CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI
3.2. Thực trạng quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu mặt hàng tổ hợp trục cấp giấy
3.2.1. Chuẩn bị các chứng từ có liên quan đến lô hàng xuất khẩu
Sau khi nhận kế hoạch xuất hàng từ phòng Kinh doanh, nhân viên xuất khẩu của Công ty sẽ liên hệ với Forwarder để đặt chỗ trên tàu/máy bay cho lô hàng. Do mặt hàng của Công ty là tổ hợp trục cấp giấy cho máy in văn phòng và thị trường
47
xuất khẩu là Hàn Quốc nên theo quy định của Hải quan Việt Nam, các chứng từ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Chi tiết đóng gói (Packing list) Nhân viên xuất khẩu làm hóa đơn thương mại và chi tiết đóng gói trên form mẫu của Công ty với các thông tin cơ bản bao gồm Buyer/consignee (thông tin người nhập khẩu), Shipment per (điều kiện giao hàng), ETD (ngày hàng đi dự kiến), From, To, Country of Origin (xuất xứ), Invoice number (số hóa đơn), Invoice date (ngày hóa đơn), PO Date (ngày hợp đồng), Payments terms (phương thức thanh toán), No of package (số kiện), PO No (số hợp đồng), Price (đơn giá), Quantity (số lượng), Amount (tổng tiền), Description (mô tả hàng hóa), Net weight (khối lượng tịnh), Gross weight (khối lượng tổng), Shipment term (điều kiện giao hàng),…
Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation)
Dựa theo điều kiện giao hàng trên hợp đồng thương mại, Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam hoặc Tập đoàn CANON Hàn Quốc sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp nhập khẩu. Trên thực tế, theo hợp đồng giữa Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam và Tập đoàn CANON Hàn Quốc, điều kiện giao hàng được lựa chọn là EXW – Giao hàng tại xưởng. Điều này có nghĩa, trách nhiệm của SYNZTEC Việt Nam chỉ là giao hàng tại kho của mình. Tập đoàn CANON Hàn Quốc sẽ hoàn tất những công việc còn lại như thuê phương tiện vận tải nội địa vận chuyển hàng từ kho của SYNZTEC đến cảng, xếp hàng lên tàu, đóng các loại phí tại cảng và vận chuyển hàng hóa từ cảng Incheon – Hàn Quốc về đến kho của mình. CANON Hàn Quốc lựa chọn Yusen Logistics Korea để vận chuyển hàng hóa, do đó, các công việc còn lại ở bên Việt Nam sẽ do đại lý của Yusen Logistics tại Việt Nam liên hệ và làm việc trực tiếp với SYNZTEC.
Sau khi nhân viên xuất khẩu của Công ty xác nhận lịch đặt chỗ và kiểm tra chính xác các thông tin trên Booking note mà đại lý của FWD tại Việt Nam gửi, FWD sẽ gửi lại Booking Confirmation. Xác nhận này bao gồm các thông tin chính như Shipper (người xuất khẩu), Port of loading (Cảng đóng hàng), Port of Discharge (Cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (tên tàu/số hiệu tàu), Carrier (hãng tàu), Consignee (người nhập khẩu), Goods collected from (địa điểm lấy hàng) – delivered to (địa điểm giao
48
hàng), ETD (ngày đi dự kiến), ETA (ngày đến dự kiến), Goods description (mô tả hàng hóa), Cut-off date (ngày cắt máng), …
Vận đơn (B/L - Bill of Lading)
Đây là chứng từ do FWD phát hành và gửi lại cho Công ty sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu. Khi nhận vận đơn đường biển từ FWD, nhân viên xuất khẩu cần kiểm tra kĩ càng các nội dung về Shipper (người xuất khẩu), Consignee (người nhận hàng), Notify Party (người nhận thông báo hàng đến), Port of loading (cảng đóng hàng), Port of discharge (cảng dỡ hàng), Ocean Vessel (tên tàu), Voyage No (số hiệu tàu), Place of delivery (địa điểm giao hàng), Container – Seal no (số container, số chì), Description of goods (mô tả hàng hóa),…Nếu có sai sót cần sửa đổi hoặc bổ sung một số thông tin còn thiếu, nhân viên xuất khẩu của Công ty sẽ liên hệ lại với nhân viên FWD phụ trách lô hàng này và yêu cầu thực hiện.
Phần lớn các đơn hàng xuất khẩu ra nước ngoài của Công ty sẽ sử dụng phương thức vận chuyển theo đường biển. Ngoài ra, khoảng 15% số lượng đơn hàng được vận chuyển theo đường hàng không với hình thức Air Express hoặc Air Cargo của FWD làm việc lâu năm với Công ty như DHL Global Logistics và DDH Global Logistics.
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với hàng hóa xuất sang Hàn Quốc là C/O Form AK và được cấp dựa trên hiệp định giữa ASEAN và Hàn Quốc. C/O Form AK không chỉ giúp chứng minh hàng hoá của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng mà còn giúp CANON Hàn Quốc giảm được thuế nhập khẩu. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp C/O form AK cho mặt hàng tổ hợp trục cấp giấy cho máy in văn phòng tại Sở Công thương Thành phố Hải Phòng bao gồm đơn đề nghị cấp C/O và bảng kê khai hàng hàng hóa xuất khẩu đạt RVC.
Sau khi chuẩn bị đủ các chứng từ này, nhân viên sẽ in thành bộ hồ sơ giấy và tiếp tục kiểm tra xem các thông tin trên Invoice, Packing list, B/L đã chính xác và thống nhất với nhau chưa. Công ty đã từng gặp một số trường hợp nhân viên xuất không đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng thương mại, kiểm tra chưa kỹ các thông tin trên Invoice, B/L, Packing list,.. dẫn đến thông tin trên chứng từ không khớp với
49
tờ khai và bị hải quan phạt, không được thông quan hàng hóa, gây chậm trễ trong thời gian giao hàng và tốn kém chi phí để sửa chữa. Để khắc phục tình trạng này, ban lãnh đạo Công ty không ngừng theo dõi sát sao, khắc phục và hoàn thiện nghiệp vụ của nhân viên thực hiện kiểm tra hồ sơ hải quan để hạn chế tối đa những lỗi sai gây ảnh hưởng đến quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu này.
Bảng 3.8: Thời gian chuẩn bị chứng từ hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: ngày)
Năm Thời gian chuẩn bị
2020 5
2021 3,5
2022 2,75
Nguồn: Phòng Mua hàng và Xuất nhập khẩu Dựa vào số liệu thống kê từ bảng trên, ta thấy thời gian trung bình để chuẩn bị bộ chứng từ hải quan xuất khẩu của Công ty đang được rút ngắn rõ rệt qua từng năm, cụ thể là từ 5 ngày trong năm 2020 xuống 2,75 ngày trong năm 2022. Như vậy, thời gian để các nhân viên xuất khẩu hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ trong năm 2022 đã rút ngắn chỉ còn khoảng một nửa so với năm 2020. Lí do của sự cải thiện hiệu quả này là do Công ty đã sử dụng mạng nội bộ để nhân viên và các phòng ban liên quan có thể chia sẻ tài liệu với nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Mặc dù thời gian chuẩn bị hồ sơ hàng xuất của Công ty được rút ngắn, nhưng cũng chính vì vậy mà xảy ra một số lỗi như sai sót thông tin về tên, khối lượng, đơn giá hàng hóa trong Commercial Invoice và Packing list hay kiểm tra không kĩ các thông tin trên B/L, Booking note,… dẫn đến thông tin giữa các chứng từ không có sự thống nhất. Do đó, khi khai tờ khai hải quan, thông tin lô hàng không khớp và phải kiểm tra, sửa đổi lại nhiều lần, gây chậm trễ và ảnh hưởng đến thời hạn truyền tờ khai chính thức.
50
Hàn Quốc là thị trường xuất khẩu mới của Công ty nên cần phải đặc biệt lưu ý, tránh để xảy ra sai sót không đáng có trong quá trình làm thủ tục hải quan, dẫn đến việc khó khăn trong quá trình thông quan hàng hóa và ảnh hưởng đến uy tín Công ty.
Quy trình này hiện đang được Ban lãnh đạo Công ty và Quản lý phòng xuất nhập khẩu đặc biệt quan tâm, theo dõi, giám sát chặt chẽ và phân bổ nhân viên thực hiện việc kiểm tra hồ sơ chứng từ hợp lý. Không chỉ rút ngắn được thời gian trong việc chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng xuất khẩu nói chung mà việc này cũng được cải thiện đáng kể cho các lô hàng xuất sang Hàn Quốc của Công ty. Đó là thành quả của việc nhìn nhận vào thực tế cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu từ trước đến nay của Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, việc chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ cho các đơn hàng xuất khẩu đã được cải thiện theo hướng tích cực, cẩn thận hơn và liên tục cập nhật quy định, thủ tục hải quan mới.
Bảng 3.9: Tỷ lệ sai sót trong từng loại chứng từ hàng xuất của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: %) Năm
Loại chứng từ 2020 2021 2022
Tờ khai hải quan xuất khẩu 5,06 3,86 2,48
Hóa đơn thương mại 2,40 2,28 2,20
Chi tiết đóng gói 2,36 2,15 2,02
Vận đơn 3,26 3,04 2,77
Chứng nhận xuất xứ 3,06 2,82 2,40
Nguồn: Phòng Mua hàng và Xuất nhập khẩu Nhìn chung, tỷ lệ sai sót các loại chứng từ của Công ty có xu hướng giảm rõ rệt qua từng năm. Đặc biệt, tỷ lệ sai sót trong khi mở tờ khai hải quan xuất khẩu giảm nhiều nhất, từ 5,06% năm 2020 xuống chỉ còn 2,48% vào năm 2022. Bên cạnh đó,
51
việc chuẩn bị hóa đơn thương mại và chi tiết đóng gói xảy ra khá ít sai sót trong giai đoạn 2020 – 2022. Nguyên nhân của việc này là do mỗi đơn hàng xuất khẩu của Công ty chỉ gồm một số mặt hàng nhất định và quen thuộc nên không cần sửa đổi nhiều, nếu có sai sót thì sẽ thường xảy ra khi điền thông tin về khối lượng, đơn giá. Đối với vận đơn do FWD cung cấp, các lỗi sai thường xảy ra trong thông tin về ngày dự kiến hàng đi (ETD), cut-off time hoặc khối lượng, tên hàng hóa,… Những thông tin này sẽ được nhân viên xuất khẩu của Công ty kiểm tra kĩ càng và yêu cầu FWD sửa chữa và gửi lại bản hoàn chỉnh. Khi làm chứng nhận xuất xứ, nhân viên phục trách ít gặp lỗi sai trong khi làm đơn xin cấp C/O vì đã mẫu sẵn, tuy nhiên, sai sót thường xảy ra khi tính RVC cho hàng hóa trong “Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí RVC”.
Các sai sót mà nhân viên xuất khẩu thường gặp phải trong quá trình chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ hải quan xuất khẩu đã được cải thiện qua từng năm, đặc biệt là khi làm thủ tục hải quan cho các đơn hàng xuất sang thị trường Hàn Quốc. Vì là thị trường mới nên Công ty càng đề cao sự cẩn trọng để giảm thiểu mắc lỗi trong quá trình hoàn thiện thủ tục hải quan xuất khẩu sang Hàn Quốc.