3.3.1. Giải pháp 1 “Hoàn thiện quy trình giao khoán và điều hành sản xuất”
Để thực hiện tốt một quá trình cần phải hiểu cụ thể quá trình đó gao gồm những giai đoạn gì, những yêu cầu về công việc như thế nào, về công tác khoán quản trị chi phí cũng vậy, Công ty than Mạo Khê đã có quy trình khoán quản trị chi phí cụ thể, nhưng muốn để thực hiện tốt hơn nữa thì công ty phải quan tâm sát sao ngay từ công việc khoán, qua tìm hiểu tác giả nhận thấy quy trình khoán của công ty còn có 1 số điểm quản lý về công tác định mức còn chưa phù hợp với thực tế của công ty, chỉ dựa theo mức của Tổng Công ty quy định chung và kế hoạch sản xuất của công ty để xây dựng định mức khoán của công ty, mà chưa quan tâm đến mức thực hiện cụ thể của các phân xưởng cần phải dựa vào các điều kiện khai thác, địa chất và những sự cố phát sinh ngoài ý muốn. Ngoài ra, công ty nên thành lập thêm 1 tiểu ban giám sát công tác khoán ở phân xưởng, để tìm hiểu rõ hơn các nguyên nhân gây lãng phí hay là cách làm hay hiệu quả báo cáo trực tiếp cho phòng kế hoạch để có báo cáo cụ thể lên giám đốc, để có điều chỉnh cho phù hợp trong tháng tiếp theo.
Tiểu ban giám sát tham gia giám sát công tác quản trị chi phí tại phân xưởng. Tiểu ban giám sát có trách nhiệm phát hiện những sai sót hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra làm tăng chi phí sản xuất để từ đó tham gia với phòng kế hoạch xậy dựng kế hoạch khoán phù hợp với điều kiện sản xuất tại phân xưởng và cũng giúp phân xưởng kịp thời điều chỉnh lại công tác giao khoán và quản trị chi phí. Ngoài ra tiểu ban giám sát cũng nên tham gia vào quá trình nghiệm thu hàng tháng của phân xưởng để biết rõ thực trạng chi phí tại phân xưởng.
Khi Ban khoán có Kế hoạch giao khoán cho phân xưởng, đơn vị trực thuộc, căn cứ vào các cơ sở giao khoán và tình hình biến động thực tế của trị trường, trình độ khoa học công nghệ kỹ thuật của từng phân xưởng mà Ban khoán xây dựng kế hoạch khoán chi phí theo định mức của tập đoàn theo công đoạn và định mức tiêu hao thực tế theo yếu tố để trình lên Công ty xem xét và sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế của từng phân xưởng. Từ đó, khi có kế hoạch khoán chi phí phù hợp, Công ty sẽ triển khai thực hiện thành lập các Ban khoán quản trị chi phí giá thành sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Công ty cần xây dựng mục tiêu tiết kiệm chi phí và chỉ đạo thực hiện việc quản trị chi phí giá thành một cách mạnh mẽ vào sát sao hơn nữa.
Nghiệm thu, thanh toán tạm ứng (hoặc phạt)
Thanh toán, quyết toán Cuối quý
Cuối năm Cuối tháng
Quyết toán toàn công ty
Công ty tổng hợp triển khai phương án khoán quản trị chi phí
Lập kế hoạch khoán chi phí giao cho các phân xưởng
Hội đồng nghiệm thu
Tiểu ban giám sát công tác khoán chi phí tại các phân xưởng Công ty xây dựng kế hoạch giao khoán trên cơ sở ĐM của TKV Đầu năm
Công ty xây dựng lại kế hoạch ĐM dựa trên quy định TCT và thực hiện ở công ty Duyệt
Sửa, bổ sung
Sửa đổi
Hình 3-4: Hoàn thiện sơ đồ giao khoán chi phí tại phân xưởng
Quá trình khoán và quản trị chi phí của tác giả xây dựng có những điểm giống và khác so với của công ty là:
Giống nhau:
+ Xây dựng mức giao khoán dựa trên quy định của tập đoàn.
+ Phòng kế hoạch – giá thành (KH): Xây dựng kế hoạch giao khoán.
+ Cuối tháng nghiệm thu, thanh toán tạm ứng nếu tiết kiệm và phạt nếu thực hiện lãng phí so với kế hoạch giao khoán
+ Cuối quý, cuối năm thực hiện quyết toán, thanh toán và quyết toán toàn công ty, có chế độ khen thưởng cho các cá nhân tập thể đạt thành tích trong công tác khoán.
Khác nhau:
Bảng 3-10 ST
T CHỈ TIÊU QUY TRÌNH CỦA CÔNG TY
QUY TRÌNH TÁC GIẢ XÂY DỰNG
1
Cơ sở xây dựng kế hoạch khoán
Định mức Tập đoàn, kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Định mức tập đoàn và thực tế sản xuất của phân xưởng từ các tháng trước
2 Quy trình thực hiện
Sau khi nhận kế hoạch thì các phòng ban tập hợp số liệu lại sau đó gửi cho phòng KH, và phòng KH xây dựng kế hoạch khoán rồi gửi cho hội đồng nghiệm thu, khi được duyệt thì gửi kế hoạch xuống cho các phân xưởng thực hiện.
Nhận quy định về khoán chi phí và tiết giảm của tập đoàn, sau đó công ty tập hợp số liệu thực tế của phân xưởng các tháng trước, các số liệu liên quan để phòng KH lập kế hoạch. Rồi gửi cho hội đồng đồng nghiệm thu, sau khi được duyệt thì gửi xuống phân xưởng thực hiện.
3
Tiếu ban giám sát hoạt
động của PX Không Có
Nhận xét: Đối với phương pháp này Công ty có thể dễ dàng nắm bắt được hiện trạng công tác quản trị chi phí của các phân xưởng. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là góp phần đảm bảo tính chính xác cho việc lập mức giao khoán xuống các phân xưởng.
3.3.2. Giải pháp thứ 2: “Tăng cường quản lý lao động trong PXKT 3”
Quan tâm thực sự đến việc cải tạo điều kiện đi lại và làm việc cho công nhân;
Đảm bảo kỹ thuật cơ bản tại các vị trí sản xuất để người công nhân thấy yên tâm làm việc; Lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ hợp lý; các phương án chưa phù hợp phải có giải pháp cải tạo và quan tâm chỉ đạo tích cực để cải thiện từ đó nâng cao năng suất, tăng thu nhập cho người lao động; Thực sự phải quan tâm đến việc quản lý khám chữa bệnh: Quan điểm phục vụ tận tình, tinh thần chăm sóc bằng tình cảm tốt nhất trên quan điểm đúng người, đúng bệnh. Không để sảy ra việc công nhân bức xúc do tinh thần và phương pháp phục vụ chưa tốt; Tăng cường kỷ luật lao động, xử lý nghiêm các trường hợp cố tình vi phạm các nội quy quy chế của công ty....
Vì công nhân có được đảm bảo cuộc sống, nhu cầu vật chất thì mới đảm bảo tinh thần để làm việc tốt, phát huy được tính năng động sáng tạo trong công việc, ngoài ra công nhân khai thác mỏ là một ngành nghề độc hại, tỷ lệ bỏ việc của công nhân rất cao, dẫn đến thiếu nhân lực. Nếu công ty không đảm bảo được chế độ ưu
đãi thì tỷ lệ bỏ việc của công nhân cao, dẫn đến thiếu lao động không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Công tác chăm lo đời sống
- Duy trì các hoạt động trong khu tập thể công nhân mỏ không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ tại các nhà ăn tập thể, chất lượng phục vụ tắm giặt sau ca lao động với tình cảm và tinh thần cao nhất dành cho thợ lò.
- Cân đối để xây dựng lại quy định về mức bồi dưỡng định lượng, ăn ca, bồi dưỡng độc hại, chi trả vé xe ca cho người lao động với tinh thần chi tối đa theo quy chế của Tập đoàn; Duy trì việc khám sức khoẻ định kỳ, tổ chức chăm sóc khám chữa bệnh cấp thuốc tại trạm xá mỏ một cách tích cực và hiệu quả nhất. Hoàn thiện giải pháp, nâng cao chất lượng phục vụ bữa ăn định lượng giữa ca; Chú trọng các biện pháp cải thiện điều kiện đi lại, làm việc, điều kiện an toàn trong lò;
- Các hoạt động văn hoá thể thao phải được duy trì và tổ chức tốt tạo khí thế vui tươi lành mạnh trong CNLĐ, xây dựng các sân chơi và trang cấp dụng cụ thể thao cho các khu tập thể công nhân để công nhân có điều kiện tham gia.
3.3.3. Giải pháp 3 “Hoàn thiện quy trình cấp phát vật tư tại phân xưởng sản xuất”
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, tiết kiệm chi phí, thì đối với mỗi công ty sản xuất kinh doanh nói chung đều cần dự trữ nguyên vật liệu ở một mức hợp lý, do đó việc xây dựng được mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng thời điểm là việc quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên là một doanh nghiệp khai thác
than hầm lò trực thuộc Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam, cũng giống như những công ty khai thác khác thuộc TKV công ty than Mạo Khê phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt của tập đoàn về các mức tiêu hao vật tư, các quy định về quy trình quản trị kho vật tư. Đối với doanh nghiệp Than Nam Mẫu thì mức dự trữ tồn kho không quá 6% nhu cầu sử dụng trong kỳ.
Tuy nhiên việc xuất vật tư xuống các phân xưởng sản xuất vẫn còn một hạn chế lớn là bộ phận phụ trách (phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kế toán) khi xuất vật tư xuống lại không thể nắm rõ được tình hình lượng vật tư còn trong kho cũng như tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng như thế nào gây ra trường hợp
“vật tư cần thì không có, vật tư có thì không cần” tại kho và các phân xưởng sản xuất.
Do đó tác giả xin đề xuất biện pháp là thống kê bên những phân xưởng nên cập nhập tình hình vật tư tại các phân xưởng đến bộ phận thủ kho, tại đây bộ phận thủ kho tập hợp lại và tham gia vào đề xuất hạn mức xuất kho với bộ phận phụ trách.
Ưu điểm: Phương pháp này giải quyết được tình trạng “vật tư cần thì không có, vật tư có thì không cần” mà doanh nghiệp còn đang gặp phải. Quy trình giúp phân xưởng có thể chủ động hơn trong việc nhận cấp phát vật tư từ công ty, giúp tiết giảm chi phí lưu kho.
Hạn chế: Phương pháp này còn một hạn chế là trong quá trình quản lý nếu làm không tốt sẽ gây ra tình trạng chậm vật tư cho quá trình sản xuất, đặc biệt khi xảy ra những trường hợp đột xuất.
3.3.4. Giải pháp thứ 4: “Thay đổi mức tiết kiệm chi phí một số loại vật tư phát sinh”
Theo quy chế khoán của công ty than Mạo Khê – TKV có 2 trường hợp dưới đây vật tư không được tính tiết kiệm:
- Đối với lò chợ áp dụng công nghệ trải lưới thép B40 hoặc mành tre, nếu Đơn vị thực hiện thấp hơn định mức xây dựng trong đơn giá thì quyết toán tính bằng 100% định mức thực hiện (Không tính tiết kiệm ).
Cập nhật vật tư cuối tháng Đề xuất
Kế toán tiến hành đối chiếu và ghi sổ
Cuối ngày cập nhập thẻ kho
Phòng kế hoạch đề xuất hạn mức tại các phân xưởng và được duyệt
Cuối tháng tổng hợp báo cáo xuất nhập tồn
Yêu cầu xuất kho
Phân xưởng nhận vật tư
Thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất vật tư về các phân xưởng
Gửi phòng vật tư yêu cầu xuất kho xuống các phân xưởng
Hình 3-5: Sơ đồ cấp phát vật tư xuống các phân xưởng sản xuất
- Đối với các Đơn vị sử dụng vì chống thép + phụ kiện, chèn bê tông, lắp đặt đường sắt khi Đơn vị tiết kiệm Công ty không tính thưởng, khi tăng trừ 100%.
Lò chợ trong mỏ than Mạo Khê chủ yếu sử dụng phương pháp chống gỗ và chống thủy lực đơn, do lưới thép B40 và mành tre thường có trọng lượng lớn, kích thước cồng kềnh, khó vận chuyển, tốn nhiều nhân công, dẫn đến chi phí cao, mặt khác lưới tre và lưới thép B40 trong quá trình thi công lắp đặt có những đầu nhọn dễ gây nguy hiểm đối với người lao động nên giờ công ty đã hạn chế sử dụng công nghệ này.
Các đường lò sử dụng vì chống thép và phụ kiện, chèn bê tông, lắp đặt đường sắt thường được sử dụng để vận chuyển than hoặc vật liệu, chi phí lớn, Công ty không tính tiết kiệm khi thực hiện định mức thấp hơn và phải thanh toán 100% chi phí thực hiện.
Do những công việc đó ít được thực hiện và chi phí cũng rất cao, nhiều hạn chế nên không được tính tiết kiệm, song trong tháng 1/2017 PXKT 3 đã hoàn thành đào 10m đường lò sử dụng mành che và thực hiện thấp hơn mức định mức xây dựng trong đơn giá. Nếu ta áp dụng 1 cách tính tiết kiệm phù hợp thì có thể giúp phân xưởng tiết kiệm được 126.298 ngđ.
Dưới đây tác giả xin đưa ra phương pháp tiết giảm với mức tiết giảm cho các đường lò trên: Nếu phân xưởng tiết kiệm được chi phí theo định mức thực hiện thì sẽ được tính tiết kiệm 50% phần chi phí phân xưởng tiết kiệm được.
Dưới đây là bảng chi phí tính cho một số vật tư phát sinh không được tính tiết kiệm do phân xưởng đã thực hiện công tác đào lò trải lưới chống bằng mành tre.