CHƯƠNG 2.: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐÓNG TÀU HỒNG HÀ
2.2. Thực trạng công tác quản lý vật tư tại Công ty TNHH MTV đóng tàu Hồng Hà
2.2.2. Công tác mua sắm vật tư
Công ty thống nhất phương pháp lập đề nghị cung ứng vật tư, nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị đánh giá và lựa chọn đơn vị cung ứng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu hàng hóa mua vào được cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng theo tiêu chuẩn, yêu cầu của chủ tàu và thời gian cung ứng. Phòng Vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất, dự trù vật tư, định mức vật tư đã được xác định tiến hành mua vật tư, máy móc thiết bị, nguyên nhiên liệu...
Hình 2.3. Quy trình mua vật tư tại công ty TNHH MTV Đóng tàu Hồng Hà
Chọn nhà cung ứng mới
Đánh giá lại nhà cung ứng Nhu cầu vật tư
Xuất Kiểm tra vật tư tồn kho
(Vật tư chủ yếu,VTK) Lấy báo giá
Duyệt
Chọn nhà cung ứng trong DSĐVCU
Lập đơn hàng
Duyệt
Lập hợp đồng mua vật tư
Duyệt
Duyệt
Mua hàng
Kiểm tra Nhập kho Xuất
Theo dõi đơn vị cung
Bước 1: Báo cáo đề xuất mua sắm.
Đối với vật tư thiết bị thông thường phục vụ sản xuất: Chỉ huy các phòng, ban, phân xưởng căn cứ vào nhu cầu thực tế phát sinh tại đơn vị mình hoặc theo chức năng nhiệm vụ của Công ty lập báo cáo đề nghị mua sắm vật tư gửi về Phòng Kỹ thuật tổng hợp báo cáo trình Giám đốc xem xét quyết định,
Bước 2: Xem xét phê duyệt nhu cầu mua sắm.
Trên cơ sở báo cáo và có ý kiến của các Phòng chức năng về nhu cầu mua sắm của các đơn vị Giám đốc xem xét phê duyệt chủ trương và phân công các phòng chức năng thực hiện.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung ứng
Đây là công việc quan trọng đầu tiên trong đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp. Để có được vật tư hàng năm Công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, khi doanh nghiệp có cầu thì sẽ xuất hiện cung. Có rất nhiều nhà cung ứng vật tư nên Công ty luôn đưa ra những tiêu chí lựa chọn phù hợp với bản thân doanh nghiệp.
Để lựa chọn nhà cung cấp trước tiên tiếp liệu căn cứ chủ chương đã được phê duyệt thông báo chọn nhà cung cấp phải có ít nhất 03 báo giá chào hàng của 03 nhà cung cấp khác nhau về cùng một loại sản phẩm vật tư để tiến hành lựa chọn. Các phòng nghiệp vụ dựa vào chức năng nhiệm vụ của mình để lựa chọn và đề xuất chọn 01 nhà cung cấp phù hợp.
Hàng hóa của nhà cung cấp được lựa chọn phải có quy cách, tính năng, tác dụng, công suất… đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh và có giá cả cạnh tranh phù hợp với giá cả thị trường, được cung cấp bởi nhà cung cấp có chế độ bảo hành, chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Với những yêu cầu đó Công ty đã thực hiện ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng trong danh mục:
Bảng 2.4. Danh sách các nhà cung ứng tiềm năng
STT Đơn vị cung ứng Ghi
chú 1 Công ty TNHH thiết bị hàng hải Cường Vũ
2 Công ty TNHH thiết bị hàng hải và động cơ Dông Dương 3 Công ty TNHH thương mại Thắng An
4 Công ty TNHH đầu tư thương mại và dịch vụ Tràng An 5 Công ty TNHH thiết bị điện hàng hải Hà An
6 Công ty TNHH thương mại Thành Hiệu
7 Công ty TNHH sản xuất và nhập khẩu THC- CN Hải Phòng
8 Công ty TNHH tư vấn DP
9 Công ty CP kỹ thuật hàng hải và dầu khí Viễn Đông 10 Công ty cổ phần An Gia Vũ
11 Công ty cổ phần đúc 19-5 12 Công ty Cổ phần Tecnovi
13 Công ty TNHH thương mại tổng hợp Bôn Phòng 14 Công ty CP Ắc quy Tia sáng
15 Công ty TNHH thương mại và XNK An khôi 16 Công ty TNHH inox Phú Thịnh
17 Công ty TNHH kỹ thuật A&C
18 Công ty TNHH kỹ thuật Kenta Việt Nam
……
(Nguồn: Phòng Vật tư - Công ty đóng tàu Hồng Hà) Đối với Công ty Đóng tàu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước mang tính đặc thù là Doanh nghiệp quốc phòng nên việc lựa chọn nhà thầu cũng có sự khác biệt với các doanh nghiệp đơn thuần. Một số vật tư thiết bị mang tích chất đặc thù như vũ khí, khí tài thì việc lựa chọn nhà cung ứng chủ yếu là do chỉ định đơn vị cung cấp (Chỉ định thầu). Đây cũng là yếu tố gây bất lợi trong việc chủ động cung cấp vật tư của Công ty, mặt khác ảnh hưởng đến giá thành
của vật tư cung cấp.
Việc đấu thầu rộng rãi Công ty có thực hiện nhưng với số lượng hợp đồng hạn chế.
Bước 4: Báo cáo phê duyệt nhà cung cấp.
Trên cơ sở lựa chọn nhà cung cấp vật tư hàng hóa trong báo cáo của các đơn vị chức năng Giám đốc xem xét phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi giám đốc xem xét báo cáo của các đơn vị sẽ quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 5. Hợp đồng mua vật tư:
- Căn cứ vào kết quả đánh giá và đánh giá lại đơn vị cung ứng phòng vật tư tiến hành lập hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá. Sau khi được đại diện hai bên ký duyệt, hợp đồng mua bán có hiệu lực và người mua hàng thực hiện việc mua hàng. Còn lại thông thường khi đề nghị cung ứng đã được duyệt thì việc mua bán thực hiện luôn sau khi đã thống nhất về giá cả, thời gian và chất lượng hàng hoá. Trường hợp hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá do Nhà cung ứng lập trước, phòng vật tư tiến hành soát xét lại các thông tin, các điều khoản theo pháp luật, các yêu cầu về số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, thời gian, địa điểm giao nhận trình Giám đốc phê duyệt để thực hiện việc mua hàng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có sự thay đổi về nội dung các điều khoản, điều mục thì các bên liên quan cần có sự bàn bạc và thống nhất bằng văn bản Phụ lục hợp đồng.
Đối với các loại hợp đồng mua bán vật tư thiết bị hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì khi mua bán hàng hóa đơn vị phải thực hiện ký kết hợp đồng mua bán tuân thủ theo pháp luật.
Hàng hóa mua sắm một lần dưới 20.000.000VNĐ tùy theo tính chất của hàng hóa các chế độ sau bán hàng có thể thực hiện không thông qua các hợp đồng mua sắm nhưng phải có sự đồng ý của Giám đốc.
Bước 6: Kiểm tra và nhận hàng:
Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư hoặc giữa nhà cung cấp với thủ kho. Công ty quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành thực hiện làm thủ tục nhập kho.
Khi nhận được thông báo thời gian vật tư về kho đại diện phòng Vật tư tiến hành mời các bên tham gia nghiệm thu vật tư đầu vào, các thành phần gồm đại diện Phòng Vật tư, đại diện Phòng KCS, chủ công trình. Khi vật tư được phiếu giao hàng, đại diện phòng KCS, chủ công trình và đại diện phòng Vật tư tiến hành kiểm tra so sánh với hợp đồng xem có sự sai khác về chủng loại, số lượng không để quyết định có chấp nhận lô hàng đó hay. Nếu không có sai sót gì thì nhân viên thống kê phòng vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiên, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Đại diện phòng Vật tư, một đại diện phòng KCS, chủ công trình, và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS, chủ công trình tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư nếu đúng thì xác nhận để Phòng Vật tư tiến hành nhập kho. Đại diện phòng Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, qui cách, chất lượng so với yêu cầu, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Trong giai đoạn 2014 - 2018 việc vật tư bị trả lại do kém chất lượng, không đúng chủng loại có chiều hướng giảm cụ thể:
Bảng 2.5. Vật tư không đảm bảo phải trả lại STT Chỉ tiêu
Năm 2014
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
Năm 2018 1 Tổng số lần giao hàng 1096 1098 978 809 1348
2 Số lần vật tư bị trả lại 56 47 36 28 42
3 Tỷ lệ hợp đồng chậm 5.11 4.28 3.68 3.46 3.12 (Nguồn: Phòng Vật tư - Công ty đóng tàu Hồng Hà)
Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình cung cấp vật tư không đúng yêu cầu kỹ thuật có tỷ lệ tương đối lớn. Năm 2014 tỷ lệ vật tư không đảm bảo phải trả lại là 5,11%, năm 2015 là 4,28%, đặc biệt là năm 2016 tỷ lệ vật tư không đảm bảo là 3,68% nhưng đến năm 2017 và 2018 tỷ lệ này vẫn có xu hướng giảm xuống, năm 2018 chỉ còn 3,12%. Tuy tỷ lệ vật tư không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật có chiều hướng giảm nhưng tỷ lệ này còn rất cao chứng tỏ việc nhà cung ứng cung cấp vật tư kém chất lượng còn đáng lưu ý. Yêu cầu Công ty phải giám sát, kiểm tra chặt chẽ các vật tư đầu vào đảm bảo các nhà cung ứng cung cấp vật tư đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng.
Khi kiểm tra vật tư, nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư đảm bảo đúng yêu cầu thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu phiếu nhập kho)
Trên cơ sở phiếu xuất kho của người bán, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho phòng Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, còn một liên kèm với hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển và sắp xếp vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát, và thực hiện cấp phát đúng quy định.
Bước 7: Phê duyệt thanh toán
Các phòng ban chức năng sau khi kiểm tra hồ sơ nếu đủ điều kiện thì trình Giám đốc phê duyệt và ký thanh lý hợp đồng hoặc thực hiện thanh toán theo quy định.
Hồ sơ bao gồm:
- Tở trình nhu cầu mua sắm.
- Hồ sơ chào hàng (Giấy báo giá), kết quả xét thầu.
- Hợp đồng mua bán (nếu có) - Hóa đơn (VAT)
- Văn bản xác nhận bảo lãnh, bảo hành (nếu có).
- Biên bản nghiệm thu bàn giao sản phẩm, phiếu nhập kho. Biên bản, phiếu nhập kho không yêu cầu đối với sản phẩm, hàng hóa đơn vị sử dụng mua sắm trực tiếp để sử dụng một lần thuộc đối tượng vật tư rẻ mau hỏng.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
- Các giấy tờ liên quan đến sản phẩm (nếu có)
Trong những năm qua Phòng Vật tư đã phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng cấp trên, phòng ban phân xưởng, bám sát kế hoạch sản xuất, xây dựng và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của sản xuất về tiến độ, chất lượng, giá cả. Công ty đã tích cực tìm hiểu thị trường, mở rộng quan hệ thêm nhiều đối tác để giá cả cạnh tranh, vật tư bảo đảm chất lượng, cung cấp kịp thời cho sản xuất.
Tuy nhiên, trong những năm qua qua công tác lựa chọn nhà cung ứng mà một số đợt nhập khẩu và mua sắm vật tư thiết bị phục vụ đóng mới các sản phẩm bị chạm giao hàng ảnh hưởng đến sản xuất cụ thể:
Bảng 2.6: Chấp hành thời gian giao hàng
STT Chỉ tiêu Năm
2014
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
Năm 2018 1 Hợp đồng giao đúng thời
hạn 83 64 60 55 59
2 Hợp đồng chậm giao hàng 21 17 32 23 13
3 Tổng số Hợp đồng 104 81 92 78 72
4 Tỷ lệ hợp đồng chậm 20.19 20.99 34.78 29.49 18.06 Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình cung cấp bàn giao các hàng của của các nhà cung ứng là không đạt yêu cầu tỷ lệ hàng hóa giao chậm chiếm tỷ lệ lớn. Năm 2014 tỷ lệ giao hàng chậm là 20,19%, năm 2015 là 20,99%, đặc biệt là năm 2016 tỷ lệ vật tư giao chậm là 34,78% nhưng đến năm 2017 và 2018 tỷ lệ này có xu hướng giảm xuống, năm 2018 chỉ còn 18,06%. Tuy tỷ lệ giao hàng chậm có chiều hướng giảm nhưng tỷ lệ này còn rất cao chung tỏ
việc lựa chọn nhà cung ứng còn chưa chặt chẽ dẫn đến không cung ứng được vật tư đúng thời hạn ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của Công ty.
Nguyên nhân của việc cung ứng chậm là do:
- Do quá trình bóc tách vật tư chậm dẫn đến đặt hàng chậm.
- Có thời điểm việc ứng tiền theo giá trị hợp đồng chậm nên hiệu lực của hợp đồng chậm dẫn đến vật tư về chậm.
- Thực hiện làm thủ tục hải quân còn nhiều bất cập nên khi hàng về cảng không thể lấy ra được.
- Có thời điểm công tác lựa chọn nhà cung ứng chưa chặt chẽ, chưa giám sát được nguồn tài chính của đối tác nên việc thanh toán của đối tác cho nhà sản xuất chậm dẫn đến vật tư không thực hiện đúng hợp đồng.