2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Dongyangnongsan
2.2.2. Kế toán các khoản thanh toán với người mua
a) Tài khoản sử dụng
Dongyangnongsan là công ty thương mại chuyên phân phối các sản phẩm, mặt hàng nông sản, đồ ăn hàn quốc nên hằng ngày lượng bán ra rất lớn, lên đến từ vài trăm triệu đồng doanh thu trên một ngày, chính vì vậy TK 131- Phải thu khách hàng phát sinh rất nhiều và liên tục, do đó các khoản phải thu dược theo dõi cụ thể, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
Công ty sử dụng TK 131 để theo dõi công nợ, các khoản phải thu khách hàng cùng với các khoản khách hàng ứng trước. Cùng với việc sử dụng phần mềm misa, mỗi khách hàng sẽ ứng với một mã riêng biệt do đó kế toán bán hàng sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng.
b) Chứng từ sử dụng:
54
Công ty Dongyangnongsan căn cứ vào tình hình kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp kết hợp với quy định hiện nay, sử dụng bộ chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Giấy báo có, Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu Xuất kho, … c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2. 7: Quy trình kế toán phải thu khách hàng
(Nguồn: Công ty TNHH Dongyangnongsan) d) Ví dụ minh họa trong quý I năm 2023
Nghiệp vụ 8: Ngày 30/1/2023, Công ty Dongyangnongsan bán hàng cho Công ty TNHH thương mại Trác Trác Vượng với sổ tiền 28.750.000đ (đã bao gồm cả thuế GTGT). Gồm có các mặt hàng như: ớt bột kim chi 1kg, ớt bột gia vị 1kg.
Sau khi kí kết hợp đồng kinh tế, đơn dặt hàng và báo giá thì phòng bán hàng sẽ chuyển đơn hàng cho kế toán bán hàng, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng để nhập liệu trên phân hệ bán hàng của phần mềm misa..
55
Biểu 2. 13: Đơn đặt hàng – Khách hàng Trác Trác Vượng
Từ đó, Kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng từ phần mềm misa. Công ty sử dụng hình thức hóa đơn điện tử do đó hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng qua email đã được thiết lập trước đó.
56
Biểu 2. 14: Hóa đơn GTGT 00001088 ngày 30/1/2023
Việc hạch toán vào phân hệ bán hàng trên phần mềm misa tương ứng ghi nhận một khoản nợ phải thu:
Nợ TK 131: 28.750.000 Có TK 511: 26.136.364 Có TK 33311: 2.613.636
57
(Minh họa trong Hình 2. 8: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền – Phụ lục 3)
Kế toán sẽ theo dõi thường xuyên công nợ phải thu khách hàng Trác Trác Vượng thông qua Báo cáo chi tiết công nợ phải thu khách hàng trên phần mềm Misa để tiến hành nhắc nhở khách hàng khi đến hạn thanh toán.
Biểu 2. 15: Chi tiết công nợ phải thu – KH: Trác Trác Vượng
Đến kỳ hạn thanh toán, Kế toán bán hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu công nợ để gửi Giấy đề nghị thanh toán đến cho khách hàng để thông báo sổ tiền còn nợ.
58
Biểu 2. 16: Giấy đề nghị thanh toán ngày 20/2/2023
Ngày 23/02, công ty nhận được Phiếu báo nợ của Khách hàng gửi đến với nội dung thanh toán công nợ tháng 1, đồng thời kế toán nhận được thông báo từ ứng dụng của ngân hàng Shinhan. Sau đó kế toán in sao kê ngân hàng cùng ngày kiểm tra đối chiếu với Giấy ĐNTT và hóa đơn GTGT đã gửi cho khách hàng rồi tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm Misa.
59
Biểu 2. 17: Phiếu báo nợ của khách hàng Trác Trác Vượng chuyển đến
Biểu 2. 18: Sao kê ngân hàng ngày 23/2
60
Việc hạch toán trên phần mềm misa tương ứng với việc ghi sổ tiền gửi ngân hàng:
Nợ 11211: 28.750.000 Có 131: 28.750.000
(Minh họa trong Hình 2. 9: Hạch toán nghiệp vụ thu tiền từ KH Trác Trác Vượng – Phụ lục 3)
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ trên Misa, phần mềm tự động ghi sổ Nhật kí chung (trích PL.01 – Phụ lục 2), Sổ chi tiết TK 131, Sổ cái TK 131 (trích PL.05 – Phụ lục 2) Với các khoản khách hàng ứng trước
Do Dongyangnongsan là công ty thương mại nên thường thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, giao hàng nhanh chóng và thanh toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng ngay. Việc yêu cầu khách hàng thanh toán trước thường không phổ biến trong các giao dịch bán hàng hóa tại Công ty. Hơn nữa, hiện nay công ty đang thực hiện và xây dựng chính sách duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng do đó việc yêu cầu khách hàng thanh toán trước cũng hạn chế hơn, điều này giúp tăng cơ hội kinh doanh cho công ty. Tuy nhiên, đôi khi Công ty cũng yêu cầu khách hàng thanh toán trước đối với những đơn hàng có giá trị lớn và đặc biệt với các khách hàng mới. Cùng với đó, tính đến thời điểm hết quý I năm 2023, công ty không có số dư các khoản khách hàng ứng trước nào, do đó phần này tác giả không đi sâu vào phân tích và nghiên cứu thêm.