CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
1.4. Quản lý tồn kho (dự trữ) trong doanh nghiệp
1.4.3. Các quyết định quản lý hàng tồn kho
+ Quay vòng của hàng tồn kho là một thước đo về chất lượng của công ty, đáp ứng nhu cầu thị trường. Quản lý hàng tồn kho tốt như thế nào được thể hiện.
+ Mức tồn kho tại cơ sở lưu giữ:
- Kinh tế qui mô và tồn kho chu kỳ
- Sự không chắc chắn/Mức tồn kho an toàn - Thời gian trong quá trình lưu trữ
- Tồn kho chủ động
+ Khi số lượng kho dự trữ tăng sẽ làm tăng chi phí hàng tồn kho trung bình mà không tăng doanh số bán hàng thì lợi nhuận giảm.
Như vậy: quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của nhiều công ty.
+ Mức dự trữ thường xuyên (tồn kho chu kỳ): Lượng tồn kho cần thiết thỏa mãn nhu cầu giữa 2 lần cung cấp; Phụ thuộc vào cỡ lô sản xuất, số lượng mua, vận chuyển.
+ Kinh tế quy mô quyết định mức tồn kho chu kỳ:
Trong lĩnh vực mua lại hoặc mua mới, giá cả phụ thuộc vào số lượng mua, thường là mua nhiều thì giá rẻ nhưng làm tăng tồn kho chu kỳ.
Công ty vận tải sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh và giá rẻ cho vận chuyển số lượng lớn làm tăng tồn kho chu kỳ.
+ Sự không chắc chắn/ Mức tồn kho an toàn
Sự không chắc chắn xảy ra ở nhu cầu khách hàng, giao thông vận tải, chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng làm cho doanh nghiệp cần tăng dự trữ (dự trữ an toàn) để chống lại sự không chắc chắn.
Tổng HTK = HTK chu kỳ + HTK an toàn.
Trong Công ty, nếu dây chuyển sản xuất bị dừng lại vì sự thiếu nguyên vật liệu hoặc một khách hàng lớn không được giao hàng vì thiếu hàng gây thiệt hại.
Để xác định mức tồn kho an toàn cần đánh giá rủi ro hết hàng và xác định được chi phí hàng tồn kho.
+ Mức dự trữ an toàn (bảo hiểm)
+ Tồn kho nhằm thỏa mãn khi nhu cầu tăng bất thường ngoài dự kiến.
So sánh chi phí tồn kho tăng thêm với thiệt hại thiếu hàng bán để quyết định dẫn đến sự thỏa hiệp:
- Tồn kho an toàn nhiều: Mức độ đảm bảo tăng nhưng chi phí sẽ tăng cao.
- Tồn kho an toàn ít: Chi phí thấp nhưng mức độ đảm bảo thấp.
+ Thời gian lưu kho: Chi phí hàng tồn kho liên quan mật thiết với thời gian lưu kho. Thời gian lưu kho càng lâu thì chi phí càng cao.
Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất phụ thuộc vào chu kỳ sản xuất.
Chu kỳ sản xuất nên được đánh giá cẩn thận có tính đến kỹ thuật, công nghệ, kế hoạch và những điều kiện thực tế của quá trình sản xuất.
+ Tồn kho dự liệu trước (chủ động)
Có hàng tồn kho phát sinh khi công ty dự kiến một số sự kiện bất thường, tích trữ hàng tồn kho để “tự bảo hiểm” chống lại các sự kiện đặc biệt như: thời tiết, bất ổn về chính trị, đình công, giá cả tăng đột biến, sự thiếu hụt nguồn cung cấp…
1.4.4. Chi phí hàng tồn kho
Tồn kho phát sinh nhiều loại chi phí bao gồm:
- Chi phí vốn: là chi phí lãi suất hoặc chi phí cơ hội và do một lượng vốn lưu động nằm trong giá trị hàng hóa lưu kho.
- Chi phí không gian lưu trữ: Bao gồm các chi phí xử lý hàng, di chuyển sản phẩm vào và ra khỏi kho, tiền thuê nhà, sưởi ấm, ánh sáng…Chi phí không gian lưu trữ phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho.
- Chi phí dịch vụ hàng tồn kho: Bao gồm các dịch vụ đi kèm là bảo hiểm và thuế, thay đổi tùy vào từng quốc gia nên các công ty phải xem xét điều này khi tính toán chi phí hàng tồn kho.
- Chi phí rủi ro hàng tồn kho: Bao gồm các chi phí liên quan đến lỗi thời, hư hỏng, trộm cắp và rủi ro khác. Mức độ và nguy cơ xảy ra sẽ ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho.
* Tính toán chi phí hàng tồn kho: Gồm bốn bước B1: Xác định giá trị mặt hàng được lưu trữ trong kho;
B2: Đo lường mỗi thành phần chi phí theo tỷ lệ giá trị sản phẩm lưu kho trong một đơn vị thời gian (năm, tháng, tuần);
B3: Tập hợp lại ta được tổng chi phí lưu kho cho 1 đơn vị sản phẩm trong một đơn vị thời gian;
B4: Nhân chi phí lưu kho đơn vị sản phẩm với số lượng hàng tồn kho trung bình.
1.5. Tổ chức sắp xếp kho
Sắp xếp kho là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan…từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng.
1.5.1. Khái niệm và chức năng kho
Khái niệm: Kho là một điểm trong hệ thống hậu cần, nơi một công ty lưu trữ hoặc chứa đựng hàng hóa (nguyên vật liệu, bán thành phẩm hàng hoá hoặc hàng hóa đã hoàn thành khoảng thời gian khác nhau).
Chức năng của kho:
1/ Hợp nhất với vận tải:
- Kho bãi có thể cho phép một công ty để ghép các lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn phù hợp với vận tải nhằm tiết kiệm chi phí.
- Đối với hệ thống hậu cần đầu vào, các kho sẽ ghép các lô hàng của các nhà cung cấp khác nhau và vận chuyển một khối lượng lô hàng đến nhà máy.
- Đối với hệ thống hậu cần tiêu thụ, các kho sẽ nhận được một lô hàng khối lượng hợp nhất từ các nhà máy khác nhau và vận chuyển lô hàng thị trường khác nhau.
2/ Cung cấp và pha trộn:
Các công ty thường xuyên tạo ra một dòng sản phẩm có chứa hàng ngàn sản phẩm "khác nhau"
3/ Cung cấp dịch vụ:
- Tại kho hàng ta có thể gia công, đóng chai, ghép bộ… nhằm thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng.
- Dịch vụ cũng có thể là một yếu tố cho các kho cung cấp vật lý.
- Nhu cầu khách hàng thường thay đổi, không chắc chắn.
4/ Dự phòng: Dự phòng là tích trữ hàng tồn kho lớn hơn bình thường 1.5.2. Hoạt động cơ bản của kho
1/ Nhận hàng:
- Với hoạt động tiếp nhận, vận chuyển nội địa cần có kế hoạch dự kiến giao hàng tại một địa điểm và thời gian cụ thể sẽ nâng cao năng suất làm việc kho bãi và hiệu quả xếp dỡ.
- Trên các cảng tiếp nhận, hàng hóa sẽ được kiểm tra hỏng hóc; bất cứ hỏng hóc nào cũng được ghi nhận biên bản nhận hàng của người vận chuyển và được ký nhận
- Trước khi đưa hàng hóa vào lưu trữ, các hàng hóa phải được kiểm tra lần nữa theo đơn đặt hàng (P/O) để xác minh rằng các hàng hóa nhận giống với đơn đặt hàng.
2/ Di chuyển:
Các hoạt động cơ bản của kho bao gồm lưu kho và di chuyển hàng hóa.
Di chuyển ngắn là khía cạnh quan trọng của kho, di chuyển sản phẩm thực hiện trong bốn hoạt động sau:
- Tiếp nhận hàng hóa, - Xếp hàng,
- Đặt hàng, - Vận Chuyển.
3/ Sắp xếp:
Hoạt động sắp xếp là di chuyển các hàng hóa từ cảng vào khu vực lưu trữ của kho. Quá trình này liên quan đến xác định sản phẩm, kiểm tra mã vạch sản phẩm, xác định vị trí cho hàng hóa, di chuyển hàng hóa vào vị trí thích hợp. Cuối cùng, biên bản kiểm kê kho được cập nhật để phản ánh tiếp nhận của hàng hóa đó vào vị trí đặt trong kho.
4/ Lưu kho:
- Hoạt động chủ yếu của kho hàng là lưu trữ.
- Trong thực tế, nhiều mặt hàng chỉ lưu trữ trong 24 giờ hoặc ít hơn.
- Lưu trữ dài hạn (hơn chín mươi ngày) thường được gắn liền với các nguyên liệu, hàng hóa bán thành phẩm, bởi vì chúng có giá trị thấp hơn, liên quan đến ít rủi ro hơn, yêu cầu các cơ sở lưu trữ ít phức tạp.
5/ Sắp xếp đơn hàng:
- Đơn đặt hàng yêu cầu nhân viên nhà kho phải chọn từ khu vực lưu trữ các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng
- Các thông tin đặt hàng được trao cho các nhân viên kho một bản để lựa chọn về vận chuyển, sắp xếp hàng hóa đảm bảo giảm thiểu quãng đường giữa các gói hàng.
- Trong quá trình bốc hàng, tổng số đơn vị của một loại hàng hóa của tất cả các đơn đặt hàng được chọn đồng thời và vận chuyển đến khu vực chuẩn bị giao hàng.
- Khi đơn đặt hàng đến khu vực vận chuyển, các mặt hàng được đặt trong gói (vận chuyển), kiểm tra nhãn và tên công ty đồng thời phải buộc chặt hoặc cho vào bọc.
6/ Vận chuyển:
- Sau khi vận chuyển đến cảng, hàng hóa được chuyển từ khu vực bốc hàng vào xe của người vận chuyển. Người vận chuyển chỉ nhận hàng từ người gửi hàng ký vận đơn.
- Cuối cùng, hệ thống thông tin nhà kho được cập nhật để phản ánh việc xuất kho các mặt hàng đó và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.
7/ Định vị lưu trữ:
Ba tiêu chí vị trí kho thường được sử dụng để xác định vị trí kho: Khu vực; gian hàng; và tọa độ.
8/ WMS:
- Hệ thống quản lý kho (WMS) là hệ thống phần mềm máy tính hỗ trợ trong việc quản lý chính xác việc tiếp nhận, sắp đặt, lựa chọn, đóng gói, vận chuyển, vị trí lưu trữ, lập kế hoạch làm việc, bố trí nhà kho, và phân tích hoạt động.
- WMS điển hình bắt đầu tại các cảng tiếp nhận nơi mã vạch của mặt hàng được quét vào hệ thống.
- Những lợi ích của WMS là rất lớn; Năng suất kho và độ chính xác là những lợi ích rõ ràng. Ngoài ra, WMS thiện kiểm soát quản lý và hiệu quả thông qua các điểm xác nhận công việc, trách nhiệm, đo lường hiệu suất, và lập kế hoạch kịch bản những gì sẽ xảy ra.
1.5.3. Giao diện và thiết kế
Bố trí và thiết kế nhà kho theo 5 nguyên tắc sau:
- Sử dụng nhà kho một tầng: Đặt kho bất cứ nơi nào có thể, nó cung cấp không gian có thể sử dụng và thường là ít tốn kém để xây dựng.
- Di chuyển hàng hóa theo đường thẳng: Sử dụng lưu lượng đường thẳng hoặc trực tiếp của hàng hoá vào và ra khỏi kho, để tránh đi thụt lùi và lặp đi
lặp lại, vòng vèo kém hiệu quả.
- Kế hoạch lưu trữ hàng hóa phù hợp: Để tối đa hóa hoạt động của kho, tận dụng không gian hiện có và hiệu quả, cung cấp khả năng tiếp cận hàng hóa; bảo vệ thật tốt các hàng hóa đang lưu trữ.
- Tối thiểu đường đi trong kho: Nhằm để giảm thiểu không gian lối đi trong kho mà các loại hàng hóa kích thước và bán kính cồng kềnh. Chúng ta cũng phải xem xét đặc tính các sản phẩm và ràng buộc áp đặt.
- Sử dụng độ cao và mặt bằng của nhà kho: Sử dụng năng lực khối của tòa nhà hiệu quả.
1.5.4. Hoạt động kho bãi - Bốc xếp hàng hóa a/ Khái niệm:
- Có thể coi một cách thích hợp nhất “bốc xếp hàng hóa” như là sự dịch chuyển quãng ngắn một cách có hiệu quả các loại nguyên vật liệu, hàng hóa/sản phẩm… thường diễn ra trong giới hạn của một tòa nhà, chẳng hạn như một phân xưởng hoặc một nhà kho, hoặc giữa một tòa nhà và đơn vị vận tải.
- Sử dụng cả máy móc thiết bị và lao động chân tay b/ Yêu cầu:
- Vận chuyển: Đảm bảo vận chuyển NVL, hàng hóa, sản phẩm vào ra kho và lưu thông bên trong kho.
- Thời gian: Đáp ứng nhanh yêu cầu NVL từ khu vực sản xuất, yêu cầu hàng hóa, sản phẩm từ khách hàng.
- Số lượng: Đảm bảo cung cấp chính xác số lượng NVL, hàng hóa, sản phẩm.
- Không gian: Tận dụng hiệu quả không gian kho hàng.
- Hợp tác: Hợp tác với các bộ phận khác để thiết kế và thực hiện việc bốc xếp hàng hóa một cách hiệu quả nhất.
c/ Các mục tiêu bốc xếp hàng hóa:
+ Tăng sức chứa khả dụng
- Tận dụng không gian kho hàng hiệu quả nhất có thể
- Sắp xếp, bố trí hàng hóa theo cả chiều dài, rộng, và chiều cao của kho hàng
- Giảm không gian cần dành cho lối đi bằng cách dùng thiết bị máy móc thích hợp.
+ Giảm số lần xử lý cùng một lượng hàng hóa
Việc vận chuyển lặp lại cùng một lượng hàng hóa vào ra kho hoặc giữa các điểm khác nhau trong kho là khó tránh khỏi. Do vượt quá giới hạn kho, đặc thù quy trình xử lý, sản xuất, tiêu thụ không hết. Tuy nhiên cần hạn chế tối đa những hoạt động lặp lại bằng cách, bố trí hợp lý vị trí lưu giữ hàng hóa trong kho, thiết kế lại qui trình bốc xếp hàng hóa và dự báo đúng yêu cầu sản xuất, yêu cầu tiêu thụ.
+ Tạo môi trường làm việc có chất lượng và hiệu quả
Đảm bảo an toàn cho người lao động, đồng thời đào tạo sử dụng máy móc thiết bị. Trang bị thiết bị bảo hộ lao động cho người lao động và tạo điều kiện để người lao động hoàn thành tốt công việc.
+ Giảm hoạt động lao động chân tay nặng nhọc - Tự động hóa tối đa công việc bốc xếp hàng hóa + Cải thiện dịch vụ logistic
- Bốc xếp hàng hóa tốt sẽ giúp hệ thống logistic đáp ứng nhanh và hiệu quả nhu cầu của các nhà máy và khách hàng.
- Cải tiến hiệu quả quá trình bốc xếp hàng hóa dễ dàng hơn và có ảnh hưởng lớn hơn tới chất lượng dịch vụ khách hàng so với cải thiện chất lượng quá trình vận tải.
- Cần linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu nội bộ và yêu cầu khách hàng.
+ Giảm chi phí
- Tăng năng suất nhờ cung cấp nhanh, kịp thời, đúng đủ NVL cho quá trình sản xuất.
- Bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý giúp giảm chi phí kho hàng.
1.5.5. Các nguyên tắc bốc xếp hàng hóa
1/ Nguyên tắc lập kế hoạch: Lập kế hoạch tổng thể hoạt động bốc xếp hàng hóa và kho bãi để đạt hiệu quả chung cao nhất.
2/ Nguyên tắc hệ thống: Phối hợp nhiều nhất có thể các hoạt động bao gồm các công đoạn: đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng, lưu kho, sản xuất, kiểm tra, đóng gói, bảo quản, giao hàng, vận chuyển và tiêu thụ tới khách hàng.
3/ Nguyên tắc lưu thông hàng hóa: Bố trí thiết bị và qui trình xử lý nhằm tối ưu hóa luồng xử lý hàng hóa.
4/ Nguyên tắc đơn giản hóa: Đơn giản hóa bằng cách giảm, loại bỏ hoặc kết hợp các di chuyển không cần thiết hay các thiết bị không cần thiết.
5/ Nguyên tắc trọng lực: Tận dụng trọng lực để di chuyển hàng hóa ở bất kỳ nơi nào có thể.
6/ Nguyên tắc bố trí không gian: Tận dụng tối đa không gian thể tích kho chứa hàng.
7/ Nguyên tắc kích thước đơn vị: Tăng số lượng, kích thước và khối lượng của các kiện hàng hay tốc độ lưu chuyển hàng.
8/ Nguyên tắc cơ khí hóa: Cơ khí hóa các thao tác xử lý.
9/ Nguyên tắc tự động hóa: Tự động hóa các quá trình sản xuất, xử lý và lưu kho
10/ Nguyên tắc lựa chọn thiết bị: Xem xét tất cả các yếu tố liên quan của hàng hóa cần xử lý, sự vận chuyển chúng và phương pháp vận chuyển định áp dụng.
11/ Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa: Tiêu chuẩn hóa các phương pháp xử lý cũng như chủng loại và kích thước của thiết bị.
12/ Nguyên tắc thích nghi: Sử dụng các phương pháp và thiết bị có thể đáp ứng đòi hỏi ở phạm vi rộng các nhiệm vụ và ứng dụng khác nhau, trừ một số thiết bị chuyên dụng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng nhiệm vụ.
13/ Nguyên tắc khối lượng chết: Giảm tỷ lệ khối lượng chết (khối lượng thùng hàng, bao bì đóng gói hàng hóa) với khối lượng hàng hóa vận chuyển thực sự.
14/ Nguyên tắc tận dụng: Lập kế hoạch tận dụng triệt để nhân công và thiết bị xử lý.
15/ Nguyên tắc bảo dưỡng: Lập kế hoạch để bảo dưỡng phòng ngừa và sửa chữa các thiết bị xử lý.
16/ Nguyên tắc đào thải: Thay thế các phương pháp và thiết bị xử lý đã lạc hậu kém hiệu quả
17/ Nguyên tắc kiểm soát: Sử dụng các hoạt động bốc xếp hàng hóa để kiểm soát quá trình sản xuất, lưu kho và xử lý đơn đặt hàng.
18/ Nguyên tắc sức chứa: Sử dụng các thiết bị xử lý phù hợp để nâng cao sức chứa.
19/ Nguyên tắc hiệu quả: Xác định hiệu quả của quá trình bốc xếp hàng hóa dựa trên chi phí bỏ ra cho mỗi đơn vị hàng hóa được xử lý.
20/ Nguyên tắc an toàn: Lựa chọn phương pháp và thiết bị thích hợp để đảm bảo cho quá trình bốc xếp hàng hóa được an toàn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 chúng ta đã nghiên cứu về cơ sở lý luận về công tác quản lý vật tư, bao gồm nhiều nội dung chủ yếu như sau:
- Khái niệm vật tư kỹ thuật, phân loại vật tư kỹ thuật, công tác quản lý vật tư, quy trình lập kế hoạch cung ứng, nội dung mua sắm, trình tự lập kế hoạch mua sắm.
- Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu gồm: khái niệm và ý nghĩa, phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL, tổ chức và quản lý công tác định mức.
- Quản lý nguồn cung cấp: khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư, quản lý nguồn cung cấp, hoạt động mua sắm, vai trò của mua sắm, quản lý NVL, qui trình mua sắm, nội dung quản lý mua, giá của hàng hóa, quyết định