CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.3. Đánh giá công tác QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Công ty
4.3.1. Yêu cầu về HTQLCL
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thì tổ chức phải nhận biết các quá trình cần thiết trong hệ thống. Yêu cầu này được thực hiện trong thủ tục- Sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống QLCL (DOC-PQ-PR-06-02). Thủ tục này đã xác định được trình tự và mối tương tác giữa các quá trình phù hợp với yêu cầu của HTQLCL.
b) Yêu cầu về hệ thống tài liệu
Để xây dựng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 thì phải xây dựng một hệ thống tài liệu, văn bản sao cho phù hợp và đạt được hiệu quả cao là điều quan trọng, là tiền đề cho quá trình thực hiện ISO.
Tài liệu của HTQLCL của công ty SV Probe Việt Nam bao gồm:
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
- Sổ tay chất lượng.
- Các thủ tục: mô tả hoạt động khác nhau của các đơn vị chức năng cần thiết để thực hiện các tiêu chuẩn của HTQLCL, đồng thời xác định trách nhiệm và cách thức thực hiện các hoạt động này.
- Các tài liệu cần có của SV Probe Việt Nam để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của công ty.
- Các hồ sơ: kết quả thực hiện các hoạt động theo quy định của các tài liệu. Các kết quả này là bằng chứng hoạt động của HTQLCL.
Hiện nay, hệ thống tài liệu của công ty gồm có 38 thủ tục và 80 HDCV tuân thủ theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Yêu cầu về sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng (DOC-PQ-QM-01-04) của công ty bao gồm: phạm vi áp dụng
điều khoản 7.5.2 ( Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Lý do: Mọi quá trình sản xuất của công ty đều tuân thủ theo thiết kế và công nghệ của công ty mẹ SV Probe Asia Pte Ltd. Toàn bộ kết quả đầu ra của mọi sản phẩm của công ty SV Probe Việt Nam đều được kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi và đo lường).
Yêu cầu kiểm soát tài liệu:
Công ty có thiết lập thủ tục- kiểm soát tài liệu (DOC-PQ-PR-03-04) theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Thủ tục này nhằm hướng dẫn cách thức kiểm soát tài liệu trong HTQLCL, được áp dụng cho tất cả các bộ phận của công ty. Thủ tục này quy định chi tiết cách thức kiểm soát tài liệu về:
- Định dạng tài liệu: logo, kiểu font, cỡ font, tựa đề…
- Nội dung tài liệu: cỡ font, kiểu font, tựa đề, mã tài liệu…
Mã tài liệu: DOC- Quy trình- Cấp tài liệu- XX- xx Quy trình: ghi mã quy trình
Cấp tài liệu: ghi mã cấp tài liệu XX: số thứ tự của tài liệu xx: số lần soát xét
Bảng 4.5. Bảng Mã Tài Liệu của Công Ty
Quy trình Mã quy trình Cấp tài liệu Mã cấp tài liệu
Thiết kế DE Sổ tay chất lượng QM
Dịch vụ khách hàng CS Thủ tục PR
Nhân sự HR Hướng dẫn công
việc WI
Sản Xuất PL Biểu mẫu FM
Bảo đảm và kiểm soát
chất lượng PQ
Điều phối giao nhận LO Hiệu chuẩn thiết bị PM Bảo đảm kỹ thuật TA
Nguồn: Thủ tục- Kiểm soát tài liệu
- Cách thức ban hành tài liệu mới: khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới, Ban lãnh đạo, Ban ISO hoặc trưởng các bộ phận liên quan sẽ chỉ định người biên soạn. Tài liệu được biên soạn tuân thủ theo thủ tục này.
- Cách thức soạn thảo, xem xét và phê duyệt tài liệu: tài liệu sử dụng phải đảm bảo được phê duyệt bởi những người có trách nhiệm liên quan.
- Cách thức phân phối tài liệu: sau khi được phê duyệt, tài liệu sẽ được đăng ký với người kiểm soát tài liệu để đưa lên mạng nội bộ của công ty. Trong trường hợp cần sử dụng tài liệu dưới dạng bảng in, người sử dụng phải in tài liệu từ mạng nội bộ và đăng ký với người kiểm soát tài liệu để đóng mộc nhằm đảm bảo tài liệu được kiểm soát đồng thời ngăn ngừa việc sử dụng tài liệu lỗi thời.
- Cách thức lưu trữ tài liệu: tất cả tài liệu được lưu trữ trên hệ thống mạng của tập đoàn SV Probe. Tài liệu được in chỉ có giá trị lưu trữ khi có dấu đóng mộc.
- Cách thức soát xét, sửa đổi tài liệu: tài liệu phải được soát xét định kỳ 1 năm 1 lần để đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật mới hoặc sửa đổi khi có sự không phù hợp trong quá trình hoạt động.
- Cách thức hủy tài liệu: Các tài liệu lỗi thời, các tài liệu liên quan đến công nghệ sản xuất đã hết thời gian sử dụng hay các tài liệu khác không còn mục đích sử dụng (được lưu trên giấy) sẽ được hủy bỏ bằng cách đưa vào máy hủy giấy hoặc xé bỏ tại quy trình.
Yêu cầu kiểm soát hồ sơ:
Công ty có thiết lập thủ tục- Kiểm soát hồ sơ (DOC-PQ-PR-04-02) nhằm hướng dẫn cách thức kiểm soát hồ sơ được thực hiện trong tất cả các quá trình trong HTQLCL và được áp dụng cho tất cả các bộ phận trong công ty.
- Nguyên tắc lập hồ sơ: trong quá trình hoạt động của các tiến trình tại các bộ phận, các bộ phận có nhu cầu cần thiết phải ghi chép lại dữ liệu, thông tin hoặc thực hiện các báo cáo …Các bộ phận sẽ ban hành biểu mẫu cho việc ghi chép này. Việc ban hành biểu mẫu sẽ tuân thủ theo thủ tục- Kiểm soát tài liệu. Hồ sơ có thể lập trên giấy hoặc trên máy tính, phải ghi ngày lập, người lập, người ký duyệt. Hồ sơ khi sửa chữa phải có chữ ký của người sửa ngay tại chỗ sửa.
- Cách phân phối, lưu trữ và bảo quản hồ sơ:
+ Phân phối: hồ sơ sau khi lập và có sự phê duyệt sẽ được phân phối (bản sao) đến từng cá nhân hoặc các bộ phận có liên quan nếu cần thiết. Bản chính phải lưu tại bộ phận lập hồ sơ.
+ Lưu trữ: hồ sơ có thể lưu trữ trên máy tính đối với các hồ sơ ở dạng tập tin trên máy tính, đối với các hồ sơ lập trên giấy phải được lưu trữ trong boxfile có dán nhãn.
+ Bảo quản: hồ sơ phải được bảo quản nơi thoáng mát, bảo đảm trong tình trạng có thể nhận dạng khi cần thiết sử dụng. Đối với các tập tin trên máy tính phải được bảo mật tốt.
- Cách hủy hồ sơ: hồ sơ không còn mục đích sử dụng và đã hết thời gian lưu trữ sẽ được hủy bằng máy hủy giấy hoặc xé nhỏ đến mức không thể khôi phục lại tình trạng ban đầu. Đối với hồ sơ ở dạng tập tin trên máy tính đã hết thời gian lưu trữ có thể xóa bỏ nếu cần thiết.