2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.1.1. Nội dung
Doanh thu chủ yếu của công ty cổ phần may Vĩnh Phú là doanh thu từ hoạt động may gia công hàng hóa cho các công ty trong nước và các công ty nước ngoài .
Bảng 2.4: Danh mục các sản phẩm gia công chính của công ty STT Mã sản
phẩm SẢN PHẨM STT Mã sản
phẩm SẢN PHẨM 1 GC1393 Áo lót CHROME 6 GC1425 Áo liền quần 5050 2 GC1410 Áo TANH 7 GC1428 TECH 2 JACKET
3 GC1413 Áo Jacket 101-20 8 GC1435 Áo PEAK 2 JACKET LINER 4 GC1416 Quần KD 403 9 GC1436 Quần PEAK 2 PANT LINER
5 GC1417 Quần 101-12 … … …
Ngoài ra, công ty cổ phần may Vĩnh Phú có doanh thu cung cấp dịch vụ từ hoạt động cho thuê nhà xưởng, dịch vụ cung cấp điện nước.
Do đặc thù sản xuất của công ty là may gia công theo đơn đặt hàng nên phương thức bán hàng của công ty là bán hàng trực tiếp, không áp dụng phương thức bán hàng đại lý, ký gửi, không áp dụng phương thức tiêu thụ nội bộ. Theo phương thức bán hàng trực tiếp, hiện nay công ty áp dụng phương thức thanh toán đó là thanh toán ngay và trả chậm. Trong đó chủ yếu là bán hàng trả chậm cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho công ty trong khoảng thời gian nhất định theo thoản thuận với công ty trong hợp đồng đã ký kết.
2.2.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luận chuyển chứng từ
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ :
- Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn xuất khẩu
- Bộ chứng từ xuất khẩu: Tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,…
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) - Giấy báo có của ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ
* Trường hợp may gia công cho khách hàng trong nước và nước ngoài Khi xuất trả hàng gia công cho khách hàng theo hợp đồng đã nhận thì bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập ra để theo dõi chặt chẽ số lượng sản phẩm xuất kho làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho sẽ được bộ phận ở kho lập sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi vào cột 3, 4 đơn giá và thành tiền. Người nhận sản phầm cầm phiếu xuất kho đến phòng kế toán, kế toán lập hóa đơn GTGT (đối với bạn hàng trong nước), đối với bạn hàng nước ngoài khi xuất trả hàng gia công kế toán phải lập đồng thời hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Trong đó hóa đơn xuất khẩu dùng để làm thủ tục xuất khẩu còn hóa đơn thương mại giao cho khách hàng nước ngoài.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Nội bộ
Khách hàng thanh toán ngay hoặc chịu nợ. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên, kế toán ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ hoàn thiện phiếu thu và ký: 1 liên thủ quỹ giữ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Nếu khách hàng chịu nợ thì hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan là căn cứ để hạch toán công nợ.
Ví dụ: Doanh thu từ hoạt động gia công cho bạn hàng trong nước
Ngày 28/09/2013 khi xuất trả hàng cho công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Thái Thanh, bộ phận ở kho sẽ lập phiếu xuất kho số 0912 (Biểu
số 2.1), người nhận hàng cầm phiếu xuất kho đến phòng kế toán, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000707 (Biểu số 2.2). Khách hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho đến kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng loại sản phẩm, ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Thái Thanh chưa thanh toán tiền hàng vì vậy phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT là căn cứ để hạch toán công nợ.
Ví dụ: Doanh thu từ hoạt động gia công cho bạn hàng nước ngoài Ngày 28/09/2013 khi xuất trả hàng cho công ty SHINHWA TNS (công ty Hàn Quốc), bộ phận ở kho lập phiếu xuất kho số (Biểu số 2.3) người thuộc bộ
phận kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ đứng ra nhận hàng và cầm phiếu xuất kho đến phòng kế toán, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập hóa đơn xuất khẩu số 0000066 (Biểu số 2.4). Người nhận hàng cầm hóa đơn xuất khẩu và phiếu xuất kho đến kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng loại sản phẩm, ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Công ty SHINHWA TNS chưa thanh toán tiền hàng vì vậy phiếu xuất kho và hóa đơn xuất khẩu là căn cứ để hạch toán công nợ.
* Trường hợp cung cấp dịch vụ
Công ty cổ phần may Vĩnh Phú có doanh thu cung cấp dịch vụ từ hoạt động cho thuê nhà và dịch vụ cung cấp điện nước. Cuối mỗi tháng, các tổ chức,
cá nhân sẽ nộp tiền thuê nhà và điện nước cho công ty theo như hợp đồng đã ký kết. Đối với tiền điện, nước, công ty lắp đặt đồng hồ công tơ theo dõi riêng cho từng tổ chức, cá nhân sử dụng điện và nước mà công ty cung cấp. Đồng thời công ty cũng đưa ra một mức giá cụ thể cho số lượng điện và nước mà các tổ chức, cá nhân sử dụng.
Doanh thu dịch vụ từ hoạt động cho thuê nhà.
Ví dụ: Ngày 26/07/2013 căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa anh Cù Xuân Hải với công ty cổ phần may Vĩnh Phú, kế toán viết hóa đơn GTGT số 0000624 (Biểu số 2.5) cho anh Cù Xuân Hải về khoản tiền thuê nhà tháng 7/2013 phải nộp.
Doanh thu từ hoạt động cung cấp điện nước.
Ngày 30/07/2013 Dựa vào hợp đồng thuê nhà và bảng kê tiêu thụ điện nước tháng 7/2013 của công ty TNHH 1 thành viên Tân Hưng (Biểu số 2.6), kế
toán lập hóa đơn GTGT số 0000625 (Biểu số 2.7) cho công ty TNHH 1 thành viên Tân Hưng về khoản tiền điện nước tháng 7/2013 phải nộp. Khi công ty TNHH 1 thành viên Tân Hưng nộp tiền kế toán sẽ lập phiếu thu (Biểu số 08)
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch toán TK 511 được công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Kế toán mở tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty trên phần mềm kế toán.
- TK 5111 : Doanh thu bán hàng hóa
TK 511101- Doanh thu bán hàng phân xưởng may.
TK 511103- Doanh thu khác.
- TK 5112: Doanh thu bán sản phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá
- TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 131, 111, 112, 3331.
2.2.1.4. Phương pháp hạch toán
* Hạch toán doanh thu từ hoạt động may gia công
Phương pháp hạch toán doanh thu từ hoạt động gia công cho bạn hàng trong nước
VD: Ngày 28/09/2013 khi xuất trả hàng cho công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Thái Thanh, kế toán căn cứ theo phiếu xuất kho XTP0912 (Biểu số 2.1) và hóa đơn GTGT số 0000707 (Biểu số 2.2), hợp đồng kinh tế (Phụ lục 01). Kế toán xác định định khoản để hạch toán như sau:
Nợ TK 131109: 666.365.150
Có TK 511101: 605.786.500 Có TK 333111: 60.578.650
Từ giao diện phần mềm kế toán máy UNESCO kế toán chọn:
Nhập chứng từ tổng hợp bán hàng máy tính xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu đầy đủ vào các thông tin vào giao diện.
Ngày chứng từ: 28/09/2013 Ngày ghi sổ: 28/09/2013 Số hiệu: 0000707
Diễn giải: Xuất hàng cho CT TNHH TM & XNK Thái Thanh ( 101-12, 101-20, 5050)
Tài khoản: 511101- Doanh thu bán hàng PX 605.786.500 Tài khoản: 333111- Thuế GTGT đầu ra phải nộp 60.578.650
Tài khoản: 131109- Cty TNHH TM & XNK Thái Thanh 666.365.150
Giao diện 2.2: Hạch toán doanh thu bán hàng trong nước
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn “Ghi” máy sẽ tự lưu số liệu vào các sổ kế toán liên quan.
Phương pháp hạch toán doanh thu từ hoạt động gia công cho bạn hàng nước ngoài.
Ví dụ: Ngày 30/08/2013 khi công ty cổ phần may Vĩnh Phú xuất trả hàng cho công ty SINH WA TNS, kế toán căn cứ theo phiếu xuất kho (Biểu số 2.3) và hóa đơn xuất khẩu số 0000066 (Biểu số 2.4) và các chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế (Phụ lục 02) hóa đơn thương mại commercial invoice (Phụ lục 03), tờ khai hải quan (Phụ lục 04), phiếu đóng gói Packing list (Phụ lục 05), giấy chứng nhận xuất sứ Original (Phụ lục 06). Kế toán xác định định khoản để hạch toán như sau:
Nợ TK 511101: 22.582.146
Có TK 131136: 22.582.146
Do sản phẩm của công ty là may gia công, mặt hàng này chịu thuế xuất khẩu là 0% vì thế kế toán không tiến hành hạch toán thuế xuất khẩu.
Từ giao diện phần mềm kế toán máy UNESCO kế toán chọn:
Nhập chứng từ tổng hợp bán hàng máy tính xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu đầy đủ vào các thông tin vào giao diện.
Ngày chứng từ: 30/08/2013 Ngày ghi sổ: 30/08/2013 Số hiệu: 0000066
Diễn giải: Gia công hàng hãng SINH WA TSN thanh toán (1.073,5 USD) Tài khoản: 511101- Doanh thu bán hàng PX 22.582.146
Tài khoản: 131136- Hãng SINH WA TSN 22.582.146
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn “Ghi” máy sẽ tự lưu số liệu vào các sổ kế toán liên quan.
Giao diện 2.3 Giao diện hạch toán doanh thu bạn hàng nước ngoài
* Hạch toán doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ
Phương pháp hạch toán doanh thu từ dịch vụ cho thuê nhà
Ví dụ: Ngày 26/07/2013 công ty cổ phần may Vĩnh Phú thu tiền từ dịch vụ cho thuê nhà xưởng cho a Cù Xuân Hải là 12.000.000 đồng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000624 (Biểu số 2.5) kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán. Từ giao diện phần mềm kế toán máy UNESCO kế toán chọn:
Nhập chứng từ tổng hợp thêm máy tính xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu đầy đủ vào các thông tin vào giao diện.
Ngày chứng từ: 26/07/2013 Ngày ghi sổ: 26/07/2013 Số hiệu: 0000624
Diễn giải: Cù Xuân Hải NT-VT-PT nộp tiền thuê nhà tháng 7/2013 Tài khoản: 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ 12.000.000
Tài khoản: 333111- Thuế GTGT đầu ra phải nộp 10% , 1.200.000 Tài khoản: 138808- Cù Xuân Hải NT-VT-PT 13.200.000
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn “Ghi” máy sẽ tự lưu số liệu vào các sổ kế toán liên quan.
Phương pháp hạch toán doanh thu từ dịch vụ cung cấp điện, nước.
Ví dụ: Ngày 30/7/2013 công ty TNHH 1 thành viên Tân Hưng nộp tiền điện tháng 7/2013. Căn cứ vào bảng kê tiêu thụ tiền điện nước tháng 7/2013 của công ty TNHH 1 thành viên Tân Hưng (Biểu số 2.6) và hóa đơn GTGT số 000625 (Biểu số 2.7) kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán như sau:
. Từ giao diện phần mềm kế toán máy UNESCO kế toán chọn:
Nhập chứng từ tổng hợp thêm máy tính xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu đầy đủ vào các thông tin vào giao diện.
Ngày chứng từ: 30/07/2013 Ngày ghi sổ: 30/07/2013 Số hiệu: 0000625
Diễn giải: CT TNHH MTV Tân Hưng: NT-VT-PT nộp tiền điện tháng 7/2013
Tài khoản: 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ , phát sinh Có 615.005 Tài khoản: 333111- Thuế GTGT đầu ra phải nộp 10% , phát sinh Có 61.501
Tài khoản: 138825- CT TNHH 1TV Tân Hưng, phát sinh Nợ 676.506
Giao diện 2.5: Hạch toán doanh thu cung cấp điện
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn “Ghi” máy sẽ tự lưu số liệu vào các sổ kế toán liên quan.
Cuối kỳ kế toán có thể xem và in số liệu theo trình tự:
- Sổ cái TK 511: Từ giao diện chính của phần mềm kế toán, kế toán chọn Kế toán tổng hợp sổ tổng hợp tài khoản sổ cái tài khoản từ tháng 07/2013 đến tháng 09/2013 chọn TK 511
Giao diện 2.6: Giao diện sổ cái TK 511
- Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng PX may kế toán thực hiện theo trình tự sau: Từ giao diện chính phần mềm kế toán, kế toán chọn Kế toán chi tiết sổ chi tiết TK 511101 từ tháng 7/2013 đến tháng 9/2013 xem (Phụ lục 2.7)
- Sổ chi tiết tài khoản doanh thu cung cấp dịch vụ kế toán thực hiện theo trình tự sau: Từ giao diện chính phần mềm kế toán, kế toán chọn Kế toán chi tiết sổ chi tiết TK 5113 từ tháng 7/2013 đến tháng 9/2013 xem (Phụ lục 2.8)
- Sổ nhật ký chung: Từ giao diện chính màn hình kế toán chọn Kế toán tổng hợp sổ nhật ký chung từ tháng 07/2013 đến tháng 09/2013 xem
Giao diện 2.7: Giao diện sổ nhật ký chung
2.2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu
Qua quá trình tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty cổ phần may Vĩnh Phú được biết, các khoản giảm trừ doanh thu ở công ty ít phát sinh vì hàng hóa làm theo hợp đồng là chủ yếu nên việc sản xuất đúng quy cách, chất lượng là hết sức được coi trọng, được bộ phận kiểm tra thành phẩm kiểm tra chặt chẽ. Trong quý III năm 2013 tại công ty không phát sinh nghiệp vụ nào làm giảm trừ doanh thu.
2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của sản phẩm may gia công được xác định: Thành phẩm do công ty sản xuất hoàn thành sẽ được nhập kho, được phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Thành phẩm khi được nhập kho sẽ được bộ phận kho và kế toán theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại sản phẩm về mặt giá trị và số lượng. Khi xuất kho để trả hàng cho khách hàng căn cứ trên số sản phẩm thực tế nhập xuất sẽ tính ra được giá vốn của lô hàng đó.
Công ty cổ phần may Vĩnh Phú không tiến hành theo dõi giá vốn của các hoạt động dịch vụ như cho thuê nhà xưởng, dịch vụ cung cấp điện nước cho các đối tượng là tổ chức hay cá nhân.
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01GTKT3/001) - Bảng kê lũy kế nhập-xuất- tồn
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 632 –Giá vốn hàng bán Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản - TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang - TK 155: Thành phẩm
- TK 156: Hàng hóa
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán
Giá vốn hàng bán của công ty được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Để xác định được giá vốn hàng bán kế toán căn cứ trên bảng giá thành sản phẩm thực tế, bảng kê lũy kế nhập – xuất – tồn thành phẩm đã được theo dõi.
Ví Dụ: Ngày 28/9/2013 khi công ty cổ phần may Vĩnh Phú xuất hàng cho công ty TNHH và xuất nhập khẩu Thái thanh theo phiếu xuất XTP0912 (Biểu số 2.1) là Áo Jacket 101-20, Quần 101 -12, áo liền quần 5050.
Đơn giá xuất của hàng hóa trên được căn cứ dựa trên bảng kê lũy kế nhập xuất tồn của tháng 9/2013 đã được theo dõi trên phần mềm kế toán (Phụ lục 09)
Căn cứ trên phiếu xuất XTP0912 để biết được số lượng thực tế xuất trả, kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán. Do số lượng thực nhập được theo dõi chặt chẽ ở bộ phận kế toán trên bảng lũy kế nhập xuất tồn đã được thiết kế sẵn trên phần mềm UNESCO, do đó khi hạch toán trên phần mềm ta chỉ cần nhập số lượng thực xuất thì phần mềm sẽ tự động tính ra đơn giá xuất của sản phẩm đó.
Sau đó từ giao diện phần mềm kế toán máy UNESCO kế toán chọn:
Nhập chứng từ xuất vật tư thêm máy tính xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, kế toán tiến hành nhập dữ liệu đầy đủ vào các thông tin vào giao diện.
Kênh phân phối: QL- Chi phí quản lý Ngày chứng từ: 28/09/2013
Ngày ghi sổ: 28/09/2013 Số hiệu: XTP0912
Kho hàng: Kho thành phẩm tám (PX may)
Diễn giải: Xuất kho TP cho CT TNHH TM & XNK Thái Thanh
Tài khoản: 1561- áo 101-20, số lượng 940, đơn giá tự cập nhật, phát sinh Có là 82.250.000
Tài khoản: 1561- Quần 101-12, số lượng 940, đơn giá tự cập nhật, phát sinh Có là 57.340.000