2.1 Phân tích công việc
2.1.4 Bảng mô tả công việc, bảng yêu cầu chuyên môn công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
2.1.4.1 Bảng mô tả công việc:
a. Định nghĩa:
Bảng mô tả công việc đôi khi còn được gọi là mô tả vị trí, được viết trong bảng tóm tắt, thường dài từ một đến hai trang, xác định các phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm trong công việc.
b. Mục đích:
Bảng mô tả công việc rất có ích cho một số mục công việc cụ thể, nhưng phải cần rất nhiều thời gian để tạo ra chúng. Đầu tiên, bảng mô tả công việc hữu ích cho quá trình tuyển dụng và cho nhân viên mới dễ hòa nhập với công việc. Chúng có thể được sử dụng để viết các bảng thông cáo tuyển mộ, viết thư gửi cho các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến người xin việc. Bảng mô tả công việc sẽ được cung cấp cho nhân viên tuyển dụng, các thành phần của hội đồng tuyển dụng để mô tả những nét cơ bản về công việc.
Bản mô tả công việc cung cấp tổng quan về hoạt động cần thực hiện và được giải thích chi tiết bởi người giám sát và người huấn luyện. Bảng mô tả công việc không nhất thiết phải nêu rõ tất cả những nhiệm vụ của công việc, tuy nhiên cả người huấn luyện và nhân viên mới đó phải hiểu rõ về những nhiệm vụ đã nêu trong bảng mô tả.
Hiện nay có nhiều kỹ thuật được sử dụng để thực hiện phân tích công việc bao gồm quan sát đối với đầu công việc/ nhật ký báo cáo công việc, phỏng vấn những nhân viên có kinh nghiệm trong công việc, bản câu hỏi, phân tích công việc riêng biệt, phân tích công việc vi tính hóa.
c. Tầm quan trọng của thông tin chính xác trong mô tả công việc
Khi mô tả công viê ̣c chính xác sẽ làm cho các bên liên quan hiểu rõ về công việc mình đang thực hiện.
Cụ thể là trong phỏng vấn tuyển dụng, khi bảng mô tả công việc rõ ràng thì cả ứng cử viên và người tuyển dụng đều biết được rằng mình sẽ phải làm gì. Các ứng cử viên tiềm năng sẽ biết được bản thân họ có phù hợp với việc đang tuyển dụng hay không.
Ngoài ra, các thành viên mới, đă ̣c biê ̣t trong mô ̣t công ty lớn, có thể không hiểu biết chi tiết công việc mình đang đảm nhiệm và do đó họ thường xem trong các bảng mô tả công việc nếu bảng này không chính xác thì xem như những công việc họ làm sẽ không như những gì công ty yêu cầu.
33
Thêm nữa, mô tả công việc không chính xác có thể làm giảm đi ý nghĩa của viê ̣c huấn luyê ̣n hoă ̣c kết quả trong việc phát triển tiêu chuẩn có được để hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu tiêu chuẩn công việc không rõ ràng thì không thể tìm được các ứng viên thích hợp cho mỗi vị trí công việc.
Nếu nói rằng công việc luôn thay đổi theo thời gian mà không lưu tâm đến việc thiết lập các bảng trên thì điều đó là sai lầm bởi những bảng này luôn cần thiết trong thời gian hiện tại.
2.1.4.2 Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc a. Định nghĩa.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chỉ ra những điều gì công việc hoàn tất và thành tích được đánh giá như thế nào trên những lĩnh vực cơ bản của bản mô tả công việc.
b. Mục đích
Mục đích của viê ̣c phát triển tiêu chuẩn thực hiê ̣n là thiết lâ ̣p các nguyên tắc chỉ đạo công việc mà có thể đo lường được. Nó mang lại lợi ích cho cả người nắm giữ
công viê ̣c và mô ̣t hoặc nhiều người cấp trên. Người lao động hiểu được mình được mong đợi phải làm những gì và những năng lực cá nhân có thể giúp họ thành công trong công việc không?. Các tiêu chuẩn trên có thể nhiều mu ̣c đích hơn nữa và thật sự thích đáng nếu căn cứ là có cơ sở.
Thuận lợi của viê ̣c các tiêu chuẩn thực hiện công việc được viết ra là mang ý nghĩa của một truyền thông chính thức nên tổ chức có cơ sở để có thể sử dụng khi nói về sự phát triển của. Xa hơn nữa, các văn này sử dụng trong việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Ví du ̣, nếu chủ ti ̣ch của công ty cho biết, anh ấy hoă ̣c cô ấy muốn trong năm đến doanh số bán hàng phải đạt đến 80 triê ̣u dollas. Báo cáo đó thâ ̣t sự trở thành tiêu chuẩn thực hiê ̣n của quản lý bán hàng.
Mục đích khác trong việc phát triển tiêu chuẩn thực hiê ̣n có thể làm tăng động cơ thú c đẩy và lời cam kết thực hiện công việc.
c. Các thủ tục cần thiết để tạo bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Thủ tu ̣c dành cho sự phát triển tiêu chuẩn công viê ̣c thay đổi nhiều. Cấp trên có thể
viết bảng tiêu chuẩn một cách đơn giản và cho người lao đô ̣ng biết, đó sẽ là cơ sở cho những tác đô ̣ng qua la ̣i giữa cấp trên và người lao đô ̣ng. Tuy nhiên một quy trình cụ thể để tạo nên một bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc thì hoàn toàn khác. Có thể liệt kê một vài bước trong việc thiết lập bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc như sau:
34
Cấp trên thu hút sự hợp tác của cấp dưới trong viê ̣c phát triển tiêu chuẩn thực hiện.
Mỗi ngườ i cấp dưới viết bản tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện công việc của họ và cung cấp cho người cấp trên bản nháp.
Mỗi người cấp dưới gặp người cấp trên để thảo luâ ̣n thử tiêu chuẩn và đưa ra ý kiến để hoàn thành bảng tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn được áp dụng cho người lao động, cấp trên sẽ theo dõi anh ấy hoă ̣c cô ấy làm tốt như thế để đánh giá.
Trong nhóm làm việc nơi mà công viêc có mối tương quan đô ̣c lâ ̣p, nó có thể
hữu ích để hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhóm không
Tiêu chuẩn thực hiện được viết trong số lượng giới ha ̣n, nhưng trong thực tiễn nhiều công việc rất khó xác đi ̣nh những tiêu chuẩn rõ ràng.
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc đôi khi căn cứ vào mục tiêu, đi ̣nh hướng tương lai của tổ chức hay để “thách thức” người lao đô ̣ng nổ lực phát triển các khả năng của bản thân để hoàn thành tổ nhiệm vụ.
Ví dụ : Có bảng phân tích công việc của chức danh một nhân viên đào tạo tại bộ phận nguồn nhân lực của một công ty.
Chức danh
: Nhân viên Đào tạo Mã nhân
viên
: ……..
Họ và tên : Phòng : Nhân sự
E mail :
……….
Mobile : ……….
Người thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách.
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC 1. Mối quan hệ bên trong công ty.
1.1. Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của cấp trên.
1.2. Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung.
1.3. Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty.
2. Mối quan hệ bên ngoài công ty.
1.1. Các đơn vị, trung tâm đào tạo, trường học.
1.2. Các chuyên viên đào tạo bên ngoài.
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP
1. Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng .
2. Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu cầu.
35
3. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ N/vụ Tài liệu ISO
NS-NV- 3.
Lập kế hoạch đào tạo định kỳ năm, quý, tháng.
Xây dựng các chương trình đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực cho CBNV
Chính Quy trình đào tạo bên ngoài.
(NS – 06)
Quy trình đào tạo nội bộ
(NS – 07)
Quy trình đào tạo hội nhập
(NS – 08) 3.1. Lập kế hoạch đào tạo
Tìm hiểu nhu cầu, xác định mục đích đào tạo
Lập kế hoạch
3.2. Xây dựng chương trình đào tạo, huấn luyện
Tổ chức biên soạn bài giảng.
Xây dựng chương trình đào tạo NS-NV-
4.
Tổ chức thực hiện việc đào tạo định kỳ và đột xuất theo chương trình đã được phê duyệt, đánh giá và báo cáo kết quả sau đào tạo
Chính
4.1. Tổ chức thực hiện đào tạo theo chương trình đã được phê duyệt
4.2. Đánh giá kết quả sau đào tạo
Làm thủ tục đánh giá kết quả đào tạo.
Báo cáo và chuyển kết quả tới Nhân viên quản lý hồ sơ.
P.1. Thiết lập, duy trì các nguồn đào tạo bên ngoài đảm bảo luôn đáp nhu cầu của công ty.
Việc phụ P.2. Phối hợp với lãnh đạo trực tuyến xây dựng và
nâng cấp các chương trình đào tạo của công ty.
Việc phụ
TIÊU CHUẨN MẪU TRONG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG LAO ĐỘNG 1. Hoàn thành công việc theo đúng Quy trình tác nghiệp.
2. Ý thức chấp hành kỷ luật của công ty.
TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG 1. Tiêu chuẩn về học vấn
1.1. Tốt nghiệp CĐ, Đại học 1.2. Ưu tiên có nghiệp vụ sư phạm 2. Tiêu chuẩn về con người
2.1. Nam, Nữ >25 tuổi.
2.2. Ngoại hình ưa nhìn, không bị dị tật.
2.3. Không nói ngọng, nói lắp.
3. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm
36
3.1. Ít nhất 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
3.2. Nắm vững các tiêu trí thực hiện công việc.
4. Tiêu chuẩn về kỹ năng
4.1. Khả năng giao tiếp tốt 4.2. Kỹ năng thuyết trình 4.3. Kỹ năng trình bày văn bản 4.4. Khả năng phân tích tình huống
4.5. Làm việc khoa học có tinh thần trách nhiệm.
CAM KẾT THỰC HIỆN
Người ký tên dưới đây đã hướng dẫn kỹ cách thức thực hiện công việc chi tiết theo Bản mô tả công việc này.
Người ký tên dưới đây đã hiểu kỹ và cam kết thực hiện đúng theo Bản mô tả công việc này.
______________________________
_____
_-
_______________________________
____
Ký, ghi rõ họ tên của người hướng dẫn.
Ký, ghi rõ họ tên của người nhận việc.
Bảng 2.1 ( Ví dụ: Bảng mô tả công việc cho nhân viên đào tạo ) Cấu thành bảng mô tả công việc:
Nhận dạng : Tên công việc
Mối quan hệ báo cáo Phòng ban
Nơi chốn Ngày phân tích
Tóm tắt chung:
Mô tả những nhiệm vụ và cấu thành công việc Các chức năng và nhiệm vụ nền tản:
Liệt kê các phần việc, nhiệm vụ và các trách nhiệm chính Tiêu chuẩn công việc:
37 Kiến thức, kỹ năng và khả năng Trình độ đào tạo và kinh nghiệm Các yêu cầu thêm.
2.1.4.3 Bảng yêu cầu chuyên môn công việc
Liệt kê các kiến thức, kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để thực hiện công việc.Bao gồm học vấn, kinh nghiệm làm việc, các yêu cầu về kỹ năng làm việc các điều kiện làm việc và các nguy hiểm có thể có. Trong bảng viết yêu cầu chuyên môn cho công việc, điều quan trọng là phải liệt kê cụ thể các kiến thức, kỹ năng, và năng lực liên quan đến hoàn thành tốt công việc.
Yêu cầu công việc bao gồm:
Các yêu cầu về học vấn
Các yêu cầu về giấy phép làm việc
Các yêu cầu về kinh nghiệm và đào tạo
Các yêu cầu về kiến thức
Các yêu cầu về kỹ năng
Các yêu cầu về thái độ/ thói quen Yêu cầu về thể chất bao gồm:
Cố gắng nỗ lực về thể chất
Các điều kiện làm việc
Các mối nguy hiểm
Hãy đảm bảo rằng những yêu cầu mà bạn liệt kê ra là ở mức độ thiết yếu đối với công việc. Đôi khi người ta có xu hướng liệt kê những nhu cầu mong muốn hơn là những nhu cầu thực sự cần thiết. Việc yêu cầu hơn cái bạn cần có ảnh hưởng đến việc thuê nhân công, đề bạt, tính toán tiền lương và tiền thù lao. Ví dụ: nếu bạn đăng quảng cáo tuyển dụng cho một vị trí nhất định, nếu ứng viên không đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của bạn sẽ bị loại ngay trong đợt rà soát sơ bộ các đơn xin việc.