CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN TRUNG DŨNG
2.3. Thực trạng Công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại
2.3.2. Kế toán bán hàng
2.3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty tính giá vốn hàng hóa theo phương pháp thực tế đích danh.
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho, phiếu thu a. Bán lẻ
Công ty thực hiện các hoạt động nhập – xuất hàng hóa và sử dụng phiếu xuất kho kèm theo các Hóa đơn GTGT đầu ra để làm căn cứ xuất hàng cũng như để ghi chép các hoạt động bán hàng vào sổ sách diễn ra hàng ngày, Công ty sử dụng sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa tài khoản 1561 và sổ chi tiết bảng tổng hợp tồn kho để theo dõi chi tiết hoạt động bán hàng, căn cứ để ghi chép vào sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa là phiếu xuất kho do thủ kho lập. Hình thức bán lẻ hàng hóa cho khách hàng chủ yếu thanh toán bằng
“Tiền mặt”. Sau khi thực hiện các thủ tục của quá trình bán hàng, hóa đơn đầu ra sẽ được đưa đến phòng kế toán, kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền mặt từ khách hàng, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận là đã thu tiền. Cuối ngày, thủ quỹ sẽ kiểm tra lại số tiền đã thu từ việc bán hàng đối chiếu với các chứng từ có liên quan
Nguyễn Thị Hồng 44 K20KTG để lập phiếu thu tiền, đồng thời kế toán vào tài khoản 1111, 5111 của Công ty tại ngày phát sinh nghiệp vụ và hệ thống sẽ tự cập nhật vào Sổ quỹ Tiền mặt, Sổ cái TK 5111.
Ví dụ: Ngày 09/12/2020, Công ty xuất kho bán cho Cty TNHH Thương Mại Vĩnh Hưng loại hàng hóa bao gồm: Tủ mạng và Khay cố định với tổng số tiền thanh toán là 4.576.000đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%), Cty TNHH Thương Mại Vĩnh Hưng thanh toán luôn bằng tiền mặt.
- Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng lẻ, kế toán bán hàng tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho trên phần mềm, nếu đủ số lượng để xuất thì sẽ lập Hóa đơn GTGT 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên gửi khách hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kho và và phiếu xuất kho gửi bộ phận kho.
- Bộ phận kho nhận phiếu xuất kho, sau đó sẽ lập phiếu giao hàng.
Doanh nghiệp sẽ giao hàng kèm theo Hóa đơn GTGT cho khách hàng
- Bộ phận thu ngân lập phiếu thu 3 liên dựa vào Số tiền trên Hóa đơn GTGT để thu số tiền của khách hàng: 1 liên gửi khách hàng, 1 liên lưu nội bộ, liên còn lại gửi cho Bộ phận kế toán. Cuối ngày, kiểm kê lại số tiền đã bán được trong ngày và ghi chép vào Sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán dựa vào các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho để nhập liệu vào hệ thống, phần mềm được thiết lập sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái, Sổ chi tiết và Sổ Nhật ký chung các TK 5111, TK 1111, TK 632, …
- Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1111 : 4.576.000đ Có TK 5111: 4.160.000đ Có TK 33311: 416.000đ
- Phần mềm sẽ tự động ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 : 3.440.000đ Có TK 1561 : 3.440.000đ
Từ đó, kế toán vào các sổ chi tiết hàng hóa bán hàng, từ phiếu thu kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt. Cuối ngày, kế toán ghi nhận doanh thu căn cứ vào Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, các phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Sau đó, hệ thống sẽ cập nhật vào Sổ cái TK 5111.
Phiếu thu và Hóa đơn GTGT có mẫu như sau:
Nguyễn Thị Hồng 45 K20KTG
Nguyễn Thị Hồng 46 K20KTG Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT bán hàng ngày 09/12/2020
(Nguồn: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Phát triển Trung Dũng) HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số (Form no): 01GTKT0/001
(VAT Invoice)
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (E-Invoice viewer)
Ký hiệu Số (No):
(Sign): TD/19E 0000053
Ngày(Date) 09 tháng (month) 12 năm (year) 2020
Đơn vị bán hàng (Supplier): CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN TRUNG DŨNG
Mã số thuế (Tax code): 0107788986 Địa chỉ (Address):
Điện thoại (Tel):
Số 16 ngõ Văn Hương, phố Tôn Đức Thắng, Phường Hàng Bột, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Số tài khoản (Bank account):
Họ tên người mua hàng (Buyer):
Tên đơn vị(Company's name): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VĨNH HƯNG Mã số thuế (Tax code): 0101598474
Địa chỉ (Address): Nhà số 9 TT6.2 Khu đô thị Ao Sào, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam
Hình thức thanh toán (Payment method): TM/CK Số tài khoản (Bank account):
STT
(No)
Tên hàng hóa, dịch vụ
(Name of goods and services)
Đơn vị tính
(Unit)
Số lượng
(Quantity)
Đơn giá
(Unit price)
Thành tiền
(Amount)
A B C 1 2 3=1x2
1 Tủ mạng 20u-D600 Cái 1,00 2.300.000 2.300.000
2 Tủ mạng 15u -D600 Cái 1,00 1.500.000 1.500.000
3 Khay cố định 600 Cái 3,00 120.000 360.000
Cộng tiền hàng: (Total before VAT): 4.160.000
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10 % Tiền thuế GTGT (VAT amount): 416.000
Tổng tiền thanh toán (Total amount): 4.576.000
Số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Bốn triệu năm trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Buyer) (Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng (Seller) (Ký, ghi rõ họ, tên)
(Signature, full name) (Signature, full name)
Ký bởi: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT
Nguyễn Thị Hồng 47 K20KTG b. Bán buôn
Sau khi Công ty giao hàng cho khách hàng, bên mua là những khách hàng có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn, họ sẽ trực tiếp kiểm tra số lượng hàng mà mình đặt mua trên đơn đặt hàng sau đó sẽ ký nhận vào chứng từ mà Công ty phát hành thì hàng hóa khi đó sẽ được coi là đã được bán và tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là các Hóa đơn GTGT và là căn cứ để xác định Doanh thu của Công ty. Hình thức bán buôn cho khách hàng chủ yếu là chuyển khoản và ghi nợ đồng ý cho bên mua trả chậm theo hợp đồng kí kết thỏa thuận giữa 2 bên.
Đây là phương thức mà bên mua mua nhưng chưa thanh toán tiền hàng nên căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán của Công ty phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào chứng từ ghi sổ chi tiết Nợ phải thu khách hàng - Tài khoản 1311. Khi thu được các khoản Nợ đó, tương tự như thanh toán trả tiền ngay, kế toán ghi Sổ quỹ tiền mặt dựa vào phiếu thu tiền. Cuối tháng, căn cứ vào các Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, sổ chi tiết tổng hợp tồn kho và các phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, kế toán lập báo cáo bán hàng, bảng kê hàng hóa bán ra và ghi nhận doanh thu và cập nhật vào Sổ cái TK 5111 của Công ty.
Ví dụ: Ngày 01/12/2020, Công ty xuất kho bán cho Công ty CP Phát triển Công nghệ Ngày Đêm Cáp mạng cat5 UTP, CM (1 thùng = 305m) với số lượng 10 thùng, đơn giá 1.450.000VND/thùng với tổng số tiền thanh toán là 14.500.000đ, Công ty CP Phát triển Công nghệ Ngày Đêm chưa thanh toán tiền hàng.
- Kế toán bán hàng kiểm tra số lượng hàng tồn và sau đó nếu đủ số lượng hàng được đặt sẽ lập lệnh bán hàng 2 liên và lập Hóa đơn GTGT 3 liên
+ Lệnh bán hàng: 1 liên gửi khách hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kho.
+ Hóa đơn GTGT: 1 liên lưu, 1 liên gửi khách hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kho.
- Bộ phận kho lập phiếu giao hàng 3 liên và phiếu xuất kho 2 liên theo đúng số lượng ghi trên Hóa đơn GTGT:
+ Phiếu giao hàng 3 liên: 1 liên giữ lại lưu, 1 liên gửi khách hàng, 1 liên gửi sang Bộ phận kế toán.
+ Phiếu xuất kho 2 liên: 1 liên giữ lại lưu, 1 liên gửi cho Bộ phận kế toán.
- Bộ phận kế toán nhập liệu dựa trên Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT tiến hành ghi nhận Doanh thu, khoản nợ phải thu đồng thời phần mềm sẽ tự cập nhật bút toán Giá vốn
Nguyễn Thị Hồng 48 K20KTG và tự động cập nhật vào Sổ Cái, Sổ Chi tiết, Sổ Nhật ký chung.
- Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1311 : 15.950.000đ Có TK 5111 : 14.500.000đ Có TK 33311: 1.450.000đ
- Phần mềm sẽ tự động ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 : 13.300.000đ Có TK 1561 : 13.300.000đ
Từ đó, kế toán vào các sổ chi tiết hàng hóa bán hàng, dựa vào khoản phải thu kế toán sẽ ghi chép vào sổ chi tiết công nợ khách hàng Tài khoản 1311 – Phải thu khách hàng. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa và các phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, kế toán lập báo cáo bán hàng, bảng kê hàng hóa đầu ra và ghi nhận doanh thu vào sổ cái TK 5111 của Công ty, theo dõi các khoản nợ phải thu và thời hạn thanh toán của từng khoản của từng khách hàng.
Sau đây là Sổ Cái theo dõi tài khoản 511 của Công ty:
2.3.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Nguyễn Thị Hồng 49 K20KTG
“Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Phát triển Trung Dũng” là một doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, bán hàng chủ yếu cho các khách hàng thân thuộc, lâu năm với số lượng ổn định. Đồng thời, Công ty chưa có kế hoạch trong việc phát triển quy mô kinh doanh của mình lớn hơn nên đã không áp dụng các chính sách ưu đãi như:
CKTM, giảm giá hàng bán, … để nhằm thu hút nhiều nhóm khách hàng đặc biệt là nhóm khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Bên cạnh đó, khi nhập kho hàng hóa, hàng hóa được kiểm tra rất nghiêm ngặt về chất lượng, vì vậy, từ khi thành lập cho tới hiện tại, Công ty chưa xảy ra các trường hợp phải sử dụng đến các khoản mục giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại do kém chất lượng và sai quy cách chủng loại.
Qua đó, có thể thấy, Công ty Trung Dũng đã rất cố gắng trong việc hạn chế tối đa các khoản làm giảm doanh thu, không làm cho doanh thu bị hao hụt, từ đó làm giảm mức lợi nhuận của Công ty.
2.3.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán - Chứng từ kế toán:
+ Hóa đơn GTGT
+ Bảng kê hàng hóa mùa vào – bán ra + Phiếu xuất kho
+ Phiếu thu + Giấy báo Có
+ Sổ chi tiết các TK 1561, TK 511, TK 131 + Các chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, khi có phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các kế toán viên sẽ nhập liệu lên phần mềm kế toán dựa trên Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT đã lập và sau đó tiến hành ghi nhận Doanh thu, đồng thời phần mềm sẽ tự cập nhật bút toán Giá vốn và tự động cập nhật vào Sổ Cái, Sổ Chi tiết, Sổ Nhật ký chung. Đặc biệt, Công ty áp dụng tính Giá vốn hàng bán theo phương pháp “Thực tế đích danh”.
Kế toán sẽ lập bảng kê hàng hóa mua vào cuối mỗi quý đồng thời cuối mỗi tháng, dựa vào số lượng hàng hóa đã xuất – nhập cùng sự trợ giúp của phần mềm kế toán tự động được theo dõi tình hình biến động trên Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái TK 632.
Nguyễn Thị Hồng 50 K20KTG Cuối kỳ, cụ thể là cuối mỗi tháng, kế toán viên sẽ thực hiện bút toán kết chuyển TK 632 sang TK 911 để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Ví dụ: Để có lượng hàng hóa bán ra vào ngày 09/12/2020, cụ thể là Tủ mạng và Khay cố định, ngày 02/12/2020, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Phát triển Trung Dũng đã nhập hàng từ Cty TNHH Kỹ thuật Công nghệ TNT với số lượng bao gồm: 1 chiếc tủ mạng 20U – D600 (1.850.000đ/chiếc), 2 chiếc Tủ mạng 15U – D600 (1.350.000đ/chiếc), 6 chiếc Khay cố định 600 (80.000đ/chiếc). Tổng giá trị của đơn hàng là 5.270.000đ, chưa thanh toán. Kế toán dựa vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho để từ đó hạch toán tăng hàng hóa tại kho và tăng khoản phải trả nhà cung cấp trên phần mềm kế toán, từ đó phần mềm kế toán sẽ được thiết lập tự động cập nhật vào Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ Nhật ký chung để theo dõi.
Kế toán hạch toán trên phần mềm bút toán như sau:
Nợ TK 1561: 5.270.000đ Nợ TK 1331: 527.000đ
Có TK 3311: 5.797.000đ
Dưới đây là phiếu xuất kho, sổ cái và sổ chi tiết vật liệu đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến giá vốn hàng bán của Công ty: