CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI TẠI CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẮC NINH
4.2. Giải pháp hoàn thiệnkênh phân phối tại Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh
4.2.4. Nâng cao năng lực, trình độ của lao động
Việc nâng cao trình độ chuyên môn cho lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đối với Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh kinh doanh trong ngành hàng có điều kiện, thì công tác đào tạo nghiệp vụ cho người lao động lại càng phải chú trọng. Công tác đào tạo nên được thực hiện qua các giai đoạn như sau:
- Đào tạo cho lao động mới: Với đặc điểm trong kinh doanh xăng dầu, đặc biệt
là người lao động trực tiếp bán hàng, trước khi được tiếp nhận đều đã phải qua các lớp đào tạo về PCCN, môi trường, an toàn vệ sinh lao động, giao nhận xăng dầu, kỹ năng bán hàng. Do đó Chi nhánh cần thực hiện đào tạo cho 100% lao động tuyển dụng mới trước khi phân công nhiệm vụ bán hàng thực tế.
- Đối với đào tạo nâng cao trình độ cho lao động:
+ Định kỳ mở các lớp đào tạo, nâng cao nghiệp bán hàng, nghiệp vụ marketing, nghiệp vụ giao tiếp, nghiệp vụ giao nhận, nghiệp vụ PCCN, nghiệp vụ an toàn vệ sinh lao động, để nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân viên.
+ Tổng hợp đúc kết các tình huống thường gặp khi bán hàng và hướng dẫn cách xử lý để tất cả công nhân viên thành thạo nghiệp vụ và tránh các sai sót không đáng có.
+ Định kỳ mở các cuộc thi bán hàng giỏi để kịp thời biểu dương các nhân viên bán hàng giỏi.
+ Song song với đào tạo về lý thuyết, tuyên truyền nâng cao tư tưởng, cần có chính sách bố trí đan xen để đào tạo thực tế cho những lao động mới tuyển dụng để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu công việc.
4.2.5. Đẩy mạnh việc đánh giá và kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
Trong thời gian qua, dư luận xã hội phản ứng rất mạnh đối với một số cửa hàng xăng dầu có sự gian lận trong số lượng và chất lượng xăng dầu. Việc gian lận có thể do chủ trương của chủ cửa hàng, nhưng cũng có trường hợp do cá nhân các nhân viên bán hàng. Để đảm bảo nâng cao uy tín, thương hiệu của đơn vị trên thị trường, với vai trò là đơn vị đầu mối cung cấp xăng dầu, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh cần thực hiện được công việc đánh giá và kiểm soát nghiệp vụ bán hàng trên toàn kênh phân phối. Việc này không chỉ thực hiện đối với các cửa hàng trực thuộc mà còn cần phải thực hiện đối với các đại lý. Để thực hiện tốt việc đánh giá, kiểm soát này, Xí nghiệp cần thực hiện một số nội dung sau:
- Định kỳ kiểm tra các thiết bị đo; lấy mẫu hàng hóa để phân tích;
- Áp dụng công nghệ thông tin để kiểm soát quá trình bán hàng
- Tăng cường kiểm tra đột xuất trong các ca bán hàng thông qua quan sát thực tế, lấy mẫu hàng hóa, kiểm tra thiết bị đo.
- Lấy phiếu thăm do qua ý kiến của các khách hàng trực tiếp mua tại cửa hàng.
Định kỳ lấy phiếu 1 năm 2 lần hoặc lấy phiếu đột xuất.
- Kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm quy định trong bán hàng về chất lượng, số lượng và nghiệp vụ giao tiếp với khách hàng yếu kém.
2.5.6. Đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học công nghệ để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh
2.5.6.1. Cơ sở vật chất
- Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin, lưu trữ dữ liệu phù hợp với chương trình quản trị ERP.
- Đầu tư nâng cấp bể chứa, thiết bị bán hàng, phương tiện vận chuyển đáp ứng yêu cầu kinh doanh xăng E5 và E10. Với đặc tính hút ẩm, ngậm nước của xăng E5 và E10, thì nếu không có bể chứa, thiết bị bán và vận chuyển phù hợp, sẽ không đảm bảo chất lượng xăng theo tiêu chuẩn.
- Thay thế các cột bơm xăng dầu có độ chính xác 0,5% sang thiết bị có độ chính xác < 0,3% đáp ứng yêu cầu của quy trình kiểm định cột đo xăng dầu ĐLVN 10: 2013 của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
2.5.6.2. Ứng dụng công nghệ nâng cao kiểm soát thông tin
Hiện nay, tốc độ phát triển khoa học công nghệ và ứng dụng khoa học công nghệ vào cuộc sống đang diễn ra rất nhanh chóng. Để đáp ứng được nhu cầu về quản lý, Xí nghiệp cần thiết đẩy mạnh đầu tư và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý kinh doanh xăng dầu. Cụ thể là:
- Thực hiện việc kết nối tự động sản lượng xuất bán tại các cột đo xăng dầu về máy chủ của đơn vị để tăng cường kiểm soát và nâng cao năng suất lao động
- Lắp đặt các camera tại các cửa hàng bán lẻ và liên tục truyền thông tin về Chi nhánh, một mặt để kiểm soát nhân viên trong công tác bán hàng, một mặt sẽ đảm bảo an ninh cho cửa hàng khi có sự cố hoặc bị các đối tượng xấu gây rối, làm mất an ninh trật tự tại cửa hàng. Việc này không chỉ áp dụng cho các cửa hàng của đơn vị mà cần thiết áp dụng kiểm soát đối với các đại lý của Chi nhánh.
- Áp dụng chương trình bán hàng và viết hóa đơn tự động tại các cột đo xăng dầu nhằm giảm thời gian khách hàng chờ lấy hóa đơn, chứng từ.
2.5.6.3. Hoàn thiện chương trình quản trị ERP
Hiện nay, Chi nhánh Xăng dầu Bắc Ninh đang áp dụng chương trình quản trị
nguồn lực ERP theo hệ thống của toàn tập đoàn Petrolimex. Tuy nhiên việc vận hành chương trình này chưa phát huy được hiệu quả toàn diện, mới chỉ hoàn thiện được khâu kiểm soát thông tin bán hàng từ cấp độ Chi nhánh lên Tập đoàn, còn các lĩnh vực quản lý khác thì chưa khai thác được triệt để và hiệu quả. Chi nhánh cần quyết tâm và nghiêm túc áp dụng chương trình quản trị này, cần thực hiện quản trị tổng thể trên các lĩnh vực từ kinh doanh bán hàng, đầu tư xây dựng, vật tư thiết bị, vận tải hàng hóa ...
2.5.6.4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý tồn kho, nhập xuất hàng hóa
- Thực hiện công nghệ đo mức tự động để quản lý tồn kho nhanh chóng và
chính xác. Đây là thiết bị đo tồn kho hàng hóa tại các bể chứa và truyền dữ liệu về máy tính tại cửa hàng hoặc Chi nhánh.
- Thực hiện triệt để hệ thống thu hồi hơi tại các cửa hàng xăng dầu để hạn chế ô nhiễm môi trường, giảm hao hụt khi xuất nhập.