CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC PHƯỜNG8 1.1. Các khái niệm về công chức phường và tuyển dụng công chức phường
1.2. Nguyên tắc, điều kiện và trình tự, thủ tục tuyển dụng công chức phường
1.2.4. Trình tự, thủ tục tuyển dụng công chức phường
Trình tự, thủ tục tuyển dụng công chức là các bước, quy trình được pháp luật quy định nhằm đảm bảo cho việc tuyển dụng diễn ra được công khai, minh bạch, công bằng, đúng pháp luật và tạo sự thống nhất. Việc thực hiện các bước, quy trình tuyển dụng phải tuân theo quy định pháp luật nhưng cũng đảm bảo thuận lợi cho người dự tuyển đặc biệt là khi có sự cạnh tranh trong tuyển dụng, đồng thời phải tuân thủ các bước như: xây dựng chỉ tiêu cho vị trí tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ dự tuyển, tổ chức tuyển dụng, công nhận kết
quả, ra quyết định tuyển dụng. Trình tự, thủ tục tuyển dụng công chức phường gồm 5 bước sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển:
- Xác định nhu cầu tuyển công chức có vai trò quan trọng đối với quá trình tuyển dụng. Để tuyển dụng công chức, cơ quan tuyển dụng cần xác định đúng nhu cầu tuyển công chức thật sự của tổ chức. Thông qua việc xác định về số lượng công chức cần tuyển dụng để rà soát, kiểm tra thực trạng sử dụng công chức trong cơ quan để xác định bộ phận nào, vị trí nào đang thừa hoặc thiếu nhân sự để trên cơ sở đó xác định được những vị trí cần thay thế bằng công chức mới và những vị trí cần tuyển dụng bổ sung.
Đối với tuyển dụng công chức phường, yêu cầu đặt ra là UBND phường cần rà soát, tổng hợp số lượng công chức phường, số lượng công chức được bố trí theo những chức danh đã được quy định cụ thể để xác định nhu cầu về nhân sự như: Tên chức danh có nhu cầu về thay đổi nhân sự; thông tin chi tiết về công việc của chức danh cần tuyển (bao gồm cả việc mô tả công việc, các điều kiện và những thông tin về quyền lợi mà nhân sự có thể nhận được khi đảm nhận chức danh trên). Trên cơ sở rà soát, tổng hợp về số lượng công chức phường cần thay thế, tuyển dụng mới thì UBND phường đề nghị UBND quận xem xét, quyết định cho tuyển dụng, bổ sung thêm công chức. Trên cơ sở tổng hợp nhu cầu tuyển dụng công chức từ các phường, UBND quận xây dựng kế hoạch tổ chức thi tuyển công chức.
Những yêu cầu trên là căn cứ để tuyển dụng công chức phường và đây cũng chính là trách nhiệm của UBND phường trong việc đảm bảo tính kế thừa, liên tục của đội ngũ công chức phường theo quy định pháp luật (Điều 5, Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn: UBND cấp xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng công chức xã hàng năm theo từng chức danh, báo cáo UBND quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh để phê duyệt và tổ chức tuyển dụng theo quy định.
Kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã phải nêu rõ số lượng công chức còn thiếu số với số được giao theo từng chức danh, điều kiện đăng ký dự tuyển theo từng chức danh công chức cấp xã).
- Xác định tiêu chuẩn đối với từng chức danh có nhu cầu tuyển dụng:
Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, UBND quận cần phân chia tiêu chuẩn của công chức cần tuyển ra làm nhiều nhóm khác nhau, cụ thể là:
+) Tiêu chuẩn chung: là công dân Việt Nam; độ tuổi; có đủ sức khỏe;
không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị áp dụng biện pháp giáo dục tại địa phương hoặc bị đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục bắt buộc; có đơn xin dự tuyển, có lý lịch rõ ràng và văn bằng chứng chỉ phù hợp.
+) Tiêu chuẩn về trình độ đào đạo: trình độ phải phù hợp với từng chức danh mà người dự tuyển tham gia. Điều kiện này căn cứ theo Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn và tùy theo từng địa phương mà có những tiêu chuẩn phù hợp với các tiêu chuẩn mà UBND tỉnh, thành phố có quy định cụ thể.
Theo Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/12/2012 của Bộ Nội vụ, tiêu chuẩn cụ thể của công chức xã, phường, thị trấn là: Độ tuổi: đủ 18 tuổi trở lên; Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp Trung học phổ thông; Trình độ chuyên môn:
Tốt nghiệp Trung cấp chuyên nghiệp trở lên của ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của chức danh công chức được đảm nhiệm; Trình độ tin học:
có chứng chỉ Tin học văn phòng trình độ A trở lên; Tiếng dân tộc thiểu số: ở địa bàn công tác phải sử dụng tiếng dân tộc thiểu số trong hoạt động công vụ thì phải biết thành thạo tiếng dân tộc thiểu số phù hợp với địa bàn công tác đó;
nếu khi tuyển dụng mà chưa biết tiếng dân tộc thiểu số thị khi tuyển dụng phải hoàn thành lớp tiếng dân tộc thiểu số phù hợp với địa bàn được phân công (đối với địa bàn quận Kiến An thì không đề cập tiêu chuẩn này) và sau khi được tuyển dụng phải hoàn thành lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành chính nhà
nước, bồi dưỡng lý luận luận chính trị theo chương trình đối với chức danh công chức cấp xã hiện đảm nhiệm.
Bước 2: Thu hút người tham gia dự tuyển:
- Thông báo tuyển dụng: Để thu hút được người tài tham gia dự tuyển và thực hiện quy định về công khai, minh bạch trong tuyển dụng, UBND quận, phường phải thông báo tuyển dụng công chức dưới nhiều hình thức: thông báo được niêm yết công khai tại cơ quan làm việc, thông báo trên cổng thông tin điện tử của UBND quận, thông báo qua kênh đài phát thanh, truyền hình, thông báo trong nội bộ cơ quan... Theo quy định tại khoản 1, Điều 17 của Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ thì: “Ủy ban nhân dân cấp huyện phải thông báo công khai trên đài phát thanh, trang thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp huyện và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện và trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tuyển dụng về tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng, chức danh công chức cần tuyển, thời hạn, địa điểm tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển, thời gian thi tuyển, xét tuyển và được đăng trên 03 số báo liên tiếp của cấp tỉnh”
- Tiếp nhận hồ sơ dự tuyển:
Sau khi thông báo công khai thì UBND quận phải có trách nhiệm tổ chức bán hồ sơ, nhận hồ sơ của người dự tuyển công chức. Thời hạn nhận hồ của người dự tuyển phải là ít nhất 30 ngày kể từ ngày có thông báo công khai tuyển dụng công chức. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tổ chức thi tuyển cần phải hướng dẫn người dự tuyển làm hồ sơ hoặc bổ sung hồ sơ khi cần thiết. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ cần phải rà soát, sàng lọc các hồ sơ không đáp ứng đủ yêu cầu để từ chối nhận hồ sơ đối với công dân có hồ sơ không đủ điều kiện. Đối với những người đủ điều kiện dự tuyển thì chậm nhất 07 ngày trước ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, UBND quận phải lập danh sách người đủ điều kiện dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của UBND quận và trụ sở làm việc của UBND phường nơi tuyển dụng.
Bước 3: Tổ chức tuyển dụng:
Khi hết thời hạn tiếp nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định việc thành lập Hội đồng tuyển dụng để tổ chức tuyển dụng. Trường hợp không thành lập Hội đồng tuyển dụng, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức giao bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện.
Tuyển dụng công chức phường có 2 hình thức: Thi tuyển và xét tuyển.
- Đối với thi tuyển công chức phường:
Thi tuyển là hình thức tuyển dụng được áp dụng phổ biến ở Việt Nam. Thi tuyển có nhiều hình thức khác nhau, gồm 03 hình thức phổ biến: thi viết, thi vấn đáp và trắc nghiệm. Hình thức thi tuyển cần phải bảo đảm được sự công bằng, tránh thi tuyển kiểu hình thức, không mang tính khách quan. Trong Luật Cán bộ, công chức năm 2008 quy định rõ “Hình thức, nội dung thi tuyển phải phù hợp với ngành, nghề, đảm bảo sự lựa chọn cho những người có phẩm chất, trình độ và năng lựa đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.
Theo quy định của Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ và Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/12/2012 của Bộ Nội vụ, việc thi tuyển công chức phường được thực hiện theo trình tự sau:
+) Thành lập Hội đồng thi tuyển công chức phường và các ban chuyên môn, giúp việc:
Trước thời gian tổ chức thi, Ủy ban nhân dân quận cần phải thành lập Hội đồng thi tuyển công chức phường cùng các ban chuyên môn, giúp việc cho Hội đồng thi tuyển trong suốt quá trình tổ chức chức thi tuyển. Người đứng đầu cơ quan thi tuyển công chức phường là Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ban hành Quyết định thành lập Hội đồng thi tuyển cùng các ban chuyên môn, giúp việc, danh sách thành viên Hội đồng thi tuyển gồm 05 đến 07 thành viên, gồm: Chủ tịch Hội đồng thi tuyển là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
Phó Chủ tịch Hội đồng thi tuyển là Trưởng phòng Nội vụ quận; Ủy viên kiêm thư ký Hội đồng thi tuyển là Công chức thuộc Phòng Nội vụ; Ủy viên là Công
chức của Sở Nội vụ do Giám đốc Sở Nội vụ cử; các ủy viên khác là đại diện lãnh đạo một số phòng, ban chuyên môn ở quận có liên quan tham gia.
Hội đồng thi tuyển làm việc theo nguyên tắc tập thể, biểu quyết theo đa số. Hội đồng thành lập ra các ban giúp việc bao gồm: Ban ra đề thi (có trách nhiệm giúp Hội đồng tuyển dụng ra đề thi, xây dựng đáp án, biểu điểm); Ban coi thi (có trách nhiệm giúp Hội đồng tuyển dụng tổ chức cho người coi thi làm việc và giám sát, kiểm tra việc thi tuyển); Ban phách (thực hiện các việc liên quan đến phách như: đánh mã phách, rọc phách và quản lý phách, ghép phách, báo cáo kết quả thi với Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng); Ban chấm thi (có trách nhiệm thực hiện việc chấm thi theo quy chế) và Ban phúc khảo.
+) Chuẩn bị cho thi tuyển: trước khi thi tuyển, cần phải thực hiện một số công việc cụ thể như: Triệu tập thí sinh dự thi, thông báo cụ thể về thời gian, địa điểm tổ chức thi và ôn thi (nếu có), hướng dẫn tài liệu tham khảo; hoàn thiện việc xây dựng đề thi, đáp án, thang điểm cho các đề thi và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; chuẩn bị đầy đủ phòng thi, danh sách thí sinh dự thi, nội dung thi, giấy thi, mẫu biên bản xử lý vi phạm quy chế thi,...
+) Tổ chức thi: các bước cơ bản trong quá trình tổ chức thi tuyển công chức phường bao gồm: Tổ chức lễ khai mạc và bốc thăm chọn đề thi; Ban coi thi giúp Hội đồng thi tuyển tổ chức coi thi, giám sát phòng thi và kiểm tra việc thi của thí sinh (Mỗi phòng thi bao gồm 02 giám thị và 01 giám thị hành lang, 1 phòng bố trí không quá 20 người); các thí sinh dự tuyển kỳ thi tuyển dụng công chức phường phải thi 03 môn bắt buộc: môn kiến thức chung, môn chuyên ngành, môn tin học văn phòng. Thí sinh ngồi làm bài thi theo đúng thời gian quy định, hết giờ giám thị coi thi tiến hành thu bài và bàn giao bài thi cho trưởng ban coi thi, sau đó trưởng ban coi thi bàn giao bài thi cho thư ký Hội đồng thi tuyển.
Trưởng ban chấm thi nhận bài thi từ Hội đồng thi tuyển khi bài thi đã được đánh mã phách và rọc phách. Trưởng ban coi thi chịu trách nhiệm chấm thi theo đúng quy định.
+) Tổng hợp và xác định người trúng tuyển: sau khi hoàn thành việc chấm thi, bài thi được ghép phách và tổng hợp kết quả gửi về cho thư ký Hội đồng thi tuyển. Cách tính điểm thi được tính như sau: Bài thi được tính theo thang điểm 100. Điểm các môn thi được tính như sau: Môn kiến thức chung: tính hệ số 1;
Môn nghiệp vụ chuyên ngành: bài thi viết tính hệ số 2; bài thi trắc nghiệm tính hệ số 1; Môn tin học văn phòng: tính hệ số 1 và không tính vào tổng số điểm thi.
Kết quả thi tuyển là tổng số điểm của các bài thi môn kiến thức chung và môn nghiệp vụ chuyên ngành cộng với điểm ưu tiên của thí sinh (nếu có).
+) Xác định người trúng tuyển đối với thi tuyển công chức phường:
Người trúng tuyển là người có đủ bài thi của các môn thi; có điểm của mỗi bài thi đạt từ 50 điểm trở lên; có kết quả thi tuyển cao hơn lấy thứ tự từ cao xuống thấp trong phạm vi chỉ tiêu tuyển dụng của đơn vị tuyển dụng.
Trường hợp có từ 02 người trở lên có kết quả thi tuyển bằng nhau ở vị trí cần tuyển dụng thì xác định người trúng tuyển như sau: người có điểm bài thi môn chuyên ngành cao hơn là người trúng tuyển; nếu bài viết môn chuyên ngành bằng nhau thì người có điểm bài thi trắc nghiệm môn chuyên ngành cao hơn là người trúng tuyển; nếu vẫn chưa xác định được người trúng tuyển thì Chủ tịch UBND quận là người quyết định người trúng tuyển.
+) Thông kết quả thi tuyển công chức phường:
Kết thúc kỳ thi tuyển công chức phường, Hội đồng thi tuyển báo cáo kết qua thi tuyển về cho UBND quận; UBND quận có trách nhiệm thông báo kết quả đến các thí sinh. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo kết quả thi tuyển của Hội đồng thi tuyển, Hội đồng tuyển dụng phải thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của UBND quận; niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của UBND quận và UBND phường nơi tuyển dụng; gửi thông báo kết quả thi tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký.
Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết công khai kết quả thi tuyển công chức, người dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi
tuyển. Chủ tịch UBND quận có trách nhiệm tổ chức chấm thi phúc khảo trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày hết hạn nhận đơn đề nghị phúc khảo.
Chủ tịch UBND quận phê duyệt kết quả tuyển dụng công chức, đồng thời gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký, nội dung thông báo phải ghi rõ thời gian người trúng tuyển đến nhận quyết định tuyển dụng.
+) Ra quyết định tuyển dụng công chức phường:
Sau khi công nhận kết quả trúng tuyển cho các thí sinh, Chủ tịch UBND quận ra quyết định tuyển dụng công chức. Trong thời hạn chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, người được tuyển dụng vào công chức phường phải đến cơ quan nhận công việc, trừ trường hợp quyết định tuyển dụng quy đinh thời hạn khác. Trong trường hợp người được tuyển dụng vào công chức có lý do chính đáng không thể đến nhận việc thì phải nộp đơn xin gia hạn trước khi kết thúc thời hạn để gửi UBND quận. Thời gian xin gia hạn không quá 30 ngày, kể từ ngày hết hạn nhận việc; nếu quá thời gian trên mà người được tuyển dụng không đến nhận việc thì cơ quan tuyển dụng có thể hủy bỏ quyết định tuyển dụng.
- Đối với xét tuyển công chức phường:
+) Xét tuyển là hình thức mà người dự tuyển không bắt buộc phải trải qua các kỳ thi, mà căn cứ vào các tiêu chuẩn cụ thể để Hội đồng tuyển dụng xem xét để lựa chọn ra những người đáp ứng được yêu cầu. Hình thức này tuy không phổ biến nhưng hình thức xét tuyển lại có nhiều ưu điểm với những trường hợp đặc biệt. Đối với các thí sinh dự tuyển vào 05 chức danh: Văn phòng - Thống kê;
Địa chính - Xây dựng - Đô thị và Môi trường; Tư pháp - Hộ tịch; Tài chính - Kế toán; Văn hóa - Xã hội, nội dung xét tuyển bao gồm: xét kết quả học tập của người dự tuyển và phỏng vấn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người dự tuyển. Riêng đối với chức danh Chỉ huy Trưởng Quân sự phường, việc xét tuyển được thực hiện theo những tiêu chí quy định tại khoản 2, Điều 3, Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ. Việc xét tuyển căn cứ vào