CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẮC NINH
3.1. Khái quát về Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh
3.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Hệ thống 23 cửa hàng bán lẻ: mỗi cửa hàng gồm có 03 bể thép 25 m3 chứa xăng dầu chôn ngầm dưới mặt đất. Công nghệ nhập hàng là công nghệ nhập kín, có áp dụng thu hồi hơi, giảm hao hụt, giảm bớt ô nhiễm môi trường và an toàn hơn trong phòng chống cháy nổ. Các cửa hàng đều được trang bị tối thiểu 3 cột bơm nhiên liệu hiện đại của hãng TASUNO (Nhật), chính xác trong đo lường.
Công nghệ, thiết bị của công ty đã được đầu tư từ lâu, mặc dù đã có sự cải tạo mở rộng, nâng cấp, sửa chữa nhưng nhìn chung trình độ công nghệ hiện nay là chưa cao và chậm đổi mới. Trong khi các đối thủ cạnh tranh trên thị trường đầu tư, sử dụng công nghệ hiện đại, máy móc thiết bị cao cấp chủ yếu của Nhật.
Về hệ thống thông tin, Chi nhánh có hệ thống mạng nội bộ, trang bị máy tính có kết nối Internet đến từng đơn vị, sử dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP - SAP) tại văn phong Chi nhánh và phần mềm Egas, Agas tại các cửa hàng bán lẻ.
Giúp tăng cường quản lý số liệu kinh doanh từ Tập đoàn đến các công ty xăng dầu thành viên. Cùng với đó phần mềm cũng kết nối trao đổi thông tin giữa các phòng ban, bộ phận trong Chi nhánh và với khối cửa hàng, tiết kiệm được thời gian và báo cáo kịp thời về tình hình kinh doanh cho lãnh đạo Chi nhánh. Từ đó, giúp lãnh đạo Chi nhánh ra những quyết định nhanh chóng, chính xác cho hoạt động kinh doanh.
Chi nhánh cũng đã đăng ký đường tuyền số liệu Megawan để thu nhận số liệu hàng ngày từ các cửa hàng, đơn vị trực thuộc và truyền số liệu báo cáo về tập đoàn.
Mặt khác các đơn vị, bộ phận trong Chi nhánh vẫn duy trì chế độ báo cáo định kỳ hàng tháng, và các báo cáo quản trị đột xuất khi cần.
Hệ thống thu thập thông tin của Chi nhánh hiện nay là khá tốt, tuy nhiên vấn đề tổng hợp và phân tích thông tin phục vụ cho kinh doanh, lập các báo cáo quản trị vẫn còn chưa được Chi nhánh quan tâm, chú trọng, chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác thu thập phân tích thông tin phục vụ cho kinh doanh
3.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh
Về doanh thu
Năm 2016 là năm có nhiều biến động về giá xăng dầu, tuy sản lượng tăng so với năm 2015 nhưng doanh thu lại giảm là do giá xăng dầu liên tục giảm. Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho người tiêu dùng, kìm hãm lạm phát do tăng giá xăng dầu.
Tuy nhiên, năm 2017 lại là năm doanh thu tăng đột biến, một phần là do giá xăng dầu biến động tăng, phần còn lại là do sản lượng tăng cao (tăng trưởng hơn 13% so với năm 2016).
Bảng 3.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh giai đoạn 2015-2017
Chỉ tiêu 2015 2016 2017
So sánh (%) 2016/
2015
2017/
2016 BQ 1. Doanh thu thuần 1.721.602 1.388.795 1.949.368 80,67 140,36 106,41 2. Giá vốn hàng bán 1.663.574 1.313.208 1.887.999 78,94 143,77 106,53 3. LN gộp về bán hàng 58.028 75.587 61.369 130,26 81,19 102,84 4. Chi phí bán hàng 44.213 59.125 43.132 133,73 72,95 98,77 5. LN từ hoạt động SXKD 13.815 16.462 18.237 119,16 110,78 114,90
6. Lợi nhuận khác 4 -71 164 - - -
7. Tổng LN trước thuế 13.819 16.391 18.401 118,61 112,26 115,39 8. Thuế TNDN phải nộp 141 113 139 80,14 123,01 99,29 9. Lợi nhuận sau thuế 13.678 16.278 18.262 119,01 112,19 115,55 10. Nộp NSNN 244.107 332.127 382.975 136,06 115,31 125,26
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính - Petrolimex Bắc Ninh)
Lợi nhuận, nộp ngân sách Nhà nước
Lợi nhuận hàng năm của Chi nhánh Bắc Ninh tăng trưởng khá, tốc độ tăng trưởng lợi nhuận bình quân 3 năm đạt 115,55%. Lợi nhuận tăng trưởng ở đây là do đơn vị đã thực hiện tốt công tác quản lý, tiết kiệm chi phí, tối đa hóa năng suất lao động. Có thể nói với nguồn nhân lực 210 người, mỗi năm tạo ra lợi nhuận trên dưới 17 tỷ đồng không phải là lớn đối với một đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, Chi nhánh Bắc Ninh là doanh nghiệp nhà nước, ngoài mục tiêu kinh tế Petrolimex Bắc Ninh còn đóng vai trò hết sức quan trọng là mặt hàng thiết yếu, đảm bảo cung cấp nguồn hàng cho hoạt động xã hội, là đơn vị nộp ngân sách top 10 trong tỉnh với gần 383 tỷ đồng, vượt 10% so với kế hoạch đặt ra.
Khái quát lại, qua phân tích kết quả kinh doanh giai đoạn 2015 - 2017 của Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh, cho thấy Đơn vị đã có những bước tăng trưởng đều ở các năm, thị phần tiếp tục được phát triển đáp ứng tốt nhu cầu tại địa bàn góp phần đáng kể về phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh năng lượng tại địa phương, hiện là doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
Phân tích đánh giá tài sản và nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật cho thấy Đơn vị đang có lợi thế so với các đối thủ. Tuy nhiên, nguồn nhân lực với chất lượng chưa thực sự cao và phù hợp với chuyên ngành được đào tạo, năng lực marketing còn nhiều hạn chế so với các đối thủ khác nên khả năng cạnh tranh có phần yếu thế. Để đảm bảo sự phát triển bền vững, gia tăng thị phần thì trong thời gian tới Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh cần có những cải thiện về nguồn nhân lực, công nghệ và chính sách marketing đột phá.
Tài sản và nguồn vốn của Chi nhánh
Đối với doanh nghiệp tài chính (tài sản và nguồn vốn) là nguồn lực quan trọng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và thể hiện thực lực đầu tư kinh doanh, là niềm tin để các đối tác kinh doanh tin tưởng trong quá trình hợp tác kinh doanh với đơn vị mình.
Bảng 3.2 cho thấy thấy từ năm 2015 đến năm 2017, tổng tài sản của Chi nhánh tăng lên gần 7,5 tỷ đồng (từ 91,935 tỷ lên 99,384 tỷ). Tốc độ tăng trưởng bình quân qua ba năm là 103,97%. Tổng tài sản tăng lên là phù hợp với sự phát triển của Chi nhánh.
Từ năm 2016, vốn chủ sở hữu chuyển hết về Công ty nên vốn chủ sở hữu của Chi nhánh từ năm 2016 chính là phần lợi nhuận sau thuế mà Chi nhánh đạt được.
Điều này giải thích vì sao Vốn chủ sở hữu của Chi nhánh năm 2015 là 26,956 tỷ còn lại 16,462 tỷ năm 2016 và 18,237 tỷ năm 2017.
Bảng 3.3. Tài sản và nguồn vốn của Chi nhánh Bắc Ninh
Chỉ tiêu 2015
(Tr.đ)
2016 (Tr.đ)
2017 (Tr.đ)
So sánh (%) 2016/
2015
2017/
2016
Bình quân TÀI SẢN
A- Tài sản ngắn hạn 53.347 37.439 51.398 70,18 137,28 98,16 I. Tiền và các khoản tương
đương tiền 2.784 7.796 14.398 280,03 184,68 227,41 II. Các khoản phải thu ngắn
hạn 46.323 25.560 34.134 55,18 133,54 85,84
III. Hàng tồn kho 3.659 3.846 2.812 105,11 73,11 87,67 IV. Tài sản ngắn hạn khác 581 237 54 40,79 22,78 30,49 B- Tài sản dài hạn 38.588 44.741 47.986 115,95 107,25 111,51 I. Các khoản phải thu dài hạn - 540 531 98,33
II. Tài sản cố định 33.647 35.296 39.650 104,90 112,34 108,55 III. Tài sản dở dang dài hạn - 1.224 428 34,97
IV. Tài sản dài hạn khác 4.941 7.681 7.377 155,45 96,04 122,19 Tổng cộng tài sản 91.935 82.180 99.384 89,39 120,93 103,97 NGUỒN VỐN
A- Nợ phải trả 64.979 65.718 81.147 101,14 123,48 111,75 I. Nợ ngắn hạn 64.979 65.498 80.933 100,80 123,57 111,60
II. Nợ dài hạn - 220 214 97,27
B- Nguồn vốn chủ sở hữu 26.956 16.462 18.237 61,07 110,78 82,25 I. Vốn chủ sở hữu 26.956 16.462 18.237 61,07 110,78 82,25 Tổng cộng nguồn vốn 91.935 82.180 99.384 89,39 120,93 103,97
Nguồn: Phòng Kế toán tài chính – CN Xăng dầu Bắc Ninh
Chi nhánh luôn phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh bằng việc đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định dài hạn tăng trưởng bình quân 8,55%. Điều đó cho thấy công ty từng bước ổn định cơ sở vật chất, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.
3.2. Thực trạng quản lý mạng lưới kênh phân phối tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh 3.2.1. Lập kế hoạch phân phối
3.2.1.1. Quy trình lập kế hoạch
Trong công tác vận hành hoạt động tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh, công tác xây dựng kế hoạch cung ứng luôn được coi là một trong những khâu quan trọng của quá trình quản lý nhằm đảm bảo cung cấp đủ khối lượng nhiên liệu phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Việc cung cấp đủ và chuẩn xác theo yêu cầu của khách hàng, không để tình trạng xảy ra thiếu nhiên liệu được coi là một trong những phương trâm, mục tiêu hướng tới của chi nhánh. Ngoài ra, xây dựng kế hoạch cung ứng xăng dầu là một chỉ tiêu để doanh nghiệp đánh giá quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình trong năm kế hoạch. Do vậy xây dựng kế hoạch cung ứng xăng dầu một cách hợp lý sát với điều kiện thực tế như kho, bể chứa, tình hình tài chính, nguồn nhân lực hiện có của chi nhánh trong từng thời kỳ kinh doanh là công việc vô cùng cần thiết.
Tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh, việc lập kế hoạch được thực hiện trên cơ sở hướng dẫn của đơn vị chủ quản của chi nhánh là Công ty Xăng dầu khu vực I và của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Thời gian thực hiện việc lập kế hoạch hàng năm được thực hiện vào cuối tháng 11 hoặc tháng 12. Khi nhận được hướng dẫn, chi nhánh sẽ thực hiện theo đúng quy trình để xây dựng kế hoạch cho năm tiếp theo theo quy định và báo cáo kế hoạch với Công ty chủ quản. Tổng quát lại, các bước xây dựng kế hoạch của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh được thể hiện qua sơ đồ 3.1.
Sau khi nhận được hướng dẫn của Công ty Xăng dầu Khu vực I, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh tiến hành thu thập, tổng hợp thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm hiện tại và tiến hành xác định nhu cầu thị trường tiêu thụ trên địa bàn phụ trách để đưa ra bản dự báo nhu cầu trong năm tới. Việc xác định nhu cầu thị trường trong năm tiếp theo được chi nhánh xác định dựa trên cơ sở nghiên cứu, nhận định về kết quả quả các hoạt động kinh tế tại địa phương, tình hình các biến động về kinh tế, xã hội, chính trị ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ xăng dầu trên thế giới và trong nước, từ đó Công ty sẽ đưa ra một kế hoạch cung ứng phù hợp với tình hình biến động đó nhằm đáp ứng được các chỉ tiêu tăng trưởng mà Chi nhánh đã
đề ra.
Sơ đồ 3.2: Quy trình lập kế hoạch của Công ty Xăng dầu Bắc Ninh Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Petrolimex
Khi đã dự kiến được nhu cầu thị trường, Chi nhánh tiến hành xem xét, đánh giá nguồn lực của bản thân xem có khả năng đáp ứng được nhu cầu đã xác định hay không. Việc này được thực hiện trên cơ sở rà soát, thống kê của các bộ phận trong toàn Chi nhánh, từ các khối Phòng chức năng, các cửa hàng, kho bãi trực thuộc đến.
Khả năng đáp ứng nhu cầu được xem xét là các kho, bể chứa, nguồn tài chính, phương tiện vận chuyển và nguồn nhân lực. Công ty sẽ phải đánh giá lại toàn bộ hệ thống kho, bãi tại Chi nhánh cũng như hệ thống bể chứa tại các cửa hàng trực thuộc.
Sau khi đã hoàn thành việc thu thập các dữ liệu, căn cứ để xây dựng kế hoạch, Chi nhánh thực hiện tổng hợp thành Kế hoạch phân phối chính thức và báo cáo đơn vị chủ quản trực tiếp là Công ty Xăng dầu Khu vực 1. Công ty Xăng dầu khu vực I
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I
Nghiên cứu các hướng dẫn và thu thập, phân tích thông tin để xác định nhu cầu của thị trường
Rà soát, kiểm tra năng lực đáp ứng hu cầu của Chi nhánh
Lập các kế hoạch về sản lượng, tài chính và đảm bảo nhân lực cho đáp ứng nhu cầu
Giao các kế hoạch chi tiết đến các cửa hàng, đơn vị trực thuộc
CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẮC NINH Hướng dẫn
lập kế hoạch
Báo cáo Phê
duyệt
tiến hành xem xét và điều chỉnh kế hoạch của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh nếu thấy cần thiết rồi quyết định phê duyệt kế hoạch gửi về Chi nhánh thực hiện. Kế hoạch được phê duyệt sẽ được Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh tiến hành triển khai giao chi tiết đến các cửa hàng và các bộ phận liên quan đến kênh phân phối.
3.2.1.2. Kết quả thực hiện lập kế hoạch phân phối
Trong giai đoạn 2015 - 2017, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình về lập kế hoạch phân phối cho năm kinh doanh tiếp theo.
Chỉ tiêu về sản lượng xăng dầu được xác định khoa học, dựa trên cơ sở nhu cầu thị trường cũng như nguồn lực thực tế của Chi nhánh.
Nhìn chung, trong giai đoạn 2015 - 2017, kế hoạch phân phối xăng dầu của Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh về sản lượng có xu hướng tăng qua các năm. Trong đó, Chi nhánh kênh phân phối chính mà chi nhánh tập trung vẫn là Bán lẻ thông qua các cửa hàng và bán cho các tổng đại lý hay cho thương nhân nhượng quyền bán lẻ. Tốc độ tăng trưởng mà chi nhánh dự kiến theo kế hoạch đối với kênh bán lẻ là tăng trung bình 11,25%/năm. Đây là một trong những kênh phân phối chính và truyền thống của chi nhánh có tốc độ tăng trưởng tương đối ổn định.
Bảng 3.4: Kế hoạch phân phối xăng dầu
của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh giai đoạn 2015 - 2017
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tăng
trưởng SL BQ
(m3)
CC (%)
SL (m3)
CC (%)
SL (m3)
CC (%)
1. Bán lẻ 50.500 38,49 60.000 40,96 62.500 40,01 11,25 2. Bán buôn 35.200 26,83 36.000 24,57 25.200 16,13 -15,39 3. Bán Đại lý/
TNNQ bán lẻ 45.500 34,68 50.500 34,47 68.500 43,85 22,70 Tổng 131.200 100,00 146.500 100,00 156.200 100,00 9,11
Nguồn: Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh
Trong giai đoạn 2015 - 2017, tỉnh Bắc Ninh có mức độ phát triển kinh tế tương đối mạnh, đi cùng với đó là nhu cầu về năng lượng cũng tăng cao. Việc mở rộng kênh
phân phối bán lẻ trực tiếp qua các cửa hàng trực thuộc công ty không thể tiến hành nhanh. Vì vậy, chi nhánh đã lên kế hoạch chú trọng phát triển kênh bán cho đại lý và thương nhận nhượng quyền bán lẻ. Tốc độ tăng trưởng trong kế hoạch của công ty với kênh phân phối này ở mức khá cao, bình quân 22,70%/năm. Từ vị trí số 2 sau kênh phân phối bán lẻ trực tiếp, kênh phân phối qua đại lý và thương nhân nhượng quyền bán lẻ đã vươn lên hàng đầu vào năm 2017. Điều này cho thấy nhu cầu về xăng dầu ngày càng cao của thị trường Bắc Ninh đòi hỏi Chi nhánh phải linh hoạt trong việc tìm ra kênh phân phối phù hợp để đáp ứng nhu cầu.
Đối với kênh bán buôn cho các khách hàng có nhu cầu lớn, trong năm 2017, Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh đã phải điều chỉnh kế hoạch cắt giảm sản lượng phân phối theo kênh này. Nguyên nhân là do khách hàng lớn nhất của kênh này là Công ty TNHH kính nổi Việt Nam cắt giảm lượng tiêu thụ xăng dầu để chuyển sang loại nhiên liệu khác. Điều này đã ảnh hưởng rất mạnh đến kênh phân phối bán buôn của chi nhánh, làm cho kế hoạch tăng trưởng của kênh này sụt giảm mạnh với tốc độ bình quân 15,39%/năm. Đây cũng là lý do để công ty tăng chỉ tiêu kế hoạch cho 2 kênh còn lại nhằm bù đắp lượng giảm sút sản lượng do giảm nhu cầu trong kênh bán buôn.
3.2.2. Xây dựng mạng lưới kênh phân phối hàng hóa 3.2.2.1. Kênh phân phối trực tiếp
Kênh phân phối trực tiếp của Chi nhánh xăng dầu là hệ thống các cửa hàng bán lẻ xăng dầu trực thuộc. Việc xây dựng mạng lưới kênh phân phối này được thực hiện trên cơ sở 2 cách triển khai chính là: Xây dựng cửa hàng mới và sửa chữa cải tạo cửa hàng cũ. Các phương án này đều đươc thực hiện trên cơ sở theo năm kế hoạch và được giao cho Phòng Quản lý kỹ thuật của Chi nhánh đảm nhiệm, cụ thể:
Đối với việc phát triển CHXD mới: Yêu cầu chủ yếu là tìm địa điểm phù hợp, bao phủ rộng khắp địa bàn Tỉnh. Đảm bảo mỗi trung tâm huyện, thị, thành phố, khu công nghiệp có ít nhất 01 Cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Trên cơ sở kế hoạch đó, Phòng QLKT phải lên kế hoạch, lập dự án báo cáo các sở ban ngành của Tỉnh để xin thuê đất 50 năm. Sau khi có quỹ đất Phòng QLKT lập thiết kế Cửa hàng, dự kiến vốn đầu tư và tổ chức xây dựng Cửa hàng xăng dầu.
Đối với việc cải tạo, sửa chữa lớn là xây dựng lại mới Cửa hàng bán lẻ cũ:
Hàng năm, Phòng QLKT Chi nhánh lập kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo tối thiểu
từ 1 đến 2 Cửa hàng xăng dầu. Cửa hàng mới được xây dựng khang trang, cơ sở vật chất đầu tư hiện đại phù hợp với quy chuẩn theo quy định, đảm bảo an toàn và hiện đại, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực mà chi nhánh đang kinh doanh và của thị hiếu khách hàng.
Bảng 3.5: Mạng lưới kênh phân phối trực tiếp của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh Địa điểm Số lượng
cửa hàng
Tỷ lệ (%)
TP Bắc Ninh 05 21,74
Huyện Gia Bình 01 4,35
Huyện Lương Tài 02 8,70
Huyện Quế Võ 05 21,74
Huyện Thuận Thành 04 17,39
Huyện Tiên Du 01 4,35
TX Từ Sơn 02 8,70
Huyện Yên Phong 03 13,04
Tổng 23 100,00
Nguồn: Phòng Kinh doanh - Petrolimex Bắc Ninh
Việc xây dựng kênh phân phối trực tiếp luôn được Chi nhánh quan tâm, trú trọng hàng đầu không chỉ tại chi nhánh mà tại cả đơn vị chủ quản là Công ty Xăng dầu khu vực I. Hệ thống kênh phân phối này là được coi là hướng phát triển bền vững, lâu dài và mang ý nghĩa sống còn xuyên suốt từ Tập đoàn đến các Công ty, Chi nhánh.
Đây được coi là kênh phân phối được ưu tiên nhất trong phát triển kênh bán lẻ.
Trải qua hơn 20 năm thành lập, mạng lưới phân phối trực tiếp của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh đã phát triển rộng khắp trên địa bản tỉnh Bắc Ninh. Trong đó, số lượng Cửa hàng xăng dầu tập trung nhiều nhất tại Thành phố Bắc Ninh và Huyện Quế Võ. Mỗi địa phương có 05 cửa hàng bán lẻ của Chi nhánh (chiếm tỷ lệ 21,74%
tổng số lượng cửa hàng của chi nhánh. Đây là 2 trung tâm hành chính, chính trị và kinh tế của tỉnh nên số nhu cầu tiêu thụ nhiên liệu cao vì vậy chi nhánh tập trung phát triển mạng lưới rộng nhất tại 2 địa phương này. Ngoài ra, tại 2 huyện Thuận Thành và Yên Phong trong thời gian vừa qua Chi nhánh cũng tích cực mở rộng mạng lưới, tăng thêm số lượng cửa hàng bán lẻ vì đây cũng là nơi có công nghiệp phát triển mạnh