2.3. Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục Tài sản cố định trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Deloitte Việt Nam thực hiện
2.3.2. Lập kế hoạch kiểm toán
2.3.2.1. Xem xét rủi ro khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Công ty XYZ là khách hàng kiểm toán năm đầu của Deloitte Việt Nam. Sau khi xem xét các yếu tố, XYZ quyết định chọn Deloitte Việt Nam tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính cho kỳ kế toán kế thúc ngày 31 tháng 12 năm 2021. Để có thể chấp nhận hợp đồng kiểm toán, Chủ phần hùn kiểm toán (Audit Partner) phụ trách khách hàng sẽ phải đánh giá rủi ro hợp đồng kiểm toán trước khi quyết định có chấp nhận hợp đồng kiểm toán.
Để đánh giá được rủi ro hợp đồng, KTV sử dụng mẫu đánh giá chung của Deloitte Đông Nam Á để đánh giá. Đối với từng khách hàng và từng nước khác nhau, các KTV sẽ điều chỉnh mẫu đánh giá phù hợp. Mục đích của mẫu đánh giá này là để phân loại rủi ro hợp đồng kiểm toán, bao gồm việc đánh giá cụ thể rủi ro có sai sót trọng yếu là do gian lận cho các đối tượng khách hàng mới, đồng thời hỗ trợ xác định và ứng phó với rủi ro.
KTV trả lời các câu hỏi chung và các nhân tố đánh giá trong mẫu đánh giá bằng việc thực hiện các thủ tục phúc đáp, quan sát, phân tích hoặc kiểm tra chi tiết.
Nếu câu trả lời cho bất kỳ tiêu chí nào là “Có”, KTV ghi lại như là một rủi ro trong mục Chi tiết rủi ro để thực hiện bổ sung thông tin trong mục Chiến lược rủi ro. Bảng câu hỏi chung cho khách hàng Công ty XYZ để hỗ trợ KTV trong việc đánh giá rủi ro hợp đồng kiểm toán được trình bày tại Phụ lục 6.
Sau khi đánh giá rủi ro hợp đồng kiểm toán, KTV đánh giá rủi ro ở ngưỡng bình thường và quyết định chấp nhận lời mời kiểm toán cho công ty XYZ.
Đối với các khách hàng đã kiểm toán năm trước, KTV vẫn tiến hành đánh giá rủi ro hợp đồng kiểm toán, soát xét lại xem các thông tin, rủi ro xác định từ năm trước có còn phù hợp trong năm nay hay không, cập nhập và đánh giá các thông tin thay đổi từ đó đưa ra quyết định hợp đồng kiểm toán có nên được chấp nhận hay không.
44
2.3.2.2. Lập hợp đồng kiểm toán và lựa chọn nhóm kiểm toán
Sau khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán với công ty XYZ, DVN và khách hàng sẽ họp với nhau về các điều khoản của hợp đồng. Tại hợp đồng kiểm toán nêu rõ nội dung dịch vụ DVN cung cấp, trách nghiệm hai bên, kế hoạch thực hiện kiểm toán, phí kiểm toán và phương thức thanh toán, hiệu lực của hợp đồng và một số vấn đề khác có liên quan. KTV phụ trách cuộc kiểm toán là chủ phần hùn kiểm toán sẽ thực hiện chọn thành viên của nhóm kiểm toán cụ thể là trưởng nhóm quản lý hợp đồng kiểm toán và trưởng nhóm soát xét chất lượng hợp đồng kiểm toán (EQCR). Trưởng nhóm quản lý hợp đồng kiểm toán sẽ lựa chọn thành viên cho nhóm kiểm toán thông qua chị NTN – chủ nhiệm kiểm toán phụ trách việc phân công nhân lực cho các cuộc kiểm toán. Để chọn được thành viên cho nhóm kiểm toán, các KTV phải thực hiện các câu hỏi khảo sát để đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên. Các câu hỏi khảo sát về tính độc lập của kiểm toán viên được trình bày ở Phụ lục 7.
Thành viên của nhóm kiểm toán bao gồm:
- Trưởng nhóm quản lý hợp đồng kiểm toán: Bà H.L.T.P
- Trưởng nhóm quản lý chất lượng hợp đồng kiểm toán: Ông N.T.C - Trưởng nhóm kiểm toán BCTC khách hàng XYZ: Ông P.M.H
- Nhân viên kiểm toán trong nhóm kiểm toán khách hàng XYZ: Bà N.T.H, bà D.P.L, bà P.P.A và ông P.V.C
- Nhân viên phụ trách kiểm kê tài sản cuối năm khách hàng XYZ: Ông P.M.H Hợp đồng kiểm toán được lập từng năm. Với khách hàng cũ, công ty sẽ lập hợp đồng kiểm toán mới cho năm nay, các điều khoản hợp đồng sẽ được xem lại phù hợp với đánh giá của KTV về phí hợp đồng, trách nhiệm và công việc của KTV, của ban giám đốc…
2.3.2.3. Thu thập thông tin khách hàng
Chính sách kế toán đối với khoản mục TSCĐ tại công ty XYZ
Công ty XYZ áp dụng chính sách kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng việc áp dụng khung khấu hao tài sản cố định theo thông tư 45/2013/TT-BTC để các chi phí khấu hao không bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi thuế thu nhập doanh nghiệp.
45
Chu trình kinh doanh đối với khoản mục TSCĐ của công ty XYZ
Khi tìm hiểu về chu trình kinh doanh đối với khoản mục TSCĐ của công ty XYZ, KTV nhận thấy có 4 chu trình được công ty thực hiện:
(1) Mua sắm và ghi nhận TSCĐ
Trước khi phiếu yêu cầu mua TSCĐ được gửi cho chị T – trưởng phòng xuất nhập khẩu, phiếu đề nghị mua TSCĐ cần có sự phê duyệt phù hợp. Việc phê duyệt có được chấp nhận hay không phụ thuộc vào việc mua sắm TSCĐ có nằm trong ngân sách hàng năm hay không và thẩm quyền phê duyệt này được tách biệt theo giá mua của TSCĐ. Trường phòng bộ phần cần mua TSCĐ và Giám đốc (ông T) phê duyệt tờ trình kèm theo phiếu yêu cầu mua (loại TSCĐ, giá cả, mục địch sử dụng) của bộ phận cần mua TSCĐ thông qua việc kiểm tra ngân sách và giá tài sản. Giám đốc và Trưởng bộ phận phê duyệt nhà cung cấp thông qua Phiếu báo giá mà chị T gửi. Sau khi phê duyệt nhà cung cấp, chị T ký hợp đồng mua sắm tài sản với nhà cung cấp. Kế toán kiểm tra đến chứng từ liên quan bao gồm hoá đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao trước khi ghi nhận trên phần mềm kế toán.
(2) Khấu hao tài sản cố định
Bà H – kế toán trưởng hướng dẫn ông C về thời gian sử dụng hữu ích của từng loại TSCĐ. Từ tháng 6 năm 2013, doanh nghiệp áp dụng thông tư 45/2013/TT-BTC trong việc xác định thời gian khấu hao TSCĐ. Anh C – kế toán phần hành TSCĐ nhập thông tin vào phần mềm kế toán. Hàng tháng, phần mềm sẽ tự động tính toán chi phí khấu hao và phân bổ chi phí khấu hao. Bên cạnh đó, ông C thực hiện tính toán chi phí khấu hao trên bảng theo dõi tài sản của mình trên Excel. Cuối mỗi tháng, bà H và ông C thực hiến đối chiếu chi phí khấu hao giữa phần mềm kế toán tính và chi phí khấu hao do ông C tính. Ngoài ra, không có dự toán nào được lập cho chi phí khấu hao TSCĐ.
Tài sản cố định hữu hình được phân loại thành 3 loại, bao gồm:
Số năm
Nhà cửa và vật kiến trúc 20 – 50
Máy móc và thiết bị 20
Phương tiện vận tải 10 - 12
46
Tài sản cố định hữu hình được tính khấu hao theo phương pháp đường thằng.
Tài sản cố định vô hình là nhãn mác, thiết kế, và chuyển giao công nghệ được ghi nhận ban đầu theo giá mua và được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong vòng 12 năm.
(3) Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
Không có kế hoạch nào được xây dựng và chuẩn bị cho việc thanh lý tài sản cố định. Khi một phòng ban nhận thấy cần phải thanh lý tài sản cố định, nhân viên phòng ban sẽ lập phiếu yêu cầu thanh lý tài sản và chờ phê duyệt của Trưởng phòng ban và Giám đốc – ông T. Khi được phê duyệt, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ đi tìm nhà cung cấp để thanh lý TSCĐ. Hợp đồng thanh lý được ký kết, công ty XYZ tiến hành thanh lý cho nhà cung cấp. Kế toán dựa vào bộ tài liệu thanh lý bao gồm hoá đón, hợp đồng và biên bản bàn giao để ghi nhận bút toán xoá sổ TSCĐ.
(4) Quản lý TSCĐ
Mỗi TSCĐ có mã riêng và nhãn được dán trên thân của TSCĐ. Bộ phận sử dụng TSCĐ có nhiệm vụ quản lý các TSCĐ đó. Hàng năm, công ty thực hiện kiểm đếm TSCĐ với một nhóm gồm 3 thành viên: ông C – nhân viên kế toán, một nhân viên kỹ thuật, và một nhân viên đến từ phòng ban khác. Nhân viên kế toán tổng hợp kết quản kiểm đếm trên Sổ đăng ký tài sản. Khi xảy ra chênh lệch giữa ghi nhận và kiểm đếm phải được điều tra, xác minh được ký bởi Giám đốc – ông T, trưởng bộ phận và các nhân viên có liên quan.
(5) Duy trì sổ đăng ký TSCĐ và tập tin tài liệu
Ông C – kế toán lưu giữ danh sách TSCĐ chứa đựng tất cả các thông tin liên quan đến TSCĐ bằng bảng Excel. Tập tài liệu chính cũng được lưu bởi ông C. Kế toán trưởng – bà H rà soát lại tập tin bản cứng trước khi được ghi nhận trên phần mềm kế toán.
2.3.2.4. Phân tích sơ bộ khách hàng
KTV thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính khách hàng bằng cách phân tích biến động các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12/2021 với ngày 31/12/2020, phân tích các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền cho kỳ kế toán kết thúc năm 2021 và năm 2020 và giải thích các biến động từ đó khoanh vùng được các khoản mục có khả năng chứa đựng các sai sót
47
trọng yếu để lên kế hoạch kiểm toán. Bên cạnh đó, KTV thực hiện tính toán các chỉ số tài chính và so sánh các chỉ số này với các chỉ số năm trước. Một số chỉ số tài chính cồn được sử dụng hỗ trợ cho việc thực hiện các thủ tục của thử nghiệm cơ bản.
Đối với khoản mục TSCĐ của công ty XYZ, KTV phân tích sơ bộ như sau:
Hình 2.4: Phân tích sơ bộ TSCĐ công ty XYZ
Nguồn: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên DVN Như vậy có thể thấy, năm 2021 giá trị còn lại tài sản cố định hữu hình tăng 14.7% tương ứng với hơn 4.1 tỷ đồng, giá trị còn lại của Tài sản cố định vô hình và Xây dựng cơ bản dở dang bằng 0. Chi tiết phân tích biến động Giá trị còn lại của TSCĐ được thể hiện chi tiết tại phần Tickmark, cụ thể là tickmark {e}.
Hình 2.5: Phân tích biến động TSCĐ hữu hình
Nguồn: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên DVN Qua phân tích sơ bộ, TSCĐ hữu hình tăng hơn 4.1 tỷ trong kỳ là do nguyên giá tăng hơn 670 triệu, hao mòn luỹ kế giảm hơn 3 tỷ. Trong kỳ không phát sinh tài sản thuê tài chính và tài sản cố định vô hình cuối kỳ bằng 0. Đối với các khách hàng đã kiểm toán năm trước, kiểm toán viên vẫn tiếp tục cập nhật số liệu và thông tin năm nay, tiến hành phân tích sơ bộ số dư TSCĐ hữu hình và vô hình như các khách hàng mới.
2.3.2.5. Đánh giá kiểm soát nội bộ ở mức độ doanh nghiệp
Để đánh giá kiếm soát nội bộ của doanh nghiệp, KTV thực hiện 4 công việc bao gồm: Tìm hiều môi trường kiểm soát của công ty, Tìm hiểu quy trình đánh giá
48
rủi ro, Tìm hiểu hệ thống thông tin và trao đổi thông tin và Tìm hiểu hoạt động giám sát kiểm soát của công ty XYZ.
Tìm hiểu môi trường kiểm soát của công ty
KTV thực hiện các thủ tục để tìm hiểu về môi trường kiểm soát của khách hàng. Công việc này yêu cầu KTV phải trả lời 2 câu hỏi: Liệu ban lãnh đạo dưới sự giám sát của những người chịu trách nhiệm quản trị có tạo ra và duy trì văn hoá trung thực và hành vi đạo đức hay không; Liệu những điểm mạnh trong các yếu tố môi trường kiểm soát có tạo tiền đề thích hợp cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ và các thành phần khác không bị ảnh hưởng bởi những khiếm khuyết trong môi trường kiểm soát hay không. Để trả lời được 2 câu hỏi này, KTV phải thực hiện đánh giá việc thiết kế các kiểm soát ở cấp độ doanh nghiệp và xác định liệu doanh nghiệp đã triển khai các kiểm soát này và có nhận diện được rủi ro có sai sót trọng yếu hay không. Kết quả tìm hiểu của kiểm toán viên được trình bày tại Phụ lục 8, kết luận về các thiết về và vận hành của các kiểm soát đều hiệu quả.
Tìm hiểu quy trình đánh giá rủi ro
KTV tìm hiểu quy trình đánh giá rủi ro của công ty XYZ bằng việc tìm hiểu từng thành phần của quy trình đánh giá rủi ro của công ty bao gồm: Quy trình nhận diện rủi ro kinh doanh liên quan đến mục tiêu lập báo cáo tài chính, Quy trình ước tính mức độ trọng yếu của các rủi rỏ, Quy trình đánh giá khả năng có thể xảy ra của các rủi ro và Quy trình đưa ra quyết định về cách thức giải quyết các rủi ro. Kết quả tìm hiểu của KTV cho thấy quy trình đánh giá rủi ro của công ty XYZ đã được thiết kế và vận hành, KTV đánh giá là hiệu quả. Chi tiết kết quả tìm hiểu quy trình đánh giá rủi ro được trình bày tại Phụ lục 9.
Tìm hiểu hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Công ty XYZ chỉ sử dụng phần mềm kế toán FAST trong việc vận hành bộ máy kế toán của công ty. KTV phỏng vấn đến ông K – kế toán tổng hợp để nhận biết quy trình hạch toán và lập báo cáo của công ty XYZ. Đồng thời, KTV tiến hành quan sát một thủ tục ghi nhận chứng từ lên hệ thống của phòng kế toán, kiểm tra tới các chốt chặn kiểm soát được thực hiện bởi bà H – kế toán trưởng trên hệ thống và phiếu hành toán. Các thông tin khác đều được trao đổi bằng văn bản, thông qua thông báo, quyết định hay các chỉ thị từ ban điều hành. Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm
49
Telegram để trao đổi các thông tin công ty và cho việc quản lý nhân sự. KTV kiểm tra đến một nghiệp vụ truyền thông tin nội bộ của doanh nghiệp bằng văn bản quyết định của ban giám đốc. Đồng thời, KTV quan sát một thủ tục xin nghỉ phép của nhân viên, giấy xin nghỉ phép được phê duyệt bởi trưởng phòng và được nộp cho phòng nhân sự. Từ đó, KTV kế luận hệ thống thông tin và truyền thông tin kế toán của doanh nghiệp đã được thiết kế các kiểm soát và các kiểm soát này hoạt động hiểu quả.
Tìm hiểu hoạt động giám sát các kiểm soát
KTV tiến hành phỏng vấn, phúc đáp và thu thập thông tin từ tổng giám đốc và kế toán trưởng của công ty XYZ về các kiểm soát được thiết kế, từ đó đưa ra kết luận về việc thiết kế và vận hành hoạt động giám sát kiểm soát của công ty. Kết luận về hoạt động giám sát của công ty XYZ là đã thiết kế các kiểm soát trong việc giám sát và việc vận hành là có hiệu quả. Chi tiết kết quả làm việc của kiểm toán viên được trình bày tại Phụ lục 10.
2.3.2.6. Xác định mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện
KTV thiết lập mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện cho cuộc kiểm toán. Tại Deloitte Việt Nam, mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện thường được thiết lập chung cho tất cả các khoản mục trên BCTC tại hầu hết các cuộc kiểm toán. Đối với công ty XYZ, mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện cũng được thiết lập chung cho toàn bộ các khoản mục trên BCTC.
Thứ nhất, KTV lựa chọn tiêu thức xác định mức trọng yếu (benchmark). Để chọn được tiêu thức này, kiểm toán viên sẽ cân nhắc đến các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính của XYZ. Theo đó có 4 đối tượng chính sử dụng BCTC của công ty bao gồm: Chủ sở hữu, Ban đốc và HĐQT, Cơ quan thuế và Ngân hàng. Đối với chủ sở hữu, công ty mẹ của công ty XYZ là Tổng công ty XY với số vốn góp là hơn 24 tỷ đồng và là công ty niêm yết do vậy kết quả kinh doanh và giá trị cổ phiếu của công ty chịu sự ảnh hưởng của các công ty con trong đó có công ty XYZ. Do vậy, tổng công ty luôn quan tâm tới chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận trước thuế của các công ty con. Trong đó, Doanh thu được quan tâm hơn cả do nó thể hiện tiềm lực phát triển của công ty. Đối với Ban GĐ và HĐQT, họ đặc biệt quan tâm về doanh thu và lợi nhuận trước của công ty XYZ do đây là hai yếu tố được đặt kế hoạch từ tổng công ty.
Về phí cơ quan thuế, họ quan tâm nhiều hơn và doanh thu vì đây là chỉ tiêu quyết