CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TẠO ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THẾ GIỚI HẢI SẢN
2.2. Thực trạng tạo động lực lao động tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản
2.2.2. Thực trạng tạo động lực lao động bằng các công cụ phi tài chính
Từ việc phân tích nhiệm vụ, chức năng từng vị trí công việc ở từng phòng/ ban, thiết lập bảng mô tả công việc, phòng nhân sự có thể xây dựng các tiêu chuẩn cơ bản mà người lao động phải cần có để đáp ứng được vị trí công việc đó. Ví dụ tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên kế toán tổng hợp là phải tốt nghiệp các trường cao đẳng, đại học trở lên về chuyên ngành kế toán,Ít nhất 2 năm kinh nghiệm về lĩnh vực kế toán, hiểu biết các nguyên tắc kế toán Việt Nam, Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, kỹ năng giao tiếp tốt, có tinh thần trách nhiệm và có thể làm việc dưới áp lực cao.
Việc phân tích công việc cho từng vị trí, từng bộ phận tại Công ty đã được thực hiện bằng việc xây dựng bản mô tả công việc và xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng chức danh công việc.
Ví dụ bản mô tả công việc đối với nhân viên telesale của Công ty:
Mô tả công việc:
- Gọi điện chăm sóc khách hàng thường xuyên
- Giải đáp thắc mắc khách hàng và lập báo cáo phản hồi hàng tháng nhằm nâng cao dịch vụ
- Tập hợp các thông tin phản hồi của khách hàng - Phân tích các dữ liệu hành vi của khách hàng
- Tương tác chương trình quản lý CRM và đề xuất, triển khai & giám sát các chương trình chăm sóc khách hàng
- Làm việc tại: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên.
- Khả năng giao tiếp tốt, giọng nói truyền cảm, lưu loát không bị ngọng (không sử dụng tiếng địa phương)
- Có khả năng làm việc theo nhóm (Teamwork) - Chịu khó nghiên cứu học hỏi
- Có kinh nghiệm chăm sóc khách hàng.
- Có kiến thức tốt về chăm sóc khach hàng nói chung, cụ thể là nghiên cứu tâm lý khách hàng, truyền thông.
- Tận tâm, đạo đức làm việc tốt, cam kết và tự giác hoàn thành tốt công việc được giao trong nguồn lực giới hạn.
- Thái độ làm việc chuyên nghiệp
- Có trách nhiệm với công việc và dự án được giao. Sẵn sàng làm thêm giờ.
2.2.2.2. Phân công, bố trí lao động
Để mỗi người lao động thực hiện tốt công việc của mình phát triển của Công ty, tổ chức cần chú trọng công tác phân công, bố trí lao động phù hợp và làm đúng khả năng sở trường của mình để phát huy hết khả năng của từng cá nhân. Để biết thực tế việc phân công bố trí lao động tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản có phù hợp không và kết quả thu được như sau:
Bảng 2.8: Mức độ hài lòng về phân công công việc tại Công ty
STT Chỉ tiêu Đơn
vị
Mức độ hài lòng về phân công công việc
Tổn Rất g số
không đồng
ý
Khôn g đồng
ý
Bình thường
Đồng ý
Rất đồng
ý
1
Hài lòng với nội dung công việc
Số
phiếu 3 6 28 36 39 112
% 2,67 5,36 25 32,14 34,83 100
2
Nội dung công việc phong phú, đa dạng
Số
phiếu 10 12 24 37 29 112
% 8,92 10,71 21,43 33,04 25,9 100
3
Công việc phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn
Số
phiếu 8 10 16 35 43 112
% 7,14 8.93 14.28 31,25 38,4 100
(Nguồn: Kết quả khảo sát về tạo động lực lao động tại Công ty ) Qua kết quả khảo sát người lao động về nội dung công việc ở bảng 2.8 cho thấy có tới 66.97% số người trả lời phiếu khảo sát cho rằng họ hài lòng với nội dung công việc hiện tại, có 69,65% số người trả lời phiếu khảo sát cho rằng họ cảm thấy công việc phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có tới 19,63% số người được hỏi trả lời rằng nội dung công việc họ đang làm có tính lặp đi lặp lại, không phong phú, đa dạng. Với kết quả khảo sát như trên ta thấy, nhìn chung công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản được xác định tương đối rõ ràng, mang lại hài lòng cho người lao động. Tuy nhiên bên cạnh đó thì vẫn còn yếu tố mang tính chung chung, chưa thỏa mãn được hết nhu
cầu về công việc, nhu cầu tự hoàn thiện của mỗi người lao động. Điều này đòi hỏi sự quan tâm rất lớn từ phía nhà quản lý bởi nếu công việc không được phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng có người lao động ỷ lại, làm ít nhưng vẫn hưởng nhiều do đó không đảm bảo sự công bằng nếu không có hệ thống đánh giá chính xác.
Công ty đã chú trọng đến vấn đề phân công, bố trí người lao động theo đúng chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí việc làm, tạo điều kiện để người lao động phát huy chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Việc phân công, bố trí lao động trong công ty dựa vào thực tế công việc hoàn thành. Người lao động có cơ hội được chuyển việc khác phù hợp hơn nhờ chính sách tự giới thiệu, tự đề cử. Để tạo động lực cho người lao động thì Công ty đã xem xét đến nhu cầu của người lao động, người lao động nếu không yêu thích công việc hiện tại thì không thể phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ. Vì vậy, Công ty luôn tạo điều kiện về việc làm để người lao động yên tâm, gắn bó với Công ty.
2.2.2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Do tính chất công việc của Công ty là giúp việc, tham mưu cho Ban giám đốc các định hướng, hoạch định chiến lược, xây dựng và hoàn thiện Cơ chế chính sách, xây dựng tổ chức bộ máy, kiểm tra, giám sát ngành dọc nên việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của Công ty do người quản lý trực tiếp đánh giá. Hàng tháng, vào cuối tháng, người quản lý trực tiếp thường căn cứ vào thành tích và mức độ hoàn thành công việc của các cá nhân trong đơn vị, từ đó đánh giá người lao động đạt loại gì. Sau đó, các phòng ban sẽ họp với nhau nhằm thống nhất kết quả đánh giá. Công ty sử dụng ba tiêu chí để đánh giá là: mức độ hoàn thành nhiệm vụ; số ngày công làm việc thực tế trong tháng và tình hình chấp hành nội quy kỷ luật. Qua các tiêu thức này giúp người đánh giá sẽ phân thành 4 mức độ xếp loại: A, B, C, D tương ứng với các mức xuất sắc, khá, trung bình, kém. Người quản lý trực tiếp cuối tháng sẽ căn cứ vào các tiêu chí trên để đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên. Kết quả này sẽ được sử dụng để tính lương cho người lao động cũng như đánh giá mức độ đóng góp của họ để xem xét việc khen thưởng.
Khi tiến hành khảo sát về sự công bằng trong đánh giá thực hiện công việc, kết quả được biểu diễn theo biểu đồ sau:
Rất không đồng ý; 1.79% Không đồng ý; 3.57%
Bình thường; 26.78%
Đồng ý; 63.39%
rRất đồng ý; 4.47%
Đánh giá kết quả thực hiện công việc
(Nguồn: Kết quả khảo sát về tạo động lực lao động tại Công ty ) Biểu đồ 2.2: Kết quả khảo sát về công tác đánh giá thực hiện công việc
Qua kết quả khảo sát về công tác đánh giá thực hiện công việc có thể thấy số người trả lời từ mức độ 3 (bình thường) đến mức độ 5 (rất đồng ý) khá cao chiếm tới 94,64%. Tuy nhiên, vẫn còn tới 5,36% tổng số người được hỏi chưa hài lòng với công tác đánh giá thực hiện công việc, trong đó 1,79% là hoàn toàn không hài lòng. Điều này chứng tỏ công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty đã đáp ứng được phần nào mong muốn về hệ thống đánh giá của người lao động.
2.2.2.4. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho người lao động
Điều kiện làm việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý cũng như hiệu quả làm việc của người lao động từ đó sẽ tác động đến động lực làm việc của người lao động trong tổ chức.
Khi được hỏi về môi trường làm việc đoàn kết, thân ái tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản , tác giả nhận được những ý kiến đánh giá tổng hợp lại như sau:
Bảng 2.9: Mức độ hài lòng về điều kiện làm việc
STT Chỉ tiêu Đơn
vị
Mức độ hài lòng về điều kiện làm việc
Tổng số Rất
không đồng
ý
Không đồng ý
Bình thường
Đồng ý
Rất đồng
ý
1
Môi trường làm việc hòa đồng, thân ái
Số
phiếu 0 3 20 54 35 112
% 0 2,68 17,86 48,21 31,25 100
2
Cơ sở vật chất, thết bị phục vụ cho công việc tốt
Số
phiếu 0 1 26 54 31 112
% 0 0,89 23,21 48,21 27,8 100
(Nguồn: Kết quả khảo sát về tạo động lực lao động tại Công ty ) Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy, đa số người tham gia trả lời khảo sát đều đồng ý với điều kiện làm việc tại Công ty.
Tạo môi trường làm việc thoải mái khiến cho nhân viên cảm thấy an tâm và nhiệt tình. Hiểu được điều này, công ty luôn quan tâm đến việc xây dựng và nâng cấp môi trường làm việc cho nhân viên. Tạo bầu không khí làm việc là biểu hiện đầu tiên của động lực phi tài chính thông qua môi trường làm việc: không khí làm việc tốt sẽ kích thích sự nhiệt tình của công việc của nhân viên. Các công ty lãnh đạo đã tạo dựng một không khí làm việc thoải mái, thú vị.
Trong Công ty Thế giới Hải sản, các nhà quản lý đã kiếm được rất nhiều tình cảm từ nhân viên vì họ luôn gắn bó với nhân viên của mình. Hầu hết các nhân viên và nhân viên của công ty đều hài lòng trước sự chú ý của các nhà lãnh đạo. Họ quan tâm đến hoàn cảnh gia đình của nhân viên, nhân viên trao đổi với quan niệm về cuộc sống, những khó khăn và những trở ngại trong cuộc sống gia đình. Thông qua sự trao đổi này, các nhà lãnh đạo sẽ hiểu những khó khăn gặp phải và nhân viên sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết. Và ở đây, họ cũng hiểu được suy nghĩ, đặc điểm và tính cách của mỗi nhân viên để có hành vi thích hợp. Bởi vì mong muốn xây dựng một trường hợp cho nhân viên làm việc thống nhất, gần hội đồng quản trị đã rất quan tâm đến việc ngăn chặn các biểu hiện của các cuộc xung đột cá nhân. Bất cứ khi nào trong số các nhân viên có thái độ mơ hồ, có thể từ công việc chuyên nghiệp, từ sự không đồng ý với quyết định của cấp trên, người quản lý của công ty đang cố gắng lắng nghe và giải quyết kỹ lưỡng. Họ tạo điều kiện cho mỗi nhân viên được
trao đổi suy nghĩ thẳng thắn, ý kiến của mình trong khi nhấn mạnh và mâu thuẫn. Nếu ý tưởng đó là chính xác, khi đó nhân viên quản trị chỉ xem nhân viên của họ không đúng và hài lòng với quyết định đó. Dưới sự lãnh đạo của công ty, trao đổi là một cách để cung cấp cho nhân viên gần hơn và hiểu nhau tốt hơn.
Điều kiện bảo đảm và thời gian làm việc cho người lao động trong công ty: Điều kiện làm việc của nhân viên là một yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến công việc của họ. Nhận thức được điều này, hội đồng quản trị quan tâm đến điều kiện làm việc của nhân viên trong công ty. Người lao động đảm bảo đủ điều kiện làm việc như ánh sáng và thoáng mát, nhiệt độ không khí. Các phòng bố trí rộng rãi (5m2 / người) và trang bị đầy đủ các tiện nghi hiện đại như máy tính, điện thoại, điều hòa không khí, máy photocopy, máy fax. Về thời gian làm việc, công ty được sắp xếp để đảm bảo sức khoẻ và tình trạng làm việc hiệu quả nhất. Trong một môi trường mà đội ngũ nhân viên trẻ chiếm đa số nhân viên, công ty luôn là động lực và sự sáng tạo của lực lượng lao động trẻ tuổi này. Công ty tuyển dụng đội trẻ bởi vì họ có đầy năng động, nhiệt tình và sáng tạo. Đây cũng là cơ hội cho các nhân viên trẻ cố gắng làm việc, cố gắng hết sức để phát triển công ty. Chúng tôi có thể nói rằng sự quan tâm của đội ngũ lãnh đạo của công ty để làm việc, với một môi trường làm việc của nhân viên làm cho họ cảm thấy thoải mái hơn và do đó hiệu quả hơn.
Và đặc biệt họ cảm thấy gắn bó hơn với công ty. Quan tâm tới môi trường làm việc việc sẽ là động lực chính để tạo ra sự hăng hái và nhiệt huyết trong công việc của nhân viên. Công ty đang tạo ra một môi trường cho nhân viên phấn đấu đạt được những thành tựu có điều kiện và biết cách tạo ra. Hàng năm, công ty đã tổ chức đánh giá hoạt động kinh doanh, thái độ làm việc để tổ chức khen thưởng. Những điều này có ảnh hưởng rất lớn đối với cán bộ và công chức. Các quản trị viên của công ty phải tạo điều kiện cho nhân viên thách thức họ trong các công việc mới. Đánh giá khen thưởng và kỷ luật: Việc đánh giá rà soát tổ chức tại mỗi phòng một lần mỗi tháng và năm ngoái sẽ được lồng ghép vào xếp hạng và thưởng cho nhân viên công chức. Công ty xây dựng và ban hành hệ thống tiêu chí đánh giá về thi đua, quy chế và điều kiện quy mô.
2.2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức kỹ năng cho người lao động Hoạt động đào tạo và nâng cao trình độ cho người lao động đóng vai trò đặc biệt quan trong đến hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân cũng như của tổ chức. Khi người lao động đã có đủ khả năng, trình độ thực hiện công việc sẽ dẫn đến sự thỏa mãn trong công việc từ đó sẽ kích thích người lao động làm việc nâng cao năng suất.
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực luôn được lãnh đạo công ty quan tâm, đánh giá cao và coi là một trong những chiến lược hàng đầu, then chốt, giúp tạo ra sự khác biệt, mang lại lợi thế và năng lực cạnh tranh, quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững . Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu đào tạo lao động theo kế hoạch và quy trình đào tạo rõ ràng, công ty còn tổ chức xét duyệt cho CBCNV trong công ty đi học tập, nâng cao kiến thức, trình độ để đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng cao thông qua các hình thức chủ yếu như: đào tạo nâng cao năng lực quản lý, đào tạo các kỹ thuật an toàn. Bên cạnh đó, người lao động còn được đào tạo miễn phí các lớp học về an toàn, vệ sinh lao động. các kỹ năng giao tiếp với khách hàng, kỹ năng bán hàng…..
Bảng 2.10: Số lượng đạo tào các lĩnh vực của Công ty trong giai đoạn 2013 – 2016
Đơn vị: Người STT Lĩnh vực đào tạo Năm
2013
Năm 2014
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
1 Tài chính – Kế toán 7 9 10 13 16
2 Kỹ thuật nuôi hải sản 2 3 5 6 6
3 Quản lý, giám sát 6 9 9 11 15
4 Hành chính – Nhân sự 2 3 5 5 6
5 Nhà hàng – Siêu thị 28 33 45 49 54
(Nguồn: phòng Hành chính – Nhân sự) Nhìn vào bảng ta có thể thấy số lượng lao động được đào tạo tăng dần theo các năm. Công ty tập trung đào tạo cho các phòng ban để nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc để tạo ra nguồn lao động chất lượng cao, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Các loại hình đào tạo chủ yếu là đào tạo theo hình thức ngắn hạn, bổ sung. Điều này cho thấy công ty rất quan tâm đến vấn đề đào tạo và phát triển khả năng chuyên môn cho nhân viên.
Để đánh giá công tác đào tạo hiện nay có đáp ứng được mong muốn của người lao động và mang lại hiệu quả công việc hay không? Tác giả đã tiến hành khảo sát ý kiến của người lao động về công tác đào tạo, thu được kết quả như sau:
Đơn vị: Người
Rất không đồng ý Không đồng ý Bình thường Đồng ý Rất đồng ý 0
5 10 15 20 25 30 35 40 45
5 8
41 37
21
(Nguồn: Kết quả khảo sát về tạo động lực lao động tại Công ty ) Biểu đồ 2.3: Kết quả khảo sát về việc tham gia các khóa huấn luyện
để làm việc hiệu quả
Khi được hỏi về việc sau khi tham gia các khóa huấn luyện có làm tăng việc hiệu quả không? Theo biểu đồ 2.3, có 41 người ( chiếm 36.61%) đánh giá bình thường và cũng chiếm tỷ lệ cao nhất. Số lượng người đồng ý và rất đồng ý lần lượt là 37 người và 21 người; số lượng rất không đồng ý là 5/112 người và không đồng ý là 8/112 người. Điều đó cho thấy hoạt động đào tạo của Công ty có mang lại hiệu quả trong công việc nhưng dừng lại ở mức cơ bản bình thường, không có gì nổi bật và chưa tạo được động lực lao động mạnh mẽ cho người lao động.
2.2.2.6. Tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thế giới Hải sản dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc mà người lao động sẽ được thuyên chuyển, bổ nhiệm lên những vị trí: tổ trưởng, giám sát, quản lý, phó phòng, trưởng phòng ...
HĐQT, Ban giám đốc và phòng nhân sự sẽ xem xét các tiêu chuẩn vị trí việc làm và năng lực cá nhân để có định hướng sắp xếp phù hợp. Qua đó, Tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc tốt, có trách nhiệm với công việc và sự phát triển của Công ty.
2.2.2.7. Xây dựng bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tập thể người lao động
Ngoài các điều kiện về vật chất, các điều kiện về tinh thần, bầu không khí tâm lý trong công ty được xem là yếu tố vô cùng quan trọng đối với động lực làm việc của người lao động.