2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Dongyangnongsan
2.2.1. Kế toán vốn bằng tiền
35
Để ghi nhận các khoản thu, chi tiền mặt, Công ty Dongyangnongsan sử dụng TK 111 – Tiền mặt tại quỹ để hạch toán trên phần mềm Misa, TK này được theo dõi chi tiết cho TK 1111 – Tiền mặt VNĐ. Do Công ty không sử dụng các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, … nên không sử dụng TK 1112 – Ngoại tệ
Tiền của Công ty được quản lý bởi thủ quỹ, được lưu trữ tại két của doanh nghiệp.
Thủ quỹ và kế toán tiền tách biệt với nhau để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi quản lý, ghi chép tiền của đơn vị.
b) Chứng từ sử dụng:
Theo quy định hiện nay và chế độ kế toán Công ty đang áp dụng – thông tư 133/2016/TT-BTC, Dongyangnongsan sử dụng bộ hóa đơn, chứng từ theo các văn bản mẫu do Bộ Tài Chính ban hành như: Phiếu thu (01-TT), Phiếu Chi (02-TT), Phiếu nhập kho (01-VT), Giấy đề nghị thanh toán, Giấy nộp tiền, Hóa đơn GTGT, ... và có sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Để theo dõi và ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt một cách nhanh chóng, trôi chảy và dễ dàng quản lý, công ty đã sử dụng một trình tự luân chuyển chứng từ một cách thống nhất ở hầu hết các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt.
Các nghiệp vụ tăng tiền mặt chủ yếu ở Công ty gồm có: Bán hàng thu tiền ngay, rút TGNH về nhập quỹ, nhận góp vốn bằng tiền mặt, … Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, kế toán căn cứ cào các chứng từ tương ứng như Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Giấy yêu cầu rút tiền mặt nhập quỹ, … để nhập liệu trên phân hệ quỹ của phần mềm Misa tương ứng với việc lập phiếu thu (2 liên). Kế toán tiền trình phiếu thu cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển phiếu thu sang cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ký xác nhận và ghi sổ quỹ. Đồng thời chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký và giữ lại liên 2 phiếu thu, chuyển liên 1 phiếu thu cho kế toán tiền tiến hành lưu trữ chứng từ. (Minh họa trong Sơ đồ 2.3)
36
Sơ đồ 2. 3: Quy trình tăng tiền
Đối với các khoản chi tiền mặt tại Công ty như: chi thanh toán mua hàng hóa, trả tiền điện nước, trả tiền các khoản chi phí kinh doanh, … Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ đã được duyệt chi như Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, … do bộ phận có nhu cầu chi tiền gửi đến, để tiến hành nhập liệu lên phần mềm misa tương ứng với việc lập phiếu chi (2 liên). Kế toán trình phiếu chi cho kế toán trường ký duyệt. Sau đó chuyển sang cho thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký xác nhận. Đồng thời người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu chi tiền hành ghi sổ quỹ. Toàn bộ chứng từ còn lại chuyển cho kế toán tiền tiến hành lưu trữ. (Minh họa trong Sơ đồ 2.4)
37
Sơ đồ 2. 4: Quy trình giảm tiền mặt
d) Một số ví dụ minh họa trong quý I năm 2023
* Nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
Nghiệp vụ 1: Ngày 22/3, Công ty bán mặt hàng lá kim vụn 400g cho Công ty TNHH HB Foods với tổng giá trị đơn hàng (chưa bao gồm thuế GTGT) là 16.940.000đ.
Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt khi nhận được hàng.
Sau khi kí kết hợp đồng kinh tế, thỏa thuận về đơn dặt hàng và báo giá thì phòng bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng để xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng từ phần mềm misa. Công ty sử dụng
38
hình thức hóa đơn điện tử do đó hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng qua email đã được thiết lập trước đó.
Biểu 2. 1: Hóa đơn số 00004198 ngày 22/3
Khách hàng sau khi nhận được hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt cho doanh nghiệp. Kế toán in phiếu thu (2 liên) từ phần mềm misa và trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu. Sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền.
39
Biểu 2. 2: Phiếu thu số PT29010 ngày 22/3/2023
Thu quỹ thu tiền từ khách hàng và ký nhận vào phiếu thu, sau đó chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên). Người nộp tiền giữ lại liên 2, chuyển trả liên 1 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ. Sau đó chuyển lại toàn bộ chứng từ cho kế toán để lưu trữ.
Việc nhập liệu vào phân hệ bán hàng trên Misa tương ứng với ghi sổ theo bút toán:
Nợ 111: 16.940.000 Có 511: 15.400.000 Có 3331: 1.540.000
(Minh họa trong Hình 2. 1: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay trên phần mềm Misa – Phụ lục 3)
Nghiệp vụ 2: Ngày 10/1, kế toán tiền nhận được thông báo yêu cầu rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt để phục vụ nhu cầu thanh toán của Công ty từ Kế toán trưởng, sổ tiền 190.000.000đ
40
Kế toán tiền lập Giấy yêu cầu rút tiền mặt theo mẫu của ngân hàng Shinhan trình kế toán trưởng và giám đốc ký, duyệt. Sau đó mang theo Giấy yêu cầu rút tiền mặt đến quầy giao dịch trực tiếp với ngân hàng. Khi thực hiện rút tiền thành công, kế toán tiền căn cứ vào sao kê ngân hàng cùng ngày và giấy tờ liên quan tiến hành lập phiếu thu (2 liên) trên phần mềm misa.
Biểu 2. 3: Phiếu thu số PT25550 ngày 10/1/2023
Kế toán tiền chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho thu quỹ thu tiền nhập quỹ và ký xác nhận vào phiếu thu. Thủ quỹ ghi sổ quỹ, giữ lại 1 liên phiếu thu. Toàn bộ chứng từ gồm Giấy yêu cầu rút tiền mặt (liên 2) và phiếu thu được chuyển trả lại cho kế toán để tiến hành lưu trữ.
Việc hạch toán trên misa tương ứng ghi nhận bút toán:
Nợ TK 1111: 190.000.000 Có TK 11211: 190.000.000
(Minh họa trong Hình 2. 2: Hạch toán nghiệp vụ rút tiền gửi về nộp quỹ - Phụ lục 3)
* Nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
41
Nghiệp vụ 3: Ngày 14/3, Công ty chi thanh toán tiền xăng xe theo hóa đơn GTGT số 2127 của Công ty Cổ phần phát triển Trung Yên số tiền 9.363.637 (chưa bao gồm thuế VAT).
Biểu 2. 4: Hóa đơn số 2127 của CTCP Phát triển Trung Yên
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán tiền lập phiếu chi (2 liên) trên phần mềm Misa để trình kế toán trưởng ký, duyệt và gửi sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền và ký phiếu chi. Sau đó người nhận tiền (bộ phận cần chi tiền) ký phiếu chi rồi chuyển trả cho thủ
42
quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ, giữ lại liên 2 phiếu chi. Sau đó chuyển lại toàn bộ chứng từ cho kế toán tiền mặt tiến hành lưu trữ.
Biểu 2. 5: Phiếu chi số PC06723 ngày 14/03/2023
Việc nhập liệu vào phân hệ quỹ trên Misa kiêm lập phiếu chi tương ứng với việc ghi sổ theo bút toán:
Nợ 64211: 9.363.637 Nợ 133: 936.364 Có 1111: 10.300.000
(Minh họa trong Hình 2. 3: Hạch toán nghiệp vụ Chi phí xăng xe trên phần mềm Misa – Phụ lục 3)
Nghiệp vụ 4: Ngày 30/3, Dongyangnongsan mua các mặt hàng: Dầu ớt 1.8l, Ốc hộp 230g, Cá ngừ hộp 80g của Công ty TNHH Thương Mại K&K Toàn Cầu với số tiền 17.582.181đ chưa bao gồm thuế VAT 10% về nhập kho. Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt khi nhận được hàng từ nhà cung cấp.
43
Ngày 30/3, Kế toán nhận được hóa đơn GTGT từ Công ty TNHH Thương Mại K&K Toàn Cầu gửi vào email của Công ty, từ đó kế toán làm căn cứ để nhập liệu trên phân hệ mua hàng của phần mềm misa.
Biểu 2. 6: Hóa đơn số 10394 của Công ty TNHH K&K Toàn Cầu
Dongyang sẽ tiến hàng thanh toán ngay cho Công ty K&K khi nhận được hàng. Kế toán tiền lập phiếu chi (2 liên) trên phần mềm Misa để trình kế toán trưởng ký, duyệt và gửi sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền và ký phiếu chi. Sau đó người nhận tiền
44
(bộ phận có nhu cầu chi tiền) ký phiếu chi rồi chuyển trả cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ, giữ lại liên 2 phiếu chi. Sau đó chuyển lại toàn bộ chứng từ cho kế toán tiền mặt tiến hành lưu trữ.
Biểu 2. 7: Phiếu chi số 06781 ngày 30/3/2023
Việc nhập liệu vào phân hệ mua hàng trên Misa tương ứng với ghi sổ theo bút toán:
Nợ 156: 17.582.181 Nợ 133: 1.758.219 Có 111: 19.340.400
(Minh họa trong Hình 2. 4: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng của Công ty K&K Toàn Cầu trên Misa – Phụ lục 3)
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ trên phần mềm misa, phần mềm tự động ghi sổ Nhật ký chung (trích PL.01 - Phụ lục 2), Sổ chi tiết TK 111, Sổ cái TK 111 (trích PL.02 - Phụ lục 2)
45
2.2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a) Tài khoản sử dụng
Đối với các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi tại Công ty Dongyangnongsan, Kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng để hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh.
Do công ty thường xuyên phát sinh các hoạt động nhập khẩu hàng hóa, nên TK 112 được chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 1121: Tiền gửi VNĐ
+ TK 1122: Ngoại tệ: USD, KRW
TK 112 cần được theo dõi, chi tiết theo từng ngân hàng để có thể dễ dàng quản lý tình hình biến động số dư của mỗi TK ngân hàng mà công ty mở tại các NHTM, do đó TK 112 được chi tiết như sau:
1121 Tiền Việt Nam
11211 Ngân hàng Shinhan bank– Chi nhánh Trần Duy Hưng (VND) 11212 Ngân hàng MB bank - Chi nhánh Mỹ Đình (VND)
11213 Ngân hàng Shinhanbank – Chi nhánh HCM (VND)
1122 Ngoại tệ
b) Chứng từ sử dụng
Đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, Công ty vẫn sử dụng bộ chứng từ theo đúng quy định của Bộ tài chính bao gồm: Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Phiếu hạch toán, Giấy nộp tiền, Sao kê ngân hàng, ….
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Đối với công tác kế toán tiền gửi ngân hàng, Công ty cũng thống nhất sử dụng một quy trình luân chuyển chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng chung cho hầu hết các hoạt động phát sinh liên quan đến tiền gửi để có thể thuận lợi trong việc hạch toán, kiểm tra, quản lý chứng từ.
46
Đối với thu tiền gửi, các hoạt động phát sinh chủ yếu như: khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền, rút tiền mặt gửi vào TK ngân hàng, … Hằng ngày, Kế toán sẽ kiểm tra sao kê ngân hàng điện tử trên ngân hàng Shinhan, để kiểm tra các khoản làm tăng TK ngân hàng của công ty, cùng với đó là đối chiếu với Hóa đơn GTGT, Giấy báo nợ mà khách hàng gửi đến, … từ đó làm căn cứ nhập liệu trên phần mềm misa. (Minh họa trong Sơ đồ 2.5)
Sơ đồ 2. 5: Quy trình tăng tiền gửi ngân hàng
Tương tự, khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng như chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp, chi tiền gửi cho các chi phí dịch vụ, chi trả tiền lương cho nhân viên, … Bộ phận có nhu cầu chi tiền căn cứ vào Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp chuyển đến, Giấy ĐNTT, bảng lương, … để lập Ủy nhiệm chi gửi cho kế toán trưởng xét duyệt. Sau khi có sự đồng ý, kế toán tiền tiến hành giao dịch với ngân hàng hoặc chuyển khoản thông qua dịch vụ internet banking để thực hiện thanh toán. Khi
47
giao dịch thành công, kế toán căn cứ vào sao kê ngân hàng, phiếu hạch toán cùng với bộ chứng từ liên quan, kiểm tra đối chiếu để hạch toán lên phần mềm misa. (Minh họa trong Sơ đồ 2.6)
Sơ đồ 2. 6: Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng
d) Một số ví dụ minh họa
* Nghiệp vụ làm tăng tiền gửi
Nghiệp vụ 5: Ngày 17/4, Công ty TNHH Yeun Kyung thanh toán số tiền còn nợ theo hóa đơn số 00004985 cho Công ty Dongyangnongsan số tiền 101.076.806đ
48
Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước, kỳ hạn thanh toán công nợ của Công ty TNHH Yeun Kyung là từ ngày 5 – 15 tháng sau. Khi đến hạn thanh toán, kế toán thường xuyên theo dõi Bảng tổng hợp nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng kết xuất từ phần mềm misa để tiến hành nhắc nhở nếu khách hàng chưa thanh toán. Đồng thời gửi giấy Đề nghị thanh toán cho khách hàng theo đúng số tiền còn nợ.
Biểu 2. 8: Chi tiết công nợ phải thu – KH: Yeun Kyung
49
Biểu 2. 9: Giấy đề nghị thanh toán ngày 1/4/2023
Đến ngày 17/4, Công ty nhận được lệch chuyển khoản từ khách hàng với nội dung thanh toán công nợ tháng 3. Kế toán kiểm tra lại trên sao kê ngân hàng cùng ngày cùng với Phiếu hạch toán của ngân hàng và hóa đơn GTGT để tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm misa.
50
Biểu 2. 10: Phiếu hạch toán ngày 17/4/2023
Việc hạch toán trên phần mềm misa tương ứng với việc ghi sổ tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 11211: 101.076.806 Có TK 131: 101.076.806
(Minh họa Hình 2. 5: Hạch toán nghiệp vụ thu tiền từ KH Yeun Kyung – Phụ lục 3)
* Nghiệp vụ làm giảm tiền gửi
Nghiệp vụ 6: Ngày 7/3, Công ty nộp tiền BHXH cho Cơ quan BHXH huyện Hoài Đức số tiền 54.949.568 bằng tiền gửi ngân hàng.
Ngày 7/3, Kế toán tiền nhận thông báo nộp tiền BHXH với số tiền 54.949.568 đồng bằng tiền gửi ngân hàng từ kế toán trưởng. Kế toán tiền sử dụng dịch vụ internet banking của Ngân hàng Shinhan tiến hành chuyển khoản công ty số tiền trên vào TK ngân hàng của cơ quan bảo hiểm huyện Hoài Đức.
Sau khi tiền hành chuyển tiền cho BHXH huyện Hoài Đức, Kế toán kiểm tra, đối chiếu sao kê ngân hàng điện tử của ngân hàng shinhan cùng với Phiếu hạch toán của ngân hàng chuyển đến làm căn cứ để tiến hành ghi sổ trên phần mềm misa.
51
Biểu 2. 11: Phiếu hạch toán nộp tiền BHXH
Căn cứ vào phiếu hạch toán và bộ chứng từ, kế toán ghi nhận nghiệp vụ trên phần mềm misa:
Nợ 3383: 54.949.568
Nợ 64222: 9900 (Phí ngân hàng) Có 11211: 54.959.468
(Minh họa trong Hình 2. 6: Hạch toán nghiệp vụ nộp tiền BHXH – Phụ lục 3)
Nghiệp vụ 7: Ngày 25/2, Công ty TNHH Dongyangnongsan ký hợp đồng nhập khẩu nông sản từ ARENA BIZ CO., LTD, Hàn Quốc. Sau khi thống nhất với nhà cung cấp, giá trị đơn hàng được xác định là 58.830.500 KRW/FOB (tương đương 1.087.187.640 VNĐ theo tỷ giá 18.48)
Để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa được diễn ra thuận lợi và đúng thời gian, Dongyang quyết định ký hợp đồng, sử dụng dịch vụ vận tải của Công ty TNHH tiếp vận SITC - Đình Vũ để vận chuyển các mặt hàng từ Hàn Quốc về Việt Nam. Sau khi thỏa thuận về giá cả và điều kiện vận chuyển, Công ty SITC - Đình Vũ đề nghị Dongyang đặt cược container để đảm bảo thời gian vận chuyển hàng hóa. Giá trị đặt
52
cược container là 90 triệu đồng. Sau khi nhận được đặt cọc, Công ty SITC - Đình Vũ sẽ cung cấp container cho công ty TNHH Dongyangnongsan để tiến hành vận chuyển hàng hóa.
Ngày 6/3, Dongyang chuyển tiền gửi ngân hàng để đặt cọc container cho SITC-Đình Vũ, sau khi ngân hàng chuyển tiền vào TK của công ty SITC, ngân hàng sẽ chuyển Phiếu hạch toán về cho công ty để xác nhận đã chuyển tiền.
Biểu 2. 12: Phiếu hạch toán nghiệp vụ đặt cọc container Căn cứ vào giấy hạch toán và sao kê ngân hàng cùng ngày, kế toán hạch toán nghiệp
vụ trên phần mềm misa:
Nợ 1386: 90.000.000
Nợ 64222: 9900 (Phí ngân hàng) Có 11211: 90.009.900
(Minh họa trong Hình 2. 7: Hạch toán nghiệp vụ đặt cược container Arena – Phụ lục 3)
53
Sau khi nhận được tiền đặt cọc, công ty vận chuyển container sẽ đảm bảo cung cấp đúng số lượng container và thực hiện vận chuyển hàng hóa đến cảng đích theo thỏa thuận ban đầu.
Sau khi container được sử dụng để vận chuyển hàng hóa về kho công ty theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đơn vị cung cấp container tiến hành kiểm tra container nhận thấy container vẫn được giữ nguyên vẹn, sạch sẽ, không có hỏng hóc, do đó đã thanh toán lại khoản tiền đặt cọc như trong hợp đồng đã ký.
Đến ngày 30/3, công ty SITC – Đình Vũ tiến hành hoàn trả tiền cược container, Kế toán hạch toán nghiệp vụ hoàn cọc như sau:
Nợ 11211: 90.000.000 Có 1386: 90.000.000
(Hạch toán nghiệp vụ hoàn cọc container trên Misa tương tự như việc đặt cọc container ở phần trên)