2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Dongyangnongsan
2.2.3. Kế toán các khoản thanh toán với người bán
Công ty Dongyangnongsan sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả người bán chi tiết theo từng nhà cung cấp để theo dõi số công nợ với các nhà cung cấp để kịp thời thanh toán.
b) Chứng từ sử dụng
Công ty Dongyang sử dụng bộ chứng từ theo chế độ và chuẩn mực KT hiện nay bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Giấy báo nợ, Hóa đơn GTGT, Đơn đặt hàng, Phiếu chi, Phiếu hạch toán, Hợp đồng kinh tế, …
61
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Kế toán thường xuyên kiểm tra số tiền nợ phải trả cho nhà cung cấp dựa trên thông tin từ hợp đồng mua vào, hóa đơn, hoặc các tài liệu liên quan. Khi phát sinh các hoạt động mua hàng, cung cấp dịch vụ từ nhà cung cấp, Công ty nhận được hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiếm tra đối chiếu và xác nhận ghi nhận tăng một khoản nợ phải trả trên phần mềm misa
Khi đến hạn thanh toán, nhà cung cấp gửi giấy đề nghị thanh toán đến cho Công ty, Kế toán kiểm tra trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau khi được phê duyệt, Kế toán tiền hành thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng (tương tự như quy trình chi tiền gửi ngân hàng được trình bày trong Sơ đồ 2.6)
Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, Kế toán ghi nhận giảm một khoản nợ phải trả tương ứng trên phần mềm misa.
d) Ví dụ minh họa trong quý I năm 2023
* Thanh toán cho người bán trong nước
Nghiệp vụ 9: Ngày 17/3, Công ty mua hàng của CTCP Xuất Nhập Khẩu Hợp Tấn về nhập kho với số tiền 148.780.800 bao gồm các mặt hàng đông lạnh như: Ghẹ mảnh đông lạnh, Bạch tuộc cắt (chưa thanh toán tiền hàng)
Ngày 17/3, Kế toán nhận được hóa đơn GTGT của CTCP Xuất Nhập Khẩu Hợp Tấn gửi vào email của công ty, từ đó Kế toán làm căn cứ để nhập liệu vào phân hệ mua hàng của phần mềm misa.
62
Biểu 2. 19: Hóa đơn số 87 của CTCP Xuất Nhập Khẩu Hợp Tấn Các mặt hàng Công ty mua vào là các loại hải sản đông lạnh như ghẹ mảnh, bạch tuộc và chưa qua chế biến, do đó không chịu thuế GTGT theo Thông tư
219/2013/TT-BTC. Do đó, việc hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm misa như sau:
Nợ 156: 148.780.800 Có 331: 148.780.800
(Minh họa trong Hình 2. 10: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng của CTCP Hợp Tấn – Phụ lục 3)
63
Kế toán theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo Bảng tổng hợp nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, để theo dõi và thanh toán đúng hạn.
Biểu 2. 20: Chi tiết công nợ phải trả - NCC: CTCP Hợp Tấn
Đối với nhà cung cấp CTCP Hợp Tấn, Dongyang thường tiến hành chuyển khoản số tiền còn nợ ngay trong ngày khi nhận được hàng hóa. Như vậy, ngày 17/3, kế toán sử dụng dịch vụ internet banking của ngân hàng Shinhan thanh toán số tiền 148.780.800đ và chuyển giấy báo nợ cho CTCT Hợp Tấn để xác nhận số tiền đã thanh toán. Cùng với đó, ngân hàng Shinhan chuyển Phiếu hạch toán về cho Dongyang để làm căn cứ hạch toán trên phần mềm misa.
64
Biểu 2. 21: Phiếu hạch toán nghiệp vụ thanh toán tiền hàng cho CTCP Hợp Tấn
Việc hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm misa tương ứng ghi nhận giảm một khoản nợ phải trả CTCP Hợp Tấn.
Nợ 331: 148.780.800
Nợ 64222: 9900 (Phí ngân hàng) Có 11211: 148.790.700
(Minh họa trong Hình 2. 11: Hạch toán nghiệp vụ thanh toán cho CTCP Hợp Tấn – Phụ lục 3)
Nghiệp vụ 10: Do đặc thù công việc, giám đốc thường xuyên phải đi công tác nước ngoài, Kế toán nhận yêu cầu của kế toán trưởng và ban giám đốc tiến hành đặt vé máy bay cho giám đốc của công ty đi công tác tại Hàn Quốc. Ngày 29/3, Kế toán dựa trên yêu cầu về chuyến bay đã được xác định trước đó, tiến hành đặt vé máy bay tại Công ty TNHH Quốc tế SHIN WALL với giá vé máy bay 1 chiều từ VN – HQ là 16.481.280đ.
65
Theo như yêu cầu của Công ty TNHH Quốc tế SHIN WALL, Kế toán tiến hành thanh toán trước tiền vé máy bay cho công ty. Do vậy, Kế toán tiền hành chuyển khoản thanh toán số tiền 16.481.280đ bằng dịch vụ internet banking của ngân hàng Shinhan.
Sau khi chuyển khoản thành công, ngân hàng chuyển Phiếu hạch toán về cho kế toán, cùng với đó kế toán đối chiếu với sao kê ngân hàng hằng ngày để ghi chép một khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp.
Biểu 2. 22: Phiếu hạch toán nghiệp vụ trả tiền vé máy bay Kế toán nhập liệu trên phần mềm misa tương ứng với việc ghi nhận bút toán:
Nợ 331: 16.481.280đ Có 11211: 16.481.280đ
(Minh họa trong Hình 2. 12: Hạch toán nghiệp vụ thanh toán tiền vé máy bay – Phụ lục 3)
Đến ngày 30/3, Kế toán Dongyang nhận được hóa đơn GTGT của Công ty Quốc Tế SHIN WALL gửi đến để xác nhận đã cung cấp vé máy bay cho giám đốc công ty. Kế toán dựa vào hóa đơn GTGT, tiến hành hạch toán trên phần mềm misa.
66
Biểu 2. 23: Hóa đơn số 00001133 của Công ty TNHH Quốc Tế SHIN WALL Kế toán hạch toán trên phần mềm misa tương ứng với việc ghi nhận bút toán:
Nợ 64213: 16.481.280đ Có TK 331: 16.481.280đ
(Minh họa trong Hình 2. 13: Hạch toán nghiệp vụ mua vé máy bay – Phụ lục 3)
67
* Thanh toán cho người bán nước ngoài
Nghiệp vụ 11: Ngày 10/3/2023, Công ty Dongyangnongsan ký hợp đồng nhập khẩu các mặt hàng kim chi của công ty Qingdao Nongyee Foods Co., LTD với tổng giá trị tiền hàng là 13037,5 USD. Chi tiết các mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói từng mặt hàng, hình thức thanh toán được ghi rõ trong hợp đồng ngoại thương dưới đây:
Biểu 2. 24: Sales Contract
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, công ty nhận được bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa gồm hóa đơn, packing list, … để làm căn cứ lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
68
Biểu 2. 25: Commercial Invoice
69
Biểu 2. 26: Packing list
Đến ngày 20/3 hàng được thông quan, Công ty tiến hành khai báo khải quan và cần phải chuẩn bị các giấy tờ như: Hợp đồng (contract), Hóa đơn thương mại (commercial invoice), Phiếu đóng gói (packing list), … và lập tờ khai hải quan.
70
Biểu 2. 27: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Trích PL.07 – Phụ lục 2)
Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ, Kế toán tiến hành nộp tiền thuế nhập khẩu vào kho bạc nhà nước để hàng hóa thực sự hoàn tất việc nhập khẩu, chính thức được lưu kho, bãi để bắt đầu quá trình lưu thông, vận chuyển hàng hóa về kho của công ty. Kế toán căn cứ vào tờ khai hải quan để tiến hành nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu với số tiền là 34.724.538đ. Ngày 20/3, kế toán tiến hành nộp thuế và sau khi hoàn tất việc nộp
71
thuế, căn cứ Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước tiến hành hạch toán lên phần mềm misa:
Nợ TK 33312: 34.724.538đ Có TK 1111: 34.724.538đ
(Minh họa trong Hình 2.14: Hạch toán nghiệp vụ nộp thuế theo tờ khai số 105537391720 – Phụ lục 3)
Biểu 2. 28: Giấy nộp tiền vào ngân sách
72
Căn cứ vào tờ khai hải quan, commercial invoice, packing list, … và tỷ giá giao dịch thực tế USD của ngân hàng Shinhan ngày 20/3/2023 là 23.410 VNĐ/USD, Kế toán Dongyang tiến hành hạch toán tăng một khoản nợ phải trả trên phần mềm misa + Nợ TK 156: 13037,5 x 23.410 = 305.207.875
Có TK 331: 305.207.875 + Nợ TK 133: 34.724.538đ Có TK 33312: 34.724.538đ
(Minh họa trong Hình 2. 15: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu từ Qingdao – Phụ lục 3)
Trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết, Công ty sử dụng hình thức thanh toán T/T – thanh toán quốc tế thông qua giao dịch với ngân hàng. Công ty tiến hành mua ngoại tệ của ngân hàng bằng tiền gửi VNĐ và thực hiện chuyển khoản vào TK của người bán, phí chuyển tiền được trừ trực tiếp vào TK tiền gửi VNĐ của Công ty. Để tiền hành giao dịch, kế toán trình bộ hồ sơ thanh toán cho kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt.
Đến ngày, ngày 7/4 công ty thanh toán 13037,5 USD cho bên bán là Qingdao Nongyee Foods. Kế toán thanh toán thực hiện giao dịch trực tiếp với ngân hàng với bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan, Invoice, Hồ sơ mua ngoại tệ. Sau khi thanh toán thành công, ngân hàng chuyển phiếu hạch toán và Swift Message về cho công ty để xác nhận số tiền đã thanh toán cho Qingdao.
73
Biểu 2. 29: Phiếu hạch toán mua USD thanh toán cho Qingdao ngày 7/4
Biểu 2. 30: Phiếu hạch toán phí ngân hàng chuyển tiển cho Qingdao ngày 7/4
74
Biểu 2. 31: Swift Message
75
Ngày 7/4, căn cứ vào Phiếu hạch toán và chứng từ liên quan, tỷ giá giao dịch thực tế USD của ngân hàng Shinhan ngày 07/04/2023 là 23.570 VNĐ/USD, giao dịch mua ngoại tệ và phí ngân hàng được kế toán hạch toán trên phần mềm misa như sau:
+ Nợ TK 1122: 13037,5 x 23.570 = 307.293.875 Có TK 11211: 307.293.875
+ Nợ 64222: 676.223 Có 11211: 676.223
Cùng với đ, hạch toán nghiệp vụ Công ty thanh toán cho Qingdao số tiền 13037,5 USD được ghi nhận giảm một khoản nợ phải trả trên phần mềm misa như sau:
Nợ 331: 307.293.875 Có 1122: 307.293.875
(Việc hạch toán 3 bút toán trên được minh họa trong Hình 2.16, 2.17, 2.18 – Phụ lục 3)
Kế toán hạch toán trên Misa, phần mềm tự động ghi vào sổ Nhật ký chung (trích PL.01 – Phụ lục 2), Sổ chi tiết TK, Sổ cái TK 11211, 1122, 331 (trích PL.03, PL.04, PL.06 – Phụ lục 2)