CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẮC NINH
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý mạng lưới kênh phân phối tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh
3.3.3. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh
Tổ chức bộ máy hoạt động của một doanh nghiệp có tác động mạnh đến quản lý mạng lưới kênh phân phối. Bộ máy tổ chức của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh được xây dựng trên cơ sở quy định của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam với nhiều cải cách tiến bộ mang tính phù hợp với thực tiễn kinh tế thị trường. Theo đó, Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh xăng dầu Bắc Ninh ngày càng được tổ chức hợp lý, phân định rõ chức năng nhiệm vụ giữa các phòng chức năng. Cùng với đó, sự phối hợp công việc giữa các bộ phận trong hệ thống tổ chức thường xuyên được quan tâm, trú trọng đúng mức góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý mạng lưới kênh phân phối xăng dầu của Chi nhánh.
Đối với vấn đề quản lý kênh phân phối sản phẩm của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh, các kênh phân phân phối đều được tập trung về một đầu mối chính là Phòng Kinh doanh. Tuy nhiên, đối với kênh phân phối trực tiếp là hệ thống các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh còn chịu sự quản lý chặt chẽ bởi các phòng ban chức năng như Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế toán - Tài chính.
Nhờ đó, kênh phân phối chính và quan trọng nhất của Chi nhánh luôn nằm trong sự kiểm soát, vận hành an toàn và ổn định. Đối với kênh phân phối gián tiếp, việc quản lý chủ yếu được giao cho Phòng Kinh doanh. Sự tổ chức và sắp xếp này giúp cho việc quản lý mạng lưới kênh phân phối của chi nhánh được dễ dàng, thuận lợi, giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình vận hành.
3.3.4. Chính sách phát triển mạng lưới kênh phân phối hàng hóa
Chính sách phát triển mạng lưới kênh phân phối của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty Xăng dầu khu vực I nói chung và của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh nói riêng có ảnh hưởng quyết định đến việc quản lý mạng lưới kênh phân phối của Chi nhánh. Hiện nay, chính sách của Tập đoàn cũng như của Công ty Xăng dầu khu vực I đối với các Chi nhánh xăng dầu trực thuộc là phát triển kênh bán lẻ trực tiếp.
Đây được coi là kênh phân phối truyền thống và bền vững nhất của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý mạng lưới kênh phân phối của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh sẽ tập trung vào việc nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của kênh phân phối xăng dầu trực tiếp thông qua các cửa hàng bán lẻ trực thuộc.
Với lợi thế truyền thống và chiến lược phát triển từ công ty mẹ hướng tới đầu tư mạnh cho mạng lưới bán lẻ, việc quản lý đối với kênh phân phối trực tiếp này đòi hỏi cần có sự đầu tư thích đáng. Trong giai đoạn 2015 - 2017, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh đã thực hiện nhiều chính sách cũng như biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý đối với kênh bán lẻ trực tiếp. Mặc dù coi kênh phân phối trực tiếp là quan trọng nhất nhưng chi nhánh không hoàn toàn buông lỏng kênh phân phối gián tiếp qua các trung gian. Việc quản lý kênh phân phối gián tiếp thông qua các tổng đại lý, thương nhân nhượng quyền thương hiệu vẫn được chi nhánh kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo mục tiêu kinh doanh cũng như giữ gìn uy tín thương hiệu Petrolimex. Các đơn vị trung gian hợp tác với chi nhánh phân phối sản phẩm luôn được chọn lọc rõ ràng để đảm bảo có khả năng phân phối tốt nhất cho doanh nghiệp, phải đạt được các tiêu chí về điều kiện tín dụng và tài chính cũng như khả năng quản lý mới được ký hợp đồng phân phối. Chính sách phát triển mạng lưới phù hợp với thực tiễn đã giúp việc quản lý của chi nhánh được điều chỉnh cho thích ứng với điều kiện cạnh tranh này càng cao, áp lực đổi mới để tồn tại và phát triển ngày càng mạnh.
3.3.5. Chiến lược phát triển kênh phân phối hàng hóa của đối thủ cạnh tranh Trong nền kinh tế thị trường, việc cạnh tranh trong việc cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng là điều không thể tránh khỏi. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại được phải tối ưu hóa nguồn lực sản xuất, kinh doanh cũng như có chiến lược bán hàng hợp lý mới tồn tại được trong nền kinh tế thị trường.
Thị trường xăng dầu tại Bắc Ninh, ngoài sản phẩm xăng dầu với thương hiệu Petrolimex do Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh cung cấp còn có nhiều doanh nghiệp khác tham gia. Mặc dù hiện tại Chi nhánh vẫn giữ thị phần chủ đạo hàng đầu trong kinh doanh xăng dầu nhưng các doanh nghiệp kinh doanh cũng lĩnh vực có tiềm lực mạnh như PV oil, Công ty xăng dầu quân đội… Trong đó, hệ thống mạng lưới phân phối của PV oil được đầu tư và phát triển khá mạnh, các cửa hàng được đầu tư sửa chữa nâng cấp và mở mới ở hầu khắp các địa phương trong tỉnh. Điều này đòi hỏi Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh phải luôn có chiến lược để đối phó nhằm giữ vững cũng như phát triển thị trường. Để thực hiện được việc đó, việc quản lý kênh phân phối, đặc biệt là trong việc mở rộng kênh cần có sự thay đổi phù hợp. Trong giai đoạn 2015 - 2017, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh đã không ngừng nỗ lực, tăng cường công
tác quản lý để đảm bảo chất lượng sản phẩm xăng dầu đến người tiêu dùng được đảm bảo ở mức cao nhất, việc cung cấp xăng dầu được thuận tiện nhất và các dịch vụ đi kèm để tăng cường tính cạnh tranh, thu hút người tiêu dùng, đảm bảo thị phần trước sự cạnh tranh quyết liệt của các đối thủ trên thương trường.
3.3.6. Hội nhập kinh tế quốc tế
Trong điều kiện phát triển hiện nay, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang là nhân tố ảnh hưởng lớn đến mô hình cũng như cách thức quản lý doanh nghiệp nói chung tại Việt Nam. Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu khu vực 1 nói chung và Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh nói riêng cũng không nằm ngoài ngoài ngoại lệ. Sự tác động của hội nhập kinh tế quốc tế đã
làm thay đổi tư duy cũng như cách thức quản lý trong lĩnh vực phân phối xăng dầu.
Điều này đã khiến cho Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh cũng phải điều chỉnh cách thức quản lý, đặc biệt là trong quản lý kênh phân phối cho thích hợp với thời kỳ mới, phù hợp với các thông lệ và chuẩn mực quốc tế như: tăng cường khâu kiểm soát và đảm bảo chất lượng đối các loại xăng mới như xăng không pha chì (sau khi Nhà nước quyết định dừng lưu hành xăng pha chì để bảo vệ môi trường), xăng sinh học (E5, E10)…
Hội nhập kinh tế quốc tế không chỉ ảnh hưởng đến việc thay đổi các tiêu chuẩn về xăng dầu lưu hành trên thị trường mà nó còn ảnh hưởng mạnh đến thị phần phân phối xăng dầu của các doanh nghiệp. Với những cam kết khi tham gia vào các tổ chức, hiệp định tự do thương mại quốc tế cũng như khu vực, thị trường xăng dầu Việt Nam không còn là sân chơi riêng, độc quyền của các doanh nghiệp trong nước nữa.
Việc các nhà đầu tư nước ngoài được phép phân phối xăng dầu tại Việt Nam, đặc là sự xuất hiện của Tập đoàn xăng dầu lớn thứ hai tại Nhật Bản là Idemitsu Kosan và Công ty Dầu khí Quốc tế Kwait đã cùng thành lập liên doanh Indemitsu Q8 hoạt động tại Việt Nam gần đây đã tạo ra một thách thức không nhỏ trong tương lai gần cho các doanh nghiệp trong nước. Các doanh nghiệp xăng dầu tại Bắc Ninh nói chung cũng như Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh nói riêng buộc phải có những thay đổi về mặt quản lý nhằm nâng cao hiệu quả trong phân phối, thích ứng với sự hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Hội nhập là xu thế tất yếu của thời đại và mức độ hội nhập của Việt Nam ngày càng sâu, rộng vào nền kinh tế thế giới. Do vậy, các
doanh nghiệp xăng dầu cần có những giải pháp cụ thể để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.
3.4. Đánh giá những thành công và hạn chế trong quản lý mạng lưới kênh phân phối tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc ninh
3.4.1. Những thành công
Những thành công chính của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh trong giai đoạn 2015 - 2017 có thể tổng kết lại như sau:
- Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh đạt được nhiều thành tựu trong bối cảnh thị trường xăng dầu gặp nhiều biến động. Sản lượng phân phối cũng như doanh thu và lợi nhuận của chi nhánh luôn tăng ở mức tương đối cao góp phần hoàn thành vượt kế hoạch của Chi nhánh cũng như của Công ty Xăng dầu khu vực I và Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam giao cho.
- Các kênh phân phối xăng dầu trực tiếp và gián tiếp của chi nhánh được vận hành tương đối ổn định, không xảy ra các mâu thuẫn hay sự cố lớn ảnh hưởng đến sự hoạt động của chi nhánh
- Công tác lập kế hoạch phân phối cho các kênh được thực hiện đúng quy định của đơn vị chủ quản của chi nhánh. Việc lập kế hoạch khoa học và căn cứ dựa trên các điều kiện thực tế về thị trường cũng như năng lực của bản thân khiến cho khả năng thực hiện thành công kế hoạch được nâng cao.
- Mạng lưới kênh phân phối của Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh được bao phủ rộng khắp trên toàn bộ địa bàn các huyện, thị của tỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu của cá nhân, tổ chức và các doanh nghiệp trên địa bàn. Thị phần của chi nhánh xăng dầu ngày càng được mở rộng và chiếm vị trí là một trong những nhà phân phối lớn nhất toàn tỉnh.
- Việc tổ chức mạng lưới kênh phân phối được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Mô hình phân phối được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về phân phối xăng dầu. Cách thức vận hành mô hình kênh phân phối được thực hiện trên cơ sở các văn bản quản lý rõ ràng, đầy đủ
- Việc kiểm tra, giám sát các cửa hàng xăng dầu trực thuộc Chinh nhánh được thực hiện nghiêm túc và có tác động tích cực đến sự vận hành của của hàng.
3.4.2 Những hạn chế tồn tại
Mặc dù đạt được nhiều thành tựu trong sản xuất kinh doanh trong giai đoạn 2015 - 2017, nhưng Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau trong quản lý mạng lưới kênh phân phối:
- Chưa mở rộng và chiếm lĩnh được được thị trường tại khu vực phía Đông Nam của tỉnh nơi tập trung một số huyện thiên về sản xuất nông nghiệp như Lương Tài, Gia Bình. Các cửa hàng mới chủ yếu tập trung tại các trung tâm đô thị và các trung tâm khu công nghiệp
- Chưa có nghiên cứu tổng hợp và hoàn chỉnh về các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, chưa xây dựng chiến lược dài hạn thực sự khoa học để nâng cao sức cạnh tranh cũng như thích ứng nhanh với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường.
- Cơ chế điều hành của Chi nhánh còn chưa thực sự nhạy bén và bám sát thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách bán hàng, các mối quan hệ tiếp thị chưa đáp ứng với sự thay đổi nhanh và mạnh mẽ của thị trường ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh đặc biệt là đối với kênh bán buôn.
- Quản lý chất lượng xăng dầu còn nhiều hạn chế đặc biệt là đối với hệ thống kênh phân phối gián tiếp
- Việc kiểm tra, giám sát chưa được thực hiện sâu rộng tới các đại lý và thương nhân nhượng quyền thương hiệu.
3.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Chiến lược mở rộng kênh phân phân phối của Chi nhánh mới chỉ hướng tới những thị trường có tiềm năng lớn, sản lượng tiêu thụ cao. Chi nhánh tập chung nguồn lực phát triển mạng lưới phân phối xăng dầu tại các địa phương có khu công nghiệp lớn, các địa phương có các tuyến quốc lộ có lượng phương tiện lưu thông cao, còn các vùng có kinh tế, đặc biệt là công nghiệp chưa phát triển mạnh chưa được chi nhánh quan tâm, chú trọng đầu tư.
- Việc xây dựng chiến lược dài hạn và có nghiên cứu tổng hợp về các đối thủ cạnh tranh đòi hỏi phải có sự đầu tư về nguồn lực tài chính cũng như khoa học. Tuy nhiên hiện nay nguồn lực con người của Chi nhánh chưa đáp ứng được về trình độ
nghiên cứu đảm bảo độ tin cậy và khoa học trong việc nghiên cứu thị trường cũng như xây dựng chiến lược dài hạn.
- Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh thuộc Công ty Xăng dầu khu vực I là một trong những doanh nghiệp phân phối xăng dầu lớn nhất tỉnh Bắc Ninh. Vị trí này đạt được do lợi thế của việc kế thừa cũng như phát triển từ Doanh nghiệp Nhà nước, có hệ thống phân phối truyền thống, lâu đời. Vì xuất phát từ mô hình hoạt động của doanh nghiệp Nhà nước nên chi nhánh chưa thực sự nhạy bén với cơ chế thị trường do nhiều ràng buộc bởi cơ chế cũng như tính ì trong hoạt động.
- Việc quản lý chất lượng xăng dầu trong mạng lưới kênh phân phối, đặc biệt là kênh phân phối gián tiếp còn nhiều hạn chế do việc kiểm soát các đơn vị không trực thuộc chi nhánh là rất khó khăn, đặc biệt là đối với các tổng đại lý có nhiều cấp, việc quản lý được các đơn vị trong kênh phân phối này là rất khó khăn, đòi hỏi phải có lượng nhân lực lớn để cũng như kỹ thuật, công nghệ hiện đại để giám sát chặt chẽ.