2.2.1. Tổ chức bộ máy hoạt động kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương KBNN tỉnh Thái Bình.
KBNN Kiến Xương là một trong 680 KBNN trong cả nước, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của KBNN tỉnh Thái Bình và Huyện Ủy, HĐND và UBND huyện Kiến Xương với chức năng cơ bản là quản lý quỹ NSNN trên địa bàn, huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phát triển, cơ cấu tổ chức KBNN Kiến Xương theo mô hình sau:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương KBNN tỉnh TB
KBNN huyện Kiến Xương
Tổ TH-HC
Tổ Kế toán
Tổ Kho quỹ
Về tổ chức bộ máy sắp xếp cán bộ KBNN huyện đã bố trí hợp lý đúng người, đúng việc đáp ứng yêu cầu và sự phát triển của ngành. Kho bạc Nhà nước huyện đã có sự sắp xếp điều chỉnh cán bộ của đơn vị, từng tổ chức năng theo khả năng và phần hành nhiệm vụ của Kho bạc Nhà nước.
* Về nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ của KBNN Kiến Xương:
Một là, tập trung các khoản thu Ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện Kiến Xương, hạch toán các khoản thu cho các cấp Ngân sách.
Hai là, Kho bạc Nhà nước huyện có quyền trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để nộp Ngân sách Nhà nước, hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Ba là, tổ chức thực hiện kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi Ngân sách Nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Bốn là, có quyền từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Năm là, thực hiện một số dịch vụ tín dụng Nhà nước theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền.
Sáu là, thực hiện công tác phát hành, thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ và các hình thức huy động vốn khác trên địa bàn theo quy định.
Bảy là, quản lý tồn ngân Kho bạc Nhà nước trên địa bàn huyện Kiến Xương theo chế độ quy định.
Tám là, quản lý quỹ Ngân sách huyện và các quỹ tài chính khác được giao;
quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc Nhà nước huyện. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nước huyện.
Mở tài khoản và kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương.
Mở tài khoản tại ngân hàng thương mại Nhà nước trên địa bàn huyện Kiến Xương để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định.
Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc tại Kho bạc Nhà nước huyện .
Chín là, tổ chức thực hiện kế toán Ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước; thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương.
Mười là, tổ chức quản lý và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương.
Mười một là, thực hiện công tác tiếp dân tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương theo quy định.
Mười hai là, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức và thực hiện công tác hành chính, quản trị, tài vụ tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương theo quy định.
Mười ba là, tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hoá hoạt động Kho bạc Nhà nước. Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hoá thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
Mười bồn là, thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh Thái Bình giao.
Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận nghiệp vụ thuộc KBNN Kiến Xương.
Ban lãnh đạo:
Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương có Giám đốc và hai Phó Giám đốc.
Giám đốc KBNN Kiến Xương chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc KBNN tỉnh Thái Bình về: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; quản lý tiền, tài sản, hồ sơ, tài liệu, cán bộ, công chức, lao động của đơn vị.
Phó Giám đốc KBNN huyện chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực công tác được phân công.
Tổ Kế hoạch - Tổng hợp:
ã Chủ trỡ phối hợp với cỏc bộ phận cú liờn quan trong việc triển khai thực hiện các chính sách chế độ về quản lý quỹ Ngân sách Nhà nước, phát hành và
thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ và thực hiện dịch vụ tín dụng Nhà nước.
ã Phõn tớch, tổng hợp tỡnh hỡnh thu, chi Ngõn sỏch Nhà nước trờn địa bàn huyện Kiến Xương; Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê thu, chi Ngân sách Nhà nước, phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ theo quy định.
ã Xõy dựng định mức tồn ngõn, phối hợp với cỏc bộ phận thực hiện điều hũa tồn ngân giữa KBNN Kiến Xương với KBNN Tỉnh Thái Bình.
ã Thực hiện cấp phỏt, kiểm soỏt thanh toỏn, quyết toỏn vốn đầu tư xõy dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc vốn Ngân sách Nhà nước các cấp, vốn chương trình mục tiêu theo sự phân công của KBNN Tỉnh Thái Bình.
ã Phối hợp với bộ phận Kế toỏn trong việc xỏc nhận số thực chi Ngõn sỏch của các đơn vị phần kinh phí do bộ phận Kế hoạch tổng hợp trực tiếp quản lý, cấp phát.
ã Quản lý cơ sở vật chất và thực hiện cụng tỏc hành chớnh, văn thư, bảo vệ tại KBNN Kiến Xương
ã Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc KBNN Kiến Xương giao Tổ Kế toán:
ã Tập trung cỏc khoản thu Ngõn sỏch Nhà nước trờn địa bàn huyện Kiến Xương, hạch toán các khoản thu cho các cấp Ngân sách.
ã Kiểm soỏt cỏc khoản chi thường xuyờn của Ngõn sỏch Nhà nước theo quy định.
ã Tổ chức thực hiện kế toỏn Ngõn sỏch Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN; thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN Kiến Xương.
ã Mở tài khoản, kiểm soỏt tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toỏn bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao
dịch với KBNN Kiến Xương; mở và quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN tại Ngân hàng thương mại theo chế độ quy định.
Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc tại KBNN Kiến Xương.
ã Kiểm tra, đối chiếu và xỏc nhận số liệu về thu, chi Ngõn sỏch Nhà nước qua KBNN Kiến Xương.
ã Thực hiện phỏt hành và thanh toỏn cụng trỏi, trỏi phiếu Chớnh phủ.
ã Quản lý kinh phớ nội bộ, thực hiện chế độ kế toỏn, thống kờ, bỏo cỏo, quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí do KBNN tỉnh Thái Bình cấp và các nguồn kinh phí khác theo quy định.
ã Quản lý cụng tỏc ứng dụng cụng nghệ thụng tin tại KBNN Kiến Xương.
ã Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc KBNN Kiến Xương giao.
Tổ Kho quỹ:
ã Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt đối với khỏch hàng tại KBNN Kiến Xương.
ã Bảo quản an toàn tiền mặt, ấn chỉ cú giỏ và vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý do KBNN Kiến Xương quản lý, các tài sản tạm thu, tạm giữ, tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
ã Thống kờ, tổng hợp và bỏo cỏo cỏc mặt hoạt động nghiệp vụ kho, quỹ theo chế độ quy định.
ã Phối hợp với cỏc bộ phận liờn quan kịp thời làm rừ nguyờn nhõn cỏc vụ thừa, thiếu, mất tiền, tài sản trong kho, quỹ tại đơn vị; đề xuất, kiến nghị với Giám đốc KBNN Kiến Xương các biện pháp xử lý.
ã Nghiờn cứu, đề xuất với Giỏm đốc KBNN Kiến Xương cỏc biện phỏp, trang bị phương tiện đảm bảo an toàn kho, quỹ.
ã Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc KBNN Kiến Xương giao.
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập cũng giống như các đơn vị khác trong ngành, KBNN Kiến Xương cũng gặp phải không ít khó khăn về cơ sở
vật chất, trang thiết bị làm việc, đội ngũ cán bộ hầu hết còn non trẻ mới được tuyển dụng, vừa thiếu, vừa hạn chế về năng lực tổng hợp và điều hành. Trước tình hình đó KBNN Kiến Xương đã có những biện pháp gắn việc học tập văn hoá, chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ công chức. Bên cạnh đó được sự quan tâm của lãnh đạo trực tiếp KBNN, của cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương, sự phối hợp, giúp đỡ của các cấp, các ngành trên địa bàn, cán bộ công chức KBNN Kiến Xương đã nỗ lực phấn đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Qua chặng đường hơn 20 năm xây dựng và phát triển, cùng với sự ổn định và phát triển của ngành, KBNN Kiến Xương không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Vai trò và chức năng, nhiệm vụ của ngành đã được KBNN Kiến Xương triển khai tổ chức thực hiện tốt, vị thế của KBNN Kiến Xương đối với chính quyền địa phương và nhân dân đã được khẳng định: quản lý chặt chẽ, đúng chế độ, hiệu quả, an toàn quỹ NSNN, hoàn thành tốt nhiệm vụ huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phát triển, xây dựng, giữ gìn và phát huy tốt truyền thống đoàn kết nội bộ trong đơn vị. Bộ máy tổ chức dần được kiện toàn ổn định và hoạt động hiệu quả. Chất lượng cán bộ, công chức ngày càng được nâng lên. Cơ sở vật chất, trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, hiện đại, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ trong thời kỳ mới. Trụ sở làm việc luôn được bảo vệ tuyệt đối an toàn, xanh, sạch đẹp, thuận tiện cho khách hàng giao dịch và hoạt động nghiệp vụ quản lý nội bộ, văn minh văn hoá công sở.
Bên cạnh đó Ban Lãnh đạo KBNN Kiến Xương rất quan tâm đến công tác cải cách hành chính nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có giao dịch với KBNN. Gần đây, KBNN Kiến Xương đã phối hợp với UBND huyện, các phòng, ban ngành trong huyện ban hành bộ thủ tục hành chính mới. Đây là một bước tiến mới trong công tác cải cách thủ tục hành chính tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch, đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc, giảm bớt phiền hà trong giao
đơn vị đang tập trung nguồn lực, vận hành hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) được thông suốt. Triển khái tốt dự án thu thuế trực tiếp (TCS) để giao diện với hệ thống TABMIS, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo đột xuất, định kỳ về tình hình thu chi NSNN và quyết toán NSNN theo quy định… nhằm đạt tới hiệu quả cao của dự án TABMIS - một trong ba cấu phần lớn nhất của dự án cải cách tài chính công.
2.2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà huyện Kiến Xương KBNN nước tỉnh Thái Bình.
Tương ứng với mỗi hình thức thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN thì có quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN cụ thể như sau:
- Hình thức chi trả thanh toán theo dự toán từ Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương KBNN tỉnh Thái Bình
Sơ đồ 2.2: Quy trình cấp phát các khoản chi thường xuyên NSNN theo
3
Đơn vị sử dụng NSNN
Giám đốc Kế toán
trưởng
Người cung cấp hàng hóa
Kế toán viên
Thủ quỹ
Đơn vị sử dụng NSNN
8
2
5b
6 4 7
5a
1
hình thức dự toán
(1) Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho kế toán viên giữ tài khoản dự toán liên quan
(2) Kế toán viên kiểm tra điều kiện chi trả. Nếu đáp ứng đủ điều kiện cần thiết, kế toán viên hạch toán kế toán, ký lên chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền)
(3) Kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ, ký (trên máy, trên giấy) và hồ sơ, chứng từ chuyển cho Giám đốc (hoặc người được ủy quyền)
(4) Giám đốc (hoặc phó Giám đốc được ủy quyền) kiểm soát hồ sơ chứng từ (kiểm soát lại). Ký lên chứng từ giấy, sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán viên theo dõi.
(5a) Kế toán viên trả chứng từ và hồ sơ liên quan cho khách hàng
(5b) Kế toán viên chuyển chứng từ cho thủ quỹ (trường hợp lĩnh tiền mặt) (6) Thủ qũy yêu cầu khách hàng ký đã nhận tiền trên chứng từ, tiến hành chi tiền và trả 1 liên chứng từ cho khách hàng
(7) Kế toán thanh toán chuyển tiền cho người cung cấp hàng hóa (8) Kế toán viên trả các hồ sơ kế toán cho khách hàng (nếu có) - Chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền
Lệnh chi tiền có hai loại: Lệnh chi tiền trực tiếp và lệnh chi tiền gián tiếp.
Sơ đồ 2.3: Quy trình cấp phát bằng lệnh chi tiền trực tiếp Cơ quan tài
chính KBNN
Đơn vị sử dụng NSNN
1 2
ra KBNN
(2) Kho bạc căn cứ vào lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính tiến hành xuất quỹ NSNN chuyển cho đơn vị thụ hưởng NSNN
Sơ đồ 2.4: Quy trình cấp phát NSNN bằng lệnh chi tiền gián tiếp (1) Cơ quan Tài chính lập lệnh chi tiền gửi vào KBNN
(2) KBNN căn cứ lệnh chi tiền chuyển vào tài khoản tiền gửi của cơ quan quản lý cấp trên
(3) Khi có nhu cầu chi tiêu, đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ yêu cầu cơ quan quản lý cấp trên chi trả thanh toán các nhu cầu chi tiêu của mình
(4) Cơ quan quản lý cấp trên xem xét nếu chấp nhận chi trả thì lập ủy nhiệm chi gửi KBNN, yêu cầu KBNN chuyển tiền cho đơn vị hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ
Cơ quan tài chính
KBNN
Cơ quan quản lý cấp trên
Đơn vị sử dụng NSNN Đơn vị cung
cấp hàng hoá
1
2
4
5
3
5
(5) KBNN căn cứ vào ủy nhiệm chi của cơ quan quản lý cấp trên tiến hành chuyển tiền cho đơn vị sử dụng NSNN hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Để thuận tiện quan hệ giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên giữa đơn vị dự toán với KBNN Kiến Xương, căn cứ Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng Giám Đốc KBNN về ban hành quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN, kể từ ngày 01/02/2010, các đơn vị KBNN trên địa bàn huyện Kiến Xương thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN.
Giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho các đơn vị sử dụng NSNN (gọi chung là khách hàng) đảm bảo khách hàng chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cuối cùng
Sơ đồ 2.5: Quy trình giao dịch một cửa Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Khách hàng Cán bộ
KSC
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán
viên
Giám đốc
Trung tâm thanh toán
1 2
7 3
6
5 5 4
Nội dung liên quan đến quy trình giao dịch một cửa được niêm yết công khai tại trụ sở các đơn vị KBNN trên địa bàn, quy trình theo như sơ đồ.
Đơn vị cũng thực hiện rà soát công khai các thủ tục hành chính theo quy định của đề án 30, tổ chức thực hiện làm việc ngày thứ 7 hàng tuần để phục vụ khách hàng nộp thuế và làm các nghĩa vụ với NSNN.
2.2.3. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước huyện Kiến Xương KBNN tỉnh Thái Bình
2.2.3.1. Kiểm soát dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước
Theo quy định của Luật NSNN (sửa đổi năm 2002), sau khi được Thủ tướng Chính phủ, UBND giao dự toán ngân sách, các cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương, các đơn vị dự toán có trách nhiệm phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc, bảo đảm đúng với dự toán ngân sách được giao cả về tổng mức, chi tiết theo từng lĩnh vực chi, đồng gửi cơ quan Tài chính cùng cấp. Cơ quan Tài chính có trách nhiệm kiểm tra, nếu không đúng dự toán ngân sách được giao, không đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức thì yêu cầu điều chỉnh lại. Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị sử dụng ngân sách phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm trước, trừ trường hợp quy định khác.
Các đơn vị sử dụng ngân sách giao dịch tại KBNN trên địa bàn huyện Kiến Xương mang bảng dự toán tới để bộ phận kế toán nhận, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp (quyết định giao dự toán phải đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính, quyết định phải có đầy đủ chữ ký và dấu của cấp có thẩm quyền giao dự toán; dự toán giao cho đơn vị phải đầy đủ mục lục ngân sách (chương, loại khoản), nguồn kinh phí (tự chủ hay không tự chủ, thường xuyên hay không thường xuyên), số tiền…) sau đó nhập dự toán vào chương trình quản lý dự toán thuộc hệ thống KBNN.
Kho bạc đảm bảo số dư dự toán của đơn vị được theo dõi khớp đúng không để đơn vị rút quá số dư dự toán được duyệt.