CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI
3.1. Tổng quan về Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam
3.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty
3.1.1.1. Ý nghĩa tên Công ty
“SYN” là “Cùng nhau, hội nhập và hợp tác”, “TEC” là “Công nghệ mang tính đột phá” và “Z” với nhiều ẩn ý nhưng công ty chọn ý nghĩa “Tiềm ẩn”. Với ước nguyện “Cung cấp kỹ thuật, dịch vụ mang tính đột phá và trở thành nhà cung cấp các chi tiết thiết bị văn phòng hàng đầu thế giới”, các sản phẩm của công ty luôn được tận dụng tối đa những công nghệ đột phá tiên tiến nhất. Bên cạnh đó, những sản phẩm này sẽ phát huy được sức mạnh khi nằm trong thiết bị đã được hoàn thiện, phối hợp hoạt động hiệu quả với các chi tiết khác, làm tăng thêm tính năng của thiết bị và để khách hàng luôn luôn tin dùng.
Con đường mà Công ty lựa chọn để cùng bước tiếp có rất nhiều điều “tiềm ẩn”, tuy vậy, trong “những điều tiềm ẩn” còn tồn tại những khả năng vô hạn. Chính vì thế, Công ty lựa chọn ký tự “Z” cho vị trí trung tâm giữa “SYN” và “TEC” như khẳng định “Chúng tôi sẽ cùng nhau khám phá, cùng nhau xây dựng và bước đi” trên con đường tiềm ẩn đó như một gia đình lớn.”
3.1.1.2. Một số thông tin cơ bản về Công ty
Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam là doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng linh kiện cho thiết bị văn phòng, thiết bị công nghiệp để xuất khẩu và được thành lập, hoạt động theo quy định của Chính phủ về doanh nghiệp chế xuất. Tại khoản 10, Điều 2, Nghị định 82/2018/NĐ-CP giải thích thuật ngữ “Doanh nghiệp chế xuất” như sau: “Doanh nghiệp chế xuất là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động trong khu chế xuất hoặc doanh nghiệp chuyên sản xuất để xuất khẩu, hoạt động trong khu công nghiệp và khu kinh tế”. Với bản chất là doanh nghiệp chế xuất, Công ty được miễn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với hàng hóa từ khu chế xuất xuất khẩu ra nước ngoài hoặc từ nước ngoài nhập khẩu vào khu chế xuất, được hưởng các
36
ưu đãi về thuế đối với trường hợp khuyến khích, đặc biệt khuyến khích đầu tư theo quy định pháp luật Việt Nam.
Bảng 3.1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam Tên quốc tế SYNZTEC Vietnam Company Limited - SYNZTEC
VIETNAM CO., LTD
Tên tiếng Việt Công ty TNHH SYNZTEC VIỆT NAM
Địa chỉ trụ sở chính Lô đất J12, Khu công nghiệp Nhật Bản – Hải Phòng, Xã An Hưng, Huyện An Dương, Thành phố Hải Phòng.
Điện thoại 84-02253.743292 Người đại diện theo
pháp luật
Họ và tên: SAITO SHIGERU Giới tính: Nam Chức danh: Tổng giám đốc Quốc tịch: Nhật Bản Mã số thuế 0200658396
Ngày hoạt động Ngày 14 tháng 06 năm 2007 Loại hình Doanh nghiệp chế xuất
3.1.1.3. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam là một trong những công ty con của Tập đoàn SYNZTEC Nhật Bản – SYNZTEC JAPAN CORPORATION được thành lập vào ngày 02/12/1939. Với thành công từ các chi nhánh tại Thượng Hải (Trung Quốc), Thâm Quyến (Trung Quốc), Malaysia, Hongkong, Singapore, tập đoàn SYNZTEC Nhật Bản nhận thấy tiềm năng phát triển và cơ hội mở rộng hoạt động sản xuất xuất khẩu tại thị trường Việt Nam nên đã quyết định thành lập dự án SYNZTEC Việt Nam.
Ngày 17/01/2006, Tập đoàn HOKUSHIN Nhật Bản đầu tư xây dựng Công ty TNHH Hokushin Việt Nam tại Lô đất J12 - Khu Công nghiệp Nhật Bản – Hải Phòng, An Hưng, An Dương, Hải Phòng. Tuy nhiên, sau khi Tập đoàn HOKUSHIN Nhật Bản được Tập đoàn SYNZTEC Nhật Bản mua lại và đổi tên thành SYNZTEC thì Công ty Hokushin Việt Nam cũng được đổi tên thành SYNZTEC Việt Nam.
37 3.1.1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam có 100% vốn đầu tư nước ngoài từ Nhật Bản, chuyên sản xuất các loại linh kiện, bộ phận cao su cho thiết bị văn phòng (máy in và máy photocopy) và thiết bị công nghiệp, cụ thể như sau:
• Con lăn cao su cuốn giấy trong thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Con lăn đẩy giấy trong thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Con lăn hiện ảnh trong thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Con lăn tích điện trong thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Thanh gạt mực cho máy trong thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Tổ hợp trục cấp giấy cho thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Tổ hợp trục cuốn giấy cho thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy in)
• Trục đưa giấy ra cho máy trong thiết bị văn phòng (máy photo, máy in)
• Bánh xe tạo độ co dãn cho sợi dệt của máy dệt công nghiệp 3.1.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam
Nguồn: Bộ phận đào tạo – Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam Tổng giám đốc: Ông Saito Shigeru, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành toàn diện mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty. Giám đốc điều hành trực
38
tiếp các phòng ban chức năng và các bộ phận trực thuộc của “Ban sản xuất”, “Ban
TH sản xuất”, “Ban TH kinh doanh”, “Phòng nghiệp vụ” và “Phòng kế toán”.
Ban sản xuất: Ông Nabeta Yuko chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chính.
+ Phòng sản xuất 1:
• Bộ phận DR: Phụ trách sản xuất con lăn hiện ảnh
• Bộ phận CR: Phụ trách sản xuất con lăn tích điện
• Bộ phận RM: Phụ trách công đoạn mạ chống rỉ cho trục thép
• Bộ phận SF: Phụ trách công đoạn cắt gọt trục thép + Phòng sản xuất 2:
• Bộ phận SP: Phụ trách sản xuất con lăn đẩy giấy, con lăn cuộn giấy
• Bộ phận PU: Phụ trách sản xuất đĩa cuốn sợi trong ngành công nghiệp dệt (PU DISC) và con lăn cấp giấy (PU COT)
• Bộ phận BL: Phụ trách sản xuất thanh gạt mực
+ Bộ phận Kaizen: Phụ trách hoạt động theo dõi, cải tiến liên tục quá trình làm việc; tiếp nhận các sáng kiến về phương pháp nâng cao năng suất sản xuất và vận hành máy móc, xưởng sản xuất, giảm sự lãng phí,…từ tất cả người lao động.
Ban tổng hợp sản xuất: Ông Nabeta Yusaki quản lý và điều hành chính.
+ Phòng kĩ thuật:
• Bộ phận kỹ thuật sản xuất : Giám sát các quy trình sản xuất và thực hiện các thử nghiệm trên sản phẩm của xưởng sản xuất để đánh giá chính xác về sản phẩm, đảm bảo chất lượng và chức năng.
• Bộ phận quản lý thiết bị : Trực tiếp kiểm tra chất lượng và thực hiện hoạt động sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị định kỳ; quản lý vật tư tiêu hao, thiết bị dự phòng của bộ phận.
+ Phòng quản lý chất lượng:
• Bộ phận ISO: Giám sát và đánh giá các bộ phận của xưởng có thực hiện đúng quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn ISO không.
39
• Bộ phận quản lý chất lượng: Đảm công tác tiêu chuẩn hóa các quy định sản xuất cũng như kiểm định chất lượng sản phẩm.
+ Phòng quản lý sản xuất:
• Bộ phận quản lý sản xuất: Giám sát khu vực xưởng để đảm bảo việc sản xuất đáp ứng đủ các yêu cầu về chất lượng, chi phí và tiến độ của công ty.
• Bộ phận quản lý hệ thống: Quản lý máy chủ mạng và các công cụ công nghệ của các phòng ban; giám sát hiệu suất và bảo trì hệ thống định kỳ.
Ban tổng hợp kinh doanh: Ông Sakai Tadashi quản lý và điều hành chính.
+ Bộ phận kinh doanh: Lên kế hoạch phát triển thị trường; xây dựng mục tiêu bán hàng; tìm kiếm và chăm sóc khách hàng có nhu cầu nhập khẩu các sản phẩm của Công ty sản xuất trong nước và quốc tế cũng như xử lý các chứng từ liên quan.
+ Bộ phận mua hàng, xuất nhập khẩu:
• Bộ phận mua hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động thu mua các nguyên vật liệu chính, phụ liệu, công cụ, dụng cụ, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty.
• Bộ phận xuất nhập khẩu: Liên hệ, sắp xếp phương tiện vận chuyển hàng hóa và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu.
Phòng nghiệp vụ:
+ Bộ phận đào tạo: Đóng vai trò quan trọng trong công tác xây dựng và phát triển nguồn nhân lực; thực hiện công tác tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và kiến thức cho đội ngũ công nhân viên.
+ Bộ phận hành chính, nhân sự: Hỗ trợ ban lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, công tác lao động tiền lương, công tác tuyển dụng và đào tạo cán bộ, quản lý hành chính; giải quyết thắc mắc của nhân viên về chế độ phúc lợi cho người lao động, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Phòng kế toán: Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch tài chính để đảm bảo sử dụng vốn đúng mục đích và hiệu quả
40
trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, phòng ban còn có nhiệm vụ thống kê; quản lý thu chi tài chính, tài sản Điều lệ quy chế tài chính của Công ty.
3.1.1.6. Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty
Bảng 3.2: Số lượng nhân lực của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022
Năm Phòng
2020 2021 2022
Sản xuất 1 270 299 317
Sản xuất 2 456 475 489
Kỹ thuật 34 35 37
Quản lý chất lượng 60 62 62
Quản lý sản xuất 28 28 29
Kế toán 5 5 5
Đào tạo 3 3 3
Mua hàng, Xuất
nhập khẩu 26 28 28
Kinh doanh 3 3 3
Hành chính nhân sự 12 13 12
Ban lãnh đạo 3 3 3
Tổng 900 954 988
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự - Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam Đội ngũ nhân lực của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam tính đến cuối năm 2022 có gần 1000 người bao gồm ban lãnh đạo, nhân viên văn phòng và công nhân sản xuất. Ban lãnh đạo của Công ty toàn bộ là người Nhật Bản và có kinh nghiệm
41
làm việc lâu năm trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu thiết bị điện tử; linh kiện và bộ phận liên quan khác cho thiết bị văn phòng, thiết bị công nghiệp.
Với quy mô sản xuất và kinh doanh ngày càng mở rộng, giai đoạn 2020 - 2022, Công ty đã tổ chức tuyển dụng thêm số lượng lớn công nhân làm việc ở xưởng để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Trong giai đoạn này, số lượng công nhân đều tăng qua các năm và số lượng nhân viên phụ trách các phòng ban nghiệp vụ gần như là cố định.
Trong 3 năm này, nguồn nhân lực của Công ty đã tăng thêm gần 90 người, cụ thể từ 900 lên tới 988 người. Nguồn nhân lực của Công ty năm 2021 tăng thêm 6% so với năm 2020 và năm 2022 tăng thêm 3,56% so với năm 2021. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển rất mạnh mẽ trong 3 năm gần đây.
3.1.1.7. Tài chính công ty
Tổng vốn đầu tư ban đầu của dự án là 1.135.920.000.000 VND (một nghìn một trăm ba mươi năm tỷ, chín trăm hai mươi triệu Việt Nam đồng), tương đương 60.000.000 USD (sáu mươi triệu đô la Mỹ) vào năm 2006. Trong đó, vốn góp để thực hiện dự án là 459.558.400.000 (bốn trăm năm mươi chín tỷ, năm trăm năm mươi tám triệu, bốn trăm nghìn Việt Nam đồng), tương đương 22.300.000 (hai mươi hai triệu, ba trăm nghìn đô la Mỹ) bằng tiền mặt và máy móc thiết bị, chiếm tỷ lệ 37,17% tổng vốn đầu tư, đã được nhà đầu tư góp đủ đến tháng 9/2011.
Bảng 3.3: Cơ cấu vốn của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: USD)
Chỉ tiêu (USD) Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Nguồn vốn 21.457.424,67 21.457.424,67 21.457.424,67 Vốn chủ sở hữu 19.400.214,00 20.034.825,00 20.550.196,00 Nợ phải trả 2.057.210,67 1.422.599,67 907.228,67
Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2020 – 2022 cho thấy nguồn vốn của Công ty vẫn cố định qua các năm trong giai đoạn này, với
42
21.457.424,67 USD. Từ năm 2020 đến 2021, vốn chủ sở hữu tăng thêm 634.611 USD (tăng 3,27%) và năm 2022 tăng thêm 515.371 USD (tăng 2,57%) so với năm 2021.
Bên cạnh đó, nợ phải trả của Công ty giảm dần qua từng năm, cụ thể, năm 2021 giảm 30,85% so với 2020 và năm 2022 giảm 36,23% so với năm 2021.