Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Tây và tìm hiểu thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá, kết hợp với lý luận đợc học ở nhà trờng. Em nhận thấy tổ chức kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại công ty đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý và cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
2.3.1 u ®iÓm
* Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán rất thích hợp với thực tế của công ty là có nhiều chi nhánh ở các tỉnh. Kế toán
ở văn phòng đã kết hợp hài hoà kế toán tài chính và kế toán quản trị. Do đó công tác kế toán đảm bảo cung cấp kịp thời
đầy đủ, chính xác thông tin theo yêu cầu quản lý của lãnh
đạo.Từ đó nhà lãnh đạo kiểm tra, chỉ đạo sát sao các hoạt
động của Công ty.
* Về hệ thống chứng từ:
Chứng từ của công ty đợc lập và luân chuyển đầy đủ theo đúng mẫu của bộ tài chính ban hành phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ.Thông tin về nội dung kinh tế và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đầy đủ và chính xác vào các chứng từ. Bên cạnh đó việc tiếp nhận các chứng từ bên ngoài vào và từ trong công ty xuất ra đều
đợc bám sát kiểm tra chặt chẽ và xử lý kịp thời.
* Về tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán:
Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành, các tài khoản kế toán của công ty vừa phản ánh đối t- ợng ở mức độ tổng hợp vừa phản ánh đối tợng ở khía cạnh chi tiết. Đối với các loại tài khoản chi tiết đã đợc Công ty xây dựng một cách quy củ, có hệ thống dễ hiểu, dễ áp dụng tạo
điều kiện thuận lợi cho tổng hợp, phân tích và kiểm tra trong quản lý.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đều đợc quy đổi ra VND theo tỷ giá thực tế để ghi chép vào sổ kế toán, giúp cho việc theo dõi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc chặt chẽ, chính xác là cơ sở để ghi chép vào sổ sách có liên quan.
Việc hạch toán chi phí đợc tách riêng cho từng đơn hàng. Theo dõi và quản lý chi phí một cách chính xác để
phân bổ tính giá thực tế của hàng bán.
* Về sổ sách kế toán:
Công ty thực hiện theo chơng trình phần mền kế toán dới dạng các trang sổ bao gồm: các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết đợc mở cho các đối tợng cần thiết. Đối với nghiệp vụ xuất khẩu, các loại tài khoản đợc mở chi tiết cho từng phơng án kinh doanh, từng mặt hàng xuất khẩu, các tài khoản công nợ
đợc mở chi tiết cho từng đối tợng khách hàng trong nớc hay n- ớc ngoài, chi tiết cho từng tên khách hàng, các tài khoản chi phí đợc mở chi tiết cho từng loại chi phí các khoản vốn bằng tiền đợc mở chi tiết cho tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ và mở riêng cho từng loại ngoại tệ.Việc theo dõi trên các sổ giúp cho kế toán có thể tập hợp và cung cấp các thông tin về các đối tợng liên quan một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của kế toán.
2.3.2 Tồn tại:
Bên cạnh những u điểm nổi bật trên, công tác kế toán nói chung và kế toán hoạt động xuất khẩu nói tiêng ở công ty còn một số mặt hạn chế nh sau:
* Về chứng từ sử dụng :
Công ty mới chỉ quan tâm đến các chứng từ bắt buộc làm thực hiện đợc hoạt động xuất khẩu hàng hoá và ghi sổ kế toán: công ty cha quan tâm đến các chứng từ hớng dẫn và công tác kểm tra kiểm soát, xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan.
* Về tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 157 ( hàng gửi bán) :Công ty không sử dụng tài khoản 157 để phán ánh lô hàng đã xuất kho chuyển đi
xuất khẩu nhng vì một lý do nào đó mà hàng hoá vẫn cha
đợc ghi nhận là xuất khẩu. Nh vậy, thông tin về trị giá hàng hoá thực tế còn trong kho sẽ không đợc chính xác tại mọi thời
điểm, kế toán không theo dõi cụ thể trị giá của số hàng này.
Trong các trờng hợp mua hàng chuyển thẳng đi xuất khẩu không qua kho nhng kế toán vẫn ghi nhận trị giá hàng hoá xuất khẩu trên tài khoản 156 ( Hàng hoá). Cách hạch toán nh vậy là không đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Trong thực tế không có hàng hoá nhập kho, phòng kinh doanh vẫn lập phiếu nhập kho theo trị giá mua của lô hàng
để làm căn cứ ghi nhận trên tài khoản 156. Điều này sẽ gây trở ngại khi kiểm kê, tổng hợp số liệu về hàng hoá trong kho vào cuối kỳ kế toán nếu nh lô hàng đó vẫn cha xuất khẩu.
Nghiệp vụ xuất khẩu có đặc thù là tiếp xúc, liên quan
đến nhiều tài khoản nguyên tệ nhng công ty không sử dụng tài khoản 007(ngoại tệ các loại ) trong công tác hạch toán hàng xuÊt khÈu.
- Tài khoản 003 ( hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cợc) :Công ty không sử dụng tài khoản 003 để theo dõi lô
hàngnhận xuấtkhẩu uỷ thác. Đối với hoạt động xuất khẩu uỷ thác, thời gian diễn ra một hợp đồng thờng dài, nh vậy trong suốt một khoảng thời gian, hàng hoá đã nhận của bên giao uỷ thác nhng lại không phản ánh trên sổ sách kế toán. Điều này là không chặt chẽ không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán vì khi đã nhận số hàng uỷ thác, đây có thể coi là một khoản nợ phải trả cho bên giao uỷ thác, Công ty phải có trách nhiêm với số hàng này cho tới khi xuất khẩu.
-Việc xác định giá vốn hàng xuất khẩu tại công ty là cha
thực sự chính xác, làm ảnh hởng trực tiếp đến doanh thu thuần của các hợp đồng xuất khẩu.Trong công thức tính giá
vốn hàng xuất khẩu, theo kế toán công ty giá gốc hàng xuất khẩu bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có đợc hàng hoá ở địa
điểm và trạng thái sẵn sàng cho việc bán ra. Đối với nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá, thông thờng số tiền mua hàng xuất khẩu đợc vay ở ngân hàng để trả cho các nhà cung cấp, sau khi hàng hoá đợc xuất khẩu và nhận đợc tiền do ngời nhập khẩu thanh toán, công ty mới trả cho ngân hàng.
Tất cả giao dịch này với ngân hàng đều phát sinh các khoản chi phí và các chi phí này đều đợc ghi nhận vào giá
vốn hàng xuất khẩu.Tuy nhiên trong cách hạch toán hiện tại kế toán tại công ty lại hạch toán đây nh những khoản chi phí và
đa thẳng vào tài khoản chi phí 641. Nh vậy trị giá vốn hàng xuất khẩu đợc tính toán là không chính xác.
- Tài khoản 131 (phải thu của khách hàng):Trong nghiệp vụ nhận xuất khẩu uỷ thác, công ty sử dụng tài khoản 131để theo dõi cho cả khách nớc ngoài ( với phần tiền phải thu hộ cho bên giao uỷ thác) và ngời giao uỷ thác xuất khẩu(với phần doanh thu phí hoa hồng đợc hởng). Cách hạch toán nh vậy là không hợp lý trong thực tế các doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu hàng hoá thu tiền từ bên nhập khẩu, sau khi đã bù trừ đi phí hoa hồng và các khoản chi phí khác, số tiền còn lại sẽ đợc trả cho bên giao uỷ thác. Nh vậy khoản thu phí hoa hồng uỷ thác nên đợc hạch toán nh một khoản làm giảm các khoản phải trả cho ngời giao uỷ thác.
Trong nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác việc sử dụng các tài
khoản của Công ty là quá nhiều và không hợp lý. Ví dụ nh sử dụng tài khoản 1388 ( các khoản phải thu khác) để theo dõi các khoản chi phí chi hộ bên giao uỷ thác là không cần thiết trong khi có thể sử dụng duy nhất một tài khoản 331 (phải trả
cho ngời bán) để theo dõi các khoản này.
* Về sổ sách:
Công ty thực hiện rất nhiều nghiệp vụ kinh tế đối ngoại với khách hàng song hiện tại công ty không hề sử dụng bất cứ một sổ nào để theo dõi số nguyên tệ ngoại tệ tồn quỹ hay phát sinh. cụ thể là các sổ chi tiết cũng nh tổng hợp về các khoản phải thu, phải trả hay sổ ngân hàng trong các nghiệp vụ xuất khẩu công ty không hề biết đợc số lợng nguyên tệ của từng loại tồn đầu kỳ, phát sinh và tồn cuối kỳ mà trên đó mới chỉ phản ánh tiền VND.
Là doanh nghiệp thơng mại nghiệp vụ liên quan đến mua, bán, nhập khẩu, xuất hàng diễn ra rất đa dạng vậy mà hiện tại ngoài nhật ký chung thì công ty cha áp dụng thêm bất cứ một loại nhật ký chuyên dùng nào.
Chơng III