CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng quản lí thời gian
1.3.1. Yếu tố chủ quan
1.3.1.2. Thói quen trong quản lý thời gian
Thứ nhất, sự trì hoãn. Sinh viên hiện nay thường có thói quen để chậm lại, tự hoãn lại, chưa muốn bắt tay vào làm ngay một công việc phải làm, hoặc có tâm lý chờ và để một thời gian sau đó mới thực hiện. Các bạn luôn cố gắng lảng tránh những việc lẽ ra cần phải tập trung giải quyết ngay làm cho việc đó luôn bị hoãn lại, ngưng trệ, chậm trễ tiến độ đề ra thậm chí là lãng quên. Thay vì làm các công việc, việc làm có mức độ ưu tiên cao hơn thì các bạn thường dành nhiều thời gian cho những việc dễ giải quyết, ít quan
h
20
trọng, mức độ ưu tiên thấp, hay là sự ưu tiên làm những việc mà bản thân yêu thích hoặc cảm thấy thoải mái hơn là những việc quan trọng, cần phải làm. Ước tính cho rằng 80% - 95% sinh viên đại học có các dấu hiệu của sự trì hoãn.
Dấu hiệu nhận biết một người có thói quen trì hoãn:
Thường hay chần chừ khi làm việc gì đó, mặc cho hạn chót đang cận kề khiến cho công việc ấy cứ liên tục bị đình trệ và hoãn lại thời gian thực hiện.
Công việc luôn bị lưu lại trên danh sách suốt một thời gian dài, ngay cả khi biết nó quan trọng. Khi ta bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên, vượt quá tầm kiểm soát hoặc tính chất, hình thái công việc đã chuyển sang trạng thái khác.
Dành phần lớn thời gian, thậm chí cả ngày chỉ để làm những việc kém quan trọng như lướt web, chơi điện tử, nói chuyện với bạn bè….
Khi đang bắt tay vào công việc nào đó thì bị phân tâm để thực hiện các việc khác như pha cà phê hay kiểm tra email, lướt Web hoặc làm những công việc linh tinh khác mà không hỗ trợ hoặc liên quan đến công việc đang bắt tay làm, đó còn là biểu hiện qua sự phân tâm, mất tập trung trong công việc.
Có thói quen lùi giờ, hẹn, chờ, luôn đưa ra nhiều giải thích, biện minh cho sự chậm trễ của mình với những lý do không chính đang và mang tính tự huyễn hoặc, chỉ để lừa phỉnh chính bản thân.
Đa số các trường hợp trì hoãn đến từ việc sinh viên chưa muốn thực hiện nó. Tâm lý cho rằng việc đó chưa quan trọng, thời gian còn dài, đỗ lỗi, trách cứ, ỷ lại, là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến trì hoãn. Sinh viên thường đánh giá sai tính chất công việc, coi nhẹ mức độ quan trọng của công việc khiến xuất hiện bệnh trì hoãn. Ngoài ra việc trì hoãn còn đến từ tâm lý cảm thấy nhàm chán, không thú vị, không có mục tiêu rõ ràng, không muốn thực hiện các nhiệm vụ được giao, hoặc tìm cách để trốn tránh nó.
Thứ hai, thích hưởng thụ và lười biếng. Một vài biểu hiện của sự lười biếng được bộc lộc qua hành vi trốn tránh, không muốn cố gắng và nỗ lực chỉ làm những việc bản
h
21
thân thích. Khi có khó khăn thử thách thì dễ dàng đầu hàng và dễ dàng chấp nhận kết quả mà không có sự vượt lên nào cả. Đùn đẩy trách nhiệm, không dám đối mặt với thử thách.
Có rất nhiều yếu tố gây nên sự lười biếng của sinh viên hiện nay như: ngại giao tiếp, mạng xã hội, yêu đương, bạn bè, ham vui…
Những yếu tố đó khiến sinh viên không có hứng thú làm những việc quan trọng từ đó không có kế hoạch thời gian cụ thể. Gây ra tác phong làm việc lề mề, luôn muốn trì hoãn và né tránh những công việc mà mình cần làm trong ngày. Họ luôn muốn hưởng thụ mà không muốn làm việc, luôn đưa ra các lý do để trốn tránh công việc. Luôn xem thời gian là vô hạn nên thường không tranh thủ để có thể hoàn thành công việc một cách sớm nhất.
Thứ ba, không biết nói không. Vấn đề có thể xuất phát từ tính cách của cá nhân hoặc do tính chất công việc khiến chúng ta không thể từ chối. Điều đó kiến cho công việc không thể hoàn thành đúng thời gian ngoài ra chất lượng cũng không được đảm bảo.
Chúng ta chắc hẳn ai cũng từng gặp vấn đề là làm thế nào để từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng. Có thể trong lòng chúng ta không muốn làm người khác buồn, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói
“không” như thế nào.
Hãy từ chối những đề nghị mà chúng ta không có khả năng thực hiện nó, đừng vì ngại mất lòng mà không dám bày tỏ suy nghĩ của mình. Chúng ta khó từ chối vì chúng ta sợ làm buồn, làm đau lòng người đối diện dẫn đến thay vì từ chối chúng ta sẽ nhận lời.
Nhưng việc từ chối sẽ giúp bạn có nhiều thời gian tập trung vào các công việc chuyên môn, cũng như dành nhiều công sức, nỗ lực cho nó. Bạn sẽ không bị lãng phí thời gian, thay vào đó bạn có thể làm những gì mình thích, dành thời gian quan tâm gia đình, người yêu và cho cả chính bản thân chứ đừng làm những việc bao đồng. Bạn sẽ bỏ bớt được những công việc yêu cầu quá sức hoặc những điều bạn không thích làm, đặc biệt tránh được tình trạng việc “ngập đầu”. Từ đó, đương nhiên tinh thần và cơ thể bạn sẽ thoải mái hơn.
h
22
Thứ tư, theo chủ nghĩa hoàn hảo. Người theo chủ nghĩa hoàn hảo là người có xu hướng muốn mọi cái đều phải hoàn hảo, từ công việc, gia đình đến bạn bè và nói chung là tất cả những gì liên quan đến họ. Người cầu toàn có mong muốn vượt khả năng và thực tế hoàn cảnh cho phép. Họ thường làm việc quá sức của mình, luôn khắt khe và tuân theo một quy trình vì muốn công việc gì mình làm cũng phải rất tốt, trong quan hệ cũng hay bất hòa với đồng nghiệp.
Người cầu theo chủ nghĩa hoàn hảo thường có dấu hiệu sau:
Họ thường đặt ra mục tiêu rất cao và không thực tế thường xử lý công việc muộn bởi vì bạn cứ tiếp tục làm lại hoặc trì hoãn. Khi phạm sai lầm thì cảm thấy giống như kẻ thất bại
Họ không thích chấp nhận rủi ro cảm thấy không thoải mái bất cứ khi nào không đạt được định nghĩa hoàn hảo của mình. Khi giao nhiệm vụ cho người khác họ thường lo sợ người đó sẽ không đáp ứng được mong đợi đó.
Họ thường thể hiện tư duy toàn diện hoặc không có gì: một cái gì đó chỉ có thể là hoàn hảo hoặc thất bại.
Người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường ôm đồm công việc về mình quá nhiều dẫn đến không thể sắp xếp được thời gian hiệu quả. Họ thường mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ trong khi với khoảng thời gian đó người khác có thể làm nhiều điều hơn.
- Thói quen tích cực
Thứ nhất, sự kỷ luật. Người có tính kỷ luật sẽ tự nhận thức được việc cần làm và luôn có kế hoạch cụ thể và tuân thủ theo đúng kế hoạch để thực hiện mục tiêu của mình từ đó có cách quản lý thời gian hợp lý. Giúp cho sinh viên khắc phục được thói quen lười biếng và trì hoãn. Nhờ đó sinh viên có thể đảm bảo những kế hoạch giảm thiểu những vấn đề trong tương lai, luôn tập trung và có mục đích, sắp xếp để công việc ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả thời gian.
h
23
Một người có tính kỷ luật tốt thường có những biểu hiện sau đây:
Luôn có kế hoạch củ thể và không từ bỏ. Việc tạo kế hoạch trước sẽ hữu ích giúp làm việc khoa học hơn và có chuẩn bị trước. Nó giúp cho công việc được hiệu quả vì khi làm việc theo thời gian biểu sẽ tạo ra lực đẩy của chính nó, giúp chúng ta có đủ khả năng để làm việc hiệu quả hơn.
Khả năng tự kiểm soát bản thân tốt, ít khi bị xao nhãng bởi các tác nhân bên ngoài.
Thay vì dành thời gian để làm điều mình thích thì sẽ tập trung vào nhiệm vụ đang thực hiện và có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Tính kỷ luật sẽ giúp sinh viên tự quản lý chính mình mà không cần đến sự đốc thúc của người khác hay tác động bởi các yếu tố khác. Họ sẽ biết cách sắp xếp thời gian và lên kế hoạch cụ thể để quyết tâm thực hiện dự định. Do đó, họ luôn có trách nhiệm với công việc mình đảm nhận dễ dàng thực hiện được mục tiêu đề ra hơn người khác. Tính kỷ luật giúp sinh viên khắc phục được thói lười biếng và trì hoãn của mình để điều chỉnh hành động ngay. Thay vì than thở, chán nản và bi quan, tính kỷ luật sẽ giúp lấy lại được tinh thần và dựa vào đó để hoàn thành dự định của mình dù có bao nhiêu trở ngại. Ngược lại nếu vô kỷ luật, bạn sẽ bị rối, công việc trì trệ và hiệu quả thấp, dễ dàng sa đà vào các hành động xấu và rất khó thành công.
Thứ hai, tính ngăn nắp. Việc sắp xếp không gian sống, nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng và Khoa học sẽ giúp sinh viên tiết kiệm thời gian hơn trong quá trình tìm kiếm tài liệu tạo hứng thú muốn làm việc hơn. Không chỉ quang cảnh bên ngoài mà ở trong máy tính chúng ta cũng nên sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để khi cần bất cứ một dữ liệu nào, bạn có thể tìm thấy ngay. Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì bạn phải lục tung mọi thứ lên đi tìm một tờ giấy tờ nào đó, thì bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu.
Tính ngăn nắp, gọn gàng của không gian sống sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Vì khi bạn sắp xếp đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở
h
24
một vị trí cố định, sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định sẽ giúp bạn không bị mất thời gian để tìm đồ đạc hay phải mất hàng tiếng đồng hồ để “tổng vệ sinh” một không gian sống quá lộn xộn.
Thứ ba, sự kiên trì. Kiên trì được hiểu là những thái độ sống của con người để theo đuổi mục tiêu mà mình đã đặt ra trong cuộc sống. Đó chính là sự nỗ lực hết mình, cố gắng không ngừng, luôn vững vàng, không bỏ cuộc dù có gặp phải những gian nan, thử thách, thậm chí là những thất bại cũng không buông bỏ và quyết tâm làm đến cùng. Sự kiên trì là một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần tạo nên sự thành công của mỗi người trong cuộc sống. Và hơn hết, nếu sự kiên trì được sử dụng đúng lúc, đúng nơi sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc quản lý thời gian. Bạn không thể cố chấp theo đuổi một thứ không phải là của mình và chắc chắn không thể thực hiện được. Chính vì vậy, đối với mỗi người, cần phải xác định đúng mục tiêu của bản thân, kiên trì và nỗ lực, theo đuổi nó để mang đến thành công trong cuộc sống.
Mọi sự nỗ lực, cố gắng không ngừng nghỉ trong suốt một thời gian dài sẽ giúp bạn trở nên thành thạo trong bất cứ công việc gì. Chính điều đó giúp cho thời gian thực hiện công việc được rút ngắn. Chính nhờ sự kiên trì đã giúp chúng ta trở nên mạnh mẽ hơn, quyết tâm hơn để vượt qua khó khăn. Nếu như bạn không kiên trì và nỗ lực mà bỏ cuộc thì cơ hội sẽ mãi mãi không đến.