Chi thường xuyên NSNN là hoạt động liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực, nhiều cấp, nhiều đơn vị, cá nhân trong xã hội. Do vậy, việc kiểm soát chi thường xuyên NSNN chịu tác động của nhiều nhân tố với mức độ và phạm vi khác nhau. Tuy nhiên, những nhân tố cơ bản, quan trọng và tác động mạnh mẽ, trực tiếp đến hoạt động quản lý chi thường xuyên qua KBNN có thể chia làm 2 nhóm: nhóm nhân tố bên ngoài và nhóm nhân tố bên trong KBNN.
1.3.1. Nhân tố bên ngoài
Nhóm nhân tố bên ngoài gồm: điều kiện kinh tế của quốc gia và cơ chế, chính sách, các quy định về quản lý chi thường xuyên NSNN.
NSNN được sử dụng nhằm đạt được mục tiêu, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của đất nước trong từng thời kỳ nhất định. Tùy theo từng mục tiêu phát triển kinh tế đã đề ra, với những tính toán về mặt kỹ thuật, khoa học mà cần có một lượng kinh phí nhất định. Với tư cách là chủ thể, Nhà nước xem xét khả năng nguồn vốn để cấp phát, nhằm đảm bảo mục tiêu đề ra.
Tuy nhiên, khi nền kinh tế phát triển không tốt hoặc đang trong thời kỳ khủng hoảng, thu NSNN không đảm bảo sẽ dẫn đến tình trạng chi ngân sách luôn bị động, xảy ra tùy tiện giảm bớt kinh phí theo ý muốn chủ quan của cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền về việc phân phối kinh phí ngân sách làm cho việc thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội theo kế hoạch đề ra bị đảo lộn. Như vậy, vì không có nguồn kinh phí đảm bảo, sẽ dẫn đến chi tiêu không có mục đích rõ ràng và nhất quán. Có thể nói vai trò quản lý chi NSNN của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đặc biệt của hệ thống KBNN bị ảnh hưởng một cách đáng kể.
Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, pháp luật đã trở thành bộ phận không thể thiếu được. Hệ thống pháp luật với vai trò hướng dẫn và tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế trong xã hội hoạt động theo trật tự, trong khuôn khổ pháp luật, đảm bảo sự công bằng, an toàn và hiệu quả, vì vậy đòi hỏi phải đầy đủ, chuẩn tắc và đồng bộ.
Môi trường pháp lý về quản lý chi thường xuyên có ảnh hưởng nhiều tới quản lý chi ở KBNN. Chẳng hạn, định mức chi tiêu của Nhà nước là một căn cứ quan trọng để xây dựng dự toán, phân bổ dự toán và kiểm soát chi tiêu cũng là một trong những chỉ tiêu để đánh giá chất lượng quản lý và điều hành ngân sách các cấp chính quyền. Việc ban hành các định mức chi một cách khoa học, cụ thể, kịp thời sẽ góp phần không nhỏ trong việc quản lý chi tiêu thường xuyên NSNN được chặt chẽ và hiệu quả hơn. Sự phân định trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý chi tiêu NSNN cho chi thường xuyên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác quản lý chi. Trên cơ sở phân công trách nhiệm rõ ràng của từng cơ quan sẽ tạo điều kiện cho công tác quản lý chi NSNN đạt hiệu quả, không lãng phí tiền của. Sự phân định trách nhiệm này phải được tôn trọng và được thể chế hóa thành Luật để từng cơ quan cũng như cá nhân có liên quan biết được phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình trong thực hiện nhiệm vụ, qua đó công việc được tiến hành trôi chảy dựa trên nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, góp phần nâng cao chất lượng quản lý chi thường xuyên NSNN.
1.3.2. Nhân tố bên trong
Nhóm nhân tố bên trong bao gồm: Năng lực quản lý của người lãnh đạo KBNN, năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ thuộc KBNN, tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ, công nghệ quản lý.
Yếu tố con người, tổ chức, chính sách luôn có tầm quan trọng đặc biệt.
Tất cả quy tụ lại ở năng lực quản lý của người lãnh đạo và biểu hiện chất lượng quản lý bằng hiệu quả hoạt động thực tiễn. Việc đánh giá vấn đề này
được thực hiện theo nội dung sau: Năng lực đề ra sách lược trong hoạt động;
đưa ra được kế hoạch triển khai các công việc hợp lý, rõ ràng; tạo nên một cơ cấu tổ chức hợp lý, có hiệu quả, có sự phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhân viên, chuyên gia cũng như giữa các khâu, giữa các bộ phận của guồng máy… Năng lực quản lý của người lãnh đạo có tầm quan trọng đặc biệt với hoạt động của KBNN nói chung và quản lý chi thường xuyên NSNN nói riêng. Nếu năng lực của người lãnh đạo yếu, bộ máy tổ chức không hợp lý, các sách lược không phù hợp với thực tế thì việc quản lý chi thường xuyên NSNN sẽ yếu, dễ gây thất thoát, lãng phí trong lĩnh vực này và ngược lại.
Năng lực chuyên môn của cán bộ KBNN là yếu tố quyết định hiệu quả quản lý chi thường xuyên NSNN. Nếu năng lực chuyên môn cao sẽ loại trừ được sai lệch trong cung cấp thông tin của đối tượng sử dụng vốn NSNN cho chi thường xuyên. Năng lực chuyên môn của cán bộ KBNN thể hiện ở năng lực phân tích, xử lý các thông tin được cung cấp và giám sát, đối chiếu với các quy định hiện hành của Nhà nước. Nếu thiếu khả năng này, thất thoát, lãng phí trong hoạt động quản lý chi thường xuyên sẽ không tránh khỏi.
Tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ: Hoạt động quản lý chi thường xuyên NSNN của KBNN triển khai được thuận lợi và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào tổ chức bộ máy và quy trình nghiệp vụ. Trong đó đặc biệt quan trọng là các quy trình nghiệp vụ quản lý, tổ chức bộ máy, quyền hạn trách nhiệm của từng khâu, từng bộ phận, mối quan hệ của từng bộ phận trong quá trình thực hiện lập kế hoạch đến thanh toán vốn, quyết toán vốn chi thường xuyên có tác động rất lớn đến quản lý chi ngân sách. Tổ chức bộ máy quản lý phù hợp sẽ nâng cao chất lượng quản lý, hạn chế tình trạng sai phạm, rủi ro trong quản lý. Quy trình quản lý được bố trí khoa học, rõ ràng góp phần quan trọng làm nâng cao chất lượng của thông tin tới cấp ra quyết định quản lý chi thường xuyên ở KBNN, giảm các yếu tố sai lệch thông tin. Từ đó nâng cao được hiệu quả hoạt động quản lý chi thường xuyên NSNN ở Kho bạc.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong cuộc sống đã thực sự chứng tỏ vai trò không thể thiếu được của nó. Thực tế đã chứng minh với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng và thống nhất về mặt dữ liệu, tạo tiền đề cho những cải cách về quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn. Chính vì lẽ đó mà công nghệ tin học là một trong những nhân tố ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý chi thường xuyên NSNN.
Có thể nói, KBNN là công cụ quan trọng của Nhà nước trong quản lý chi NSNN nói chung và quản lý chi thường xuyên NSNN nói riêng. Hoạt động quản lý chi của KBNN phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố. Có nhân tố xuất phát từ nội tại của KBNN, có những nhân tố từ bên ngoài, có thể tác động gián tiếp hay trực tiếp.
Với những nhận thức về chi NSNN, quản lý chi thường xuyên NSNN, vai trò của hệ thống KBNN trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý chi thường xuyên NSNN cũng như những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý chi thường xuyên NSNN giúp chúng ta có được tư duy và cách nhìn một cách khách quan, khoa học trong việc đánh giá thực trạng công tác quản lý chi thường xuyên NSNN trong những năm gần đây, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chi thường xuyên NSNN qua hệ thống KBNN trong thời gian tới.