CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIẾN THÀNH
2.2. Thực trang kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
2.2.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại công ty
2.2.2.1. Nội dung những khoản doanh thu, thu nhập khác tại công ty
Tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Tiến Thành doanh thu và thu nhập đều được xác định và ghi nhận theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập và thông tư 200/2014/TT-BTC. Tại công ty doanh thu phát sinh bao gồm: doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác. Trong đó :
Doanh thu bán hàng hóa: là việc bán hàng hóa, sản phẩm như các đồ thủ công mỹ nghệ, mặt hàng thời trang cao cấp và các loại khác như kim loại, quặng, các vật liệu xây dựng…..
Doanh thu cung cấp dịch vụ: gồm hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai khoáng, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị trong công nghiệp, xây dựng và các hoạt động dịch vụ khác….
Doanh thu hoạt động tài chính: gồm các khoản doanh thu thông qua việc gửi lãi ngân hàng, cho vay, lãi chênh lệch do bán ngoại tệ và cổ tức, lợi nhuận được chia.
Thu nhập khác: gồm những khoản như thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, chuyển nhượng bất động sản, quà biếu, tặng, thu tiền bồi thường, phạt do bên khách hàng vi phạm hợp đồng….
Ngoài ra, công ty còn có những khoản liên quan đến ghi giảm doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Tại công ty hiện nay chỉ phân loại doanh thu nhằm phục vụ yêu cầu của kế toán tài chính, chưa thực hiện phân loại doanh thu theo yêu cầu của kế toán quản trị.
2.2.2.2. Chứng từ doanh thu tại công ty
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Tiến Thành trong hoạt động bán hàng sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bao gồm :
- Hóa đơn GTGT: thực hiện theo mẫu 01 GTKT-3LL, mỗi bộ hóa đơn được lập thành 3 liên, 01 liên lưu tại sổ hóa đơn, 01 liên giao khách hàng và 01 liên làm chứng từ hạch toán.
- Phiếu xuất kho: thực hiện theo mẫu 02-VT, có 3 liên, 01 liên lưu tại bộ phận lập phiếu, 01 liên lưu thủ kho và 01 liên giao cho khách hàng.
- Phiếu thu: thực hiện theo mẫu 01-TT, được bộ phận kế toán lập thành 02 liên, 01 liên giao khách hàng và 01 liên bộ phận kế toán lưu.
- Hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Biên bản giao nhận hàng hóa hay dịch vụ cung cấp.
- Các chứng từ thanh toán khác như : Giấy báo có của ngân hàng, ủy nhiệm thu, séc thanh toán…
2.2.2.3. Tài khoản doanh thu tại công ty
Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá Công ty đã thực hiện theo đúng chế độ kế toán. Tài khoản 511 được sử dụng trong hạch toán tiêu thụ hàng hóa của công ty. Tài khoản 511 được mở chi tiết theo 5 tài khoản cấp 2:
TK 5111: Doanh thu bán các loại hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113 - Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ
TK 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
TK 5118 – Doanh thu khác
Với những khách hàng thường xuyên giao dịch với số lượng lớn, thì được giảm giá hoặc chiết khấu hàng bán theo chính sách ưu đãi của công ty.
Tài khoản sử dụng theo dõi là 5211: Chiết khấu thương mại và TK 5213:
Giảm giá hàng bán được kế toán công ty sử dụng để theo dõi.
Trường hợp đã bán hàng, và đã cung cấp dịch vụ nhưng bị KH trả lại hàng vì các nguyên nhân như : hàng hóa không đúng phẩm chất, quy cách, mẫu mã, chủng loại. Kế toán sử dụng TK 5212: Hàng bán bị trả lại để hạch toán và theo dõi khoản này.
Cuối kỳ, các khoản giảm trừ doanh thu được kế toán xác định để kết chuyển xác định doanh thu thuần.
2.2.2.4. Quy trình kế toán doanh thu tại công ty
Hoạt động kinh doanh chính của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Tiến Thành là cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng doanh thu.
Để thực hiện cung ứng hàng hóa, dịch vụ căn cứ trên hợp đồng thỏa thuận hai bên, Tiến Thành cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo chuỗi quy trình thông qua các khâu được quy định tại quy chế bán hàng của Công ty. Quy trình kinh doanh của Tiến Thành gồm:
Sơ đồ 2.4. Quy trình bán hàng Công ty Tiến Thành
(Nguồn: Phòng Kinh doanh – Công ty Tiến Thành) Quy trình kinh doanh Tiến Thành là một quy trình được nghiên cứu, xây dựng tổng quan cho toàn bộ hoạt động bán hàng, bao gồm:
(1) Bộ phận bán hàng nhận thông tin từ khách hàng.
(2) Bộ phận bán hàng lập đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng.
(3) Căn cứ hợp đồng tiến hành xuất hàng hóa.
(4) Xuất hóa đơn.
(5) Giao hóa đơn cho khách hàng.
(6) Thu tiền hàng.
(7) Ghi nhận nợ phải thu.
(8) Thu tiền hàng trả sau.
Khách hàng Bộ phận bán
hàng
Đơn đặt hàng/
Hợp đồng
Xuất hàng Hóa đơn
Nợ phải thu Thu tiền
(1) (2)
(3)
(5) (4)
(6) (7)
(8)
Doanh thu được ghi nhận tại Công ty Tiến Thành khi hàng đã được xác nhận là bán hoặc dịch vụ đã cung ứng. Đối với hoạt động dịch vụ thường sau khi ký hợp đồng khách hàng phải cọc tiền. Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT cùng với các chứng từ liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, từ số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái các TK 632, 511, 3331, 111, 112...
Việc ghi nhận doanh thu và hạch toán đối với hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ tại công ty được tổ chức như sau: Khi có yêu cầu hoặc đề nghị mua hàng hoặc dịch vụ từ phía khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ làm hợp đồng kinh tế mua bán giữa 2 bên. Sau khi hợp đồng kinh tế được kế toán trưởng, giám đốc kí kết, kế toán bắt đầu viết hóa đơn GTGT rồi lập phiếu thu (đối với bán hàng thu tiền ngay). Khi được giám đốc kí duyệt phiếu thu, thủ quỹ sẽ thu tiền KH và đồng thời thủ kho sẽ xuất hàng. Cuối cùng kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và hạch toán vào phần mềm kế toán máy như sau:
- Trường hợp KH thanh toán ngay: Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng để ghi tăng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tăng TK : Tiền hoặc tương đương tiền và có TK liên quan.
- Trường hợp KH trả sau: Kế toán sẽ dựa vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để ghi tăng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đồng thời ghi nhận chi tiết TK 131: Phải thu đối với từng KH.
Trong trường hợp cung ứng dịch vụ có nhận tiền đặt cọc thì phần tiền đặt cọc sẽ được ghi nhận tăng khoản tiền và giảm công nợ phải thu khách hàng. Sau khi hoàn thành cung ứng dịch vụ sẽ ghi nhận doanh thu cung ứng dịch vụ.
Trường hợp giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị khách hàng trả lại thì khối lượng hàng bán sẽ được ghi nhận vào khoản giảm doanh thu căn cứ vào biên bản xác nhận nêu rõ lý do trả lại hàng.
Đối với hoạt động tài chính, nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi nhận dựa trên chứng từ liên quan (giấy báo có của ngân hàng, biên bản đánh giá số dư ngoại tệ...) ghi nhận vào sổ tài khoản 515.
Đối với khoản thu nhập khác, căn cứ chứng từ kế toán ghi nhận các khoản thu nhập khác vào tài khoản 711.
Bộ phận kế toán của Công ty Tiến Thành được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán MISA với giao diện đơn giản, dễ sử dụng cùng với độ chính xác cao hỗ trợ rất tốt cho công tác kế toán của công ty. Từ những cơ sở dữ liệu kế toán ban đầu khi nhập vào, chương trình sẽ tự động cập nhật tới các sổ liên quan như : Sổ chi tiết TK 111, TK 131, TK 3331, TK 511…. Sau đó vào sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và các báo cáo cuối kỳ theo Bộ Tài chính quy định.
Ví dụ: Số liệu tại phòng kinh doanh của công ty Tiến Thành về hàng hóa tồn và nhập kho trong tháng 06/2020 của 02 mặt hàng Túi xách nữ SADDLE vàng và Giày lười nam bò BEK thể hiện qua bảng 2.1. sau:
Bảng 2.1. Báo cáo tồn kho sản phẩm
ĐVT: triệu đồng
Tên sản phẩm Mã sản phẩm
01/06/2020 Nhập kho tháng 06 Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Túi xách nữ
SADDLE vàng VB677N 600 chiếc 480 800 chiếc 675 Giày lười nam bò
BEK CP1786 1000 đôi 700 500 đôi 368
(Nguồn: Phòng Kinh doanh – Công ty Tiến Thành) Giá xuất kho hàng hóa sẽ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ:
- Giá xuất kho của Túi xách nữ SADDLE vàng :
= (480.000.000 + 675.000.000) / (600 + 800) = 825.000 đ/chiếc - Giá xuất kho của Giày lười nam bò BEK :
= (700.000.000 + 368.000.000) / (1000 + 500) = 712.000 đ/đôi
Căn cứ trên hợp đồng kinh tế số 11268 ngày 02/06 xuất bán cho Công ty TNHH thời trang VMG 100 chiếc giày lười nam bò BEK (CP 1786) với đơn giá bán 750.000 đ/ đôi và 120 chiếc túi xách nữ SADDLE vàng (VB677N) với đơn giá 850.000 đ/chiếc chưa bao gồm thuế GTGT 10%. KH chưa thanh toán cho công ty.
Khi phát sinh nghiệp vụ trên, kế toán sẽ lập ngay hóa đơn GTGT số 000168 (xem phụ lục số 01) gồm có 3 liên. Trong đó liên 2 sẽ đưa cho KH, 2 liên còn lại sẽ lưu tại phòng tài chính kế toán, đồng thời sẽ lập phiếu xuất kho số 610 (xem phụ lục số 02) khi xuất kho hàng hóa. Cuối cùng kế toán công ty sẽ tổng hợp hết các chứng từ gốc liên quan để làm căn cứ nhập số liệu trên kế toán máy và phản ánh doanh thu trong kỳ vào sổ chi tiết TK 511 (xem phụ lục số 03).
Kế toán định khoản:
a) Phản ánh doanh thu xuất bán giày lười nam bò BEK (CP 1786):
+ Bút toán ghi nhận DT:
Nợ TK 131: 82.500.000 Có TK 511: 75.000.000 Có TK 3331: 7.500.000
b) Phản ánh doanh thu xuất bán túi xách nữ SADDLE vàng (VB677N) : + Bút toán ghi nhận DT:
Nợ TK 131: 112.200.000 Có TK 511: 102.000.000 Có TK 3331: 10.200.000
Ngày 15 tháng 6 năm 2020, công ty nhận được giấy báo có số 111 của ngân hàng Ngoại thương (VCB) Việt nam - chi nhánh Long Biên về số tiền mà Công ty TNHH thời trang VMG thanh toán tiền cho lô hàng ngày 2 tháng 6 năm 2020.
Căn cứ vào giấy báo có số 111 kế toán phản ánh:
Nợ TK 112: 194.700.000 Có TK 131: 194.700.000
* Ngoài ra trong kỳ phát sinh một số nghiệp vụ khác như sau :
- Ngày 21 tháng 06 năm 2020 công ty nhận được biên bản đề nghị trả lại toàn bộ lô hàng đã xuất bán cho Công ty cổ phần Đông Nam Á Việt Nam vào ngày 19 tháng 6 năm 2020 theo hóa đơn GTGT số 1105 của hợp đồng số 66/HĐ.TT-NA.2020 (xem phụ lục số 04) do đơn hàng có nhiều sản phẩm lỗi.
Công ty đã chấp nhận thanh toán lại bằng tiền mặt cho KH do trước đó KH đã thanh toán lô hàng bằng chuyển khoản.
Kế toán lập phiếu chi (xem phụ lục số 05) định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 5212: 22.000.000 Nợ TK 3331: 2.200.000 Có TK 111: 24.200.000
Ngày 25 tháng 06 năm 2020, Ngân hàng chuyển giấy báo có 253 (xem phụ lục số 06) thông báo số tiền chiết khấu thanh toán công ty được hưởng do thanh toán cho công ty TNHH đầu tư và kinh doanh thương mại Song vào ngày 08 tháng 04 năm 2020 với mức 1% trên tổng số tiền hàng thanh toán.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 112: 3.800.000 Có TK 515: 3.800.000
Thu nhập khác phát sinh tại doanh nghiệp chủ yếu là thu nhập do nhận được hàng biếu tặng, cụ thể:
Ngày 30/06 /2020, Nhà cung cấp tặng thêm 5 đôi giày lười nam bò BEK do trong tháng mua hàng số lượng nhiều.
Hồ sơ chứng từ bao gồm: Hóa đơn GTGT 000232 (xem phụ lục số 7) và phiếu nhập kho số 00102. Căn cứ chứng từ kế toán định khoản:
Nợ TK 156: 3.680.000 Nợ TK 133: 368.000 Có TK 711: 4.048.000 2.2.2.5. Hệ thống sổ sách kế toán
Kế toán doanh thu và thu nhập khác tại công ty sử dụng các sổ kế toán như:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Sổ cái TK 156: Hàng hóa
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ chi tiết TK 131: Phải thu KH - Sổ chi tiết 156: Hàng hóa
- Sổ chi tiết bán hàng TK 511 (xem phụ lục số 03) - Sổ chi tiết thu nhập khác TK 711 (xem phụ lục số 07)
Hằng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh với chứng từ liên quan như: Phiếu nhập kho, xuất kho, Hóa đơn GTGT…
làm căn cứ để vào sổ cái TK 156, TK 511và sổ nhật ký bán hàng .
Ngoài ra kế toán còn dựa vào hóa đơn GTGT để tiến hành lập các sổ chi tiết TK 131, TK 156, TK 511 từ đó để lập bảng tổng hợp các khoản phải thu của KH và báo cáo tình hình xuất bán hàng hóa.