5. Kết cấu của đề tài
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh
Muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh, bản thân các doanh nghiệp phải chủ động sáng tạo, hạn chế những khó khăn, phát triển những thuận lợi để tạo ra môi trường hoạt động có lợi cho mình. Bản thân doanh nghiệp có vai trò quyết định
trong sự tồn tại, phát triển hay suy vong hoạt động kinh doanh của mình. Vai trò quyết định của doanh nghiệp thể hiện trên hai mặt:
Thứ nhất, biết khai thác và tận dụng những điều kiện và yếu tố thuận lợi của môi trường bên ngoài.
Thứ hai, doanh nghiệp phải chủ động tạo ra những điều kiện, yếu tố cho chính bản thân mình để phát triển
Cả hai mặt này cần phải được phối hợp đồng bộ thì mới tận dụng tối đa được các nguồn lực, kinh doanh mới đạt được hiệu quả tối ưu.
Trên cơ sở phân tích những nguyên nhân tạo nên những thuận lợi, khó khăn và những tồn tại. Từ đó có những biện pháp hạn chế những tồn tại, tháo gỡ khó khăn, khai thác triệt để các thuận lợi. Có thể đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV dịch vụ Vico Việt Nam.
3.2.1. Thành lập bộ phận marketing và mở rộng thị trường tăng doanh số
Lý do của giải pháp
- Thành lập bộ phận marketing, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường. Kinh tế thị trường càng phát triển thì hoạt động marketing càng giữ vai trò quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó việc nâng cao hiệu quả hoạt động marketing và nghiên cứu thị trường là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới. Hiệu quả của công tác này được nâng cao có nghĩa là Công ty càng mở rộng được nhiều thị trường, dịch vụ được sử dụng nhiều góp phần năng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Do tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trường nên trong giai đoạn hiện nay cũng như những năm sau Công ty phải xây dựng cho mình một chiến lược cụ thể về việc nghiên cứu thị trường.
Hiện nay, Công ty chưa có một phòng riêng biệt nào đứng ra đảm trách, về công tác marketing.Các hoạt động marketing của Công ty chủ yếu do việc phối hợp giữa phòng kế hoạch - Kinh doanh - Xuất nhập khẩu cùng với ban giám đốc xúc tiến và đảm nhiệm. Công tác nghiên cứu thị trường còn manh mún, chưa mang tính chất hệ thống. Chính vì vậy biện pháp thành lập và đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường là vấn đề cấp thiết. Biện pháp này có ý nghĩa quan trọng để tăng cường công tác nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Nội dung của giải pháp:
Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Sau khi thành lập phòng Marketing Công ty phải xây dựng một hệ thống nghiên cứu thị trường hoàn chỉnh.
- Xác định nguồn thông tin mục tiêu xây dựng hệ thống thu thập thông tin đầy đủ về thị trường như các mặt:
+ Môi trường pháp luật các nước, chính sách ưu đãi của các nước phát triển dành cho các nước đang phát triển, tâm lý và tập quán tiêu dùng ở các vùng khác nhau. + Thông tin về các hãng kinh doanh trên thế giới, các mối quan tâm và chiến lược kinh doanh trong những năm tới và các vấn đề khác như tỷ giá, hoạt động của các ngân hàng...
+ Có đội ngũ cán bộ giỏi làm công tác nghiên cứu, phân tích thị trường. Qua đó các nhân viên thu thập thông tin, phân tích đánh giá các loại nhu cầu sản phẩm, thị hiếu từng khu vực.
Sau khi nghiên cứu thị trường, phân tích đánh giá nhu cầu sản phẩm trên thị trường. Công ty áp dụng vào sản xuất thử, bán thử trên thị trường kèm theo các giải pháp trợ giúp như khuyến mại, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,...Qua đó Công ty tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động nghiên cứu thị trường thông qua khả năng thâm nhập đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng của các loại sản phẩm mới hay của kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty nên lập dự toán số đơn hàng mà Công ty có quan hệ lâu dài với các Công ty và khách hàng vãng lai để chủ động sản xuất. Nếu khắc phục được tình trạng này sẽ giúp Công ty ổn định được quá trình sản xuất kinh doanh. Muốn làm được như vậy Công ty phải tăng cường thêm các dịch vụ nâng cao, đa dạng hóa các dịch vụ và chất lượng của dịch vụ.
Mặc dù hiện nay đã có quan hệ với nhiều người nhưng mối quan hệ này chưa rộng và chặt chẽ. Tương lai muốn mở rộng thị trường, quan hệ chặt chẽ với các đối tác cần phải thực hiện các biện pháp sau
+ Áp dụng mọi biện pháp giữ vững thị trường và khách hàng quan trọng khách hàng lớn, các đầu mối trung chuyển hàng hoá. Nghiên cứu để hình thành nên các cam kết với khách hàng có quan hệ thường xuyên nhằm đảm bảo hai bên phát triển cùng có lợi.
Giải pháp nâng cao hiệu quả tác động của công nghệ đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đổi mới công nghệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và hơn thế nữa là phát triển công nghệ phù hợp sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh cao mới là
điều quan trọng. Vì thế công ty muốn phát triển công nghệ hợp lý mang lại kết quả tối ưu cần có sự kết hợp giữa “ chiến lược kinh doanh” với “ chiến lược công nghệ”. Cách kết hợp này có thể là chìa khóa giúp cho công ty thành công trong kinh doanh.
Dưới góc độ kinh doanh, công nghệ được coi như là phần tử hỗ trợ cho kinh doanh, bởi lẽ công nghệ tạo ra cơ hội cho kinh doanh bằng cách làm thỏa mãn nhu cầu của thị trường.
Dưới góc độ công nghệ, với vai trò công nghệ là kỹ năng của con người, công nghệ sang tạo ra kinh doanh và kinh doanh được coi là phần tử hỗ trợ cho công nghệ.
Để cho công ty có được một chiến lược công nghệ đáp ứng được tính hiệu quả trong kinh doanh, công ty có thể tham khảo quá trình phát triển chiến lược công nghệ gồm các bước:
- Phân tích môi trường: Phân tích các yếu tố tác động bên ngoài để xác định thời cơ, thách thức của công ty về mặt công nghệ.
- Phân tích nguồn lực của công ty: Phân tích nguồn nhân, vật lực của công ty hiện có (cần xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty về mặt công nghệ).
- Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, lên kế hoạch hành động và tiến hành thực hiện.
- Đánh giá, thu thập, phân tích đánh giá các thông tin phản hồi từ thị trường, đặc biệt chú ý đến tốc độ thay đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường công nghệ rất năng động.
- Hiện nay cơ hội thâm nhập vào thị trường thế giới rất rộng. Đối với ngành dịch vụ rất khả quan, thị trường tiêu thụ được mở rộng sang các nước Châu Âu…
đây là những thị trường đầy tiềm năng. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng như công ty cần phải nắm bắt được cơ hội này.
- Công ty có thể thực hiện biện pháp để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới như thựuc hiện chính sách chiết khấu, giảm giá đối với khách hàng sử dụng dịch vụ với số lượng lớn hoặc là khi khách hàng thanh toán tiền trước thời hạn. Đồng thời công ty phải luôn thực hiện tốt việc giao hàng đúng chất lượng, số lượng và thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng đối với cả thị trường trong nước và thế giới để tạo được lòng tin ở khách hàng nhằm nâng cao uy tín của công ty trên thương trường.
- Đối với thị trường xuất khẩu: Công ty cần phải nghiên cứu kỹ từng thị trường, xác định những nhu cầu hay những đòi hỏi khắt khe của nó để trên cơ sở đó hoàn thiện quy trình sản xuất. Đối với dịch vụ xuất khẩu ta phải lưu ý tới: Chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa dịch vụ.
- Đối với thị trường nội địa: Thi trường này chủ yếu là tiêu thụ tại chỗ, trước đây việc nghiên cứu vào lĩnh vực này rất ít do đặc thù là một đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên công ty tập trung vào thị trường nước ngoài nhiều hơn. Đây là một thiếu sót rất lớn của Công ty vì thị thường nước ta là thị trường nhiều tiềm năng với dân số trên 80 triệu người, nếu biết cách quảng bá khai thác hết thị trường này thì tin rằng doanh số mang lại sẽ không thấp.
Kết quả của giải pháp
- Thông qua chức năng nhiệm vụ của bộ phận Marketing có trình độ và luôn được quan tâm tăng cường mà Công ty sẽ điều chỉnh hoạt động của mình đúng trọng điểm, có nghĩa là đúng vùng, đúng thị trường và đúng đối tượng, tránh phát triển thiếu định hướng làm phân tán và tiêu tốn nguồn lực mà mang lại lợi ích
không cao, nhận biết được cơ hội cũng như nguy cơ để có biện pháp ứng phó kịp thời và hiệu quả.
- Tăng khả năng bao phủ thị trường trong nước và quốc tế - Đa dạng hóa đươc loại hình dịch vụ vận tải của công ty
3.2.2. Phát triển trình độ đội ngũ lao động và tạo động lực cho cá nhân và tậpthể lao động thể lao động
Lý do thực hiện giải pháp
Trong quá trình thực hiện công việc, thường có những sai sót xảy ra đối với cán bộ công nhân viên. Đó là do sự hạn chế về trình độ nghiệp vụ nên không đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và và do tư tưởng nhận thức chưa tốt nên còn thiếu trách nhiệm trong khi làm việc. Một số cán bộ ở công ty cũng đã không ít lần gây sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng và uy tín của công ty. Do vậy cả công tác nâng cao trình độ lẫn giáo dục ý thức tư tưởng cho cán bộ công nhân viên phải được quan tâm đúng mức.
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không tuy chỉ là một nghiệp vụ ngoại thương nhưng ẩn trong nó là hàng loạt các hoạt động khác nhau liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như: hải quan, luật pháp, bảo hiểm…do đó chỉ với một sai sót và sơ suất nhỏ cũng sẽ gây ra hậu quả khôn lường. Hàng hóa giao nhận bằng đường biển thường là hàng có giá trị cao, hàng tươi sống, hàng đặc biệt do đó trước khi một chủ hàng quyết định trao hàng hóa vào tay người giao nhận, anh ta phải có cơ sở tin chắc rằng hàng hóa của mình sẽ được người giao nhận thay mặt mình trông nôm, chăm sóc một cách chu đáo. Nếu không tạo được niềm tin này từ phía khách hàng thì khách hàng sẽ tự mình đứng ra tổ chức công tác giao nhận thậm chí kể cả khi họ phải chịu chi phí tốn kém hơn nhiều lần.
Vì thế công ty cần có biện pháp giáo dục cán bộ nhân viên làm công tác giao nhận nói chung và giao nhận đường biển nói riêng phải có tinh thần trách nhiệm cao đối với hàng hóa, coi đó là hàng hóa của mình. Trong mọi trường hợp, người giao nhận phải làm tốt nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. Ngay cả khi không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình thì cũng phải có biện pháp ngăn chặn kịp thời và thông báo cho khách hàng biết khi hàng hóa bị tổn thất hoặc có nguy cơ bị tổn thất.
Nội dung của giải pháp
Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng và là yếu tố quyết định sự thành bại của công việc kinh doanh. Có được một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc là mục tiêu của công ty dịch vụ VICO Việt Nam mong muốn. Và để đạt được mong muốn đó VICO Việt Nam cần phải:
- Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng, cụ thể về tinh thần trách nhiệm để mọi người cùng tuân thủ nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm
- Mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong nước và quốc tế đến giảng dạy, trao đổi kinh nghiệm thực tế để các khóa đào tạo đạt chất lượng tốt
- Có chính sách thích hợp về sử dụng cán bộ sau khi đào tạo
- Nếu như một người có tinh thần trách nhiệm cao nhưng lại thiếu đi sự tinh thông nghiệp vụ giao nhận thì đó cũng kể như là mối lo ngại của công ty. Như đã nói trên, nghiệp vụ giao nhận nói chung và hay giao nhận bằng đường biển, đường hàng không nói riêng, đòi hỏi cán bộ không chỉ hiểu biết về lĩnh vực vận tải đơn thuần mà ngoài ra phải có hiểu biết rộng rãi về những vấn đề có liên quan như thủ
tục hải quan, luật lệ, tập quán quốc tế và chắc chắn phải biết ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh). Vì thế đòi hỏi của công việc VICO Việt Nam phải thường xuyên nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên công ty bằng cách:
+ Tổ chức thường xuyên các khóa học về nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho cán bộ kinh doanh
+ Hàng năm, tổ chức cuộc thi sát hạch để loại bỏ bớt những cán bộ thiếu trách nhiệm, làm việc thiếu hiệu quả.
+ Và còn nhiều biện pháp cụ thể khác như: Gửi cán bộ đi học ở nước ngoài, tham gia đầy đủ các cuộc họp vận tải biển của quốc tế (ASF - Ủy ban kinh tế hàng hải, Diễn đàn chủ tàu Châu Á)
Kết quả của giải pháp
- Tạo được niềm tin cho khách hàng đối với doanh nghiệp
- Công ty sẽ nắm bắt được nghiệp vụ chung của cán bộ, đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời
- Thu hút khách hàng đến hợp tác với công ty, khách hàng tiềm năng của công ty sẽ tăng đáng kể
- Tăng động lực lao động, trách nhiệm công việc của cán bộ nhân viên trong công ty
Từ kết quả trên, hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ đạt ở mức cao và ổn định, có nhiều thuận lợi trong mục tiêu phát triển công ty trong tương lai gần.
3.2.3. Sử dụng một cách có hiệu quả các khoản chi phí
Chi phí có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty, chi phí xuất hiện trong các công thức tính hiệu quả như lợi nhuận; hiệu suất sử dụng chi phí; sức sinh lợi của chi phí.
Sử dụng hợp lý có hiệu quả nguồn chi phí tức là làm cho chi phí bỏ ra thu được kết quả lớn hơn số đã bỏ ra, từ đó hiệu quả kinh doanh sẽ tăng.
Xuất phát từ thực trạng kết quả kinh doanh, tổng chi phí của công ty còn rất lớn.
Nội dung của giải pháp
Tổng chi phí công ty hiện nay chia làm 3 khoản lớn (chưa tính đến chi phí khấu hao tài sản): Chi phí trực tiếp (giá vốn hàng bán); chi phí bán hàng, chi phí QLDN
Trong đó, chi phí trực tiếp bao gồm khoản chi phí như sau: + Chi phí nhiên liệu (xăng, dầu)
+ Chi phí cầu phà, bến bãi
+ Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên Chi phí QLDN bao gồm các khoản lớn sau:
+ Trả lương cho cán bộ nhân viên (gồm các khoản theo lương)
+ Chi phí văn phòng (gồm điện, nước, văn phòng phẩm, báo, ăn trưa…) + Hội nghị và tiếp khách
+ Quảng cáo + Thuê đất
Năm 2011, tổng chi phí kinh doanh của công ty là 12.306 triệu đồng, trong đó chi phí trực tiếp là 11.658 triệu đồng; chi phí bán hàng là 133 triệu đồng; còn lại là chi phí QLDN
Qua tìm hiểu về thành phần của các loại chi phí và mức chi phí trong năm 2011, ta thấy chi phí cần tập trung giảm là chi phí QLDN
Tuy nhiên, vấn đề không phải ở chỗ cần phải giảm tổng chi phí xuống càng nhiều càng tốt. Yêu cầu của việc giảm chi phí đó là: cần phải giảm chi phí vô ích, chi phí không hợp lý, những chi phí bị sử dụng sai mục đích cần phải loại bỏ,