2.3. Đánh giá công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán với người
2.3.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, về công tác xây dựng cơ cấu tổ chức toàn Công ty nói chung và bộ máy kế toán nói riêng
Công ty đã xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh rõ ràng từ đó tạo cơ sở cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của mình.
Dongyang đã xác định các bộ phận chức năng và quyền hạn của từng bộ phận để đảm bảo cấu trúc bộ máy tổ chức rõ ràng, có sự phân công nhiệm vụ và đủ linh hoạt để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường, đặc biệt là bộ phận kế toán. Mỗi kế toán viên được phân công quản lý từng phần hành cố định và luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau, kế toán trưởng bao quát hết công việc của kế toán viên từ đó kịp thời xử lý khi
76
có bất kỳ những sai sót nào, để đảm bảo những công việc tổng hợp được tiến hành chính xác như lên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, báo cáo quản trị, … Ngoài ra, doanh nghiệp cũng luôn cố gắng hướng tới một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và tích cực, khuyến khích sự cộng tác và sáng tạo giữa các thành viên để thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh như hiện nay. Do đó, công ty luôn đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng lên hàng đầu. Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên phải có kỹ năng và năng lực phù hợp với công việc. Xây dựng một đội ngũ đồng đều và có khả năng làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Đối với công tác kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, các hoạt động kế toán sẽ được thực hiện đồng bộ và có kế hoạch rõ ràng. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Việc sử dụng công tác kế toán tập trung tức là tất cả các hoạt động kế toán như quản lý sổ sách, thu chi tiền mặt tiền gửi, tính lương, kiểm tra hồ sơ tài chính, ... sẽ được thực hiện bởi các kế toán viên, và chịu sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của kế toán trưởng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý các hoạt động kế toán, giảm chi phí và tăng tính minh bạch trong quá trình làm việc.
Thứ hai, về công tác quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Công ty thực hiện đúng quy định của Bộ Tài Chính, do đó hệ thống sổ sách, chứng từ được doanh nghiệp sử dụng để ghi sổ, hạch toán, kiểm tra các hoạt động hằng ngày đều là những văn bản có sẵn do Bộ tài chính ban hành như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT cùng với hệ thống sổ nhật ký chung, sổ cái, … và có sự điều chỉnh cho phù hợp với quy mô của Công ty. Các chứng từ khi được luân chuyển giữa các bộ phận với nhau đều phải có đầy đủ chữ ký, để có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ một cách nhanh chóng. Các chứng từ phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển cho bộ phận tiếp theo ký, duyệt để đảm bảo không có sai sót giúp cho công tác kiểm tra và giám sát nghiêm ngặt hơn, giảm thiểu rủi ro, gian lận tài chính, từ đó nâng cao độ chính xác và đáng tin cậy cho báo cáo tài chính của công ty.
77
Trong quá trình luân chuyển chứng từ, công ty đã xác định những quy trình tương đối chặt chẽ và rõ ràng trong việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán với người mua và người bán giúp cho bộ phận kế toán xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và lưu trữ chứng từ thuận lợi hơn, giảm thiểu việc xảy ra sai sót.
Thứ ba, áp dụng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp
Hình thức ghi sổ nhật ký chung trên nền máy tính mà công ty áp dụng cho phép người dùng nhập liệu và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với việc ghi sổ tay truyền thống. Với việc sử dụng máy tính và phần mềm kế toán misa, kế toán viên có thể nhập liệu chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép thông tin. Từ đó, giúp cho công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản khoản thanh toán được hạch toán chính xác, kịp thời giúp cho công việc được diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả cao hơn.
Thứ tư, áp dụng thông tư và chế độ kế toán phù hợp
Để phù hợp với quy mô và nguồn vốn của mình, Công ty Dongyangnongsan thực hiện áp dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Về công tác kế toán vốn bằng tiền:
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đều cần có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc kế toán trưởng giúp phát hiện và sửa chữa lỗi sai có thể xảy ra trong quá trình thu, chi tiền mặt hoặc xử lý TGNH đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu tài chính. Có sự phân chia quyền hạn giữa kế toán tiền và thủ quỹ giúp cho công việc được quản lý rõ ràng, đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch, ngăn ngừa rủi ro thất thoát và biển thủ quỹ.
Ngoài ra, phần lớn các nghiệp vụ thanh toán, thu chi TGNH, Công ty Dongyang đã tiến tới sử dụng hình thức thanh toán online thông qua dịch vụ Internet Banking của các ngân hàng thương tạo nên sự linh hoạt cho việc thanh toán, tiết kiệm thời gian và hạn chế việc đến ngân hàng để thực hiện giao dịch. Bên cạnh đó, do tính chất công việc, giám đốc thường xuyên phải đi công tác nước ngoài nên việc không thế ký các giấy tờ có thể gây chậm trễ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, do đó việc sử dụng
78
hình thức thanh toán trực tuyến có thể giảm thiểu phần nào được hạn chế này, giúp cho Giám đốc có thể dễ dàng theo dõi, và kiểm tra tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
- Về công tác kế toán các khoản thanh toán với người mua, người bán
Công ty Dongyangnongsan thực hiện đầy đủ và đúng hạn việc thanh toán với nhà cung cấp đối với các khoản phải trả. Đội ngũ kế toán viên luôn theo dõi và thúc đẩy việc thu hồi các khoản phải thu quá hạn thanh toán một cách sát sao để tăng cường hiệu quả thu hồi vốn. Kế toán cũng theo dõi chi tiết công nợ cụ thể cho từng đối tượng khách hàng để dễ quản lý, tránh nhầm lẫn sai sót trong công tác thu hồi nợ.
Đối với công tác kế toán các khoản phải trả người bán, công ty luôn theo dõi công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, để kịp thời thanh toán, trả nợ để đảm bảo uy tín của Công ty. Mọi hồ sơ thanh toán, hóa đơn, chứng từ đều được Công ty lưu trữ riêng trong bộ chứng từ mua vào đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu lại dễ dàng. Do đặc thù kinh doanh nên các hoạt động nhập khẩu diễn ra thường xuyên, do đó công ty thường thực hiện điều khoản thanh toán T/T và áp dụng việc mua ngoại tệ giao ngay, sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại để giảm thiểu công việc và dễ dàng hơn trong công tác đánh giá lại ngoại tệ vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Thứ năm, Công ty tích hợp công nghệ vào trong công tác kế toán
Công ty Dongyangnongsan sử dụng phần mềm kế toán Misa để thực hiện công tác kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác hơn và giảm thiểu tối đa những sai sót trong quá trình kế toán. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán, giảm thiểu khối lượng công việc và nâng cao độ chuyên nghiệp trong công việc của họ. Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ thông tin trong kế toán còn giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu kế toán một cách hiệu quả và đồng bộ hóa giữa các phòng ban trong công ty. Misa còn hỗ trợ trong việc tạo báo cáo tài chính, theo dõi thu chi tiền và quản lý các khoản phải thu phải trả một cách chính xác và dễ dàng.
79
Công ty còn sử dụng các công nghệ như hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, và ký số để thay thế các tài liệu giấy tờ truyền thống và tăng tính chính xác và tốc độ trong quá trình giao dịch và kiểm tra.
Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tăng hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót, tăng tính chuyên nghiệp và quản lý dữ liệu kế toán một cách hiệu quả.