CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI
3.2. Thực trạng quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu mặt hàng tổ hợp trục cấp giấy
3.2.2. Mở và truyền chính thức tờ khai xuất khẩu trên phần mềm khai báo hải
Bước mở tờ khai hải quan xuất khẩu sẽ được thực hiện trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5VNACCS. Đây là công cụ giúp Công ty có thể thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục hải quan cũng như tiết kiệm chi phí, thời gian hơn so với hình thức khai báo hải quan truyền thống. Sau khi đăng nhập vào phần mềm, chọn đăng ký mới tờ khai xuất khẩu ở mục “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” trong “Tờ khai hải quan” và khai báo các thông tin cho lô hàng xuất khẩu sang CANON Hàn Quốc.
Các thông tin chính trong tờ khai xuất khẩu của Công ty thường bao gồm:
• Mã loại hình: E42 (Xuất khẩu sản phẩm của doanh nghiệp chế xuất)
• Tên cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai: KCXKCNHP (Chi cục Hải quan khu chế xuất và khu công nghiệp Hải Phòng)
• Mã bộ phận xử lý: 00 (Đội thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu)
52
• Mã hiệu phương thức vận chuyển: 1 (Đường không), 2 (Đường biển – container) hoặc 3 (Đường biển – hàng rời, lỏng,…)
Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu trên tờ khai hải quan:
• Người xuất khẩu: (Mã) 0200658396, (Tên) Công ty trách nhiệm hữu hạn SYNZTEC Việt Nam, (Mã bưu chính) +84, (Địa chỉ) Lô J12, Khu công nghiệp Nomura Hải Phòng, An Hưng, An Dương, Hải Phòng, (Số điện thoại) 02253743292.
• Người nhập khẩu: Tên, địa chỉ và mã nước của doanh nghiệp nhập khẩu.
Thông tin vận đơn của tờ khai hải quan:
• Số vận đơn, số lượng kiện, tổng trọng lượng hàng hóa (Gross weight).
• Địa điểm lưu kho: 03NKC22 (Kho Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam)
• Địa điểm xếp hàng: Thường là VNHPH (Cảng Hải Phòng)
• Phương tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến.
Thông tin hóa đơn của lô hàng xuất khẩu:
• Phân loại hình thức hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành, mã phân loại hóa đơn, phương thức thanh toán (thường là T/T), điều kiện giá hóa đơn và mã đồng tiền của hóa đơn.
Ngoài ra, nhân viên xuất khẩu của Công ty phải khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin về tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã phân loại hàng hóa (HS Code), xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế xuất khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác (nếu có) trong phần “Danh sách hàng”. Các đơn hàng xuất khẩu mặt hàng này cho CANON Hàn Quốc khác từ 10/2022 đến nay đều có hầu hết các thông tin phải khai báo trên tờ khai giống nhau, chỉ khác về số vận đơn, số lượng hàng hóa, tổng giá trị đơn hàng, thông tin về hóa đơn và thông tin về hợp đồng nên khi mở tờ khai xuất, nhân viên xuất khẩu có thể tiết kiệm thời gian và ít phải sửa đổi hơn.
Sau đó, nhấn vào phần “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”, phần mềm sẽ trả về số tờ khai được cấp, nhân viên phụ trách sẽ copy số tờ khai, điền các thông tin còn
53
thiếu khác và khai báo chứng từ đính kèm cho tờ khai trong mục “Quản lý tờ khai”.
Sau khi đã kiểm tra kĩ các thông tin, thực hiện tiếp nghiệp vụ “Khai chính thức tờ khai (EDC)” để đăng ký chính thức tờ khai với Cơ quan Hải quan cũng như tiếp tục nhấn vào “Lấy kết quả phân luồng, thông quan”.
Bảng 3.10: Tỷ lệ tờ khai hải quan xuất khẩu cần sửa đổi của Công ty TNHH SYNZTEC Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: %) Năm Số tờ khai xuất khẩu Số tờ khai xuất khẩu
cần sửa đổi Tỷ lệ
2020 743 37 5,06
2021 845 32 3,86
2022 860 21 2,48
Nguồn: Phòng Mua hàng và Xuất nhập khẩu Nhìn vào bảng số liệu trên có thể thấy, số tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa tăng lên qua từng năm, từ 743 tờ năm 2020 lên 845 tờ năm 2021 và tiếp tục tăng lên 860 tờ trong năm 2022. Bên cạnh đó, tín hiệu đáng mừng là số lượng tờ khai xuất khẩu cần sửa đổi giảm đi rõ rệt qua 3 năm này, với tỷ lệ từ 5,06% năm 2020 giảm xuống chỉ còn 2,48% năm 2022. Các lỗi sai mà nhân viên xuất khẩu thường gặp trong quá trình mở tờ khai hải quan đó là nhầm lẫn trong điền thông tin về số lượng, trọng lượng, đơn giá, tên hàng,…trong danh sách hàng khiến tổng giá trị đơn hàng bị sai lệch. Ngoài ra, nếu không cẩn thận từ những thông tin đơn giản nhất như số hóa đơn, số vận đơn, tổng trị giá hóa đơn, nhân viên phụ trách có thể điền thiếu hoặc sai một con số, kí tự. Những lỗi này vẫn có thể sửa chữa khi tờ đang trong trạng thái “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”, đây là bước để nhân viên xuất khẩu kiểm tra lại kĩ càng các thông tin đã điển trước khi truyền tờ khai chính thức.
54