Nội dung thiết kế công việc

2.2 Thiết kế công việc

2.3.4 Nội dung thiết kế công việc

Nội dung công việc là những hoạt động để thực hiện công việc, bao gồm những trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc được thực hiện. Việc thiết lập nội dung công việc là trung tâm của công tác thiết kế công việc, nó có tác động đến những quy trình khác trong việc quản trị nguồn nhân lực. Chẳng hạn dựa vào nội dung công việc ta có thể xác định được những kỹ năng và khả năng ở một nhân viên mới mà tổ chức mong muốn trong quá trình tuyển dụng.

Kéo trách nhiệm từ trên xuống

Kéo việc làm trước vào công việc

Thúc đẩy việc phân loại công việc hoặc tự động hóa

Kéo giai đoạn việc làm sau quay lại vào công việc Cải tiến công việc:

sắp xếp lại những phần hiện tại

42

Thiết kế công việc là cách mà một hoặc một loạt các công việc được thiết lập.

Thiết kế công việc giúp bạn quyết định và trả lời các câu hỏi sau:

 Những việc gì phải được thực hiện?

 Việc đó được thực hiện như thế nào?

 Bao nhiêu việc được thực hiện?

 Các công việc được thực hiện theo trật tự gì?

Có rất nhiều phương thức để thiết lập nên nội dung công việc. Ví dụ, Ernest J.McCormick và đồng sự đã thiết kế bảng câu hỏi bao gồm 190 yếu tố công việc, lần lượt, có thể được sử dụng để phân tích công việc. Mặt khác, tác giả J.Richart Hackman và Geg R.Oldham, đề nghị rằng nội dung công việc có thể được nhìn nhận trong giới hạn của năm đặc trưng cốt lõi trong công việc. Nhưng công tác này được liệt kê trong sơ đồ sau:

- Sự đa dạng về kỹ năng là mức độ mà công việc yêu cầu sự đa dạng từ những hoạt động khác trong quá trình thực hiện công việc, bao gồm việc sử dụng một số kỹ năng và tài năng khác của con người.

- Xác định nhiệm vụ là mức độ yêu cầu hoàn thành “ toàn bộ” công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc với kết quả rõ ràng.

- Ý nghĩa nhiệm vụ là mức độ mà công việc tác động cuộc sống của những người thực hiện nó.

- Khả năng tự quản là khả năng làm việc mang tính chất độc lập với những công việc khác và những người thực hiện phải thận trọng trong việc hoạch định và xác định những thủ tục sẽ được sử dụng trong công việc.

- Sự phản hồi từ việc thực hiện công việc là mức độ yêu cầu cung cấp thông tin trực tiếp và rõ ràng từ thực hiện những hoạt động trong công việc.

Những đặc trưng này có thể xuất hiện với những mức độ khác nhau trong công việc.

Công việc khác có thể độc lập cao nhưng không đủ cho sự đa dạng các kỹ năng và đồng nhất nhiệm vụ và những đặc trưng này liên quan trực tiếp đến kết quả cụ thể của các cá nhân và tập thể.

43

Sơ đồ 2.3:Mô hình những đặc trưng công việc

Nguồn: J.Richard Hachman và Greg R.Oldman, Thiết kế công việc , Addison – Wesley Publishing, Inc.

Đặc trưng cốt lõi của công

việc

Trạng thái tâm lý then chốt

Kết quả

Sự đa dạng kỹ năng Xác định nhiệm vụ Ý nghĩa nhiệm vụ

Ý nghĩa của kinh nghiệm trong công việc

Động cơ thúc đẩy công việc từ bên trong cao

Sự phản hồi từ việc thực hiện công việc

Kinh nghiệm trong thực tế của những hoạt động trong công việc

Khả năng tự quản Yếu tố kinh nghiệm ảnh hưởng đến kết quả công việc

Sự thỏa mãn được tăng lên rõ ràng Sự thỏa mãn toàn bộ cho công việc cao Hiệu quả công việc cao.

Người trung gian:

 Hiểu biết và có kỹ năng

 Phát triển sức mạnh cần thiết

 Thích ứng bối cảnh

44 TÓM TẮT

Thiết kế công việc là quá trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và những trách nhiệm được thực hiện bởi mỗi thành viên của tổ chức. Nó có liên quan nhiều đến công tác quản trị nguồn nhân lực. Cả nội dung công việc và khả năng ảnh hưởng của nội dung đến mức độ thực hiện đều tác động đến động lực và sự thỏa mãn công việc. Hơn nữa, nội dung công việc có mối quan hệ trực tiếp đến khả năng chuyên môn cần thiết cho công việc, đến sự tuyển mộ và đào tạo, đến sự phát triển của tiêu chuẩn thực hiện, những điều cần cân nhắc trong việc đáng giá hiệu suất và đền bù.

Có nhiều phương pháp để tìm hiểu nội dung công việc. Theo phương pháp của Hackman và Oldham đã đưa ra một phương pháp là dựa vào 5 đặc trưng công việc: kỹ năng đa dạng, xác định nhiệm vụ, ý nghĩa của nhiệm vụ, khả năng tự quản và thông tin phản hồi về công việc.

Phòng nguồn nhân lực có vai trò gián tiếp trong quá trình thiết kế công việc, thường là giáp tiếp, dù thiết kế công việc ảnh hưởng đến hầu hết các mặt của công tác của phòng nguồn nhân lực. Dựa vào các thông tin thu thập được và các quan sát phòng nguồn nhân lực có thể quyết định trong việc tái thiết kế công việc, kết hợp với những thông tin từ quá trình đào tạo, phát triển và thăng tiến và nhân viên, lên kế hoạch cho những chính sách của tổ chức về đảm bảo phúc lợi xã hội.

Phân tích công việc là việc điều tra một cách có hệ thống nội dung bao hàm trong một công việc. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến những công tác như tuyển mộ, định hướng và huấn luyện nhân viên, phát triển tiêu chuẩn thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất, xác định giá trị công việc và sự phát triển những bậc thang thăng tiến.

Phòng nguồn nhân lực đóng vai trò chính trong việc giúp lên kế hoạch những hoạt động được sử dụng trong phân tích công việc, phát triển bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Tuy nhiên họ không phải là người viết các bảng phân tích công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc mà là những người cố vấn để các giám sát, giám đốc và người lao động để làm việc này. Phòng nhân lực trong thực tế đóng vai trò chuẩn đoán, đào tạo và theo dõi việc thực hiện.

45 Câu hỏi ôn tập

1. Vạch rõ thiết kế công viê ̣c?

2. Nội dung công việc là gì?

3. Những đặc trưng cốt lõi trong công viê ̣c khi được mô tả bởi Hackman và

Oldman?

4. Làm phong phú công viê ̣c là gì? Cho ví dụ?

5. Những yêu tố chung trong viê ̣c sử dụng đô ̣i tự quản là gì?

6. Phân tích công viê ̣c và mục đích của nó?

7. Thảo luâ ̣n tầm quan trọng trong việc chính xác của những thông tin mô tả công vê ̣c và tiêu chuẩn thực hiện công viê ̣c?

8. Tiêu chuẩn thực hiê ̣n là gì? Phát triển chúng như thế nào?

9. Thảo luận vai trò của phòng nguồn nhân lực với việc thiết kế và phân tích công viê ̣c?

Bài tâ ̣p kinh nghiê ̣m -Đề bài:

Hãy thảo luận về công việc của một sinh viên -Cá c bước:

Làm viê ̣c nhóm từ hai đến ba người, như sau:

1.(10 phú t) lên danh sách nô ̣i dung các yếu tố công viê ̣c của sinh viên 2.(10 phú t) mô tả trách nhiê ̣m của sinh viên.

3.(10 phút) sử du ̣ng hình 7.5 làm mẫu, viết chi tiết mô tả công viê ̣c của sinh viên.

4.(10 phút) mô tả, viết như thế nào nếu ba ̣n là sinh viên mới của trường ba ̣n, ba ̣n sẽ

sử du ̣ng bảng mô tả công viê ̣c tốt nhất, bạn có thể trình bày để cung cấp phù hợp cho sinh viên trường ba ̣n.

5.(5 phút mỗi nhóm) báo cáo tóm tắt những câu trả lời của ba ̣n cho bước 3 và 4 trong lớp.Bao gồ m bản tóm tắt cụ thể tham khảo từ các yêu tố then chốt bao gồm trong bảng mô tả công viê ̣c của ba ̣n.

Nguồn: 1998. bài tập được chuẩn bi ̣ bởi Janet W.Wohlberg, nhóm Rappay, 1075 đường chính, Williamstown, MA 01267.

-Tuỳ ý (15 phút)

Thảo luâ ̣n với nhóm ba ̣n hoă ̣c với lớp, phương pháp hữu hiê ̣u trong công viê ̣c của bạn dành cho sinh viên khác nếu ba ̣n có bảng mô tả công viê ̣c ba ̣n vừa mới viết. Thăm

46

dò cách của những ba ̣n ở dưới ba ̣n để thoả mãn trách nhiê ̣m công viê ̣c của sinh viên như đã trình bày trong bảng mô tả công viê ̣c của ba ̣n.

Hình thức và phương pháp giảng dạy:

- Trình chiếu slide - Thảo luận nhóm - Thuyết trình nhóm Tài liệu:

- Giáo trình Quản trị Nhân lực – Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

- Giáo trình Quản trị Nhân lực – Đại Học Kinh tế Quốc dân Hà Nội.

- Quản trị Nhân Lực – TS. Nguyễn Hữu Thân.

- Human Resource Management – De Cenzo, D.A. Stephen, New York.