Công ty Dongyangnongsan cần quy định một hạn mức tiền mặt tại quỹ cụ thể, hạn mức này nên được căn cứ vào nhu cầu và hoạt động của tổ chức, bao gồm số lượng giao dịch tiền mặt thường xuyên và nguyên tắc quản lý tài chính.
Xây dựng hạn mức tiền mặt cũng là một chính sách quan trọng trong việc sử dụng tiền mặt tại quỹ. Chính sách này cần xác định một lượng tiền mặt cụ thể được cho phép sử dụng trong quỹ của Công ty để thanh toán các chi phí nhỏ, trả lương, hoặc các giao dịch cần thiết khi không thể sử dụng các phương thức thanh toán khác.
Như vậy, để quy định một số tiền mặt tại quỹ tối thiểu phù hợp với nhu cầu sử dụng tiền mặt của Công ty, em đề xuất công thức tính hạn mức tiền mặt như sau:
(Nguồn: Thông tư 164/2011/TT-BTC)
89
Trong đó: + Số ngày làm việc trong quý kế hoạch là 65
+ Số ngày định mức là số do ban giám đốc quy định dựa trên số nhiệm vụ thu chi tiền và số lần giao dịch nộp hoặc rút tiền từ ngân hàng thương mại nơi Công ty mở tài khoản
Do vậy, căn cứ vào tình hình kinh doanh của Công ty Dongyangnongsan thì số ngày làm việc trong quý là 78 ngày, còn số ngày định mức là 4 do công ty thường xuyên có giao dịch tại ngân hàng.
Ngoài ra, Công ty nên khuyến khích sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như thẻ thanh toán, chuyển khoản ngân hàng, hoặc các ứng dụng thanh toán điện tử. Điều này giúp tăng tính an toàn, tiện lợi và theo kịp xu hướng công nghệ hiện nay. Công ty cũng cần đào tạo và tạo ý thức cho nhân viên về việc sử dụng tiền mặt một cách hợp lý. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ chính sách và quy định của Công ty trong các nghiệp vụ thu, chi tiền và khuyến khích họ áp dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khi có thể.
3.4.2. Tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất
Để tiến hành kiểm kê quỹ, việc đầu tiên cần đó là thiết lập lịch trình kiểm kê quỹ theo định kỳ cố định, ví dụ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Điều này giúp đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện theo lịch trình và quỹ được cập nhật thường xuyên.
Công ty nên quy định rõ quy trình kiểm kê và các quy định liên quan đến việc kiểm kê quỹ. Điều này bao gồm các bước, trách nhiệm, quyền hạn và tài liệu cần thiết cho quá trình kiểm kê. Quy trình nên được tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của công tác kiểm kê.
Công ty cũng cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các cá nhân hoặc bộ phận liên quan đến việc kiểm kê quỹ. Điều này bao gồm người thực hiện kiểm kê, người giám sát, và các cấp quản lý có liên quan như Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán tiền và thủ quỹ. Mỗi người hoặc bộ phận nên được giao trách nhiệm cụ thể và đảm bảo tính độc lập trong quá trình kiểm kê.
Đồng thời sử dụng công cụ và phương pháp kiểm kê phù hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng hóa đơn, báo
90
cáo, biên bản kiểm kê, sổ sách, và các công cụ khác để xác minh số dư quỹ. Công ty có thể áp dụng theo thông tư 113/2016/TT-BTC về mẫu Biên bản kiểm kê (Sơ đồ 3.1) để thực hiện công tác kiểm kê quỹ.
Ngoài ra việc kiểm kê không những chỉ tiến hành thường xuyên, định kỳ mà cũng cần phải thực hiện đột xuất khi có nghi ngờ về sự không chính xác hoặc vi phạm trong việc quản lý quỹ. Kiểm kê đột xuất được tiến hành một cách bất ngờ và nhanh chóng để xác minh và xử lý các vấn đề khẩn cấp.
Sau khi quá trình kiểm kê hoàn thành, các bộ phận có liên quan cần xem xét, đánh giá và đối chiếu kết quả kiểm kê một lần nữa để xác định sự khớp nhau của sổ quỹ và sổ tiền mặt trên phần mềm, nếu có sự chênh lệch cần phải tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết nhanh chóng.
Như nậy, theo thông tư 133/2016/TT-BTC, nếu phát sinh thừa hoặc thiếu khi kiểm kê thì kế toán tiến hành hạch toán như sau:
“+ Các khoản thừa khi kiểm kê quỹ tiền mặt chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 111 Có TK 338
+ Các khoản thiếu khi kiểm kê quỹ tiền mặt chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138 Có TK 111”
91
Biểu 3. 1: Biên bản kiểm kê quỹ 3.4.3. Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Điều đầu tiên khi bắt đầu vào công tác trích lập dự phòng phải thu khó đòi là tiến hành đánh giá rủi ro của các khoản phải thu khó đòi để xác định mức độ khó khăn trong việc thu hồi. Điều này giúp định rõ mức độ trích lập dự phòng cần thiết để đối phó với các rủi ro và thiệt hại có thể xảy ra.
92
Công ty cần thiết lập chính sách rõ ràng về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi, bao gồm các tiêu chí và quy định để xác định mức độ trích lập. Chính sách này nên được căn cứ vào quy định của Bộ tài chính, cùng với các yếu tố về rủi ro và khả năng thu hồi nợ của Công ty. Do đó, căn cứ vào Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định về các mức độ trích lập như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Như vậy, mức dự phòng phải thu khó đòi được xác định theo công thức:
Mức dự phòng phải thu khó đòi
= Số nợ cần trích lập dự phòng
x Tỷ lệ % dự phòng cần trích lập
Công ty sử dụng TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi để tiến hành trích lập các khoản dự phòng, đồng thời sử dụng nguyên tắc kế toán, thời điểm trích lập dự phòng, phương pháp hạch toán, … áp dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC để tiến hành ghi sổ, theo dõi và quản lý trên phần mềm kế toán.
Sau khi trích lập, Công ty cũng nên xem xét định kỳ về mức độ trích lập dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo tính hợp lý và phản ánh đúng tình hình thực trạng khoản nợ phải thu tại thời điểm đó. Nếu có những thay đổi trong tình hình khách hàng hoặc tình hình kinh doanh, cần có sự điều chỉnh mức độ trích lập dự phòng phù hợp hơn Ngoài ra, Công ty nên tăng cường quản lý và theo dõi quá trình thu hồi các khoản phải thu khó đòi. Thực hiện các biện pháp như liên hệ thường xuyên với khách hàng, đề xuất các phương thức thanh toán thích hợp, và xem xét các biện pháp pháp lý nếu cần thiết để thu hồi nợ.
3.4.4. Xây dựng các chính sách về công tác kế toán các khoản thanh toán với người mua
Đối với các khoản phải thu khách hàng, Công ty có thể thực hiện các biện pháp cụ thể như gửi thông báo thanh toán, liên hệ trực tiếp với khách hàng, thiết lập chương
93
trình khuyến khích thanh toán sớm, hoặc áp dụng các biện pháp thu hồi mạnh tay đối với các khoản nợ cũ, hay thực hiện công tác theo dõi các khoản phải thu theo tuổi nợ cũng giúp công ty tối ưu hóa quy trình thu tiền và tăng cường hiệu quả thu hồi các khoản nợ.
Đầu tiên đối với công tác theo dõi các khoản phải thu theo tuổi nợ, phòng kế toán cần xác định các khoảng thời gian tuổi nợ như 0-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày và trên 90 ngày dựa trên chính sách và yêu cầu của công ty để tiến hành phân loại và theo dõi.
Mỗi khi có giao dịch phải thu mới, kế toán cần ghi nhận vào hệ thống kế toán và cập nhật tuổi nợ tương ứng với các khoản phải thu. Sau đó, định kỳ kiểm tra báo cáo tuổi nợ để theo dõi tình trạng các khoản phải thu và đưa ra các biện pháp xử lý như gửi thông báo thanh toán, liên hệ với khách hàng và áp dụng chính sách thu nợ. Nếu có thay đổi, cần điều chỉnh tuổi nợ dựa trên thời gian thanh toán thực tế.
Ngoài ra, Công ty nên xây dựng chính sách tín dụng thương mại nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu hồi các khoản phải thu của công ty, thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh nhờ chính sách chiết khấu, giảm giá. Công ty có thể thực hiện một số chính sách sau đây:
- Chiết khấu thanh toán sớm: Đây là chính sách ưu đãi phổ biến nhất, được áp dụng khi khách hàng thanh toán toàn bộ khoản nợ trước hạn. Công ty sẽ chiết khấu một phần giá trị đơn hàng.
- Chiết khấu thanh toán định kỳ: Công ty có thể áp dụng chiết khấu cho khách hàng nếu họ đồng ý thanh toán khoản nợ định kỳ hoặc trả nợ một số lượng nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chiết khấu thương mại: Nếu khách hàng có mối quan hệ thương mại lâu dài với công ty, công ty có thể cung cấp chiết khấu để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn hoặc giảm bớt phí trễ hạn.
94