1.4.1 Xử lý đơn đặt hàng.
Đây là công việc đầu tiên. Bộ phận xử lý đơn đặt hàng phải nhanh chóng
kiểm tra lại khách hàng, đặc biệt là khả năng thanh toán của họ. Sau đó lập các hoá đơn và chứng từ cần thiết để giao cho các bộ phận khác thực hiện các khâu tiếp theo.
1.4.2 Lưu kho.
Mọi công ty đều phải bảo quản hàng hoá cho đến lúc bán. Tổ chức bảo quản là cần thiết vì chu trình sản xuất và tiêu dùng ít khi trùng khớp với nhau.
Công ty cần quyết định số lượng những địa điểm kho bãi vì nó sẽ giúp đưa hàng hoá đến người mua một cách nhanh chóng. Số lượng địa điểm kho bãi phải được tính toán để đạt tới sự cân bằng giữa dịch vụ cho khách và chi phí phân phối.
1.4.3 Xác định lượng hàng tồn.
Xác định lượng hàng tồn kho cũng là một quyết định ảnh hưởng đến việc thoả mãn khách hàng vì khi đó các đơn hàng được xử lý ngay lập tức. Nhưng đối với công ty việc duy trì một khối lượng hàng dự trữ lớn như vậy là điều không có lợi. Do đó các doanh nghiệp phải tính toán hết sức tỉ mỉ cho vấn đề này vì nó ảnh hưởng đến doanh số và lợi nhuận của họ.
1.4.4 Chọn phương tiện vận chuyển.
Đây là quá trình lựa chọn phương tiện vận tải thích hợp trên cơ sở tính toán số lượng hàng hoá, khoảng cách giữa điểm nhận, điểm giao, thời gian giao nhận để đưa hàng hoá đến nơi mua hàng một cách đầy đủ, kịp thời với chi phí hợp lý nhất.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hay nhiều các phương tiện vận chuyển sau
+ Vận chuyển đường sắt.
+ Vận chuyển đường thuỷ.
+ Vận chuyển đường bộ.
+ Vận chuyển đường ống.
+ Vận chuyển đường hàng không.
1.4.5 Đặc điểm của doanh nghiệp.
Đặc điểm công ty giữ sản phẩm quan trọng hơn việc lựa chọn kênh.
+ Về qui mô: Việc lựa chọn cấu trúc kênh phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp.
+ Về khả năng tài chính: Nếu khả năng tài chính của công ty lớn sẽ ít phụ thuộc vào các trung gian, nếu tình hình của công ty mạnh công ty có thể bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Vì khi tiến hành bán hàng công ty chỉ bỏ ra một lượng vốn ít để thực hiện công việc này.
+ Kinh nghiệm quản lý của công ty: Khi công ty chưa có kinh nghiệm quản lý thì kênh phân phối của công ty cần đưa vào các dịch vụ của trung gian có đầy đủ các chức năng của nhà đại diện của sản xuất.
+ Các mục tiêu và chiến lược: Mục tiêu và chiến lược chung cũng như mục tiêu và chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty có thể hạn chế sử dụng các trung gian. Các chiến lược phân phối mạnh có thể xúc tiến tích cực và phản ánh nhanh chóng sự thay đổi của thị trường sẽ xác lập các cấu trúc kênh có thể cho công ty sử dụng chiến lược này.
1.4.6 Đặc điểm của thị trường.
Đặc điểm thị trường là nền tảng cơ bản xác định khi xây dựng hệ thống phân phối.
+ Địa lý thị trường: Đưa ra quy mô địa lý của thị trường và khoảng cách từ người sản xuất đến thị trường.
+ Quy mô thị trường: Số lượng khách hàng của thị trường, quy mô thị trường cần xác định, số lượng khách hàng cảng lớn thì quy mô thị trường càng lớn.
+ Mật độ thị trường: Số lượng khách hàng trên một đơn vị diện tích, nhìn chung mật độ thị trường càng thấp thì càng khó phân phối và chi phí cao. Chỉ dẫn chung là thị trường càng phân tán rộng rãi thì càng sử dụng các trung gian nhiều, ngược lại thị trường càng tập trung, càng nên tránh sử dụng các trung gian.
+ Hành vi thị trường: Hành vi mua được thể hiện ở 4 loại sau:
Người tiêu dùng mua như thế nào?
Mua khi nào?
Mua Ở đâu?
Ai mua?
Mỗi hành vi của khách hàng có thể có những ảnh hưởng khác nhau đến cấu trúc hệ thống phân phối.