CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH
2.1 Khái quát về hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) của ngân hàng
2.1.2 Quy trình hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) tại Sở giao dịch
Vietcombank Sở giao dịch:
Hình 2.1: Trình tự phát hành/Sửa đổi L/C
(Nguồn: Quyết định số 2196/QĐ-VCB-TTTTTM Vietcombank phát hành) Quy trình có sự tham gia của Chi nhánh, Ban định chế tài chính, Thanh toán viên và Cấp thẩm quyền cùng khách hàng. Trong đó:
27
(1) Khách hàng đề nghị phát hành/ sửa đổi L/C: Hồ sơ khách hàng cung cấp phải tuân theo quy định hiện hành, riêng hồ sơ đề nghị phát hành L/C/ Sửa đổi L/C thực hiện như sau:
Trường hợp khách hàng là tổ chức hoặc cá nhân
- Giấy đề nghị kiêm hợp đồng phát hành L/C (áp dụng với KH phát hành L/C từng lần) hoặc Giấy đề nghị phát hành L/C (áp dụng cho KH đã ký hợp đồng phát hành L/C theo hạn mức) hoặc Giấy đề nghị điều chỉnh L/C kiêm hợp đồng sửa đổi, bổ sung phát hành L/C (áp dụng đối với KH đề nghị phát hành từng lần) hoặc Giấy đề nghị điều chỉnh/hủy L/C (áp dụng đối với KH đã ký Hợp đồng phát hành L/C theo hạn mức).
- Hợp đồng/Phụ lục hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc giấy tờ cá giá trị tương đương như hợp đồng.
- Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu (không cần cung cấp khi đề nghị sửa đổi L/C).
- Hồ sơ liên quan (nếu có)
Trường hợp KH định chế tài chính: thực hiện theo Quy định KH định chế tài chính.
(2) Ban định chế tài chính sẽ chịu trách nhiệm thẩm định, đề xuất hoặc phê duyệt các đề nghị phát hành/sửa đổi L/C. Qua xem xét và đồng ý, giấy đề nghị đó sẽ được chuyển lên cấp Chi nhánh để tạo giao dịch.
(3) Tại cấp chi nhánh, lập Yêu cầu xử lý giao dịch và tạo giao dịch phát hành hoặc sửa đổi hệ thống TTTM: nhập mã số KH (CIF), đính kèm hình ảnh YCXLGD, hồ sơ quy định tại bước 1, kết quả tra cứu thông tin cấm vận còn hiệu lực (nếu có).
(4) Khi đã tạo giao dịch thành công, thanh toán viên tại Trung tâm sẽ kiểm tra lại giao dịch, nếu giao dịch không hợp lệ thì sẽ chuyển xuống để Chi nhánh kiểm tra lại, còn nếu giao dịch hợp lệ thì sẽ thực hiện phát hành hoặc sửa đổi L/C và gửi lên cấp thẩm quyền để kiểm tra một lần nữa và duyệt giao dịch.
28
(5) Giao dịch được duyệt sẽ được gửi xuống cho Chi nhánh nhận, in kết quả xử lý và ký, gửi chứng từ, lưu trữ hồ sơ. Cùng lúc đó Thanh toán viên tại Trung tâm Tài trợ thương mại cũng sẽ gửi chứng từ đi.
(6) Tất cả các thủ tục hoàn tất sẽ được gửi bản copy cho KH để nhận hoặc chỉnh sửa.
b. Quy trình hủy L/C theo yêu cầu của KH:
Hình 2.2: Quy trình hủy L/C
(Nguồn: Quyết định số 2196/QĐ-VCB-TTTTTM Vietcombank phát hành) Quy trình hủy L/C tại Sở giao dịch bao gồm các bước sau:
(1) Khách hàng làm hồ sơ đề nghị hủy L/C, gồm có:
- Giấy đề nghị điều chỉnh/ hủy L/C kiêm hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp động phát hành L/C (áp dụng đối với KH đề nghị phát hành từng lần) hoặc
29
Giấy đề nghị điều chỉnh/hủy L/C (áp dụng với KH đã ký Hợp đồng phát hành theo hạn mức).
- Văn bản thỏa thuận giữa khách hàng và người hưởng (nếu có).
(2) Chi nhánh sẽ tiếp nhận và kiểm tra nội dung, điều kiện hủy L/C. Nếu hồ sơ đáp ứng sẽ được đi đến bước tạo giao dịch hủy L/C và lập yêu cầu xử lý giao dịch tạo giao dịch hủy L/C trên hệ thống, còn nếu hồ sơ không đáp ứng đủ điều kiện sẽ được Chi nhánh thông báo KH.
(3) Thanh toán viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của chi nhánh. Nếu đáp ứng, ngân hàng sẽ cần phải xin ý kiến của Người hưởng và NHTB/NHXN. Nếu giao dịch không đáp ứng sẽ bị trả lại giao dịch về Chi nhánh và ghi rõ lý do trả lại.
- Trường hợp Người hưởng và NHTB/NHXN không đồng ý hủy L/C hoặc không trả lời trong vòng 3 ngày làm việc, trung tâm TTTM sẽ lập Thông báo kết quả tra soát.
- Trường hợp đồng ý thì ngân hàng sẽ tiến hành hủy L/C, thanh toán viên hủy hồ sơ trên hệ thống.
(4) Cấp có thẩm quyền kiểm tra giao dịch
- Trường hợp không đồng ý, cấp thẩm quyền trả lại giao dịch vể Thanh toán viên sửa. Thanh toán viên nhận, sửa giao dịch và gửi lại cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp đồng ý, Thanh toán viên lập thông báo kết quả tra soát trên hệ thống TTTM trình CTQ duyệt, thu phí liên quan (nếu có). Khi cấp có thẩm quyền sẽ ký duyệt giao dịch. Thanh toán viên gửi chứng từ cho chi nhánh.
(5) Chi nhánh sẽ nhận, in kết quả xử lý của trung tâm trên hệ thống TTTM và ký, gửi chứng từ đến các bên liên qua, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
(6) Hoàn tất thủ tục, khách hàng nhận thông báo kết quả tra soát và Giấy báo Nợ (nếu có).