2.2.1 Tổ chức hạch toán ban đầu
Xuất khẩu là một nghiệp vụ kinh doanh phức tạp, hàng hoá đợc tiêu thụ ở nớc ngoài, thời gian lu thông dài, phơng thức và phơng tiện thanh toán phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp nếu ngời tham gia kinh doanh không am hiểu về nghiệp vụ kinh doanh thơng mại quốc tế.
Xuất khẩu là quá trình tiêu thụ hàng hoá trên thị tr- ờng nớc ngoài nhằm thu đợc hiệu quả tối u cho các nền kinh tế. Hiện nay Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây, Xuất khẩu đợc tiến hành theo hai phơng thức chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác.
Xuất khẩu trực tiếp: Là phơng thức mà trong đó đơn vị xuất khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình thu mua, bán hàng hoá và tự cân đối tài chính cho thơng vụ đã ký. Kế toán sử dụng các loại chứng tõ:
+ Bộ chứng từ về hàng hoá: hoá đơn thơng mại, bản kê chi tiết hàng hoá, bản kê phiếu đóng gói hàng hoá, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận về số lợng.
+ Bộ chứng từ vận tải: vận đơn (đờng sắt, đờng biển, đờng hàng không…), giấy gửi hàng đờng biển SWB, phiếu gửi hàng.
+ Bộ chứng từ bảo hiểm: đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
+ Bộ chứng từ hải quan: tờ khai hải quan, giấy phép xuất khẩu hay hạn ngạch xuất khẩu, giấy thông báo thuế,
giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận lãnh sự, giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh,
+ Chứng từ kho hàng: biên lai kho hàng chứng từ lu kho, hợp đồng thuê kho…
+ Chứng từ thanh toán: giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng, hoá đơn chi phí vận tải, hoá đơn dịch vụ mua ngoài…
Ngoài ra còn các chứng từ khác nh; phiếu nhập kho hợp
đồng mua bán, hoá đơn giá trị gia tăng mua hàng xuất khÈu.
Tại Công ty xuất khẩu trực tiếp đợc thực hiện theo hình thức tự cân đối ( xuất khẩu ngoài nghị định th) tức là do công ty hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh, từ nghiên cứu tìm kiếm thị trờng, đối tác kinh doanh, tổ chức các
điều kiện cần thiết để ký hợp đồng xuất khẩu theo luật
định.
Xuất khẩu uỷ thác: là phơng thức áp dụng đối với một số đơn vị đợc cấp giấy phép xuất nhập khẩu nhng cha đủ
điều kiện để trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng với nớc ngoài và cũng cha đủ điều kiện để tổ chức lu chuyển hàng hoá giữa trong nớc và nớc ngoài. Do đó phải uỷ thác cho đơn vị khác xuất khẩu hộ. Bên cạnh bộ chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ hải quan, chứng từ chi phí: nh một nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác còn sử dụng thêm hợp
đồng uỷ thác, hoá đơn giá trị gia tăng hoa hồng uỷ thác và biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác. Về nguyên tắc, đơn vị giao uỷ thác là đơn vị đợc phép tính doanh thu xuất
khẩu và phải làm nghĩa vụ nộp thuế xuất khẩu và các thuế có liên quan khác (nếu có). Còn bên nhận uỷ thác là
đơn vị đại lý đợc hởng hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên tham gia ký kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu.
2.2.2 Tài khoản sử dụng và phơng pháp kế toán:
A ) Tài khoản sử dụng:
* Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp sử dụng các tài khoản:
Tài khoản 5111: doanh thu xuất khẩu Tài khoản 632: giá vốn hàng bán
Tài khoản 156: hàng hoá
Tài khoản 641: chi phí bán hàng Tài khoản 6411: chi phí nhân viên Tài khoản 6412: chi phí vật liêu bao bì
Tài khoản 6413: chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng Tài khoản 6414; chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài
Tài khoản 6418: chi phí bằng tiền khác Tài khoản 131: phải thu khách hàng
Tài khoản 1311: phải thu khách hàng trong nớc Tài khoản 1312: phải thu khách hàng nớc ngoài Tài khoản 331: phải trả ngời bán
Tài khoản 111: tiền mặt
Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng Tài khoản 1111.1121: tiền Việt Nam Tài khoản 1112,1122; tiền ngoại tệ
Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính Tài khoản 635: chi phí hoạt động tài chính
Tài khoản 413: chênh lệch tỷ giá hối đoái
* Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác
Tài khoản 5113: doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 3331: thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản 1388: phải thu khác
B ) Phơng pháp kế toán:
*Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp:
Xuất khẩu là một quá trình tơng đối phức tạp trải qua rất nhiều giai đoạn đồng thời cũng xuất hiện rất nhiều thủ tục chứng từ. Để thấy rõ hơn về các thủ tục cũng nh quy trình của phơng thức xuất khẩu hàng hoá trực tiếp, sau
đây em xin lấy ví dụ minh hoạ thực hiện một nghiệp vụ xuất khẩu hàng mây tre, hàng guột đan sang thị trờng Australia tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây:
Xuất khẩu là một quá trình tơng đối phức tạp trải qua rất nhiều giai đoạn đồng thời cũng xuất hiện rất nhiều thủ tục chứng từ. Để thấy rõ hơn về các thủ tục cũng nh quy trình của phơng thức xuất khẩu hàng hoá trực tiếp, sau
đây em xin lấy ví dụ minh hoạ thực hiện một nghiệp vụ xuất khẩu hàng mây tre, hàng guột đan sang thị trờng Australia tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây:
- Ngày 09/05/2016 Công ty tiến hành đàm phán và tham gia ký kết hợp đồng ngoại thơng với bên xuất khẩu (bên mua) là TOTOCOM PTY LTD (xem phụ lục số 01). Hợp đồng ngoại thơng phải do Giám đốc công ty đứng tên đóng dấu
đợc lập thành 4 bản mỗi côngty giữ 2 bản có giá trị pháp lý nh nhau. Thông thờng một hợp đồng không thể thực hiện
đợc trong một lần xuất, mà một hợp đồng thờng bao gồm
nhiều phụ lục hợp đồng để thực hiện và hoàn tất một hợp
đồng đó ký kết.
Ngày 09/05/2016 tại Hà Tây 2 bên tham gia ký kết phụ lục số 01 thuộc hợp đồng số 01/AUS-XK 2016 cùng ngày. Phụ lục ghi râ
Tên hàng : Hàng mây tre đan, hàng guột đan các loại Số lợng: 17134 chiếc, bộ
Trị giá: 17 395,22 AUD
Thời hạn giao hàng từ ngày 20/07 đến ngày 30/07/2016
- Sau khi hợp đồng đã đợc ký kết, Công ty thực hiện lập kế hoạch kinh doanh và thu mua hàng hoá xuất khẩu:
Ngày 10/05/2016 Công ty thực hiện ký kết phụ lục hợp
đồng số 01 thuộc hợp đồng kinh tế số 01/XK- MQ/2016 (xem hợp đồng kinh tế phụ lục số 02) đã ký kết với cơ sở sản xuất kinh doanh hàng mây tre, guột Phú Tuấn ngày 05/03/2016. Nội dung phụ lục tóm tắt nh sau:
Tên hàng : hàng guột đan các loại Số lợng: 5109 chiếc, bộ
Trị giá: 89 614 900 đồng
Thời gian giao hàng từ 10/6 đến 20/6/2016
Địa điểm giao hàng: Trạm mây tre huyện ChơngMỹ Ngày 16/05/2016 Công ty thực hiện ký kết hợp phụ lục số 02 thuộc hợp đồng số 01/XK- V/2016 ngày 05/03/2016 với cơ sở mây tre Vơng Doanh:
Tên hàng : hàng mây tre đan Số lợng: 12025 chiếc, bộ
Giá trị: 70 632 300 đồng
Thời gian giao hàng từ 10 đến 20 tháng 6/2016
Địa điểm giao hàng: Trạm mây tre Chơng Mỹ Hà tây.
- Ngày 21/06 Phòng kinh doanh mây tre đã làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu lô hàng( Tờ khai số 880/XK/KD,Hà T©y).
Các chi phí đợc tập hợp nh sau:
• Lệ phí hải quan: 600,000đ
• Phí bốc xếp hàng hoá:2,100,000đ
• Phí kiểm dịch bến bãi:1,000,000đ
• Phí khác: 1,900,000đ
• Cớc phí vận tải đờng biển: 1,950 USD
Sau khi hàng hoá xuất khẩu phòng mây tre lập bộ chứng từ thanh toán gồm : Hoá đơn thơng mại ,bản kê đóng gói, vận đơn v.v.v và giao ngân hàng để đợc thanh toán. Các hoá đơn , chứng từ liên quan chuyển về cho phòng kế toán.
- Trình tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của nghiệp vụ này nh sau:
+ Ngày 16/6/2016 Cơ sở Phú Tuấn tiến hành giao hàng guột đan các loại theo phụ lục số 01 đã ký kết ngày 10/05.
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng thông thờng của ngời bán, Công ty tiến hành nhập kho lập phiếu nhập kho số 01
định khoản:
Nợ TK 156 : 89,614,900
Cã TK 1121 : 89,614,900
+Ngày 19/6/2016 Cơ sở Vơng Doanh giao hàng mây tre theo phụ lục hợp đồng02 kỳ ngày 16/05/2016 . Căn cứ hoá
đơn bán hàng thông thờng của ngời bán , kế toán lập
:
Nợ TK 156 : 70,632,300
Cã TK 1121 : 70,632,300
+Ngày 25/06/2016 Căn cứ hoá đơn vận chuyển hàng từ Hà
Đông đến cảng Hải Phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 2,000,000
Nợ TK 1331 : 100,000
Cã TK 1121 : 2,100,000
+ Ngày 26/06/2016 Khi thanh toán cớc phí vận tải đờng biển bằng VNĐ, Căn cứ vào hoá đơn vận tải đờng biển xác
định số tiền phải trả theo tỷ giá thực tế ngày thanh toán (1 USD = 15,996 VNĐ), Số tiền là 1,950 x15,996
=31,192,200
Nợ TK 641 : 31,192,200
Cã TK 1122 : 31,192,200
+ Các chi phí khác đợc phản ánh chi tiết của TK 641:
Nợ TK 6417 : 3,600,000 Nợ TK 6418 : 1,900,000
Nợ TK 133 : 360,000
Cã TK 1111 ; 5,860,000
+ Ngày 30/06/2016 Khi nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá , kế toán căn cứ vào hoá đơn thơng mại ghi nhận doanh thu xuất khẩu theo tỷ giá ngày lập hoá đơn (17,395.22 x 11,842.78 = 206,007,763):
Ghi nhËn doanh thu:
Nợ TK 131 : 206,007,763
Cã TK 5111 : 206,007,763 Giá vốn hàng xuất khẩu:
Nợ TK 632 : 160,247,200
Cã TK 156 : 160,247,200
Thuế suất khẩu phải nộp ( thuế suất thuế xuất khẩu bằng 0)
Nợ TK 511 : 0 Cã TK 3333 : 0
+ Ngày 01/07/2016 , Công ty TOTOCOM chuyển tiền vào tài khoản của Công ty theo giấy báo có của ngân Hàng VietcomBank. Sau khi trừ chi phí ngân Hàng , tỷ giá đồng AUD ngày 01/07/2016 là 11,875.00đ/AUD x 17,395.22:
Nợ TK 1122 : 206,568,237.5 Cã TK 131 : 206,007,763
Cã TK515 : 506,474.5
* Nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có truyền thống. Do đó Công ty chỉ nhận xuất khẩu uỷ thác mà không có ngiệp vụ giao xuất khẩu uỷ thác.
Để thấy rõ hơn về những trình tự cũng nh sổ sách kế toán của phơng thức này em xin minh hoạ qua hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu trà:
Ngày 15 tháng 8 năm 2016, tiến hành ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu trà với công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Long( xem phụ lục số 03). Hợp đồng số 01/UTXK giữa bên uỷ thác (bên A): Công ty TNHH trà Hoàng Long và bên nhận uỷ thác (bên B) Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây, trong đó:
1. Tên hàng: trà nhài Số lợng: 9.000 kg (+ 5%)
Đơn giá: CFR Kaohsiung, Taiwan: USD 0.50kg Tổng trị giá: 4,500.00 USD
2. Tên hàng : Trà đen Số lợng: 4,550 kg (+ 5%)
Đơn giá: CFR Kaohsiung, Taiwan: USD 0.70kg Tổng trị: 3,255.00 USD.
Công ty Hoàng Long phải thanh toán cho Công ty CPXNK Hà Tây các khoản phí : Phí uỷ thác (1% trị giá C+F của lô
hàng), Chi phí vận tải nớc ngoài, phí bảo hiểm , các chi phí khác liên quan đến quá trình xuất khẩu hàng hoá.
Ngày 21/8/2016 Công ty nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng công thơng chi nhánh HàTây về số tiền bên nhập khẩu
thanh toán, số tiền là 7,755USD theo tỷ giá giao dịch tại thời
điểm thanh toán là 1USD = 16,031VND.
Ngày 11/09/2016 Khi nhận đợc lô hàng uỷ thác từ Hoàng Long, Công ty tiến hành lập Commercial Packing list cho lô
hàng xuất khẩu.
Ngày 12/09/2016 Công ty đã làm xong thủ tục hải quan và thuê tàu vận chuyển hàng cho đối tác nớc ngoài là Cty YUHNONG CORPORATION (Đài Loan).
Ngày 28/09/2016 Công ty XNK Hà Tây và Công ty TNHH Hoàng Long Lập biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu trà, hai bên thống nhất theo các nội dung nh sau:
+ Tổng số tiền Công ty XNK Hà Tây phải trả cho Công ty Hoàng Long là 122,372,519.
+ Phí ngân hàng thực tế bao gồm phí ngân hàng nớc ngoài là 27.51 USD x16,031đ/USD = 440,517đ, phí ngân hàng trong nớc và các khoản chi phí khác là 1,523,000đ.
+ Phí uỷ thác Công ty XNK Hà Tây đợc hởng(1%) : 1,367,524đ(đã bao gồm VAT)
- Sau khi hoàn thành nghiệp vụ xuất khẩu, căn cứ vào hoá
đơn thơng mại , kế toán phản ánh trị giá lô hàng xuất khẩu uỷ thác ( Tỷ giá : 1USD =16,031đ, trị giá lô hàng là : 7.755 x 16,013 = 124,320,405®):
Nợ TK 131 : 124,320,405 Cã TK 331 : 124,320,405
- Ngày 29/09/2016 khi thu đợc tiền của khách tại thời điểm này, tỷ giá thực tế của đồng Việt Nam so với đồng Đôla Mỹ là 1USD = 16.045 VNĐ, phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toán ghi :
Nợ TK 1122 : 7,755 x 16,045 = 124,428,975
Cã TK 131 : 124,320,405 Cã TK 515 : 108,570 - Doanh thu phí hoa hồng uỷ thác:
Nợ TK 131 : 1,367,524
Cã TK 5113 ; 1% x 124,320,405 = 1,243,204 Cã TK 3331 : 10% x1% x 124,320,405 =
124,320
- Thuế xuất khẩu phải nộp hộ bên giao uỷ thác ( thuế suất thuế xuất khẩu bằng 0) :
Nợ TK 331 : 0
Cã TK 3388 : 0
Ngày 30/09/2016 Thanh toán các khoản chi hộ đơn vị uỷ thác phát sinh bằng tiền Việt Nam nh phí ngân hàng tại Việt Nam, phí giám định hải quan, phí vận chuyển bốc xÕp…
Nợ TK 1388 : 1,523,000 Cã TK 1121 : 1,523,000
Với các khoản phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận tỷ giá tại thời điểm thanh toán là 1 USD = 16,045 VNĐ, kế toán ghi :
Nợ TK 1388 : 27.51 x16,031 = 440,517
Nợ TK 635 : 881
Cã TK 1122 ; 27.51 x 16,045 = 441,398
- Ngày 30/09 thanh toán bù trừ phí hoa hồng uỷ thác xuất khẩu và các khoản chi hộ căn cứ vào các chứng từ liên quan:
Nợ TK 331 : 3,331,041
Nợ TK 635 : 881
Cã TK 131 ; 1,367,524 Cã TK 1388 ; 1,964,398
- Ngày 30/09 số tiền còn lại thanh toán với đơn vị giao uỷ thác,tỷ giá ngày giao dịch là 1USD = 16,045 VNĐ , kế toán ghi :
Nợ TK 331 : 120,548,351
Nợ TK 635 : 108,185 Cã TK 1122 : 120,665,536
• Tổ chức ghi sổ kế toán:
- Số liệu kế toán cập nhật hàng ngày sẽ đợc kế toán chuyển đến sổ Nhật ký chung.
- Doanh thu bán hàng hoá và chi phí đồng thời đợc chuyển vào sổ cái Tk 511 và 641.
- Chi tiết hàng mua xuất khẩu đợc phản ánh trên sổ cái Tk 156
- Đồng tiền sử dụng trong nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu hàng hoálà ngoại tệ lên khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phản ánh vào sổ TK 635 và TK 515.
- Sổ chi tiết TK tiền gửi ngoại tệ 1122,sổ chi tết TK tiền gửi VND 1121.
- Tiền hàng phải thu đợc chi tiết vào sổ TK 131
- Trị giá lô hàng nhận xuất khẩu uỷ thácđợc phản ánh trên sổ TK 331
- Các chi phí chi hộ bên giao uỷ thácđợc phản ánh trên sổ TK 1388