CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU MẶT HÀNG TỔ HỢP TRỤC CẤP GIẤY CHO MÁY IN VĂN PHÒNG SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH SYNZTEC VIỆT NAM
4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu mặt hàng tổ hợp trục cấp giấy cho máy in văn phòng sang thị trường Hàn Quốc Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam
Qua thực trạng, những mặt hạn chế còn tồn tại trong quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hiện nay và những định hướng phát triển trong tương lai của SYNZTEC Việt Nam, em đề xuất một số giải pháp giúp Công ty và các cơ quan Nhà nước có thể giảm thiểu những vấn đề còn tồn đọng này.
4.2.1. Giải pháp đối với doanh nghiệp
Thứ nhất, SYNZTEC cần tập trung nâng cao hiệu quả trong việc chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, kiểm tra và xử lý chứng từ trước khi thực hiện khai báo hải quan. Mặc dù các cá nhân phụ trách công việc này đã cải thiện khá tốt trong thời gian vừa qua, tuy nhiên, số lượng các đơn hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc vẫn còn ít và mới chỉ làm việc với một công ty. Do đó, khi có thêm nhiều khách hàng mới, số lượng đơn hàng và giấy tờ cần phụ trách tăng lên, sẽ khó tránh khỏi một số sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu. Quy trình này gồm nhiều công việc và giai đoạn khác nhau, chính vì vậy mà quản lý bộ phận ngoài việc xây dựng hệ thống công việc còn phải có năng lực phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Trưởng phòng Xuất nhập khẩu nên thay đổi trong quy trình kiểm tra hồ sơ, chứng từ bằng cách thay vì để một người kiểm tra toàn bộ, có thể bổ sung thêm một nhân sự kiểm tra và phát hiện sai sót lần thứ hai. Trong khi đó, nhân viên xuất khẩu đó có thể hoàn thành một số công việc khác thay vì phải kiểm tra lại bộ chứng từ đó nhiều lần, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành các lô hàng khác.
Thứ hai, Công ty nên đào tạo và bổ sung thêm nguồn nhân lực chất lượng phụ trách bộ phận Xuất nhập khẩu trong bối cảnh mở rộng thị trường xuất khẩu và số lượng các đơn hàng xuất khẩu ngày càng tăng như hiện nay. Đối với các thành viên trong bộ phận này, ai cũng phải có kiến thức nhất định về nghiệp vụ thương mại quốc tế, nắm bắt kịp thời những thay đổi trong quy định, thủ tục hải quan và có trách nhiệm nâng cao trình độ nghiệp vụ cá nhân. Công ty có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức xuất nhập khẩu cũng như mời chuyên gia trong lĩnh vực hải quan để đào tạo về nghiệp vụ hải quan định kỳ cho toàn bộ nhân viên bộ phận Xuất nhập khẩu. Không
65
chỉ vậy, nhân viên của phòng Kinh doanh (Sales and Marketing) cũng cần được đào tạo, bổ sung kiến thức, kinh nghiệm về việc nghiên cứu thị trường và làm việc với các doanh nghiệp Hàn Quốc để tìm kiếm cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp tiềm năng mới tại thị trường này cho Công ty.
Thứ ba, Công ty nên có cơ chế đãi ngộ thích đáng đối với cán bộ chuyên trách làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Ngoài chế độ lương thưởng, nên có phụ cấp công việc do tính đặc thù của công tác kê khai thủ tục hải quan. Thực tế, trong những năm trước đây, nhiều nhân viên của Công ty đã xin nghỉ việc ở vị trí chứng từ xuất nhập khẩu vì không chịu được áp lực công việc, gặp nhiều lỗi sai trong quá trình khai báo hải quan gây ảnh hưởng quá trình thông quan hàng hóa và thiệt hại đến Công ty.
Vì vậy, không chỉ riêng SYNZTEC Việt Nam mà các doanh nghiệp xuất khẩu khác nên bổ sung chế độ đãi ngộ thích đáng đối với vị trí công việc này.
Thứ tư, nâng cao trình độ về quản lý. Người quản lý cần phải có chuyên môn sâu rộng để phối hợp có hệ thống các bộ phận liên quan đến thủ tục hải quan như Phòng Kinh doanh (làm việc trực tiếp với khách hàng), Bộ phận kho xuất khẩu (kiểm tra, đóng gói hàng hóa) và Phòng Xuất nhập khẩu (phụ trách công việc chứng từ).
Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần phải nắm rõ trình độ, kinh nghiệm của từng nhân viên để phân công đúng công việc, tạo sự đoàn kết và kết hợp ăn ý trong nội bộ cũng như giảm khoảng cách giữa ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty.
Thứ năm, Công ty nên tăng cường việc tìm kiếm khách hàng mới tại thị trường Hàn Quốc bằng cách đầu tư quảng bá sản phẩm của mình trên thị trường này. Hàn Quốc được biết đến là một quốc gia khá khó tính trong việc nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm trong lĩnh vực thiết bị điện tử, linh kiện trong máy móc công nghiệp. Vì thế, Công ty phải tích cực tham gia các hội chợ xúc tiến thương mại giữa Việt Nam và Hàn Quốc để quảng bá hình ảnh, khẳng định chất lượng, uy tín sản phẩm của mình.
Thứ sáu, hợp tác với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, quốc tế quen thuộc, có uy tín và kinh nghiệm lâu năm trong hỗ trợ thông quan hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của các forwarder sẽ giúp ích rất nhiều cho Công ty trong quy trình làm thủ tục hải quan, đặt chỗ trên
66
phương tiện vận chuyển quốc tế cũng như làm việc với cán bộ hải quan để thông quan, thanh lý tờ khai hải quan xuất khẩu một cách nhanh chóng. Với những đơn hàng xuất sang thị trường Hàn Quốc, Công ty cũng nên tìm hiểu kĩ về các FWD chuyên vận chuyển tuyến Hải Phòng – Hàn Quốc để nhận báo giá tốt nhất cũng như đảm bảo uy tín trong thời gian vận chuyển.
4.2.2. Giải pháp với Cơ quan Hải quan, Nhà nước và một số Bộ, ngành liên quan
Tiếp tục cải cách cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực quản lý Nhà nước về hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh; người và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
Hoàn thiện thể chế, cơ sở pháp lý và quy trình thủ tục hải quan đảm bảo công khai minh bạch, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như việc phối hợp giữa Cơ quan Hải quan và các cơ quan quản lý Nhà nước khác trong quá trình giải quyết các thủ tục hải quan.
Ngoài ra, Chính phủ nên tăng cường gặp gỡ, đàm phán với đại diện Hiệp hội Xuất nhập khẩu Hàn Quốc tại các tọa đàm để thúc đẩy cơ hội hợp tác phát triển kinh tế Việt Nam – Hàn Quốc, đề xuất cơ hội xuất khẩu hàng hóa Việt Nam sang thị trường này trong tương lai.
Đối với Cơ quan Hải quan, cần đặc biệt chú trọng đến việc cải thiện và nâng cấp chất lượng phần mềm khai báo hải quan, khắc phục các lỗi do đường truyền,…
và tuyên truyền sâu rộng hơn nữa về thủ tục hải quan đến với các Chi cục cũng như doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đồng thời, lắp đặt các hệ thống dự phòng rủi ro khi đường truyền có sự cố; lắp đặt hệ thống mạng, cài đặt phần mềm hải quan điện tử tại các cổng cảng nơi có giám sát hải quan để phục vụ công tác thông quan hàng hóa.
Tổng cục Hải quan nên xem xét, phê duyệt một quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu đơn giản hóa trong các bước xin cấp giấy phép chuyên ngành khác như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) ở các cơ quan chức năng có thẩm quyền để giảm tối đa thời gian mà doanh nghiệp phải chờ để được cấp thủ tục.
67
Về phía đội ngũ cán bộ công chức hải quan, Tổng cục Hải quan và các đơn vị trực thuộc cần chủ động giao cho các cán bộ những trách nhiệm, công việc tương xứng với năng lực và trình độ. Bên cạnh đó, cần có chế độ đào tạo, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên hải quan, xây dựng đội ngũ cán bộ trong sạch, đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ trong công tác kiểm tra, quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu mà không gây cản trở cho quá trình thông quan hàng hóa hoặc gây phiền hà cho doanh nghiệp.
Tình trạng tiêu cực trong bộ phận nhân viên hải quan lợi dụng chức quyền xâm phạm đến quyền lợi của các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn khá phổ biến. Điển hình như nhận tiền bồi dưỡng từ phía doanh nghiệp và những khoản tiền bất hợp pháp khác… Vì thế, Cơ quan nhà nước cần có những chính sách thích hợp để bảo vệ quyền lợi cho cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu và hạn chế đến mức thấp nhất những tình trạng tiêu cực như trên xảy ra.
68