2.1.1 Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý hoạt
động kinh doanh tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây.
a ) Lịch sử hình thành và phát triển:
Tháng 8 năm 1951, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây đợc thành lập.Với tên gọi: “Chi sở mậu dịch Lỡng Hà”(Hà Đông – Hà Nam). Do yêu cầu của nền kinh tế, đến năm 1976 hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình sát nhập thành tỉnh Hà Sơn Bình, Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây và Công ty xuất nhập khẩu Hoà Bình hợp nhất thành “công ty liên hiệp Hà Sơn Bình”. Tháng 10 năm 1991, tỉnh Hà Tây
đợc tái lập, UBND tỉnh Hà Tây đã ra quyết định số 471- QĐ/UB ngày 01/12/1992 thành lập doanh nghiệp Nhà nớc
“Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây”.
Trong thời kỳ từ 1951 đến 1958 là thời kỳ nhà nớc bao cấp trong mọi lĩnh vực. Từ năm 1958 đến nay, cùng với sự phát triển đi lên của đất nớc, sự thay đổi của nền kinh tế, của công cuộc đổi mới, Công ty đã vợt qua những khó khăn
để trụ vững và phát triển. Công ty đợc Đảng và Nhà nớc tặng huân chơng Lao động và nhiều bằng khen của Sở Thơng mại tỉnh Hà Tây.
Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trởng thành, Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây là một doanh nghệp làm
ăn có hiệu quả. Công ty có quan hệ xuất nhập khẩu với nhiều nớc trên thế giới. Với phơng châm coi trọng chữ tín, chất lợng kinh doanh, Công ty ngày càng đợc bạn hàng tin cậy và hợp tác, song Công ty vẫn luôn cố gắng tìm kiếm, mở rộng thị trờng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, cán bộ nhân viên trong công ty luôn quan tâm đến việc rèn luyện, trau dồi công tác chuyên môn nghiệp vụ để phù hợp với điều kiện kinh tế mới và góp phần đa Công ty lên những bớc phát triển cao hơn.
Thực hiện Quyết định số 1162QĐ/UB ngày 03/12/2004 của tỉnh Hà Tây về việc tiến hành cổ phần hoá DNNN Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây.
Căn cứ thông t số 126/2004/TT – BTC ngày 24/11/2004 của Bộ tài chính hớng dẫn thực hiện Nghị định số 187/2004/NĐ - CP ngày16/11/2004 của chính phủ về việcchuyển Công ty nhà nớc thành Công ty cổ phần.
Căn cứ quyết định số 2066QĐ/UBND ngày30/12/2005 của UBND tỉnh Hà Tây phê duyệt phơng án cổ phần hoá
chuyển doanh nghiệp nhà nớc Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây chính thức
đi vào hoạt động kể từ ngày 01/06/2006 theo giấy phép kinh doanh số 0303000480 ngày 01/06/2006 do Sở kế hoạch tỉnh Hà Tây cấp.
Tên Việt Nam: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà T©y.
Tên giao dịch đối ngoại: Ha Tay import export join stock company.
Tên giao dịch viết tắt: UNIMEX HA TAY
Trụ sở chính: 210 đờng Quang Trung – Hà Đông – Hà T©y
Hình thức hoạt động: Công ty đợc thành lập dới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nớc thành công ty cổ phần và có t cách pháp nhân độc lập theo pháp luật.
Thời gian hoạt động của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây là 50 năm, bắt đầu từ ngày 01/06/2006 Công ty đợc cấp chứng nhận kinh doanh của cơ quan có thẩm quyền. Mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động đầu t, phát triển kinh doanh những mặt hàng, ngành nghề chính của công ty và một số lĩnh vực khác nhằm thu đợc lợi nhuận tối
đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho ngời lao động,
đóng góp cho ngân sách nhà nớc, làm cho công ty phát triển ngày càng lớn mạnh. Công ty đợc phép hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật và điều lệ của Công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho các cổ đông.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các mặt hàng:
Về xuất khẩu: Hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, hàng nông sản, thực phẩm máy móc thiết bị.
Về nhập khẩu: ôtô, xe máy, sắt thép, hàng điện tử.
Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh bến bãi, kho hàng, cho thuê văn phòng và kinh doanh một số hàng hoá nội địa nh: vật liệu xây dựng, ga, bếp ga, quần áo dệt kim…
Công ty thực hiện công tác xuất nhập khẩu hàng hoá
theo hai phơng thức: Xuất nhập khẩu trực tiếp và xuất nhập khẩu uỷ thác, phù hợp với nội dung đăng ký trong giấy phép kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu t tỉnh Hà Tây cấp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty thực hiện và chịu trách nhiệm vật chất về những cam kết của mình với những hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.
Công ty hạch toán kinh tế trên cơ sở tuân thủ các chủ trơng, chính sách, pháp luật và các quy định về quản lý kinh tế của nhà nớc, đảm bảo quyền lợi vật chất, tinh thần cho ngời lao động trong công ty đồng thời làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc.
Thị trờng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty khá
rộng. Thị trờng xuất khẩu chủ yếu là: Nhật Bản, Thái Lan, Trung Quốc…và các nớc Bungary, Hungary. Thị trờng nhập khẩu là: Nga, Đức, Hàn Quốc, Singapore, Thái Lan…Đến nay công ty đã quan hệ buôn bán với 25 nớc.
b) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh:
Để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ mới trong nền kinh tế thị trờng, đồng thời cùng với sự phát triển của công ty và sự chuyển đổi cơ cấu quản lý kinh tế mới thì bộ máy Công ty cũng không ngừng thay đổi để thích nghi và phát triển song hành.
Ngày nay, toàn công ty có hơn 100 cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác chuyên môn, luôn quan tâm
đến việc rèn luyện trau dồi công tác chuyên môn để phù hợp hơn với các điều kiện kinh tế mới đông thời góp phần
đa công ty tiến đến những bớc phát triển cao hơn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Kế toán tài
chÝnh
Các phòng nghiệp vụ kinh doanh
Chủ tịch H§QT
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng Kế hoạch
thị tr ờng
Các chi nhánh Quan hệ
chỉ đạo
Quan hệ nghiệp vô
Hội đồng
quản trị
đồng quản trị đợc thực hiện theo quy định của điều lệ công ty và pháp luật của nhà nớc.
Chủ tịch hội đồng quản trị: có nhiệm vụ tổ chức,
điều hành mọi hoạt động của hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát: Có chức năng kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động tài chính kế toán của công ty.
Giám đốc: là ngời trực tiếp quản lý, trực tiếp phụ trách các phòng chức năng: phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán thị trờng, phòng kế toán tài vụ, các phòng nghiệp vụ kinh doanh và chỉ đạo các chi nhánh.
Phó giám đốc: vừa chịu quan hệ chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc vừa có quan hệ chỉ đạo trực tiếp tới các phòng chức năng.
Phòng tổ chức hành chính:Thực hiện chức năng có tổ chức hành chính bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ và hiệu quả.
Phòng kế hoạch thị trờng: Xây dựng định hớng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh dài hạn cho toàn Công ty, báo cáo việc thực hiện kế hoạch với cấp trên, kiểm tra các hợp đồng kinh tế, thẩm định các phơng án sản xuất kinh doanh, đề xuất ý kiến với giám đốc.
Phòng kế toán tài chính: Điều hoà phân phối tổ chức sử dụng vốn kinh doanh gắn với với việc bảo toàn phát triển nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ghi chép phản ánh đầy
đủ chính xác và kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh vào sổ kế toán theo đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành, Tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản thuế các
khoản phải nộp ngân sách nhà nớc và phân phối thu nhập.
Lập báo cáo quyết toán của công ty theo định kỳ, hớng dẫn tổ chức kiểm tra các chế độ, thể lệ tài chính, việc hạch toán các đơn vị trực thuộc.
Các phòng nghiệp vụ kinh doanh: Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh.
Các chi nhánh: Có chức năng sản xuất kinh doanh tạo nguồn hàng phục vụ xuất khẩu, dịch vụ kinh doanh kho bến , bãi hạch toán định mức hàng quý gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán Công ty tổng hợp.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
* Cơ cấu tổ chức bộ máy
Công ty có mô hình tổ chức hoạt động trên phạm vi rộng, kinh doanh đa chủng loại mặt hàng, thị trờng kinh doanh tơng đối lớn, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc, chi nhánh nằm cách xa Công ty.
Vì vậy để đảm bảo tính chủ động, độc lập trong kinh doanh và đảm bảo chất lợng hạch toán nên Công ty tổ chức bộ máy theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.Theo hình thức này, ở các đơn vị trực thuộc cũng có tổ chức bộ máy kế toán riêng hạch toán định mức và thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình
để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán của Công ty.
Phòng kế toán tại Công ty thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị gửi lên cùng với báo cáo của kế toán phần hành công việc kế toán của Công ty để lập báo cáo
tổng hợp toàn doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Ghi chó:
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ nghiệp vụ
Công tác phân công lao động kế toán của Công ty đ- ợc sắp xếp , bố trí tổ chức rất phù hợp với năng lực công tác và trình độ chuyên môn của từng ngời. Nhân sự của phòng kế toán nói riêng và toàn Công ty nói chung đã lựa chọn, tinh giảm, trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế toán khá cao, cán bộ kế toán có kinh nghiệm tốt, có ý thức trách nhiệm. Hơn nữa, tổ chức lao động kế toán trong công ty kế toán trong Công ty đợc phân công mỗi ngời một phần hành kế toán giúp cho công tác kế toán đợc chuyên môn hoá, giúp mỗi ngời có điều kiện tìm hiểu sâu vào nghiệp vụ của mình góp phần đạt hiệu quả cao trong công tác.
Phòng kế toán tại công ty bao gồm bốn kế toán viên:
Kế toán trởng: Tổ chức hạch toán kế toán, giúp giám
đốc thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, là ngời chỉ đạo toàn diện công tác kế toán trong toàn Công
Kế toán tr ởng
Kế toán mua bán hàng,
công nợ, thuế
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán các đơn vị trực thuéc
Kế toán tổng hợp
ty.
Kế toán tổng hợp: Tổ chức kiểm tra chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo chi tiết tài khoản các kế toán viên Công ty, các quyết toán báo cáo sổ của các đơn vị trực thuộc. Lên báo cáo tài chính gửi các ban ngành có liên quan.
Kế toán công nợ, thuế: theo dõi thực hiện các hợp
đồng kinh doanh qua trình mua hàng, các khoản phải thu, phải trả khách hàng, công nợ nội bộ công ty, thanh toán các khoản nộp ngân sách. Lên báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng.
Kế toán theo dõi quĩ tiền mặt, ngân hàng, tiền lơng, BHXH, theo dõi tiền mặt tại quỹ, làm thủ tục vay vốn ký quỹ lên báo cáo bảo hiểm xã hội hàng quý lên các bản kê công nợ.
Kế toán các đơn vị trực thuộc: mỗi đơn vị có từ 1
đến 2 kế toán, có một kế toánphụ trách chung theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, quá trình mua bán hàng và phản ánh kết quả kinh doanh của đơn vị mình, cuối mỗi thàng, quý gửi toàn bộ chứng từ kiểm tra, xử lý quyết toán báo cáo sổ về phòng kế toán công ty tổng hợp.
Bên cạnh đó, do sự thay đổi thờng xuyên của cơ chế kinh tế, Công ty đã không ngừng hoàn thiện hơn công tác kế toán bằng cách tổ chức các chơng trình, lớp tập huấn chế độ cho cán bộ nhân viên kế toán về nghiệp vụ, về vi tính, ngoại ngữ. Chính vì vậy mà trách nhiệm kế toán của từng nhân viên đợc nâng cao hơn, trình độ vững vàng hơn.
* Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
Kế toán tại văn phòng của công ty áp dụng phần mền kế toán máy đợc trung tâm phát triển công nghệ thông tin UNESCO - ACCOUNTING xây dng dựa theo hình thức kế toán nhật ký chung,chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Các sổ kế toán Công ty sử dụng trong hình thức này bao gồm :Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản, sổ cái tài khoản.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi chó:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuèi kú
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái NhËt ký
đặc biệt
Sổ chi tiết các TK khoảkhoan
tài khoản
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính