Quy trình thực hiện một khoản chi gồm các giai đoạn: Giai đoạn cam kết chi; giai đoạn kiểm tra nghiệp vụ giao dịch; giai đoạn ra lệnh chi; giai đoạn thanh toán chi trả của kế toán.
Tổ chức quản lý chi và kiểm soát chi NSNN của Pháp có các đặc điểm cơ bản: Phân định rõ ràng trong luật ranh giới trách nhiệm, quyền hạn của hai
loại nhân viên độc lập với nhau (chuẩn chi viên và kế toán viên) trong quá trình thực hiện mọi khoản chi. Đề cao trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm vật chất của các kế toán viên công cộng.
Chuẩn chi viên là người nắm giữ một khoản ngân sách, có trách nhiệm thay Nhà nước cam kết về mặt pháp lý đối với người thứ ba; tính toán các khoản chi và ra lệnh chi trả cho kế toán viên thực hiện. Chuẩn chi viên cấp 1 là người đứng đầu cơ quan quyền lực hành chính như Thủ tướng, các Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị. Chuẩn chi viên cấp 2 là các tỉnh trưởng, tương đương chủ tịch UBND tỉnh, họ có thể uỷ quyền cho cấp dưới tương đương như Giám đốc các Sở ở Việt Nam.
Kế toán viên được đặt dưới quyền quản lý của Bộ trưởng Bộ Tài chính, là người duy nhất đủ tư cách điều khiển vốn công cộng và thông qua đó thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định của Pháp Luật. Kế toán viên phải chịu trách nhiệm vật chất về các nghiệp vụ thu, chi mà họ đã kiểm soát, kế toán viên phải ký quỹ hoặc thế chấp bất động sản của mình để bảo đảm chức năng thực thi nhiệm vụ.
Chi NSNN không mang tính chất ứng trước mà là số tiền thực chi các vụ việc đã hoàn thành và có chứng từ, bảng kê cụ thể kèm theo (đã được kiểm tra, kiểm soát bởi kiểm tra viên tài chính và kế toán viên Nhà nước gồm kiểm soát viên ước chi, trưởng trung tâm chuẩn chi…). Kiểm soát viên Tài chính là người kiểm soát giai đoạn đầu trước khi thực hiện các cam kết chi để tránh sai sót trong quá trình thanh toán, chi trả.
- Mọi khoản chi không đúng quy định đều phải đưa ra tòa án kế toán xử lý, ai vi phạm phải bồi hoàn hoặc biên tịch tài sản cá nhân.
Ngoài ra còn có một hệ thống tổ chức kế toán và kiểm toán Nhà nước độc lập với các cơ quan liên quan đến sự thi hành ngân sách và tiền kiểm, để thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát đột xuất.
Người Mỹ hướng tới một quy trình quản lý NSNN ngày càng đơn giản để cho công việc của Chính phủ được mau lẹ và dễ dàng mà vẫn kiểm soát được, đồng thời không đưa đến những việc lạm dụng, bất lương. Do vậy kiểm soát chi NSNN tại Mỹ khá đơn giản, đặc biệt là tiền kiểm chi do vụ Ngân sách và Cục kế toán Trung ương thực hiện với thủ tục tiền kiểm đơn giản và không xét đoán sự thích nghi hay hiệu quả chi tiêu.
Với mô hình quản lý ngân sách và kiểm soát chi NSNN của Mỹ như trên, thể hiện một số ưu điểm sau:
- Vị trí của Vụ NSNN tách biệt với cơ quan thi hành ngân sách có trách nhiệm giúp Tổng thống chỉ đạo và điều hành ngân sách, cơ quan này hoàn toàn khách quan trong việc dự thảo và chỉ đạo việc thi hành NSNN, trong xét đoán dự trù thu NSNN của Bộ Tài chính với đơn vị thụ hưởng NSNN nên dự thảo NSNN đạt chất lượng cao và phù hợp với thực tiễn hoạt động kinh tế - xã hội, và đó chính là hiệu quả của việc “kiểm soát trước”.
- Tổ chức những chặng kiểm soát với những thủ tục và nội dung phù hợp, xác định trách nhiệm của nhân viên hành chính và nhân viên kế toán phù hợp với thực tế, nên vừa đảm bảo việc kiểm soát trước, trong và sau, vừa đảm bảo được quá trình chi tiêu nhanh chóng và thuận lợi, không làm ảnh hưởng đến việc thi hành các nhiệm vụ của các cơ quan.
Bên cạnh những ưu điểm, mô hình tổ chức quản lý chi và kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại Mỹ cũng có những hạn chế nhất định. Đó là sự thụ động, lệ thuộc quá mức của các cơ quan KBNN vào sự chấp nhận chi của Cục kế toán Nhà nước. Và quỹ ngân sách tại KBNN lúc nào và bao giờ cũng phải đảm bảo đủ để thực hiện mọi vụ trả tiền; hoạt động tài chính lành mạnh và luôn luôn được ổn định, nếu không mô hình này sẽ không thực hiện được, hơn nữa, việc kiểm soát trong hầu như bị bỏ ngỏ.
1.4.3. Tổ chức kiểm soát chi ngân sách Nhà nước tại Malaysia
Malaysia là nhà nước liên bang, hệ thống ngân sách được tổ chức trên
cơ sở thể chế hành chính, gồm 3 cấp:
- Ngân sách liên bang.
- Ngân sách bang.
- Ngân sách của chính quyền địa phương dưới bang.
Ngân sách liên bang có hai loại chi: chi nghiệp vụ và chi phát triển. Hai khoản chi này được gắn liền với chức năng của nhà nước liên bang. Chi nghiệp vụ bao gồm các khoản chi: trả lương công nhân viên chức ở các cơ quan Chính phủ; trả nợ trong và ngoài nước; cung cấp dịch vụ, trợ giá và trợ cấp... Chi phát triển bao gồm các khoản chi: phát triển kinh tế - xã hội; cho thương nghiệp và công nghiệp; phát triển anh ninh, quản lý hành chính và các khoản chi đặc biệt khác.
Ngân sách bang có nhiệm vụ cân đối thu – chi ở địa phương, nếu thu ngân sách các bang không đủ bù đắp chi thì ngân sách liên bang sẽ hỗ trợ nhưng phải đáp ứng được những điều kiện nhất định
Khác với ở Pháp, khi có bội chi NSNN thì Chính phủ Malaysia đi vay dân hoặc vay nước ngoài mà không bao giờ vay của Ngân hàng trung ương.
Qua việc nghiên cứu cơ chế kiểm soát chi ở một số nước, ta thấy có một số điểm đáng lưu ý như sau:
- Về cơ sở pháp lý: chi NSNN luôn tuân theo quy định của Luật và gắn liền với các hoạt động kinh tế - xã hội. Các hoạt động kế toán và kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát ngân sách và kiểm soát chi ngân sách nói riêng.
Mỗi nước đều có một hệ thống pháp luật có tính khả thi và khá hoàn chỉnh.
- Về hoạt đông kiểm soát chi NSNN, ngoài việc đổi mới và tăng cường hoạt động của hệ thống các cơ quan tài chính, môi trường pháp lý còn được bảo đảm bằng hệ thống Luật như:
+ Luật ngân sách.
+ Luật kế toán và kiểm toán.
+ Luật chính quyền địa phương
- Về chính sách quản lý chi NSNN: đa số các nước đều thực hiện chính sách thắt chặt chi tiêu, dù rằng phân loại chi tiêu theo tiêu thức nào cũng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm. Chi NSNN là một hoạt động quyền lực thể hiện ở sự kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động chi tiêu của nhà nước.
1.4.4. Bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam trong kiểm soát chi ngân sách Nhà nước
Các mô hình trên được xây dựng trên cơ sở nền tảng kinh tế - xã hội và hệ thống hành chính đặc thù của từng quốc gia, để phát huy được vai trò kiểm soát chi NSNN cũng như tăng tính hiệu quả của nó phải biết áp dụng trong từng điều kiện cụ thể, nhưng về cơ bản phải đảm bảo:
- Hệ thống phân kỳ ngân sách (chương trình giải tỏa kinh phí hay phân bổ ngân sách hàng quý) hữu hiệu.
- Hệ thống kế toán của Chính phủ hoàn hảo.
- Cơ chế hậu kiểm độc lập.
Đây cũng chính là những bài học kinh nghiệm mà Việt Nam có thể tham khảo, vận dụng linh hoạt phù hợp với điều kiện cụ thể của đất nước. Khi xây dựng mô hình quản lý chi theo kết quả đầu ra cần phải xác định được một số vấn đề sau:
Thứ nhất, xác định được lượng mà dịch vụ công cần cung cấp, mức độ phức tạp của chúng, từ đó có các bước chuẩn bị tốt, chủ động lường trước các vấn đề nảy sinh.
Thứ hai, xác định đầy đủ và có tính khoa học các định mức về kinh tế kỹ thuật, lao động và tài chính, kết quả dự kiến, như vậy mới đạt được yêu cầu kiểm tra tính hiệu quả của các khoản chi.
Thứ ba, xây dựng được hệ thống văn bản pháp luật cần thiết để điều chỉnh các hành vi khi thực hiện theo hướng cải cách đó, không để các đối tượng sử dụng NSNN ra khỏi sự quản lý của Luật pháp.
Thứ tư, xác định mức trách nhiệm, quyền hạn của người cung cấp dịch vụ, thực hiện kiểm soát các khoản chi
Đây là một mục tiêu rất quan trọng trong quá trình đổi mới tài chính công mà Việt Nam ta phải học tập và sớm nghiên cứu đưa vào thực tế để tiến tới một nền tài chính hiệu quả và hiện đại.