CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIẾN THÀNH
2.2. Thực trang kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
2.2.3. Thực trang kế toán chi phí tại công ty
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Tiến Thành thực hiện phân loại các khoản mục chi phí để phục vụ yêu cầu công tác kế toán. Trong công ty các khoản mục phí được phân loại theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. Trong đó:
Chi phí giá vốn hàng bán: Công ty Tiến Thành áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân cuối kỳ và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho. Chi phí giá vốn hàng bán bao gồm khoản giá mua hàng hóa, phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng và khoản phí hao hụt khi mua hàng.
Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trính tiêu thụ hàng bán tại công ty bao gồm: CP quảng cáo sản phẩm, CP lương của nhân viên bán hàng, CP khấu hao TSCĐ, CP điện nước và các dịch vụ mua ngoài…
Chi phí QLDN: là những chi phí phát sinh trong quá trình QLDN như:
Trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận quản lý, lương cho cán bộ quản lý, trích lập dự phòng phải thu khó đòi và các chi phí khác….
Chi phí tài chính: chi phí lãi vay tại các ngân hàng, lãi trả chậm, trả góp, chiết khấu thanh toán và lỗ khi đánh giá tỉ giá các ngoại tệ.
Chi phí khác: là những khoản chi phí về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, chi phí về tiền phạt do công ty vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt thuế và các chi phí khác.
2.2.3.2. Chứng từ chi phí tại công ty
Hàng hóa mà công ty mua đa phần trong nước, một số ít là nhập khẩu.
Phòng kinh doanh của công ty sau khi được giám đốc phê duyệt kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm cùng với các bên liên quan khảo sát giá các nguồn hàng trong kế hoạch để đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế. Giám đốc sẽ là người kí kết hợp đồng với bên nhà cung cấp. Khi nhận hàng hóa từ bên cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã kí bộ phận kiểm nhận hàng hóa sẽ phải nhận hóa đơn
GTGT (liên 2) từ bên bán hàng. Sau khi hoàn tất quá trình nhập kho, thì phiếu nhập kho cùng hóa đơn GTGT sẽ được bàn giao lại cho bộ phận tài chính, kế toán để thực tính toán và ghi chép.
Đối với các mặt hàng nhập khẩu, khi qua Cục Hải quan kiểm duyệt, ngoài những giấy tờ trên thì lô hàng nhập khẩu cần đảm bảo những chứng từ sau: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu, Biên bản chứng nhận của Cục Hải Quan, Biên lai thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Ngoài ra, công ty còn có chứng từ liên quan đến những chi phí phát sinh ngoài hợp đồng trong quá trình mua hàng, như hóa đơn GTGT về những chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hóa đơn hàng không đối với hàng nhập khẩu.
Đối với những khoản chi phí nhân công như: CP lương và phụ cấp, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ( Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, quyết định thanh toán lương để ghi nhận hạch toán CP QLDN hay CP bán hàng.
Đối với những khoản chi phí khác, kế toán căn cứ vào: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thanh toán để thực hiện ghi nhận.
2.2.3.3. Tài khoản chi phí tại công ty
Công ty sử dụng các tài khoản CP trong quá trình hoạt động kinh doanh như:
TK 632: giá vốn hàng bán
Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán công ty đã chi tiết TK này theo từng danh mục hoạt động:
TK 6321: Giá vốn từ bán các mặt hàng thời trang TK 6322: Giá vốn từ bán các đồ thủ công, mỹ nghệ
TK 6326: Giá vốn từ bán các vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng TK 63211: Giá vốn từ dịch vụ hỗ trợ khai thác than, mỏ
TK 63215: Giá vốn từ dịch vụ sửa chữa các thiết bị điện
TK 63222: Giá vốn từ các dịch vụ khác.
TK 641: chi phí bán hàng
Đối với tài khoản CP này công ty chi tiết theo từng khoản mục:
TK 6411: CP quảng cáo sản phẩm
TK 6412: CP lương cho bộ phận bán hàng
TK 6413: CP điện nước và các dịch vụ mua ngoài TK 6414: Các chi phí khác
TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Chi tiết theo khoản mục như:
TK 6421: CP vật liệu, VPP quản lý
TK 6422: CP lương cho nhân viên quản lý DN TK 6423: CP khấu hao TSCĐ
TK 6424: CP dự phòng
TK 6425: CP dịch vụ mua ngoài TK 6426: Các chi phí khác bằng tiền
TK 635: Chi phí tài chính
TK 811: Chi phí khác 2.2.3.4. Kế toán chi phí tại công ty
Kế toán giá vốn hàng bán
Đối với hàng tồn kho tại công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Khi thực hiện hoạt động mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ để hạch toán gồm: hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, chứng nhận xuất xứ... Kế toán ghi nhận vào phần mềm kế toán Misa, chương trình kế toán tiến hành cập nhật vào các sổ và tài khoản tương ứng.
Hàng hóa xuất bán sẽ được tính giá vốn theo phương pháp giá bình quân cuối kỳ. Trong kỳ, hàng xuất sẽ được tính giá vốn theo giá tạm tính do phần mềm tính từng thời điểm, tuy nhiên giá này chưa chính xác. Giá vốn được
tính chính xác vào cuối kỳ khi kế toán thực hiện chốt sổ và chạy giá bình quân của kỳ kế toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hàng hóa, nhập số liệu hàng xuất trên phần mềm kế toán. Từ đó, phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế toán tương ứng, sổ chi tiết TK 632 (Xem phụ lục số 08), sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 632. Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển TK 632 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ: Ngày 02/06/2020 xuất kho hàng bán, hóa đơn số 1168 với 100 đôi giày và 120 túi xách.
Kế toán ghi nhận số lượng xuất kho trên phần mềm, tính ra giá vốn hàng bán Giày lười nam bò BEK và Túi xách nữ SADDLE vàng: 100 x 712.000 + 120 x 825.000 = 170.200.000 đồng
Kế toán công ty định khoản như sau:
Nợ TK 632 : 170.200.000 Có TK 156 : 170.200.000
Kế toán chi phí bán hàng
Thường ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ như: hóa đơn GTGT, bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao TSCĐ… để lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi đối với KH thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản. Với những KH chưa thanh toán, kế toán công ty sẽ phân loại và tổng hợp bộ chứng từ rồi nhập số liệu trên phần mềm kế toán máy. Từ đó phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ: Sổ chi tiết TK 641 (Xem phụ lục số 10), sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 641. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Công ty trả lương cho nhân viên bán hàng theo thời gian làm việc trong tháng:
Mức lương phải trả = Mức lương /ngày * thời gian làm việc
Trong đó: Mức lương/ngày = Lương cơ bản * Hệ số / Số ngày theo chế độ
Ngoài ra còn có các khoản như thưởng, phụ cấp của nhân viên và các khoản trích theo lương, công ty áp dụng theo đúng quy định của Chính Phủ BHXH: 17,5%, BHYT: 3%, BHTN: 1%, KPCĐ: 2% trên lương cơ bản.
Ví dụ: Ngày 26 tháng 06 năm 2020 nhận được hóa đơn giá trị gia tăng số 001170 về tiền điện thoại và cước internet sử dụng tại các cửa hàng trong tháng 5 với tổng số tiền 46.829.200 đồng (bao gồm cả thuế GTGT 10%). Kế toán lập ủy nhiệm chi trả tiền cho đơn vị cung ứng dịch vụ (Xem phụ lục số 09,10).
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Căn cứ vào chứng từ thanh toán gồm hóa đơn tiền điện thoại, cước internet kế toán và giấy báo nợ ghi :
Nợ TK 641 : 42.572.000 Nợ TK 133 : 4.257.200 Có TK 112: 46.829.200
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Cũng giống như CP bán hàng ,hàng ngày khi có các nghiệp vụ liên quan đến chi phí QLDN, kế toán sẽ tập hợp và phân loại tất cả các chứng từ có liên quan để làm căn cứ lập, phiếu chi, ủy nhiệm chi và rồi nhập số liệu trên phần mềm kế toán máy. Từ đó phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ: Sổ chi tiết TK 642 (Xem phụ lục số 11), sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 642. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Đối với tính khấu hao TSCĐ, tại công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng trong đó:
Số KH TSCĐ trích trong kì = Số KH TSCĐ kì trước + Số KH TSCĐ tăng trong kì - Số KH TSCĐ giảm trong kỳ.
* Ví dụ:
1) Bảng tính khấu hao TSCĐ tháng 06/2020 (xem phụ lục số 12) có chi phí khấu hao cho bộ phận quản lý là 81.092.347 đồng. Kế toán phản ánh vào tài khoản kế toán như sau:
Nợ TK 6424: 81.092.347 Có TK 2141: 81.092.347
2) Căn cứ hồ sơ chứng từ tiếp khách của bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tiếp khách 5.000.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6426: 5.000.000 Nợ TK 1331: 500.000 Có TK 111: 5.500.000
3) Căn cứ hóa đơn tiền điện, nước tháng 6 cho bộ phận quản lý với số tiền là: 11.123.098 đồng (đã bao gồm cả thuế GTGT 10%), kế toán thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6426: 10.111.907 Nợ TK 1331: 1.011.191 Có TK 112: 11.123.098
Kế toán chi phí tài chính
Căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán ghi nhận các khoản chi phí tài chính. Công ty Tiến Thành có khoản chi phí lãi vay, chi phí chuyển tiền, chi phí chênh lệch tỷ giá ngoại tệ...
Ví dụ: Ngày 30/6/2020 theo hợp đồng vay vốn (phụ lục số 13), Tiến Thành thực hiện trả lãi vay bằng tiền mặt cho công ty CP EMJ Hà Nam với số gốc vay là: 600.000.000 đồng, lãi suất là 8%/năm. Chi phí lãi vay phải trả là:
4.000.000 đồng, kế toán lập ủy nhiệm chi để trả lãi. Căn cứ giấy báo nợ (xem phụ lục số 14) kèm theo ủy nhiệm chi, kế toán định khoản :
Nợ TK 635 : 4.000.000 Có TK 112 : 4.000.000
Kế toán chi phí khác
Công ty Tiến Thành có các khoản chi phí khác như: chi phí thanh lý tài sản, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt vi phạm hành chính, tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế... Công ty sử dụng tài khoản 811 để phản ánh các khoản chi phí khác. Sau khi tổng hợp các chứng từ thu thập được, kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm kế toán máy, hệ thống tự động cập nhật vào tài khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ: Ngày 22/06 /2020, Công ty nhận được thông báo xe ô tô của công ty bị phạt do vi phạm luật giao thông đường bộ theo biên bản vi phạm sô 00828, kế toán chi tiền mặt để nộp phạt, căn cứ phiếu chi kế toán hạch toán:
Nợ TK 811: 12.000.000 Có TK 111: 12.000.000
Sổ chi tiết TK 811 Chi phí khác (phụ lục số 15)