GROUP Thường xuyên liên tục có mặt tại công trình để kiểm tra theo dõi quá trình thi công, đôn đốc nhắc nhở nhà thầu thi công đảm bảo tuyệt đối về chất lượng công trình, tổ chức kiểm tra lại đối với những công việc xây dựng có nghi ngờ về chất lượng. Kiểm tra, theo dõi, đánh giá và báo cáo Chủ đầu tư thường xuyên về tình hình chất lượng của dự án.
Việc tổ chức nghiệm thu chất lượng công việc thuộc trách nhiệm của CONINCO.
Tuy nhiên, COTANA GROUP có trách nhiệm theo dõi về mặt tổ chức nghiệm thu thực