CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GETFLY VIỆT NAM
2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Getfly Việt
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Mô hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Getfly CRM
Chức năng của từng bộ phận:
Chủ tịch HĐQT: là người điều hành chính tất cả các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước hội đồng thành viên về quyền và nghĩa vụ của mình:
- Cùng ban giám đốc đưa ra và xây dựng và quyết định chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp.
- Thực thi, triển khai các hoạt động, kế hoạch kinh doanh.
- Điều hành toàn bộ công ty, đánh giá kiểm soát hoạt động kinh doanh.
Chủ tịch HĐQT
GĐ Công nghệ
GĐ Phát triển Phòng HCNS
GĐ trải nghiệm KH Phòng TĐH
GĐ chi nhánh HCM
Kế toán
Phòng Hạ tầng
Phòng Front-end
Phòng Kinh doanh
Phòng Tester
Phòng Back-end
Phòng Marketing
Phòng TĐH HCM Phòng Kinh doanh
35
- Đưa ra các quyết định đầu tư, phân bổ chi phí của doanh nghiệp.
- Tham gia quyết định việc cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác tin cậy với đối tác kinh doanh - Phân tích các sự cố và đưa ra giải pháp khắc phục, phát triển
GĐ Công nghệ: là người chịu trách nhiệm chính việc phát triển, xây dựng vận hành hiệu quả sản phẩm cốt lõi của công ty là phần mềm
- Cùng ban giám đốc đưa ra và xây dựng chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp.
- Quản lý đội ngũ lập trình viên, nhân viên kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm chính khi xây dựng, phát triển và duy trì hệ thống công nghệ thông tin, bảo mật, hệ thống phần mềm của doanh nghiệp.
GĐ Phát triển: là người quản trị, điều hành và giám sát hoạt động chính của hai phòng ban là phòng kinh doanh tại Hà Nội và phòng Marketing.
- Cùng ban giám đốc đưa ra và xây dựng chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm chính các hoạt động Marketing, truyền thông, kìm kiếm khách hàng mới, nâng cao nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp
- Quan hệ mở rộng thị trường, quan hệ hợp tác, phát triển với đối tác tại Việt Nam
- Quản lý hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh tại Hà Nội.
- Đánh giá, theo dõi quy trình làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh.
GĐ Trải nghiệm khách hàng: là người chịu trách nhiệm quản lý hai phòng ban là phòng chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường quốc tế
- Cùng ban giám đốc đưa ra và xây dựng chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán, duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
- Đưa ra các kế hoạch, chiến lược phát triển thị trường và bán hàng cho khách hàng là người nước ngoài
- Thực thi hoạt động mở rộng thị trường nước ngoài
36
- Cùng với phòng kỹ thuật phát triển công cụ cho thị trường quốc tế GĐ Chi nhánh HCM:
- Cùng ban giám đốc đưa ra và xây dựng chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm chính thực thi, điều hành hoạt động phát triển, kinh doanh của chi nhánh HCM
- Đánh giá, kiểm soát hoạt động kinh doanh, đào tạo nội bộ, nhân sự tại HCM.
Phòng Hành chính Nhân sự:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân sự cho toàn thể công ty - Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự
- Tính toán ngân sách chi phí lao động, quy chế tiền lương, thưởng, phúc lợi - Tổ chức các hoạt động nhân sự: tuyển dụng, đào tạo nội bộ, đánh giá kết quả
công việc, hội họp, teambuilding, ...
Phòng Kế toán: thực hiện các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ kế toán, số sách, báo cáo kinh doanh, thu chi của công ty.
- Thực hiện quản lý ngân sách, chi phí, doanh thu của công ty - Thu thập thông tin, quản lý số liệu, hóa đơn thu chi.
- Quản lý công nợ
- Tham mưu cho ban giám đốc khi sử dụng các quỹ tài chính.
Phòng Tự động hóa:
- Thực hiện quá trình đào tạo, hướng dẫn khách hàng sử dụng công cụ, phần mềm
- Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn, video hướng dẫn KH
- Xây dựng và phát triển quy trình hoạt động cho các doanh nghiệp - Cập nhật thông tin cải tiến của sản phẩm theo từng quý.
2.1.4 Đặc trưng kinh doanh của công ty a. Quy mô, cơ cấu nhân sự
Hiện tại, Getfly hoạt động với quy mô khoảng gần 80 người bao gồm nhân viên chính thức và nhân viên làm thêm. Các nhân viên chính thức đều có trình độ
37
đại học, cao đẳng. Tất cả các nhân viên đều được làm việc tại những vị trí phù hợp với năng lực và mong muốn của mình và trực thuộc các phòng ban khác nhau.
Công ty Cổ phần Công nghệ Getfly luôn đề cao công tác phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng với các chương trình đào tại do ban lãnh đạo trực tiếp thực hiện định kỳ hàng quý, hay các khóa học khác liên quan đến công việc của từng phòng ban cũng được đăng ký cho nhân viên. Đồng thời, các chính sách khen thưởng, đãi ngộ hàng tháng, hàng quý được đưa ra để khích lệ tinh thần cố gắng trong công việc. Các hoạt động khác như thi đua, hoạt động thể thao, giải trí, … cũng được chú trọng. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy hài lòng và gắn bó với tổ chức.
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của công ty cổ phần công nghệ Getfly năm 2021 Chỉ tiêu
2021
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1. Cơ cấu theo giới tính
Nam 26 34%
Nữ 51 66%
2. Cơ cấu theo độ tuổi
Dưới 25 tuổi 32 41%
Từ 25-35 tuổi 37 49%
Trên 35 tuổi 8 10%
3. Cơ cấu theo trình độ học vấn
Trên đại học 1 1%
Đại học 66 85%
Cao đẳng 7 10%
Khác 3 4%
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty cổ phần công nghệ Getfly)
38
Cơ cấu lao động theo giới tính: Qua số liệu trên ta thấy được số lượng nhân viên nữ (66%) chiếm gần gấp 2 lần lượng nhân viên nam (34%). Một phần vì tính chất kinh doanh dịch vụ và sản phẩm cần có chăm sóc sau bán, hỗ trợ khách hàng sử dụng và phát triển sau bán nên số lượng nhân viên nữ chiếm ưu thế hơn và phù hợp hơn với công việc tại Getfly. Những vị trí phù hợp với lao động nam chủ yếu tập trung tại phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh, còn lại các phòng ban khác nhân lực là nữ.
Cơ cấu lao động theo độ tuổi: Công ty Getfly là doanh nghiệp vừa và nhỏ thời gian hoạt động chưa đến 10 năm nên độ tuổi của người lao động tập trung vào 2 nhóm chính là dưới 25 tuổi và từ 25 tuổi đến 35 tuổi, chỉ khoảng 10% lao động thuộc cấp quản lý có độ tuổi trên 35 tuổi. Đội ngũ nhân viên trẻ cũng là một thế mạnh cho Getfly khi đây là thế hệ mới nhiều nhiệt huyết, luôn sẵn sàng thay đổi, thích nghi nhanh với môi trường và thị trường đầy biến động của ngành công nghệ 4.0. Họ sẽ là nền móng vững chắc cùng công ty xây dựng và phát triển không chỉ hoạt động kinh doanh mà còn là văn hóa doanh nghiệp.
Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn: Phần lớn nhân viên của Getfly 85% có trình độ đại học, trình độ trên đại học 1% và cao đẳng chiếm 10%, trình độ khác là 4%. Số liệu trên cho thấy công ty rất chú trọng đến chất lượng nhân sự do phần lớn nhân viên làm việc tại Getfly đều có bằng đại học chính quy, đảm bảo được kiến thức, tư duy, kỹ năng cần thiết tại vị trí mà họ đảm nhiệm. Cùng với đó, công ty cũng có thêm nhiều hoạt động đào tạo, hướng dẫn giúp tất cả các lao động trong công ty đều nắm được kỹ năng chuyên môn về sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Đồng thời, đây cũng chính là cơ hội cho người lao động nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn để hướng tới phát triển bản thân và thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn trong nội bộ công ty.
b. Sản phẩm kinh doanh, thị trường
Thị trường kinh doanh mà Getfly đang hướng tới là thị trường trong nước và Đông Nam Á, với đối tượng chính là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu về chăm sóc quản lý khách hàng và quản lý các hoạt động xung quanh khác như marketing, tài chính-kế toán, hành chính nhân sự,…
39
Sản phẩm, dịch vụ Getfly CRM cung cấp chính trên thị trường là bản cho thuê (on cloud) dùng trên nền tảng web, có hỗ trợ ứng dụng di động với hệ điều hành IOS và Android và bản cài đặt (on premise) trên server khách hàng chỉ định.
Để phục vụ được nhiều nhu cầu và loại hình doanh nghiệp, Getfly đưa ra các gói sản phẩm phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa, lớn và 11 module mở rộng với mức giá cạnh tranh nhất.
CRM tiêu chuẩn: Bao gồm 5 gói dành cho cá nhân, startup, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. CRM tiêu chuẩn cung cấp cho khách hàng công cụ là phần mềm bao gồm nhiều tính năng tích hợp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng, quản lý toàn diện 3 phòng ban chính là phòng Marketing, phòng Kinh doanh và phòng Chăm sóc khách hàng. Các tính năng có thể kể đến như: quản lý marketing, lưu trữ và chăm khóc khách hàng, quản lý đội kinh doanh, quản lý bán hàng, quản lý công việc, quản lý SMS Brandname và email marketing, Marketing tự động, quản lý kênh giới thiệu, đo lường KPI,…
11 Module mở rộng:
Module tích hợp quản lý fanpage: là dịch vụ giúp khách hàng quản lý bình luận, chat của fanpage Facebook trên hệ thống CRM, kết nối tài khoản Facebook và các dữ liệu chat với khách hàng, thêm khách hàng, đơn hàng, tạo được mẫu tin nhắn trả lời tự động nhanh chóng, không giới hạn.
Module tích hợp tổng đài điện thoại: Ghi nhận thông tin, ghi âm nội dung cuộc gọi, phân loại theo đúng thông tin khách hàng, đánh giá chất lượng cuộc gọi, popup thông tin khách hàng gọi đến thao tác checking lịch sử khách hàng ngay trên hệ thống.
Module quản lý kho: Phân quyền truy cập, quản trị kho – không giới hạn số lượng kho, tạo kho, phân quyền những người được truy cập vào dữ liệu sản phẩm kho, liên kết trực tiếp với màn hình bán lẻ POS, khi bán lẻ, hàng sẽ được trừ trực tiếp trong kho bán lẻ và không phải thông qua quy trình duyệt kho.
Module quản lý nhân sự - HRM: Quản lý hợp đồng nhân sự, quản lý phòng ban quản lý chấm công qua công cụ chấm công, hỗ trợ tính lương theo ngày công, khen thưởng phúc lợi, bảo hiểm,..
40
Module quản lý tài chính-công nợ: Thiết lập hệ thống tài khoản, quỹ và các quy trình quỹ, xây dựng và quản lý phiếu thu, chi, yêu cầu tạm ứng,.. quản lý ngân sách, công nợ khách hàng, quản lý và xây dựng các báo cáo tài chính.
Module chấm công GPS hoặc IP tĩnh: Chỉ định chấm công bằng GPS hoặc chỉ định IP tĩnh để chấm công, thống kê bảng chấm công.
Module bán lẻ (POS): Đăng nhập trực tiếp vào màn hình bán lẻ, tích hợp máy quét mã vạch, tích hợp hệ thống kho, tích hợp cùng với máy in nhiệt.
Module quản lý lịch đi tuyến: Xây dựng các tuyến khác nhau, với tần suất lặp khác nhau, Check-in – Check-out tại cơ sở khách hàng, thống kê báo cáo: số check- in, số chăm sóc, số điểm check-in ra đơn hàng, số điểm check-in không ra đơn hàng, hàng tồn trên tuyến chăm sóc, Làm việc được bằng Smart Phone (iOS – Android – PC).
Module quản lý bảo hành: phân quyền truy cập, tạo yêu cầu bảo hành, cập nhật thông tin, linh kiện thay thế, giá hoàn thành, lọc phiếu bảo hành theo thời gian, tình trạng phiếu, người thực hiện, người tạo phiếu, lý do bảo hành, tên khách hàng Module quản lý điểm thưởng: thiết lập quy đổi điểm thưởng cho khách hàng, nhóm khách hàng khi khách hàng mua, thanh toán theo giá trị mua hàng, hai hệ thống tích lũy: Điểm thưởng – tiền thưởng và hệ thống quy đổi. automation liên quan đến điểm tích lũy: tự động đổi nhóm khách hàng khi điểm tích lũy thay đổi, gửi thông tin điểm thưởng tới khách hàng, thống kê báo cáo điểm thưởng, lọc số điểm thưởng.
Module bảo mật: Nâng cấp các mức độ bảo mật trên hệ thống của CRM, như bảo vệ một số trường dữ liệu nhạy cảm, phân quyền thiết lập quyền xem, chỉnh sửa và xóa thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, quyền gọi điện, tương tác với KH trên hệ thống.
CRM chuyên sâu: Dịch vụ bao gồm gói CRM tiêu chuẩn và 1 gói đào tạo giúp chủ doanh nghiệp và toàn thể nhân viên trong công ty người sử dụng CRM hàng ngày áp dụng thành công quy trình vận hành sẵn có lên hệ thống CRM của Getfly. Theo thống kê trung bình các doanh nghiệp mất khoảng 3-6 tháng để áp dụng quy trình vận hành thành công và thành thạo các thao tác, tính năng của phần mềm CRM mới phục vụ cho hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành một
41
cách khoa học, tự động. Nhưng với gói CRm chuyên sâu, các doanh nghiệp sẽ chỉ mất thời gian 1 tháng, giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên tiết kiệm nhiều thời gian, công sức.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số: dịch vụ này giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị bằng công cụ, rút ngắn thời gian quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp xuống còn 30 ngày cụ thể hơn doanh nghiệp sẽ cụ thể hóa được quy trình vận hành, quyết định, quy định, phân tích theo đặc thù kinh doanh theo Lean Canvas, BSC, xây dựng chỉ số KPI, đánh giá, giám sát phù hợp.
c. Khách hàng chính
Chủ doanh nghiệp Vừa – Nhỏ - Siêu nhỏ - Siêu siêu nhỏ (Là các chủ doanh nghiệp có số nhân viên trực tiếp <50 nhân viên) và nằm trong các ngành:
1. Tư vấn bất động sản 2. Giáo dục – tư vấn du học 3. Dịch vụ spa – thẩm mỹ
4. Công ty thương mại, mua bán sản phẩm
Số lượng Khách hàng mục tiêu tại Việt Nam: 30.000 doanh nghiệp Số lượng Khách hàng mục tiêu tại ĐNA: 1.871.000 Doanh nghiệp SMEs
Hiện tại các chủ doanh nghiệp SMEs, đang phải đối mặt với 3 vấn đề rất bức thiết:
1. Đốt tiền chạy quảng cáo, Marketing nhưng lại không đo lường được hiệu quả.
Thông tin khách hàng tiềm năng, nhưng thiếu phương pháp quản lý và phân loại khách hàng khoa học.
2. Ngay cả khi lưu trữ thông tin khách hàng, họ cũng không có phương pháp để thực hành việc chăm sóc, nuôi dưỡng mối quan hệ, họ rất đơn giản chỉ lưu trữ thông tin khách hàng để thực hiện Marketing khi cần (Gửi email hàng loạt, sms hàng loạt, Telesale hàng loạt) và nhiều khi nhầm lẫn giữa Marketing lại & Spam.
3. Không có công cụ quản lý KPI của nhân viên, nếu có, chỉ có sử dụng Doanh số để quản lý
d. Đối tác, nhà cung cấp chính
Một số đối tác chính của Getfly có thể kể đến như: South telecom, Fphone, Omicall, Ccall. Linex, Mailgun, Sendgrid, Fchat, Hanna Chat, VN Post, Giaohangtietkiem, Giaohangnhanh, ... Đây đều là các đơn vị cung cấp giải pháp về công nghệ liên
42
quan đến chăm sóc khách hàng, phát triển kinh doanh: tổng đài điện thoại, email, SMS marketing, chatbot tin nhắn tự động, mạng xã hội, đơn vị vận chuyển, đơn vị phần mềm bán lẻ.
Về cơ bản, Getfly đã hợp tác thành công với nhiều doanh nghiệp liên quan đến công nghệ và tích hợp được sản phẩm của họ trên hệ thống CRM của mình. Các khách hàng sử dụng dịch vụ của Getfly có thể dễ dàng liên hệ với bên thứ 3 để tích hợp quy trình sẵn có hay đăng kí mới thêm các tiện ích trên. Vai trò của đối tác trên vô cùng quan trọng bởi họ chính là đầu nối giữa Getfly là khách hàng mới hay chính là chìa khóa để những khách hàng cũ gia tăng tiện ích sử dụng tích hợp được nhiều dịch vụ trên 1 hệ thống giảm thiểu được thời gian, thao tác làm việc.
Trong tương lai, Getfly đang hướng đến tích hợp thêm với nhiều bên chatbot, tổng đài điện thoại, giao vận, ... khác để đa dạng hóa dịch vụ và thu hút thêm nhiều đối tượng khách hàng hơn nữa.
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh 2019-2021
Kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu, lợi nhuận hàng năm của doanh nghiệp, đây là chỉ tiêu quan trọng đánh giá hoạt động kinh doanh và sự phát triển của chính doanh nghiệp đó.
Bảng 2.2: Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của công ty Getfly (đơn vị: triệu đồng)
STT Chỉ tiêu 2019 2020 2021 Tỷ lệ tăng (%) 2019/2020 2020/2021 1 Tổng doanh
thu
18.849 18.943,2 20.084,7 4,9% 6,03%
2 Tổng chi phí 11.885,4 13.624,2 17.296,1 14,6% 26,9%
3 Lợi nhuận trước thuế
6.965,7 5.316,7 2.788,6 (24,3%) (48,6%)
4 Thuế TNDN 0 1,8 139,4 77,4%
5 Lợi nhuận sau thuế
6.965,7 5.314,9 2.649,2 (24,7%) (50%)
(Nguồn: Phòng kế toán Getfly)